سیکھتے ہیں کہ منٹ کا اجلاس کیسے کریں

منٹوں میں ملاقاتیں تفصیلی نوٹ ہیں جو میٹنگ یا کانفرنس کے سرکاری تحریری ریکارڈ کے طور پر کام کرتے ہیں. اجتماعی شخص کے اجتماع عام طور پر اس کام سے متعلق شرکاء میں سے ایک سے پوچھتا ہے. ایک دن، یہ آپ کو ہو سکتا ہے! جبکہ یہ بہت مشکل کام نہیں ہے، یہ ایک اہم ہے. چونکہ میٹنگ منٹ منٹ میں منتقل ہونے کا ایک سرکاری ریکارڈ ہے، اس کی درستگی کی ضرورت ہے. آپ کو تفصیلی نوٹ لے جانا پڑے گا کہ اگر ضروری ہو تو لوگ بعد میں حوالہ دے سکیں. یہاں کچھ اشارے ہیں جو آپ کو اس کام کو چیلنج کے ساتھ ہینڈل کرنے میں مدد کرنے کے لۓ ہیں.

میٹنگ سے قبل، دوران، اور کیا کرنا جانیں.

میٹنگ سے پہلے

• اپنے ریکارڈنگ کے آلے کو منتخب کریں: آپ کو ضرور کرنا ضروری ہے، یہ بات یہ ہے کہ آپ اپنے نوٹ کیسے لیں گے. کیا آپ پرانے اسکول جائیں گے اور قلم اور کاغذ استعمال کریں گے یا آپ ٹیک جائیں گے اور ایک لیپ ٹاپ کمپیوٹر، ٹیبلٹ، یا اسمارٹ فون استعمال کریں گے؟ اپنے باس کے ساتھ چیک کریں کہ وہ کسی مخصوص طریقہ کو استعمال کرنے کے لئے آپ کو پسند کرے. یہ ممکن نہیں ہے لیکن ممکن ہے.
• اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے انتخاب کے آلے کو کام کرنے کے حکم میں ہے اور اگر آپ کا اصل کوئی فرد ناکام ہوجاتا ہے تو اس صورت میں بیک اپ ہوسکتا ہے. اگر آپ ایک لیپ ٹاپ لاتے ہیں، مثال کے طور پر، قلم اور کاغذ بھی کام کرتے ہیں. آپ میٹنگ کو روکنے کے لئے نہیں کرنا چاہتے ہیں جب آپ کسی چیز کو تلاش کرنے کے لئے تلاش کرتے ہیں تو آپ کا کمپیوٹر حادثہ ہوتا ہے.

• ملاقات شروع ہونے سے پہلے میٹنگ ایجنڈا پڑھیں. یہ آپ کو آپ کے منٹ کے لئے ایک آؤٹ لائن کی تشکیل دے گا. اس پر ہر چیز ذیل میں کچھ جگہ چھوڑ دو اور وہاں اپنے نوٹ لکھیں. ایسا کرنا آپ کا کام تھوڑا سا آسان بنائے گا، جب تک کہ وہ اجلاس اجنبی میں رکھے جانے والے شخص کو لے جائیں.

اجلاس کے دوران

• ایک حاضری شیٹ کے ارد گرد پاس کرو اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ ہر ایک میں نشانیاں. آپ کو لازمی میٹنگ منٹ میں تمام حاضریوں کی فہرست میں شامل کرنے کی ضرورت ہوگی.
• اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کون جانتے ہیں کہ سب کون ہے.اس طرح آپ اس بات کی شناخت کرنے کے قابل ہو جائیں گے کہ اس بات کو کس طرح بول رہا ہے اور صحیح طریقے سے ریکارڈ کر رہا ہے.
• اس وقت یاد رکھیں کہ اجلاس شروع ہوتا ہے.
• ہر ایک تبصرہ لکھنے کی کوشش مت کرو. صرف اہم خیالات کو شامل کرنا ٹھیک ہے. بہت احتیاط سے رہو کہ ایسی چیزوں کو چھوڑ دو جس کے ساتھ آپ متفق ہیں. آپ کے تعاقب آپ کو اثر انداز نہیں کرنا چاہئے. یاد رکھیں کہ یہ ایک سرکاری اکاؤنٹ ہے اور آپ کی رائے نہیں کی گئی ہے!

• تمام مقاصد، جنہوں نے ان کو بنایا، اور ووٹوں کے نتائج، اگر کوئی بھی لکھیں، لکھیں؛ آپ کو لکھنے کے لئے کی ضرورت نہیں ہے جس نے ایک تحریک کو سہارا دیا. یقینا، آپ کی تنظیم کے قوانین مختلف ہو سکتے ہیں تو ان کی توثیق کریں.
• اگر کسی بھی موشن یا بات چیت پر ووٹ اگلے اجلاس تک منتقل ہوجائے تو، اس کا ایک نوٹ بنائیں.
• میٹنگ کے اختتام کا وقت ریکارڈ کریں.

اجلاس کے بعد

• میٹنگ کے بعد جتنی جلدی ممکن ہو سکے منٹ کو ٹائپ کریں، جبکہ سب کچھ آپ کے دماغ میں تازہ ہے. اگر آپ کو اپنے نوٹوں میں ایک غلطی ملتی ہے یا اگر آپ کا کوئی سوال ہے، تو آپ دیگر حاضریوں سے گفتگو کرکے جلدی سے اسے صاف کر سکتے ہیں.
• منٹوں کی آخری کاپی پر، تنظیم کا نام، کمیٹی کا عنوان، اجلاس کی قسم (روزانہ، ہفتہ، ماہانہ، سالانہ، یا خصوصی)، اور اس کا مقصد شامل کریں.
• اس وقت شروع کرو اور ختم کرو.
• شرکاء کی فہرست فراہم کریں اور اس سلسلے میں جس کے بارے میں ملاقات کی گئی تھی، ایک نوٹ. آپ یہاں بھی اس بات کی نشاندہی کرسکتے ہیں کہ آپ نے منٹ لیا. شرکاء کی فہرست پر اپنا نام شامل کریں اور، آپ کے نام کے بعد قارئین میں، کہتے ہیں کہ آپ نے منٹ لیا. متبادل طور پر، دستاویز کے اختتام پر، آپ "معتبر طور پر جمع کردہ" لکھ کر اپنے نام کے بعد سائن اپ کرسکتے ہیں.

• ان کو جمع کرنے سے پہلے منٹ پہلے پیش کرو. کسی اور سے پوچھیں جو ان کے ساتھ ساتھ نظر آتے ہیں. اگر آپ نے کچھ غلطی سے باہر چھوڑ دیا تو وہ آپ کو جاننے کے قابل ہو گی.
• ان شخص کو انفرادی طور پر جمع کرو جب تک کہ اجلاس میں بھاگنے تک ہدایت نہ کی جائے.