جب آپ ٹیم کے مالک نہیں ہیں تو پروجیکٹ کی قیادت کیسے کریں

واپس اسکول میں، گروپ کا منصوبہ ہمیشہ مثبت تجربہ نہیں تھا. ناگزیر طور پر، ہر گروپ میں، بعض دوسروں کے مقابلے میں سخت محنت کر رہے تھے جبکہ دوسروں نے کبھی نہیں دکھایا. نتیجے کے طور پر، اگر آپ ٹیم کے اراکین میں سے ایک ہیں جو زیادہ سے زیادہ بوجھ لے رہے ہیں تو یہ مایوس ہوسکتا ہے.

کاروباری دنیا میں تھوڑا مختلف ہے کیونکہ ہر پراجیکٹ میں ایک مینیجر مینیجر ہے اور اس شخص کو حقیقی نتائج نکال سکتا ہے اگر ٹیم کے ارکان اپنے کاموں کو مکمل نہ کریں. یہاں تک کہ اگر پروجیکٹ مینیجر کی اپنی ٹیم پر انضباط اتھارٹی نہیں ہے تو، کسی رکن کی طرف سے کسی بھی خراب کارکردگی کو اپنے باس میں واپس لے جا سکتے ہیں اور اپنے کیریئر پر منفی طور پر عکاس کرتے ہیں.

امکان ہے کہ پروجیکٹ مینیجر اس منصوبے کے لئے ٹیم کے ارکان کو منتخب نہیں کریں گے، اور اس کے نتیجے میں غریب کارکردگی کی وجہ سے کسی رکن کو ہٹانے کا اختیار نہیں ہوگا. جب آپ کے ٹیم کے ارکان آپ کو رپورٹ نہیں کرتے تو آپ اس منصوبے کو کس طرح منظم کرتے ہیں؟

ٹیم کے ممبران آپ کو رپورٹ نہیں کرتے جب منصوبے کی قیادت کرنے کے بارے میں چھ تجاویز ہیں.

باس کے ساتھ اپنی حدوں کو واضح کریں

آپ کی پہلی ٹیم کے اجلاس میں بھی ہونے سے پہلے، اس شخص کے ساتھ بیٹھو جس نے آپ کو اس منصوبے کو تفویض کیا اور انتظامیہ کی توقعات کے بارے میں بات کی. یہ سب سے آسان ہے، بالکل، اگر آپ اور سبھی ٹیم کے ارکان اسی شخص کی رپورٹ کرتے ہیں، لیکن اگرچہ نہیں، آپ اس بات چیت کرنا چاہتے ہیں.

یہ سوالات ہیں جن سے آپ پوچھیں گے:

• کیا آپ کے پاس ٹیم پر لوگوں کو ہٹانے اور تبدیل کرنے کی طاقت ہے اگر وہ کام نہیں کررہے ہیں؟
• کیا یہ منصوبہ دیگر منصوبوں پر ترجیح دیتا ہے؟ اگر نہیں، تو آپ کی منصوبہ بندی کے سلسلے میں کہاں بیٹھ جاتی ہے. دوسرے الفاظ میں، کیا آپ اپنے ٹیم کے ارکان کو بتا سکتے ہیں کہ وہ آخری وقت سے ملنے کے لئے مختلف پروجیکٹ کو روکنے کی ضرورت ہے؟
• اگر آپ کے پاس ٹیم کے رکن کی کارکردگی کے بارے میں کوئی مسئلہ ہے تو کیا آپ کو ذیلی ذہین طاقت کے ساتھ مالک مل جائے گا، یا کیا آپ کو ٹیم کے ممبروں کے ساتھ برابر سمجھا جاتا ہے؟
• اگر آپ نے پہلے ہی ایسا نہیں کیا ہے، تو پوچھیں کہ مقصد منصوبے کے لئے کیا اور تکمیل کے متوقع وقت کی حد.

اگر آپ نے منصوبے شروع کرنے سے پہلے اپنی حدود قائم کی ہے تو، آپ کو معلوم ہو گا کہ آپ کتنی دیر تک جا سکتے ہیں اور آپ اپنے ٹیم کے ارکان سے کیا کر سکتے ہیں. ایک مالک جس کا کہنا ہے کہ، "یہ منصوبہ سب سے اوپر ترجیح ہے" لیکن اس پر آپ کو واپس نہیں رکھا جائے گا، باس بھی یہی کہہ رہا ہے، "یہ سب سے اوپر ترجیح نہیں ہے."

تاہم، آپ کے مالک سے خریدنے کے لۓ یہ ممکن ہے کہ اس منصوبے کی سب سے بڑی ترجیح ہے کہ آپ کو ممکنہ حد تک ممکنہ طور پر کام کرنے میں مدد ملے گی. اور اپنے باس کے ساتھ براہ راست رہنا مت کرو کہ اس منصوبے کی اہمیت کے بارے میں جاننا چاہتے ہو تاکہ آپ اس پیغام سے ٹیم کو بات چیت کرسکیں. منصوبے کو مناسب طریقے سے اور وقت پر ختم کرنے کے لۓ آپ کو بات چیت کرنا پڑے گا کہ سب کے پاس ایک ہی مقصد ہے.

