آپ کے پروجیکٹ اسٹیک ہولڈرز کو پریشان کرنے کے طریقے

پروجیکٹ مینیجر کے طور پر، آپ کے کام کا حصہ اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ حصول دار - آپ کی پروجیکٹ کی ٹیم اور کلیدی گاہکوں اور سپلائرز - اس منصوبے سے ان کی ضرورت ہو. آپ کے حصول داروں کو آپ کی اہم چیمپئنز ہونا چاہئے. انہیں آپ کی مدد کرنا چاہئے، منصوبے کے اہداف کو حاصل کرنے میں آپ کی مدد کرنا اور اس بات کو یقینی بنانا چاہئے کہ ہر ایک ہی سمت میں گھوم رہا ہے.

لیکن ان کو ناراض کرنا آسان ہے. اور جب ایسا ہوتا ہے، وہ ایسے لوگوں میں تبدیل کرسکتے ہیں جو آپ کے منصوبے کے ساتھ کچھ بھی نہیں کرنا چاہتے ہیں. پراجیکٹ مینیجر کے لئے یہ بہت بڑا خطرہ ہے کیونکہ آپ کو ان کی مدد کی ضرورت ہے اور کامیاب ہونے کی حمایت کی ضرورت ہے. ان کی ان پٹ کے بغیر، آپ اپنی پراپرٹی کو فراہم کرنے میں کامیاب نہیں ہوسکتے ہیں. یہاں آپ کے پروجیکٹ اسٹیل ہولڈرز اور اس کے بدلے آپ کو کیا کرنا چاہئے کو اڑانے کے طریقے ہیں.

مواصلات کو فروغ دینا

مواصلات کے بارے میں 80 فیصد ہونا چاہئے جو آپ پراجیکٹ مینجر کے طور پر کرتے ہیں. جب آپ اپنی ٹیم، سپلائرز یا گاہکوں کو کیا نہیں بتا رہے ہیں، تو وہ جلدی ناراض ہو جائیں گے. اس کے علاوہ، وہ کیا ہو رہا ہے ان کی وضاحت کے ساتھ خلا میں بھرنے کے لئے کرتے ہیں، جو شاید ممکن نہیں ہے اور اس منصوبے کی ساکھ کو نقصان پہنچا سکتا ہے.

اس کے بجائے، صاف منصوبے کی رپورٹوں کو ایک ساتھ ڈالیں. انہیں انفرادی طور پر اور گروپوں سے ملیں اور انہیں راستے کے ہر مرحلے میں مطلع رکھیں. پراجیکٹ مواصلات کی منصوبہ بندی کے ساتھ ساتھ رکھو اور حصول کے تجزیہ کا تجزیہ کریں تاکہ آپ کام کر سکیں جس کو سننے کی کیا ضرورت ہے اور اسے سننے کی ضرورت ہے.

ان کی رائے سے پوچھنا

مواصلات ایک چیز ہے، لیکن اس کی حیثیت سے اپ ڈیٹس اور منصوبے سے باخبر رکھنے کے بارے میں ہونا ہوتا ہے. آپ کو اس منصوبے میں ان سے مشغول کرنے کے مقابلے میں زیادہ کرنے کی ضرورت ہے. یہ لوگوں کو ناراض ہوسکتا ہے جب وہ کسی خاص علاقے میں موضوعی ماہر ہیں، اور آپ ان کے ان پٹ کے بارے میں نہیں پوچھیں گے جو ان پر تبصرہ کرنے کے قابل ہیں. پروجیکٹ منیجروں کو یقین ہے کہ وہ سب کچھ کرنے کی ضرورت ہے اور تمام فیصلے خود کو کرنے کی ضرورت ہے کے نیٹ ورک میں گر کر سکتے ہیں، لیکن یہ بالکل معاملہ نہیں ہے.

