کمپنی کے اجلاس کی منصوبہ بندی کیسے کریں

مبارک ہو! آپ کی کمپنی کمپنی کے تمام درجے سے منتخب ملازمین کے ایک گروپ کے لئے ایک اجلاس منعقد کرے گی. سی ای او نے آپ کو ایونٹ کے لئے پروجیکٹ منیجر کی ذمہ داری دی ہے. یہ تجاویز اور نمونہ منصوبے کی منصوبہ بندی ایک طرح سے ظاہر کرتی ہے کہ پروجیکٹ مینیجر کمپنی کی میٹنگ یا اسی طرح کے پیچیدہ منصوبے کے منصوبے کی منصوبہ بندی کی تعمیر سے نکل سکتا ہے.

پراجیکٹ پری منصوبے

آپ کا پہلا قدم منصوبہ بندی کی منصوبہ بندی کرنا ہے. آپ اس ایسوسی ایشن کے ساتھ ایونٹ پر گفتگو کرتے ہوئے شروع کرتے ہیں. اگر یہ گزشتہ سال کیا گیا تو کیا صحیح ہے؟ کیا غلط تھا کون نے اس منصوبے کو منظم کیا اور اس سال آپ کو نقصانات سے بچنے میں مدد ملے گی؟ چونکہ سی ای او نے آپ کو اس منصوبے کو تفویض کیا، اس واقعے سے وہ کیا چاہتے ہیں؟ ایونٹ کب ہوگا؟ کہاں؟ بجٹ کیا ہے؟

جتنی معلومات حاصل کر سکتے ہو اس کی جمع کرو. یہ کنکال ہوگی جس پر آپ منصوبے کی منصوبہ بندی کرتے ہیں.

ٹیم کی تعمیر

آپ کو اس منصوبے کی کامیابی کے لۓ کیا وسائل فراہم کرنے کی ضرورت ہے؟ کیا وہاں موجود دیگر اداروں میں لوگ ہیں جو آپ کو اس ایونٹ کو کامیاب بنانے میں مدد مل سکتی ہے؟ مدد حاصل کرنے کے لئے آپ کو کیا ضرورت ہے؟ کیا آپ اپنے مالک سے رسمی منظوری سے پوچھنا چاہتے ہیں یا کیا کر سکتے ہیں؟ آپ ان سے کتنے وقت کی ضرورت ہے؟ فراہم کرنے کے لئے آپ کو کونسی خاص مہارت حاصل ہے؟ کیا کوئی اور شخص اس مہارت کو فراہم کرسکتا ہے جسے آپ چاہتے ہیں وہ شخص دستیاب نہیں ہے؟

چونکہ یہ ایک کمپنی کی وسیع میٹنگ ہے، HR کیسے مدد کرسکتا ہے؟ آپ کو سہولیات محکمہ سے مدد کی ضرورت ہے؟ مارکیٹنگ ڈپارٹمنٹ کے بارے میں کیا؟ کیا آپ اس علاقے میں مدد کی ضرورت ہے؟

ایجنڈا کی منصوبہ بندی کریں

ایک بار جب آپ جانتے ہیں کہ میٹنگ کب تک کتنی دیر تک ہوگی، آپ وقت کے بلاکس میں بھرنے لگے ہیں. کیا آپ کو ایک افتتاحی اسپیکر کی ضرورت ہے؟ کون ہو گا کیا آپ شرکت کرنے والوں کو مل کر رکھنا چاہتے ہیں یا آپ کو ان پروگراموں کے حصے کے لئے چھوٹے گروہوں میں توڑ دیں گے؟ آپ کتنے دوسرے اسپیکر کی ضرورت ہو گی؟ اگر آپ کو توڑنے کے بعد چھوٹے سیشن کی سہولت ملے گی؟

کیا واقعہ ایک دن سے زیادہ لے جائے گا؟ تم دن کیسے بند کرو گے آپ دو دن کیسے دوبارہ کھولیں گے؟

آپ آخر میں لپیٹ کیسے کریں گے؟ کیا آپ کو قریبی تقریر کی ضرورت ہے؟ اگر آپ کسی کتاب کو بکنگ کرنے کے لۓ لوگوں کی لاجسٹکس کو ہوٹل سے باہر نکالیں گے.

