کارل فائلوں کا جائزہ اور نمونہ فائل کی پالیسی

ایک اہلکار فائل کسی ملازمت کے ساتھ روزگار کا تعلق کی تاریخ اور حیثیت کی ایک نرسوں کی محفوظ کردہ دستاویزات ہے. آجر کو تین وجوہات کے لئے ایک ملازمت کی فائل میں یہ روزگار کے دستاویزات کو برقرار رکھتا ہے.

• جب آپ کسی بھی وجہ سے معلومات تک رسائی کی ضرورت ہوتی ہے تو آجر کو درست معلومات اور منظم کرنے کی ضرورت ہے. ایمرجنسی رابطوں میں تبدیلی، ملازم کے پتوں، کارکردگی کے اندازے کا اندازہ رکھنے، نظم و ضبط کے خطوط، ملازم کی شناخت، اور ملازمت کی درخواست کے مواد کو ان قسم کی معلومات کی مثالیں ہیں جو نجران کو فوری طور پر رسائی حاصل کرنے کے قابل ہو گا.
• ملازمت کو اہلکاروں کے مسائل جیسے ملازم کا انتخاب، کارکردگی، کام کی تاریخ، معاوضے کے استدلال، اور اندرونی فروغ دینے والے ایپلی کیشنز کے بارے میں دستاویزات کو برقرار رکھنے کی ضرورت ہے.

  ایک ای ای او سی کا دعوی، ایک مجاز یا کسی ملازم کو اضافہ یا فروغ دینے کی کمی کو مستحکم کرنے کی ضرورت بھی ہوتی ہے تاکہ نجر نے اس قسم کے ملازم دستاویزات کو جمع اور برقرار رکھا ہے.

• بعض ملازم کا ریکارڈ وفاقی یا ریاستی حکومتوں کے ذریعہ رکھنے کے لئے آجروں کو رکھنے کے لئے ضروری ہے. کسی اہلکار فائل میں ملازم کی معلومات کو منظم کرنے تک رسائی اور قانونی تعمیل اور تیاری کا احساس ہوتا ہے.

کارل فائلوں کی اقسام

ایک آجر عام طور پر کئی قسم کے اہلکاروں کی فائلوں کو برقرار رکھتا ہے، کاروباری استعمال کے لئے، ملازم کی رازداری کے لئے، طبی رازداری کے لئے، اور قانونی تعمیل کے لئے. میں کسی بھی قانون سے واقف نہیں ہوں کہتا ہے کہ کس طرح کی فائلوں کو ایک نرس رکھنے کی ضرورت ہے.

تاہم، وہاں بہت سے قوانین ہیں، اور ملازمت کی فائلوں کے مواد کو کنٹرول کرنے اور اس کی معلومات تک رسائی حاصل کرنے والے ملازمت کی خفیہیت کے لئے بہترین کارکن ہیں. یہ اہلکاروں کی فائلیں ہیں جو امریکہ میں زیادہ تر آجروں کو برقرار رکھتی ہیں. (دنیا بھر میں قوانین اور عمل مختلف ہو سکتے ہیں.)

• کارل فائل: یہ اہم ملازم کی فائل ہے جس میں روزگار کے تعلقات کی تاریخ ہے.
• پے رول فائل: آپ تنخواہ اور فوائد کے بارے میں تمام تنخواہ کے مسائل کے لئے علیحدہ فائل برقرار رکھنا چاہتے ہیں.
• ملازم طبی فائل: 1996 کے وفاقی ہیلتھ انشورنس پورٹیبلٹی اور اکاؤنٹیبلٹی ایکٹ (ایچ آئی پی اے اے) کو ملازمین کو خفیہ طور پر ملازم طبی ریکارڈ کی حفاظت کے لئے ضروری ہے.
• I-9 ملازمین فارم: آپ کو ان ملازمتوں کے لئے ایک علیحدہ فائل کو برقرار رکھنے کی ضرورت ہے جس میں I-9 فارموں کے بعد سے آپ سرکاری ملازمت نہیں چاہتے ہیں، جو مختلف قسم کے حالات کے تحت ان فارم کو چیک کرنے کے اہل ہیں، اپنے مرکزی، خفیہ ملازمت کے اہلکاروں کی فائلوں کو دیکھتے ہیں..

کارکن فائلوں پر ملازم تک رسائی

ملازمتوں کو انسانی وسائل کے عملے کے رہنمائی اور نگرانی کے تحت ان کے ملازمت کے عملے کی فائلوں تک رسائی حاصل ہے. ملازمت کے اہلکار فائلوں کو آجر کا ملکیت سمجھا جاتا ہے جو ان کو برقرار رکھنا اور حفاظت کرنے کا ذمہ دار ہے.