اس کے علاوہ، آپ اپنے ای میل کے ذریعہ ای میل کے ذریعے پیروی کرسکتے ہیں کہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ یہ منصوبہ سب سے اوپر ترجیح ہے. ایک بار جب آپ ای میل کی توثیق وصول کرتے ہیں تو، آپ لازمی طور پر ٹیم میں ای میل بھیج سکتے ہیں.

یہ یاد رکھنا اہم ہے کہ ٹیم کے ارکان اس منصوبے کے علاوہ دیگر ذمہ داریاں کرسکتے ہیں. نتیجے کے طور پر، شاید وہ آپ کے منصوبے کو شروع میں ان کے لئے اعلی ترجیح پر غور نہ کریں، لیکن یہ ضروری نہیں ہے کیونکہ وہ پرواہ نہیں کرتے ہیں یا وہ کام کرنے سے بچنے کی کوشش کر رہے ہیں. یہ کافی امکان ہے کہ وہ صرف دیگر کاموں اور ذمہ داریاں ہیں جو انہیں روزانہ کی بنیاد پر مکمل کرنے کی ضرورت ہے. یہ خاص طور پر درست ہے جب ساتھیوں کے ساتھ مختلف محکموں سے کام کرنا.

اپنے باس کے ساتھ بات کرتے ہوئے منصوبے، اہداف، اور ٹائم لائن، اور ابتدائی ٹیم کے ساتھ اس معلومات کو مطلع کرنے کے لئے اس بات کو یقینی بنانے میں مدد مل سکتی ہے کہ یہ عمل بدبودار ہوجائے اور کم دباؤ پائے.

تفویض کرنے سے قبل اپنی ٹیم سے بات کریں

جب آپ کے پاس کراس تنظیم سازی ٹیم ہے تو تفویض کرنا آسان ہے. مارکیٹنگ کے جین مارکیٹنگ کے کاموں کو سنبھال لیں گے. فنانس سے کیرن فنانس کو سنبھال لیں گے. لیکن جب بھی ذمہ داریاں واضح ہوتی ہیں تو، سب سے پہلے اپنے ٹیم کے ارکان سے گفتگو کریں.

آپ جان سکتے ہیں کہ کیرن اور جین دونوں نے اس ٹیم پر کمپنی کے دیگر علاقوں کے بارے میں مزید جاننے کے لئے کہا تھا، لہذا جب آپ انہیں مہارت کے اپنے علاقوں میں تفویض کرتے ہیں، تو وہ مایوس ہوسکتے ہیں.

عظیم ٹیم کے تعلقات رکھنے کے لئے یہ بات چیت اہم ہے.اگرچہ آپ حتمی منصوبے کے نتائج کے ذمہ دار ہیں، آپ ٹیم کے ممبران کے بغیر اچھے نتائج حاصل نہیں کریں گے جو بورڈ پر ہیں. مختصر میں، اپنے ان کے انباق اور ان کے خدشات کے بارے میں اپنے ٹیم کے ارکان کو بااختیار بناتے ہیں. جب اس منصوبے کو مکمل کیا جاتا ہے اور کامیابی حاصل ہوتی ہے، تو پوری ٹیم فخر محسوس کر سکتی ہے کہ جاننے میں ان میں سے ہر ایک اپنی کامیابی میں فعال کردار ادا کرتا ہے.

باس کے ساتھ ڈبل چیک کریں

اگر، آپ کے ٹیم کے ارکان سے بات کرنے کے بعد، آپ اس بات کا تعین کرتے ہیں کہ اس کام کو پورا کرنے کا ایک ہی طریقہ یہ ہے کہ ایک یا زیادہ لوگوں کو ناخوشگوار مل جائے، اپنے مالک سے بات چیت کرنے سے پہلے بات کریں.

کیوں؟ آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ کی بیک اپ آپ کی ضرورت ہے اور آپ نے اس اختیار کو نظر انداز نہیں کیا ہے جس سے ٹیم کے ممبروں کو زیادہ سے زیادہ تفویض ملے گی.

کم از کم لوسی ٹاسک خود کو لے لو

ہر کوئی یہ جان سکتا ہے کہ آپ کو اس ٹیم کی قیادت کرنے کا انتخاب کیا گیا ہے کیونکہ آپ کی کامیابی کا ٹریک ریکارڈ ہے، لیکن یہ بھی آپ کی آستین کو رول اور چیزوں کے مرکب میں لے جانا ضروری ہے.

