مؤثر اجلاس ایجنڈا کی ترقی کیسے کریں

میٹنگ ایجنڈا اشیاء کی ایک فہرست ہے جس میں شرکاء کو ایک اجلاس میں پورا کرنے کی امید ہے. ایجنڈا کو ایک اجلاس سے پہلے تقسیم کیا جاسکتا ہے، کم از کم 24 گھنٹوں پہلے پیش آیا تاکہ شرکاء کو میٹنگ کے لئے تیار کرنے کا موقع ملے. ترجیحی طور پر اگر ممکن ہو تو اجنبی میٹنگ سے پہلے کئی دنوں تک دستیاب ہونا چاہئے.

اجلاس ایجنڈا کی ترقی

سب سے پہلے، شناخت کریں کہ آیا آپ ملازمت کی منصوبہ بندی میں مدد کرنے کیلئے دیگر ملازمین کی ضرورت ہے. پھر، فیصلہ کریں کہ آپ کونسی اجلاس منعقد کرتے ہیں، اور آپ کے اجلاس کے لئے قابل اہداف قائم کرنا چاہتے ہیں. آپ کے مقاصد کا تعین ایک موثر میٹنگ پلان کے لئے فریم ورک قائم کرے گا. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ نے میٹنگ کے وقت کے اندر اندر مناسب طریقے سے حاصل کرنے کے قابل نہیں کیا ہے.

جیسا کہ سٹیفن کوی نے کہا کہ "انتہائی مؤثر افراد کی 7 عادتیں"، "دماغ میں اختتام کے ساتھ شروع کریں." آپ کے اجلاس کا مقصد اجلاس کے فوکس، میٹنگ ایجنڈا، اور میٹنگ شرکاء کا تعین کرے گا.

پھر غور کریں کہ آپ ہر ایجنڈا کے سامان کے لئے کتنا وقت کی ضرورت ہے. اگر میٹنگ ایک گھنٹہ تک ہے تو آپ کے پاس پانچ اجنبی اشیاء ہیں، جو آپ کو وقت کے ساتھ آپ کے ساتھ کام کر رہے ہیں کا عام خیال فراہم کرتا ہے. اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ ہر اجنڈا شے کو مناسب وقت میں 12 منٹ ہونا ضروری ہے، لیکن پانچ مشترکہ طور پر واضح طور پر اس سے زیادہ وقت نہیں لگ سکتا.

بنانے کے فیصلے

آپ کے مجموعی مقصد کا تعین کرنے کے بعد، آپ یا آپ کی ٹیم کو کچھ فیصلے کرنے کی ضرورت ہے. ملاقات کے مقصد یا مقصد کے علاوہ، آپ کے ایجنڈا میں شامل ہیں:

• میٹنگ کے لئے تاریخ، وقت، اور مقام
• اجلاس میں شرکاء کی ضرورت ہے
• بحث کے لئے اشیاء
• اس گروپ کی متوقع وقت کی مقدار ہر چیز پر بات کرنے کی ضرورت ہوگی
• اجلاس کے لئے پری کام. اس میں کسی بھی پڑھنے، دستاویزات، ڈیٹا، پہلے سے ملاقات کے منٹ سے ملاقات، یا کسی دوسرے تیاری میں شامل ہوں گے جو آپ کی حقیقی ملاقات کامیاب ہوگی. جب آپ شرکاء کو مدعو کرنے کے لئے تقسیم کرتے ہیں تو متعلقہ دستاویزات اور ایجنڈا سے منسلک ہونا چاہئے.

شرکاء کی شناخت

ایک بار جب آپ نے فیصلہ کیا ہے کہ آپ کا مقصد پورا کرنے کے لئے ایک میٹنگ ضروری ہے، تو آپ کو شرکاء کی فہرست تیار کرنے کی ضرورت ہے. ہر ملازم ہر میٹنگ میں حصہ لینے یا نہیں کر سکتے ہیں، لیکن صحیح شرکاء کو مدعو کرنے میں آپ کی کامیابی کا امکان بڑھ جائے گا. اپنے شرکاء کو اپنے آپ سے کچھ سوالات سے پوچھتے ہیں:

• اس گروپ کا کونسا حل ہوگا جو گروپ تیار ہو؟
• گروپ کونسل پر عمل کر رہا ہے اس عمل کا مالک کون ہے؟
• کونسی معلومات آپ کو تقسیم کر رہے ہیں جاننے کی ضرورت ہے؟
• فیصلے کرنے کی راہنمائی کے لئے کون کون سا ڈیٹا اور حقائق فراہم کرسکتا ہے؟
• گروپ کے ساتھ اشتراک کرنے کا تجربہ یا مہارت کون ہے؟
• کسی بھی حل یا کاموں کے عمل کو کون کرنا ضروری ہے؟
• میٹنگ کے نتائج کو پورا کرنے کے لئے اجازت یا وسائل کو کون فراہم کرنا ہوگا؟
• کسی بھی حل یا سمت کے عمل کو کون کرے گا؟

باقاعدگی سے شیڈول کردہ ملاقاتیں

ہر میٹنگ کو اپنی مرضی کے مطابق تیار ایجنڈا کی ضرورت نہیں ہے. زیادہ تر ملازمین نے اپنے محکموں یا ورکنگ گروپوں کے لئے باقاعدہ اجلاسوں کا وقت مقرر کیا ہے. آپ کے پاس ٹیموں اور منصوبوں بھی ہیں جن میں آپ شرکت کرتے ہیں.

