اپنے ملازمتوں کے لئے تمام ہاتھوں کا اجلاس کیسے منظم کریں

کیا آپ کی کمپنی سبھی ہاتھوں کی ملاقاتیں کرتی ہیں؟ اگر نہیں، تو آپ ایسی میٹنگ کو منظم کرنے کے بارے میں سوچنا چاہتے ہیں. یقینا، آپ کو مکمل طور پر ایک میٹنگ نہیں رکھنا چاہئے کیونکہ آپ چاہتے ہیں کہ اشیاء کو آپ کی فہرست کی جانچ پڑتال کی جانچ پڑتال کی ضرورت ہے، لہذا، یہی وجہ ہے کہ، کب اور کیسے ہاتھوں ہاتھوں کو منظم کرنا ہے.

آپ سب ہاتھوں سے ملاقات کیوں کرنا چاہتے ہیں؟

کبھی کبھی آپ کو پورے عملے کو معلومات حاصل کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، اور یہ سب ہاتھوں کا اجلاس ایک شاندار موقع ہے. جی ہاں، آپ ای میل کے ذریعہ معلومات بھیج سکتے ہیں، لیکن معلومات پر منحصر ہے، آپ یہ محسوس کرسکتے ہیں کہ اس میں ذاتی طور پر پہنچانے کا ایک مؤثر طریقہ ہے.

اس کے علاوہ، اس بات پر منحصر ہے کہ آپ کا کاروبار کس طرح بڑا اور پھیلا ہوا ہے، سبھی ہاتھوں میٹنگ ٹیموں کی تعمیر کرنے اور ملازمین کو ایک دوسرے کے ساتھ نیٹ ورک کرنے کی اجازت دینے کا ایک اچھا موقع ہے. اور ملازمتوں کو ایک دوسرے کے ساتھ نیٹ ورک کی اجازت دیتے ہیں. اگر آپ کے کاروبار میں بہت سارے سائٹس موجود ہیں تو سائٹ اے میں ایک ملازم اس مسئلہ کو حل کرسکتا ہے کہ سائٹ پر کسی کو حل کرسکتا ہے، لیکن اگر وہ نہیں جانتا کہ وہ شخص موجود ہے، تو وہ مدد کے لئے نہیں پوچھیں گے.

آخر میں، سبھی ہاتھوں کے اجلاس آپ کے ملازمین کو اپنے ساتھیوں کی موجودگی میں سوالات سے پوچھتے ہیں. یہ آپ کے وقت کو آزاد کرتا ہے کیونکہ آپ مختلف ملازمتوں کے لئے اس سے زیادہ بار بار دوبارہ بار بار مناسب جواب کا اشتراک کر سکتے ہیں.

تمام ہاتھوں کے اجلاس میں بہترین مسائل کیا ہیں؟

ان قسم کے مسائل عام طور پر بہتر بات چیت کی جاتی ہیں جب ای میل کے ذریعے یا اپنے مراکز کو مطلع کرنے کے لئے مقامی مینیجرز سے پوچھ کر ہاتھوں کے ہاتھوں میں ملاقات کی جاتی ہے.

• نئے سینئر قیادت متعارف کرایا. اگر آپ کے پاس ایک نیا صدر یا سی ای او ہے، تو آپ چاہتے ہیں کہ وہ اپنے پورے عملے کو متعارف کرائیں. لوگوں کو نام اور پالیسی کی تبدیلی کے پیچھے چہرے کو جاننے کے لئے ایک بڑا فرق ہوتا ہے.
• نئی کمپنی کا اہداف جب آپ کی سینئر ٹیم کو اسٹاف کے ساتھ کمپنی کے مقاصد کا اشتراک کرنا چاہتا ہے تو، ہر ایک کو ایک ہی کمرہ میں ایک اچھا خیال ہے. اس سے لوگوں کو سوال پوچھنا ہے، لہذا وہ مقاصد کے پیچھے منطق اور استدلال کو سمجھتے ہیں.
• جب ایک اہم تبدیلی ہے. یہ ایک نئی کمپنی کے حصول، تقسیم، دوبارہ منظم، یا کمپنی کے تمام علاقوں میں چھٹکارا ہو سکتا ہے. ایک بار پھر، کھلی اور ایماندار مواصلات یہاں مقاصد ہیں.

