کیا ملازمین کو کارل فائلوں میں نہیں رکھنا چاہئے

ملازمین کو آپ کے عام اہلکاروں کی ریکارڈوں میں کبھی خاص اشیاء نہیں رکھنا چاہئے. کچھ ملازمین میں آپ کے ملازمین کے اہلکار فائلوں اور ریکارڈوں کے مواد عام طور پر انسانی وسائل کا عملہ، ملازم، اور ملازم کے مینیجر یا نگرانی کے قابل ہیں.

دوسروں میں، تک رسائی انسانی حقوق کے عملے تک محدود ہے اور ملازمین اپنے ریکارڈ تک رسائی کی درخواست کرسکتے ہیں. وکلاء بھی اہلکار کے قوانین کے قوانین اور برابر ملازمت مواقع کمیشن (EEOC) شکایات کے مواد کو بھی پیش کرسکتے ہیں. سابق ملازم اپنے اہلکاروں کے ریکارڈوں کی ایک نقل بھی کر سکتے ہیں.

بہترین عمل عملے فائل کو صرف انسانی وسائل کے عملے کے ارکان کے ذریعہ قابل رسائی بناتا ہے. آپ کو اسٹوریج کے علاقے میں تالا اور کلید کے تحت اہلکاروں کی فائلوں کو دوسرے ملازمتوں تک رسائی حاصل کرنے کی ضرورت ہے.

آپ کے ملازمین کے اہلکار کے ریکارڈ کے تمام ممکنہ استعمال اور ممکنہ ناظرین کے ساتھ، آپ کے ملازمین کے اہلکاروں کے ریکارڈ میں ملازمت کے روزگار کی تاریخ کے غیر معمولی، سچائی دستاویزات کو برقرار رکھنا ضروری ہے.

اس کے نتیجے میں، آپ ان عام ہدایات کو ان دستاویزات پر لاگو کرنا چاہتے ہیں جو آپ اپنے تنظیم کے اہلکاروں کی ریکارڈ میں برقرار رہیں گے.

ملازمت کارل فائل کی فہرست کے لئے ہدایات

اہلکاروں کے ریکارڈ میں معلومات حقیقت میں ہونا ضروری ہے.

سپروائزر یا انسانی وسائل کے اسٹاف رائے؛ بے ترتیب نوٹ؛ گپ شپ؛ بے حد افسوسناک افسوس سوالات، رپورٹیں، یا دیگر ملازمتوں کی جانب سے طلبا الزامات جو غیر عصبی ہیں؛ الزامات کا پیچھا نہیں، تحقیقات، اور اختتام؛ اور کسی دوسرے غیر حقیقت پسندانہ معلومات، تفسیر، یا نوکری ملازم کے اہلکار فائل سے خارج نہیں ہونا چاہئے.

جارحانہ تبصری کے بدترین مثال میں سے ایک ملازمین کے اہلکار ریکارڈ میں ایک ایچ آر مینیجر نے دائرہ دار پایا، جس میں ملازمین کا انٹرویو نوٹ شامل تھا. ایک نے بیان کیا: "ضرورت کے مطابق اس طرح کی سیڑھیوں کو اوپر اور نیچے ڈالنے کے لئے ممکنہ طور پر بھی موٹی." ملازمت، ایک وکیل، اور یہاں تک کہ مستقبل کے ملازمتوں اور نگرانیوں کو اس طرح کے تبصرے پڑھنے کا تصور کریں.

ایک اور کمپنی میں، مینیجر نے ناقابل شکست نوٹس پایا ہے کہ مینیجرز اور دیگر ملازمت کی فائلوں میں رکھے گئے ہیں، جیسے "مریم کے ناراضگی کی وجہ سے انہوں نے اضافہ نہیں کیا تھا. اس نے اپنے مینیجر کے ساتھ بھی حاصل کرنے کے لئے اپنے کام کو مؤثر طور پر نیچے سست کردیا." مسئلہ دیکھیں

عملے کے ریکارڈوں کو ان کے مناسب فائل مقامات کے بارے میں سمجھا جاتا ہے.

ریاست اور وفاقی قوانین، روزگار کے قوانین جیسے ہیلتھ انشورنس پورٹیبل اور 1996 کے احتساب ایکٹ (HIPAA)، اور آجر کے بہترین طریقوں پر مبنی آپ کے اہلکاروں کے ریکارڈ کے لئے ایک پروٹوکول کا تعین کریں.

پھر، پروٹوکول کے ساتھ رہنا. جب آپ میڈیکل فائل میں ہیں تو آپ کو بے ترتیب ڈاکٹروں کے بہاؤ کو اہلکاروں کی فائل میں ٹکرا نہیں لینا چاہئے. نہ ہی، آپ کو تنخواہ فائل میں ملازم کے فروغ کے لئے منطق اور جواز پیش کرنا ہے.