کچھ مشکل یا ناپسندیدہ پیغام کو پیغام بھیجتا ہے کہ آپ ٹیم کا ایک حصہ ہو اور آپ کو اپنے ٹیموں کا خیال رکھنا. ناخوشگوار کاموں کا تعین کرتے ہوئے پیغام بھیجتا ہے کہ آپ سوچتے ہیں کہ آپ اپنے ٹیموں سے بہتر ہیں.

اس کا یہ مطلب نہیں ہے کہ آپ کو تمام سارے کاموں کو کرنا پڑے گا. لیکن یقینی بنائیں کہ وہ ٹیم کے ممبروں کے درمیان بالکل تقسیم کر رہے ہیں. ٹیم سے ٹیم سے ناخوشگوار کیا فرق ہے، لیکن ہر پروجیکٹ میں کچھ ایسا ہے جو کوئی نہیں کرنا چاہتا. اکثر وہاں بہت سے کام ہیں جو سب سے بچنے کے لئے چاہتے ہیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ وہ منصفانہ تقسیم ہوئے ہیں، اور آپ اپنا حصہ لیں گے.

فوری تاثرات دیں

یاد رکھنا یاد رکھیں کہ "عظیم کام" یا "خراب کام" یہ ہے کہ "یہ ایک اچھا کام تھا کیونکہ …" اور "اس نے بہت اچھی طرح سے نہیں نکالا کیونکہ … کیونکہ" کیونکہ اس جملے کے بغیر کوئی بھی سیکھتا ہے. اور جب تک آپ فیڈریشن کو ہٹانے کے خواہاں ہیں، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اپنی ٹیم کے ارکان سے رائے قبول کر رہے ہیں.

پھر، آپ ان کو زبردست کام کرنے کے لئے بااختیار بناتے ہیں اور انہیں یاد دلاتے ہیں کہ ان کی کامیابی آپ کی کامیابی ہے اور آپ اس کے ساتھ ساتھ اس میں ہیں. تاثرات مہیا کرکے انہیں سکھانے کے لئے کس طرح کام کرنا، خاص طور پر اگر آپ کو زیادہ تجربہ ہے تو، آپ ایک مثبت کام کرنے والی ماحول تخلیق کریں گے.

ہر کسی کو مطمئن رکھیں

ٹیم کے رہنما کے طور پر، آپ اپنے تنظیم کے مینیجرز اور سینئر رہنماؤں کو پیش رفت کی اطلاع دیں گے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ ان ٹیموں سے معلومات کو اپنی ٹیم میں واپس لے لیں. اس کے علاوہ، آپ کے گروہ کو معلوم ہے کہ آپ ان میٹنگوں میں کیا کہہ رہے ہیں.

اس کے علاوہ، سبھی کریڈٹ دینا، خاص طور پر جب تعریف میں شامل ہو. کیا یہ پراجیکٹ ٹھیک ہے کیونکہ آپ شاندار ہیں؟ ٹھیک ہے، لیکن یہ نہیں کہنا. کہہ دو کہ یہ منصوبہ ٹھیک ہے کیونکہ ٹیم بہت شاندار ہے. ہر کوئی جان لیں گے کہ آپ ٹیم کا حصہ ہیں.

لیکن اس منصوبے کو بہت برا کیا ہوا ہے؟ کیا آپ کو الزام ملتا ہے؟ جی ہاں، پر صرف ذاتی طور پر. آپ ٹیم کے اراکین کو انفرادی طور پر جاتے ہیں اور ان کی سمت یا شراکت کو تبدیل کرنے میں مدد کرنے کے لئے کام کرتے ہیں. اگر یہ کام نہیں کرتا تو، آپ اپنے باس کے پاس جاؤ اور مسائل کو حل کریں.

اگر آپ کے پاس ٹیم سے لوگوں کو دور کرنے کی طاقت ہے تو، اب ایسا کرنے کا وقت ہے، لیکن اگر آپ نہیں کرتے تو آپ اس شخص سے گفتگو کرسکتے ہیں. لیکن جو بھی آپ کرتے ہو، آپ کے ٹیم کے ارکان کے بارے میں گپ شپ کرنا یا شکایت نہ کرو. یہ ان کی حوصلہ افزائی کو تباہ کرے گا اور ہر چیز کو بدتر بنا دے گا.

یاد رکھیں کہ کامیاب کامیابی سے ٹیم ٹیم پروجیکٹ آپ کے کیریئر کو فروغ دینے، اپنی پیشہ ورانہ ساکھ کو فروغ دینے، اور آپ کے کام کو آپ کے تنظیم میں نظر انداز کر سکتا ہے. نتیجہ اضافی تفویض یا فروغ ہو سکتا ہے.

-------------------------------------------------

سوزین لوکاس ایک آزاد مصنف ہے جس نے کارپوریٹ انسانی وسائل میں دس سال گزارے، جہاں وہ ملازمت کی گئی، جہاں انہیں ملازمت کی گئی، انہیں تعداد میں منظم کیا گیا، اور وکلاء کے ساتھ ڈبل جانچ پڑتال کی.