یہ یقینا، صرف ہاتھوں کے ہاتھوں سے ملاقات کرنے کا واحد سبب نہیں ہے، لیکن یہ یقینی بنائیں کہ سبھی ہاتھوں میٹنگ کو منظم کرنے کے لئے مصیبت میں جانے سے قبل سبھی ہاتھوں کی میٹنگ معلومات فراہم کرنے کا بہترین طریقہ ہے.

آل ہینڈ میٹنگ کو منظم کرنے کا طریقہ

سب سے پہلے قدم، جیسا کہ اوپر خطاب کیا گیا ہے، سب ہاتھوں کے اجلاس کے لئے ایک مفید مقصد ہے. ایک بار آپ کے مقصد کے بعد، آپ میٹنگ کی منصوبہ بندی کر سکتے ہیں.

سب سے پہلے، لاجسٹکس کے ذریعے سوچتے ہیں. آپ یہ جان سکتے ہیں کہ یہ اسپیکر منتخب کرنے اور مدعو کرنے کے لئے مذاق ہے، دستاویزات تیار کریں اور نیٹ ورکنگ کے وقت کی منصوبہ بندی کریں، لیکن اگر آپ لاجسٹکس کی جانب سے ناکام رہتے ہیں تو آپ کے ہاتھوں ہاتھوں کام نہیں کریں گے. آپ کو ان مسائل سے نمٹنے کی ضرورت ہے جو کامیاب کامیاب ہونے والی میٹنگ کے لئے.

• مقام. اگر آپ کا کاروبار چھوٹا ہے اور آپ سب کانفرنس کے میز کے ارد گرد فٹ کر سکتے ہیں، تو یہ مسئلہ حل ہوسکتا ہے. اگر آپ کی کمپنی بڑے ہے - اگرچہ آپ سبھی اسی عمارت میں کام کرتے ہیں، آپ شاید آپ کے اجلاس کے لئے آڈیٹوریم یا کانفرنس سینٹر کو کرایہ پر لے جائیں گے. یقینی بنائیں کہ آپ سب کے لئے بیٹھ رہے ہیں.
• سفر. کیا آپ کو آپ کے ہاتھوں کے ہاتھوں میں آنے کے لئے طویل فاصلے پر سفر کرنا پڑے گا؟ اگر لوگ فاصلے سے چلنے کی ضرورت ہے تو، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ دیر سے میٹنگ شروع کریں گے کہ آپ کے عملے کو 4:00 بجے گھر کو چھوڑنے کے لئے اسے میٹنگ پر جانے کی ضرورت نہیں ہے. یاد رکھو، جلد ہی گھر چھوڑ کر بہت ساری مشکلات ہے.

• عملیی. تمام ہاتھوں کا سامنا کرنے والی میٹنگ ایک نئی سی ای او متعارف کرانے کا بہترین طریقہ ہوسکتا ہے. لیکن، اگر یہ بہت سے مقامات سے لوگوں کو پرواز اور ہوٹلوں میں ڈالیں، جبکہ ان مقامات میں آپ کے دفاتر کئی دن کے لئے بند ہو جاتے ہیں، شاید یہ شاید بہترین خیال نہیں ہے. اس کے بجائے، ویڈیو کانفرنسز پر غور کریں. لوگوں کو ان کی میزوں سے ویڈیو کانفرنس دیکھنے کی اجازت نہ دیں، لیکن ان سے پوچھیں کہ تعارف دیکھ کر ٹیم کی عمارت کے موقع پر مقام کے ذریعہ ایک دوسرے کے ساتھ مل کر آتے ہیں.