خلائی تلاش کریں

معلوم کریں کہ کتنے لوگ آ رہے ہیں. پھر اس بات کا تعین کریں کہ آپ کی ضرورت کتنی بڑی جگہ ہے. ایونٹ کہاں ہوگی؟ کیا کارپوریٹ دفتر میں ہے یا آپ کو ایک بڑی جگہ کی ضرورت ہے؟ کیا سی ای او آف سائٹ پر منعقد ہونے والی میٹنگ چاہتی ہے تاکہ لوگ توجہ مرکوز کرسکیں، یا کیا چاہتی ہے کہ وہ دفتر میں رکھے تو لاگت کو کم سے کم کیا جائے؟

آپ کے علاقے میں کونسی خصوصیات آپ کی ضرورت کی جگہ فراہم کرسکتے ہیں؟ کیا ہوائی اڈے کے قریب ہوٹل کا شہر سے باہر آنے والے لوگوں کے لئے ٹریول ٹائم کم کرنے کا ایک اچھا انتخاب ہے یا آپ کو شہر سے باہر کچھ تلاش کرنا چاہئے جو خاموش ہو جائے گا؟

مختلف مقامات ان کی سہولیات کے لئے کیا چارج کرتی ہیں؟ وہ کیا شامل ہیں اور آپ کو خریدنے کی ضرورت ہوگی اور کیا لایا ہے؟ کیا وہ آپ کے ساتھ کام کرنے کے لئے ایک فرد تفویض کرے گا؟ مواد اور باہر کے لوگوں کے بارے میں ان کی پالیسی کیا ہے؟

اسے ھیںچو

کم سے کم ان سوالات کے جواب جمع کرنے کے بعد، آپ منصوبے کی منصوبہ بندی کو ایک ساتھ مل کر شروع کر سکتے ہیں. یاد رکھو کہ ہم کیا دکھا رہے ہیں یہاں پروجیکٹ کے کاموں، کام کی خرابی کی ساخت (ڈبلیو بی بی) کی فہرست ہے. اس میں کاموں یا ٹائم لائنز کے درمیان کوئی انحصار شامل نہیں ہے. انہیں بعد میں شامل کیا جائے گا.

نمونہ کمپنی میٹنگ پروجیکٹ پلان

پراجیکٹ مینجمنٹ کے بنیادی اوزار کا استعمال کرتے ہوئے ایک پروجیکٹ کی منصوبہ بندی میں، ہم منصوبہ بندی کی منصوبہ بندی کے دوران پراجیکٹ کی منصوبہ بندی کے پیچھے سوچنے اور پروجیکٹ مینجمنٹ کی مہارتوں کا استعمال کرتے ہوئے. یہاں یہ ہے کہ منصوبے کی منصوبہ بندی کے کام کی خرابی کا ڈھانچہ (ڈبلیو بی بی) کمپنی کے اجلاس کی منصوبہ بندی کرنے کے لئے منصوبے کی تلاش کر سکتا ہے:

1. پری منصوبہ منصوبے

1. بجٹ کا تعین
2. منصوبے کے مقاصد کو قائم کرنے کے لئے سی ای او سے گفتگو کریں
3. تجاویز کے لئے سابق پروجیکٹ مینیجر سے رابطہ کریں
4. اسٹیل ہولڈر کی فہرست کا تعین کریں
5. ان پٹ کے لئے حصول داروں سے رابطہ کریں.
6. ایونٹ کے لئے پسندیدہ تاریخ قائم کریں
7. اس بات کا تعین کریں کہ کتنے اسپیکر / پیشکش کی ضرورت ہے
8. معلوم کریں کہ کتنے معاون عملے کی ضرورت ہے
9. معلوم کریں کہ کتنے ملازمین شرکت کریں گے
10. ایونٹ کیلئے ممکنہ مقامات کی فہرست

2. پروجیکٹ ٹیم کی تعمیر کریں

1. مارکیٹنگ سے دوبارہ حاصل کریں
2. HR سے رک جاؤ
3. ملاحظہ کریں اگر خریداری کسی کو مدد کرنے کے لئے پیش کرے گا
4. تمام اسپیکرز کی تفصیلات کو سنبھالنے کے لئے سوسان سے پوچھیں
5. سہولیات سے رکھو
6. شیڈول پراجیکٹ ٹیم کک آف میٹ

3. ایجنڈا تیار کریں

3a منصوبہ دن ایک

1. شروع وقت مقرر کریں
2. وقت مقرر کریں، جگہ کا انتظام کریں اور رجسٹریشن کے لئے عملدرآمد
3. صبح سیشن کی لمبائی مقرر کریں
4. تقریبات کی لمبائی مقرر کریں
5. صبح کے سیشن کے لئے ضروری اسپیکرز کی تعداد کا حساب لگائیں
6. نوکریاں مقرر کریں
7. صبح صبح وقفے کی منصوبہ بندی (وقت اور لمبائی)
8. وقفے کے دوران کانفرنس کے کمرے کی تازہ کاری کا بندوبست کریں (پانی، ردی کی ٹوکری، وغیرہ)
9. منصوبہ دوپہر کا کھانا (وقت، لمبائی، مقام، مینو، جو ادائیگی کرتا ہے)
10. منصوبہ دوپہر سیشن (لمبائی، مقررین کی تعداد)
11. دوپہر کے اسپیکر کو بھرتی کریں
12. منصوبہ کا دن ایک بندش (وقت، کون، لمبائی)