اس کے بجائے، ان کی رائے سے پوچھیں کہ اس طرح کے منصوبے کے مسئلے کو کس طرح حل کرنا ہے. ان کے خیالات پر غور کریں. آپ کو ایسا کرنے کی ضرورت نہیں ہے کہ آپ کون سی بات کرتے ہیں، لیکن اگر آپ سنتے ہیں تو اس سے تعلقات قائم کرنے میں مدد ملتی ہے. آپ اس منصوبے کی میٹنگ کے ذریعہ ایسا کر سکتے ہیں اور وہ آپ کو تجاویز کے ساتھ ملنے پر دستیاب ہونے کے لئے دستیاب ہوسکتے ہیں. اگر یہ تمہاری ٹیم ہے تو، اس بات کو یقینی بنائیں کہ ان کے پاس اپنے نظریات کو پورا کرنے کا کافی موقع ملے.

آپ کی اہلیتوں کا یقین آپ کو سپر پاور دے

PMP® ہونے کی وجہ سے آپ کو دنیا کا سب سے اچھا پروجیکٹ مینیجر نہیں بناتا ہے (اگرچہ یہ تھوڑا سا مدد کرسکتا ہے). PRINCE2® پریکٹیشنر سرٹیفکیٹ کو ہینڈلنگ، یا اے پی ایم پی یا کسی دوسرے پروجیکٹ مینجمنٹ نامزد ہونے سے آپ کو رگڑ سے باہر نہیں بناتا.

اپنی اہلیت کے بارے میں بات کرتے ہوئے ہر وقت اور کتنی کتابیں آپ کے حصول داروں کو ناراض کرنے کے لئے ایک یقینی طریقہ ہے. وہ امتحان میں اپنے عظیم سکور کے بارے میں نہیں سننا چاہتی ہیں یا آپ اپنے منصوبے کے طریقہ کار کو کیسے لاگو کرتے ہیں. اصل میں، وہ سب چاہتے ہیں کہ یہ منصوبہ ٹھیک ہے. ان کی زیادہ پرواہ نہیں ہے کہ آپ وہاں کیسے جاتے ہیں، اکثر وقت.

فرض نہ کریں کہ آپ کی اہلیت ہے اور خطرے کے انتظام کے طریقہ کار کو کیسے جانتے ہیں، مثال کے طور پر، آپ منصوبے کے خطرے سے باہر نہیں نکلیں گے. یہ سب سے بہتر ہوتا ہے. لہذا یہ بہتر ہے کہ آپ کو نرم اور وقف ہو، اپنی مہارت کو عملی طریقے سے اچھے استعمال میں ڈالیں، جبکہ وہ یقین نہیں کرتے کہ وہ اپنے ساتھیوں کے اوپر آپ کو مقرر کرتے ہیں.

آپ کی قابلیتوں کو بجائے خاموش طور پر آپ کو اپنی صلاحیت کا بہترین کام کرنے کے لۓ اعتماد فراہم کرنا چاہئے، لیکن آپ ایسے لوگوں کو تلاش کریں گے جو پراجیکٹ مینیجرز کے طور پر کام کرتے ہیں سرٹیفکیٹس کو پکڑتے ہیں. حقیقت میں، ماہرین صنعت میں کام کرنے والے بہت سے لوگ سرٹیفکیٹ اور بہت سے کمپنیوں کے لئے، آپ کے مہارت کے علاقے میں اسناد ہیں، چاہے وہ فن تعمیر، اکاؤنٹنگ یا پراجیکٹ مینجمنٹ ہے، صرف صفائین عنصر ہیں.

اپنے حصول داروں کو متاثر ہونے کی توقع نہ کریں اور ہر وقت ان کے بارے میں بات نہ کریں. منصوبے کو اچھی طرح سے فراہم کرتے ہوئے اپنی مہارت کو پیش کرتے ہیں اور ظاہر کرتے ہیں کہ آپ کلاس روم میں سیکھنے والے علم کو کیسے لاگو کرتے ہیں.

آخری لائن تبدیل کرنا

جب سبھی نے سنگ میلوں کے منصوبوں پر دستخط کیے ہیں اور جانتا ہے کہ جب آپ سب کو ایک ٹیم کے طور پر ہم آہنگی سے کام کر سکتے ہیں. جب آپ آخری بار تبدیل کرتے ہیں اور کسی کو نہ بتاتے ہیں تو، جب لوگ ناراض ہوجاتے ہیں.