ایک جاری منصوبے ہر میٹنگ کے لئے نئے تیار کردہ ایجنڈا کی ضرورت نہیں ہوسکتی ہے، لیکن آپ کی ٹیم آپ کی میٹنگ میں معیاری نقطہ نظر کو اپنانے کی طرف سے اچھی طرح سے خدمت کی جائے گی.

باقاعدگی سے مقررہ ملازمت کا اجلاس تین حصوں میں تقسیم کیا گیا ہے جس کے لئے ہر ایک معیاری ایجنڈا کی اشیاء ہیں:

1. معلوماتی اشیاء: کسی بھی ایجنڈا کی اشیاء کو لکھیں جو ہر میٹنگ کے لئے معلومات فراہم کرتی ہوں. مثال کے طور پر، مینیجر نے سینئر مینجمنٹ میٹنگ کے نتائج پر گروپ کو اپ ڈیٹ کیا ہے.
2. ایکشن اشیا: اجندا پر رکھیں جو کسی بھی چیز سے جو آپ چاہتے ہو وہ گروپ ہر باقاعدگی سے مقررہ میٹنگ پر نظر ثانی کرنا چاہیں گے. مثال کے طور پر، وقت کی مدت کے لئے بجٹ کی کارکردگی اور لاگت کی بچت اور مسلسل بہتری کے شناخت گروپ کو حاصل کرنے کا منصوبہ ہے.
3. فارورڈ پلاننگ: اس ایجنڈا پر رکھیں جو کسی بھی چیز کو گروپ بنانا چاہتا ہے یا آگے بڑھنے کے لئے تیار کرنا چاہتا ہے. مثال کے طور پر، آئندہ مہینے کے لئے مختصر مدت کے مقاصد یا آئندہ تفویض پر شریک کارکن کی مدد کی ضرورت ہے.

اگر آپ اپنے میٹنگ ایجنڈا کو تیار کرتے وقت ان ہدایات پر عمل کریں تو، آپ کو امکان ہے کہ آپ کا اجلاس زیادہ محتاج ہوگا.

کیا شامل کرنا

باقاعدگی سے طے کردہ ملاقات کے لئے ایک ایجنڈا آپ کو کچھ بنیادی اشیاء شامل کرنے کے نتائج کی پیداوار میں مدد مل سکتی ہے:

• گرم اور مبارک باد. اس گروپ کے ساتھ کتنے بار بار ملاقات کے بارے میں ایک مختصر برف بریکر پر غور کریں.
• ملاقات کا مقصد، ایجنڈا، اور متوقع نتائج اور مصنوعات کا جائزہ لیں.
• جائزہ لیں، درست (اگر ضرورت ہو تو)، اور پہلے اجلاس کے منٹ کو منظور کریں.
• مناسب محکمہ اور کمپنی کی معلومات فراہم کریں جو ٹیم کی ضرورت ہے.
• کارروائی اشیاء، عمل کی منصوبہ بندی، اور وعدوں پر نظر ثانی کریں. مقاصد پر گروپ کی ترقی کا جائزہ لیں.
• اس میٹنگ کے لئے اجنبی اشیاء کے بارے میں بحث کریں اور فیصلے کریں.
• اگلے مرحلے کی شناخت کریں.

• اگلے اجلاس کے لئے مقصد، نتیجہ، اور ایجنڈا کی شناخت کریں.
• میٹنگ کے اختتام پر، نوٹ لینے والا اجلاس کے دوران لوگوں کی جانب سے کئے گئے وعدوں کا جائزہ لینے کے لۓ.
• گروپ میں نہ ہونے والے افراد کی ضرورت کسی بھی معاونت کی شناخت کریں اور شرکاء کو رابطہ کرنے کے لئے تفویض کریں.
• اس بات کا تعین کریں کہ اجلاس کے شرکاء کے باہر کون سا پتہ چلتا ہے کہ آپ کس طرح رابطے کو پورا کریں گے.
• میٹنگ کے 24 گھنٹوں کے اندر اندر منٹ کو تقسیم کریں یا فوری طور پر اگر نوٹ لینے والے نے الیکٹرانک طور پر لے لیا.