آپ کو ایسے ملازمت کے فیصلے کے ریکارڈ بھی نہیں شامل ہیں جو عملے کی فائل میں سابق آجروں کے ساتھ بات چیت چیکنگ یا بات چیت سے نوٹ شامل ہیں.

نگرانی، مینیجرز اور دیگر ملازمین جنہوں نے اہلکاروں کے ریکارڈ میں دستاویزات کی جگہ تربیت کی ضرورت ہے.

کسی بھی شخص کو جو رسائی حاصل ہے اور ملازمت کے عملے میں دستاویزات رکھ سکتا ہے فائل کو مناسب طور پر دستاویزات لکھنے کے لئے تربیت کی ضرورت ہے.

ایک ملازم میں بیان کرتے ہوئے اس بات کا یقین ہے کہ ملازمت مکمل مردہ تھا، آپ کے اہلکار کسی بھی انعام کو ریکارڈ نہیں جیت سکیں گے. لیکن، ناپسندیدہ سپروائزرز کو اسی طرح کے بیانات لکھنے کے لئے جانا جاتا ہے اور انہیں ملازمت کے اہلکار فائلوں میں رکھتا ہے.

بہتر ابھی تک، فائلوں کو اپنے HR عملے کے اہلکاروں تک رسائی تک رسائی حاصل ہے جو ریکارڈ کے ذمہ دار ہے اور جانتا ہے کہ کسی عملے کی فائل میں کیا ہونا چاہئے اور کیا جانا چاہئے.

اہلکاروں کے ریکارڈ میں آپ کی معلومات کو بیلنس.

ملازم کی ملازمت کی تاریخ کے مثبت اور منفی پہلوؤں کو شامل کریں. بہت سے، اہلکار ریکارڈ ہر منفی واقعے پر زور دیتے ہیں اور مثبت اجزاء کو یاد کرتے ہیں جو ہر ملازم کا تجربہ کرتا ہے. اٹھائیں، فروغ دینے، عمدہ انعامات، اور تعریف کی کاپیاں اور آپ کے نوٹ کا شکریہ.

سپروائزر کے ذاتی نوٹوں کے درمیان ان کے رپورٹنگ کے عملے کے بارے میں فرق اور سرکاری کمپنی کے اہلکار کے ریکارڈ کے درمیان فرق کو تسلیم.

سپروائزر کے نوٹوں کو کارکردگی بہتر بنانے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے، منصوبوں اور مقصد کی تکمیل کو پورا کرنے کے لئے، اور مناسب انداز میں اضافہ اور کارکردگی کی ترقی کی منصوبہ بندی کا تعین کرنے کے لئے، مثال کے طور پر، کمپنی کے سرکاری اہلکار ریکارڈوں میں نہیں، سپروائزر کی نجی فائل میں ہے.

ان کی انتظامی فائل میں نوٹس کیسے لے لے اور دستاویزات کو برقرار رکھنے میں نگرانی کرنے کی ضرورت بھی ہے. حقائق کے لئے ایک ہی معیار، رائے، اور مخصوص مثالیں، نہیں سنتے، نجی نوٹوں پر لاگو ہوتے ہیں.

سپروائزر کے نجی نوٹوں کو ایک مقدمے کی سماعت میں پیش کیا جا سکتا ہے، لہذا نجی نوٹوں کے لئے بھی احتیاط کی سفارش کی جاتی ہے. نگرانیوں کی نگرانی کرنے والی ریکارڈز کی کاپیاں برقرار رکھی جاتی ہیں جو ان کے مینجمنٹ فائل میں سرکاری ملازم اہلکار فائل میں موجود ہیں کی سفارش نہیں کی جاتی ہے.

ملازمت کے دستاویزات اور انٹرویو نوٹوں کا ایک چھوٹا سا حصہ موجود ہے.

سب سے بہتر عمل یہ ہے کہ ہر پوزیشن کے لۓ علیحدہ فائل کو برقرار رکھنا ہے جس میں آپ بھرتے ہیں کہ اس میں شامل تمام پوسٹس پوسٹنگ سے متعلق ریفرنس کو ریفرنس چیک کرنے کے لۓ تمام دستاویزات شامل ہیں. درخواست دہندگان کے دوبارہ شروع، کور خط، اور ایپلی کیشنز اس فائل میں موجود ہیں اس کے علاوہ آپ کو ملازم ملازمت کی درخواست کو ملازمت کے اہلکار فائل میں منتقل کرنا چاہئے.

یہ فائل سرکاری جانچ پڑتال اور فارم ہے جو ممکنہ ملازم کی قابلیت کے غیر منصفانہ نمائندگی کے لئے کوشش کرتی ہے اور سب سے زیادہ مستعفی امیدوار کو بھرنے کے فیصلے کی حمایت کرتی ہے. ملازمت کے مینیجر کی رائے اور نوٹوں کو جو ملازمت کے عمل کے دوران لیا گیا تھا وہ اس فائل میں نہیں ہیں.