تاریخوں کو تبدیل کرنے کے دوسرے لوگوں کے کام پر بہت بڑا اثر ہے. انہوں نے اس منصوبے پر ان کے اہم کام کے ارد گرد چھٹی کے وقت کا دورہ کیا ہوسکتا ہے. انہیں دیگر ٹیموں میں بیکفائل وسائل بنانا پڑا کیونکہ کسی خاص منصوبے پر اس منصوبے پر کسی کو ضرورت ہو. اگر آپ اس پس منظر کے تمام پہلوؤں کے بغیر تاریخوں کو تبدیل کرتے ہیں، تو آپ اس منصوبے سے خطرے میں ڈال سکتے ہیں.

آپ کا پروجیکٹ اسپانسر اس کے بجائے سمجھ جائے گا کہ آپ متفق سنگ میلوں کو نہیں مار سکتے. چیزوں میں تبدیلی نئی چیزیں آپ کے منصوبے کی گنجائش یا چیزوں میں شامل ہیں جن میں شامل ہیں. لیکن یہ آپ کا کام اکیلے وقت میں تبدیلیاں پر متفق نہیں ہے. تبدیلی کے اثرات کو سمجھنے کے لئے اپنے منصوبے کی ٹیم کے ساتھ کام کریں. پھر آپ کے منصوبے اسپانسر کا حل پیش کرتے ہیں، تاریخوں کو تبدیل کرنے کے بعد استدلال کی وضاحت کرتے ہیں.

اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام اسٹیک ہولڈرز تبدیلی سے واقف ہیں اور یہ اپنے کام کو کیسے متاثر کرسکتے ہیں. اس کے بعد، سب کے معاہدے کے ساتھ، آپ کے منصوبے کی دستاویزات کو تبدیل اور اپ ڈیٹ کریں. آپ کو باقی ٹیموں کو سب سے پہلے جاننے کے بغیر تاریخوں میں صرف تبدیلیوں کو تبدیل کرنا چاہئے.

ان کا وقت ضائع کرنا

اجلاسوں کو موثر، اچھی طرح سے منظم کیا جانا چاہئے اور ہر وقت کا ایک بڑا استعمال ہونا چاہئے. لیکن یہ ہمیشہ کیس نہیں ہے. بہت سے بار حصول داروں نے شکایت کی ہے کہ انہوں نے اپنے وقت میں اجلاسوں میں ضائع کر دیا ہے. وہاں ایک ایجنڈا نہیں ہے، یا وہ فیصلہ کرنے کی توقع نہیں کی گئی کیونکہ غلط لوگ کمرے میں تھے.

آپ کو ان کے وقت ضائع کرنے کے دیگر مواقع موجود ہیں - یہ صرف میٹنگ نہیں ہے. جب انہیں ہونے کی ضرورت نہیں ہے تو انہیں ای میلز کی نقل میں ڈالنے سے ان کے ان باکس کو ناپاک نہ کریں. اس کے بجائے، منصوبوں پر حصول داروں کو بھی ایک دوسرے کے ساتھ کام کرنا ہے، لہذا انہیں اپنے وقت کو دانشورانہ طور پر استعمال کرنے کی ضرورت ہے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے اجلاسوں میں ایک ایجنڈا ہے. ان کی منصوبہ بندی کریں، صحیح لوگوں کو مدعو کریں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ بعد میں عمل کریں گے.

صرف متعلقہ لوگوں کو ای میلز بھیجیں. اگر آپ کو کسی کو سی سی کی ضرورت ہے تو، اس بات کو یقینی بنائیں کہ وہ سمجھیں کہ ان کے بارے میں ان کے بارے میں معلوم ہونا ضروری ہے، اور جہاں تک آپ کر سکتے ہیں، 'خوفناک جواب دیں' سے بچیں. بس حقیقت یہ ہے کہ دوسرے لوگ مصروف ہیں اور آپ کی پروجیکٹ ہر وقت ان کی اولین ترجیح نہیں ہے (اگر یہ کسی بھی وقت ہے).