نمونہ کارل فائل فائل

مندرجہ ذیل آپ کی کمپنی میں استعمال کے لئے ایک نمونہ اہلکار فائل کی پالیسی ہے. اس سے مختلف فائلوں پر غور کیا جاتا ہے جو سفارش کی جاتی ہے اور ہر فائل تک رسائی حاصل ہوگی.

نمونہ پالیسی

کمپنی ہر ملازم کے لئے تین ملازم فائلوں کو برقرار رکھتی ہے.

A اہلکار فائل ہر ملازم کے لئے آپ کی کمپنی کا نام برقرار رکھا جاتا ہے. ان پرسنل فائلوں میں خفیہ دستاویزات شامل ہیں اور انسانی وسائل کے عملے کی طرف سے منظم اور برقرار رکھے جاتے ہیں.

اس فائل تک رسائی انسانی حقوق کے عملے تک محدود ہے اور یہ فرض کرتا ہے کہ ہر ملازمت کا مینیجر ملازم کے کام کی کارکردگی سے متعلقہ دستاویزات کے ساتھ اپنی اپنی فائل کو برقرار رکھتا ہے.

ایک اہلکار فائل میں عام دستاویزات میں ملازمت کی درخواست، ایک خاندان کے ہنگامی رابطہ فارم، دستاویزی مضحکہ خیز عمل کی تاریخ، دوبارہ شروع، ملازم ہینڈ بک اور آجر آجر آف آف شیٹس، موجودہ ذاتی معلومات، اور ملازمت کے حوالہ جات شامل ہیں.

تمام اہلکار فائلوں میں ایک ہی دستاویزات موجود نہیں ہیں لیکن ہر اہلکار کی فائل میں کچھ دستاویزات موجود ہیں.

پے رول فائلیں بھی برقرار رہے ہیں؛ پے رول فائلوں میں ملازم کی ملازمتوں، محکموں، معاوضہ میں تبدیلیوں اور اسی طرح کی ایک تاریخ شامل ہے. پے رول فائل تک رسائی مناسب اکاؤنٹنگ اور ایچ آر کے عملے تک محدود ہے.

ایک ملازم طبی فائل بھی برقرار رکھی ہے. طبی فائل کے مواد کسی کو بھی دستیاب نہیں ہیں، اس کے علاوہ انسانی وسائل نامزد کردہ عملے اور ملازم جن کے ریکارڈ فائل میں برقرار رہیں. آپ کی کمپنی کا نام پر)، طبی فائلوں کو اعلی ترین ڈگری محفوظ اسٹوریج اور رازداری حاصل ہوتی ہے.

ایک ملازم اس کے اہلکاروں کی فائل کو معمولی کاروباری گھنٹوں کے دوران انسانی وسائل کے عملے کے شخص سے رابطہ کرکے دیکھ سکتا ہے. کوئی ملازم کسی بھی دستاویز کو اس کے اہلکاروں کی فائل سے تبدیل نہیں کرسکتا یا خارج کرسکتا ہے جو انسانی حقوق کے عملے کے عملے کی موجودگی میں دیکھنا ضروری ہے.

اس نام سے بہی جانا جاتاہےملازم فائلوں، ملازم ریکارڈ، انسانی وسائل فائلوں، دستاویزات

ڈس کلیمر - برائے مہربانی نوٹ کریں:

سوسن ہیاتھ فیلڈ اس ویب سائٹ پر دونوں، درست، عام احساس، اخلاقی انسانی وسائل کے انتظام، آجر اور کام جگہ جگہ مشورہ دینے کے لئے ہر ایک کوشش کرتا ہے، اور اس ویب سائٹ سے منسلک ہے، لیکن وہ ایک وکیل نہیں ہے، اور سائٹ پر مواد، جبکہ مستند، درست اور قانونییت کی ضمانت نہیں ہے، اور قانونی مشورے کے طور پر قائم نہیں کیا جاسکتا ہے.

یہ سائٹ دنیا بھر میں ناظرین اور ملازمت کے قوانین اور قواعد و ضوابط سے ریاست ریاست اور ملک سے ملک تک مختلف ہوتی ہے، لہذا اس سائٹ کو آپ کے کام کے لۓ ان پر بالکل حتمی نہیں ہوسکتی ہے. جب شک میں، ہمیشہ قانونی مشورے یا ریاستی، وفاقی، یا بین الاقوامی حکومتی وسائل سے آپ کی قانونی تشریح کو یقینی بنانے کے لئے اور فیصلے درست ہیں. اس سائٹ پر معلومات صرف رہنمائی، خیالات اور مدد کے لئے ہے.