انسانی وسائل ان نوٹوں کو روزگار کے فیصلے پر مکمل دستاویزات کو برقرار رکھنے کے لئے جمع کر سکتے ہیں، لیکن وہ اہلکار کے ریکارڈ میں نہیں ہیں.

ملازمت کے فیصلے کے بارے میں سچائی دستاویزات.

یہ دستاویز میں فروغ، پس منظر کے مواقع میں منتقلی، اور تنخواہ میں اضافے کے طور پر اس فیصلے میں شامل ہیں اور وہ اہلکار کے ریکارڈ میں ہیں. ملازم کے بارے میں سپروائزر یا HR کی رائے نہیں ہے. سرکاری نظم و ضبط کارروائی دستاویزات جیسے لکھاوٹ انتباہ ملازم کے اہلکاروں کی فائل میں بھی ہے.

دستاویزی کی مخصوص مثالیں جو کارل ر ریکارڈز میں نہیں ہونا چاہئے

اہلکاروں کے ریکارڈ میں مندرجہ ذیل معلومات نہیں رکنی چاہئے. دستاویزات ایک علیحدہ فائل کی ضرورت ہوسکتی ہے، شاید نگرانی یا مینجمنٹ نوٹ کے طور پر درجہ بندی کی جاسکتی ہے، یا اسے کسی آجر کے ذریعہ نہیں رکھنا چاہئے.

• کوئی طبی معلومات طبی فائل سے متعلق ہے.
• پے رول کی معلومات پیروال فائل میں ہے.
• دستاویزات جن میں ملازم سوشل سیکورٹی نمبر شامل ہیں یا ملازمت کی محفوظ درجہ بندی کے بارے میں معلومات عمر، نسل، صنف، قومی اصل، معذوری، اخلاقی حیثیت، مذہبی عقائد اور اس کے علاوہ اہلکاروں کی فائلوں میں کبھی بھی نہیں رکھنا چاہئے.
• ایک ملازم کے کام کا انتظام کرنے کے مقصد کے لئے نگرانی دستاویزات، اہداف کو ترتیب دینے، رائے فراہم کی اور اس کے علاوہ ایک نجی، سپروائزر یا مینیجر ملکیت کے فولڈر میں درج ہونا چاہئے.
• تحقیقاتی مواد، ملازم کی شکایت، گواہی کے انٹرویو، ملازم انٹرویو، نتائج، اٹارنی سفارشات، اور قرارداد کے ساتھ ساتھ، کسی انتقام کو یقینی بنانے کے لۓ، ان تحقیقاتی فائل میں رہنا چاہئے جو اہلکار کے ریکارڈ سے الگ ہے.
• I-9 فائل یا مقام میں فائل ملازم I-9 فارم، ملازم کے اہلکاروں کی ریکارڈ سے دور.
• مجرمانہ تاریخ، کریڈٹ رپورٹس، اور اس کے علاوہ، پس منظر چیک چیک کریں اور ایک علیحدہ فائل میں منشیات کی جانچ کے نتائج جو سپروائزر، مینیجرز اور ملازم تک رسائی حاصل نہیں کرسکیں. SHRM یا تو یہ علیحدہ فائل کی سفارش کرتا ہے یا سفارش کرتا ہے کہ یہ معلومات ملازم کی طبی فائل میں درج کی جا سکتی ہے.
• ملازم مساوات کے مواقع جیسے خود کی شناخت کے فارم اور حکومتی رپورٹوں کو اہلکاروں کی فائل میں نہیں رکھا جانا چاہئے اور نہ ہی کہیں بھی سپروائزر تک رسائی حاصل ہے.

اگر آپ ان ہدایات کی پیروی کرتے ہیں تو، آپ کے تنظیم کو مناسب طریقے سے حقیقت پسندانہ، محفوظ جگہوں پر روزگار کے روزگار کی تاریخ اور اہلکاروں کے ریکارڈ کو محفوظ کر رہا ہے.

ڈس کلیمر: براہ کرم نوٹ کریں کہ فراہم کی گئی معلومات، جبکہ مستند، درستگی اور قانونییت کی ضمانت نہیں دی جاتی ہے. یہ سائٹ دنیا بھر کے ناظرین کے ذریعہ پڑھا جاتا ہے اور روزگار کے قوانین اور قواعد و ضوابط ریاست سے ملک اور ملک سے ملک میں مختلف ہوتی ہیں. برائے مہربانی قانونی مدد، ریاست، وفاقی، یا بین الاقوامی حکومتی وسائل سے مدد حاصل کریں، اپنی قانونی تشریح کو یقینی بنائیں اور آپ کے مقام کے فیصلے درست ہو. یہ معلومات رہنمائی، خیالات، اور مدد کے لئے ہے.