• کھانا. اگر یہ سی ای او متعارف کرانے کا ایک مختصر گھنٹے ہے، تو آپ کو صرف ایک جگہ کی ضرورت ہوگی. اگر یہ ایک سے زیادہ طویل کانفرنس ہے جس سے متعدد اسپیکر اور ورکشاپس شامل ہوتے ہیں، تو آپ کو دوپہر کے کھانے اور وقفوں کے لئے کھانے کا بندوبست کرنے کی ضرورت ہوگی.

آل ہینڈ میٹنگ میں کون پیش کرنے کی ضرورت ہے؟

ان لاجسٹکس کے مطابق، آپ کو صرف مقررین کا بندوبست کرنے کی ضرورت ہے. آپ کو سی ای او / مالک / صدر کی طرف سے متعارف کرایا جانے والے کمپنیوں کو تبدیل کرنا ہوگا. انتظامی سربراہ اس مسئلے کی وضاحت کرسکتے ہیں جو ان کے محکموں سے متعلق ہیں، لیکن کمپنی کے وسیع پہلوؤں کے بارے میں وضاحت سب سے اوپر سے آتی ہے.

قدرتی طور پر، HR پالیسی میں تبدیلی کو چیف ایچ آر آفیسر سے آسکتا ہے، اور مارکیٹنگ میں ایک تبدیلی کو اہم مارکیٹنگ آفیسر سے آسکتا ہے، لیکن مجموعی منصوبہ جس میں اہداف، حکمت عملی اور نقطہ نظر شامل ہیں سب سے اوپر کی ضرورت ہوتی ہے.

اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام ملازمین شامل ہیں- یا یہ سب ہاتھوں کا اجلاس نہیں ہے. اگر معلومات صرف مینیجرز سے متعلق ہے، تو آپ اجلاس میں انفرادی شراکت دار کیوں لائیں گے؟ اگر تبدیلیوں کو صرف آئی ٹی پر اثر انداز ہوتا ہے، تو اس اجلاس میں شرکت کرنے کا وقت کیوں لگ رہا ہے؟

آل ہینڈ میٹنگ میں کیا ہونے کی ضرورت ہے؟

تمام ہاتھوں کے اجلاس میں آپ کو فراہم کردہ تمام معلومات متعلقہ، بروقت، نازک، اور (امید ہے) دلچسپ ہونا ضروری ہے. اس بات کا یقین، متعارف کرایا کہ آپ کی کمپنی کو نئے حکومتی قواعد و ضوابط کی تعمیل کرے گی کس طرح ہجوم کرنے میں کامیاب ہونے کا نتیجہ ہے. لیکن یاد رکھو، اگر آپ دلچسپی سے متعلق معلومات پیش کرتے ہیں تو آپ لوگوں کو مشغول کرنے کا امکان زیادہ ہوتے ہیں.

اسپیکر اور ورکشاپوں کے علاوہ (اگر قابل اطلاق)، تو یقینی بنائیں کہ آپ نیٹ ورکنگ کے لئے وقت فراہم کرتے ہیں. نیٹ ورکنگ اکثر اس بارے میں سوچتا ہے کہ آپ کو نئی ملازمت تلاش کرنے کے لۓ، لیکن آپ خود کار طریقے سے نیٹ ورکنگ استعمال کرسکتے ہیں. آپ چاہتے ہیں کہ آپ کا عملہ ایک دوسرے کو جان سکیں. نام ٹیگ فراہم کریں (اگر آپ عام طور پر بیج نہیں پہنچے ہیں) جو نام اور عنوانات اور مقامات دکھاتا ہے.

تمام ہاتھوں کے اجلاس کا مجموعی مقصد کمپنی کے ملازمین کو ایک ساتھ لانا ہے. آپ چاہتے ہیں کہ لوگ ایسے محسوس کرتے رہیں جیسے میٹنگ ان کے وقت کے قابل تھا. اگر آپ کو قابل احساس محسوس نہیں ہوسکتا ہے تو، سب ہاتھوں کو میٹھی چھوڑ دیں اور بجائے معلومات کے ساتھ ایک ای میل بھیجیں.