3b منصوبہ دن دو

1. شروع وقت مقرر کریں
2. صبح سیشن کی لمبائی مقرر کریں
3. صبح کے سیشن کے لئے ضروری اسپیکرز کی تعداد کا حساب لگائیں
4. نوکریاں مقرر کریں
5. صبح صبح وقفے کی منصوبہ بندی (وقت اور لمبائی)
6. وقفے کے دوران کانفرنس کے کمرے کی تازہ کاری کا بندوبست کریں (پانی، ردی کی ٹوکری، وغیرہ)
7. منصوبہ دوپہر کا کھانا (وقت، لمبائی، مقام، مینو، جو ادائیگی کرتا ہے)
8. منصوبہ دوپہر سیشن (لمبائی، مقررین کی تعداد)
9. دوپہر کے اسپیکر کو بھرتی کریں
10. منصوبہ بند ہونے والے تقریر (وقت، کون، لمبائی)
11. ہوٹل کے ساتھ چیک آؤٹ ٹائم کا انتظام کریں

4. خلائی منصوبہ

1. حاضریوں کی تعداد کا تعین کریں
2. منصوبہ بندی کی منصوبہ بندی (قطاروں بمقابلہ میزیں)
3. جگہ کی ضرورت ہے
4. اس جگہ کی مقدار کے ساتھ دستیاب جگہوں کی تحقیقات (اخراجات، مقام، خدمات شامل ہیں)
5. ہر دن اسپیکرز کی تعداد شمار کریں اور کل
6. نمبر کا تعین کریں اور سپورٹ عملے کی قسم کی ضرورت ہے
7. معلوم کریں کہ کتنے حاضری / مقررین / عملے کو کمرہ کی ضرورت ہوگی
8. دستیاب مقامات کے ساتھ مذاکرات کی قیمت اور تاریخیں
9. منتخب مقام کے ساتھ معاہدے پر دستخط کریں

5. واقعہ کو فروغ دیں

1. ایونٹ مقام کے ساتھ تمام تفصیلات کو حتمی شکل دیں
2. یقینی بنائیں کہ حاضریوں کو مطلع کیا جاسکتا ہے
3. موضوع اور پریزنٹیشن کے وقت / دن کے تمام اسپیکر کو مطلع کریں
4. فرائض اور تبدیلیوں کے تمام معاون عملے کو مطلع کریں
5. حاضریوں سے RSVP حاصل کریں
6. ضرورت کے مطابق متبادل حاضری کو مطلع کریں

6. فالو کریں

1. تمام اسپیکرز کے مسودہ تقریر حاصل کریں
2. حتمی تقریر کا جائزہ لیں
3. تمام حاضرین، اسپیکرز، عملے کے لئے نام ٹیگ حاصل کریں
4. شرکاء کیلئے کسی بھی سامان اور تحائف خریدیں
5. ایونٹ کے مقام کے ساتھ دوبارہ تصدیق کریں

7. جائزہ اور شرح

1. تمام شرکاء کو اطمینان کے سروے بھیجیں
2. تمام اسپیکرز کے جائزہ لینے والے سروے بھیجیں
3. تمام اسپیکر اور عملے کے لئے شکریہ بھیجیں
4. پروجیکٹ ٹیم کے ساتھ قریبی آؤٹ میٹنگ رکھیں

مزید منصوبہ بندی

منصوبے کی منصوبہ بندی کے کام کی خرابی کا ڈھانچہ (ڈبلیو بی بی) اوپر کمپنی کی میٹنگ کی منصوبہ بندی کے لئے ایک نمونہ دکھاتا ہے. یہ صرف ایک نقطہ نظر ہے. منصوبے کی ٹیم اب بھی ان اشیاء پر کام کرنے اور ان میں سے بہت سے پر توسیع کرنے کی ضرورت ہوگی. اس کے علاوہ، وہ ہر کام کے لئے ضروری وقت پر کام کرنے کی ضرورت ہوگی، کاموں کے متعلق اہمیت اور کاموں کے درمیان بین تعلقات / انحصار کی ضرورت ہوتی ہے.