کتنی دیر تک انسانی ملازم فائلوں کو رکھنا ضروری ہے

انسانی وسائل کے بارے میں بڑی بات یہ ہے کہ ہمارے پاس ٹن کاغذی کام ہے. ٹن اور ٹن اور ٹن. منظور، ان میں سے ایک بہت زیادہ الیکٹرانک ہے، لیکن اصول اب بھی ہے. HR ریکارڈ رکھنے کے لئے کرتا ہے. اور، ہم ان ریکارڈوں کو برقرار رکھنے کی ضرورت ہے، لیکن کتنی دیر تک؟

HR HR ریکارڈ رکھنے کے لئے یہاں بنیادی ہدایات ہیں. یاد رکھیں، اگرچہ، ریاستی قوانین ان ہدایات سے مختلف ہوتی ہیں. اگر ریاستی قوانین اور وفاقی قوانین کا تنازعہ، ہمیشہ کی ضرورت ہوتی ہے جس کی بنیاد پر ریکارڈ رکھی جاتی ہے. کافی عرصہ تک کافی طویل عرصے تک کچھ عرصہ تک برقرار رکھنا بہتر ہے.

ہیکنگ ریکارڈز

آپ کو نوکری پیشکش کرنے کا فیصلہ کرنے کے بعد ایک سال کے لئے آپ کو ان سبھی دوبارہ شروع کرنے، انٹرویو نوٹس، ایپلی کیشنز، اور نوکری پوسٹنگ، اور اپنے درخواست دہندگان کے ٹریکنگ سسٹم کے ذریعہ بھی آپ کی تلاشوں کا ریکارڈ بھی محفوظ کرنا ہوگا. لہذا، اگر آپ کسی درخواست دہندگان سے انٹرویو کرتے ہیں، اور پورے عمل کو تین مہینے تک ڈھونڈنا ہے، تو تک حتمی ملازمت کا فیصلہ یہ نہیں ہوتا ہے کہ گھڑی کو ٹیٹو شروع ہوتا ہے.

تمہیں یہ کرنا کیوں ہے؟ اگر کوئی آپ کے ملازمت کے فیصلے پر کوئی سوال نہیں کرتا تو، آپ کو یہ دکھانے کی ضرورت ہوگی کہ آپ کسی بھی طرح، شکل، یا شکل میں غیر قانونی طریقے سے درپیش نہیں کر رہے تھے. قوانین جیسے امریکیوں کے معذور ایکٹ، عنوان VII، اور بہت سی دیگر قوانین کو آپ کی تعمیل میں آپ کو ظاہر کرنے کی ضرورت ہے. ان ریکارڈوں کو برقرار رکھنے میں آپ کو یہ کرنے میں مدد ملتی ہے.

ڈرگ ٹیسٹ ریکارڈز

اگر آپ کو پہلے سے ملازمت کے لئے منشیات کی جانچ کی ضرورت ہوتی ہے تو، یہ ملازمت کے ریکارڈ کا حصہ ہے، اور آپ کو ایک سال کے نتائج کا ایک نقل رکھنا چاہیے. اگر آپ اضافی منشیات کی جانچ کرتے ہیں، چاہے کام پر کسی واقعہ کی وجہ سے یا بے ترتیب چیک کے حصے کے طور پر، آپ کو ان ریکارڈوں کو بھی ایک سال تک برقرار رکھنے کی ضرورت ہے. تاہم، اگر آپ نقل و حمل کے شعبہ کے محکمے کے تابع ہیں تو، منشیات کے امتحان کے ریکارڈ کے لئے کم از کم ٹائم فریم پانچ سال ہے.

پے رول / ٹائم بیکڈ، وغیرہ

قانون آپ کو تین سال تک ان ریکارڈوں کو برقرار رکھنے کے لئے ضروری ہے، لیکن حالیہ قوانین کا مطلب ہے کہ یہ آپ کے لئے طویل عرصہ تک آپ کو برقرار رکھا جائے گا. آپ ایک ریکارڈ کو برقرار رکھنے کے لئے چاہتے ہیں کہ ہر ملازم کو کس طرح ادا کیا جاسکتا ہے، اور آپ نے اپنی کمپنی میں ان کی پوری مدت کے لئے کتنے گھنٹے کام کیا. ملازمین کی پتیوں کے بعد کم از کم پانچ سال تک اپنے ریکارڈ رکھیں.

مستحکم ملازمین کے لئے، آپ کو وقت کے ریکارڈ کو برقرار رکھنے کی ضرورت نہیں ہے، کیونکہ ان کی تنخواہ اسی وقت ہوتی ہے جب تک گھنٹوں کی تعداد میں کام نہیں ہوتا. تاہم، اگر آپ نے کسی ملازم کو غلط طور پر غلط قرار دیا ہے تو وہ غیر مستحکم ہونے کے بعد، ان گھنٹوں کو ریکارڈ کیا گیا ہے کہ آپ ریکارڈ شدہ اضافی ادائیگی کے لئے ریکارڈ کرسکتے ہیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کس طرح کمپنی کی تنخواہ کا حساب دیتی ہے. مثال کے طور پر، آپ کو یہ معلوم کرنا ہوگا کہ آیا یہ براہ راست تنخواہ ہے، تنخواہ کے علاوہ کمیشن، اضافی وقت، ٹکڑا، یا براہ راست گھنٹہ ادا.

آپ کو یہ صرف ادا کرنے اور ٹیکس کے سوالات کے لئے کرنے کی ضرورت نہیں ہے، لیکن بہت سے دوسرے فیصلے گھنٹوں کی تعداد پر کام کرتے ہیں. مثال کے طور پر، FMLA کے لئے اہلیت ایک سال میں کام کی گھنٹوں کی تعداد پر منحصر ہے. اگر آپ کے پاس ایک دفعہ مستثنی ملازم ہے تو، آپ FMLA کی اہلیت کا تعین کرنے کے لئے وقت کی ریکارڈنگ کی ضرورت پر غور کرنا چاہتے ہیں. آپ کو یہ ثابت کرنے کی بھی ضرورت ہے کہ آپ نے اپنے کاموں کو اپنے گھنٹوں کے لئے ادا کیا.

فارم I-9

ملازمت I-9 فارم کو برقرار رکھنا، آپ کے ملازمین کے ریکارڈ سے الگ الگ ذخیرہ کیا، آپ ملازم کو نوکری اور ایک سال کے لئے روزگار کے خاتمے کے بعد، جس کے بعد بھی بعد میں.

صحت / پنشن فوائد معلومات

آپ کو کم سے کم چھ سال تک اپنے تمام فوائد کے لئے آپ کے منصوبوں کے ریکارڈ رکھنے کی ضرورت ہے. عدالتوں نے یہ فیصلہ کیا ہے کہ اگر ایک ملازم آپ کو تسلیم کرے تو کہتا ہے کہ وہ اعلی پنشن کا مستحق ہے، مثال کے طور پر، یہ یہ ثابت کرنے کے لئے نجر کی ذمہ داری ہے کہ وہ زیادہ محتاج نہ کریں، ملازم کی ذمہ داری نہیں کہ وہ ثابت کرے. ان سبھی خلاصہ منصوبہ کی تفصیلات رکھیں.

اگر آپ کے سابق ملازمین ہیں جو COBRA کے اہل ہیں، تو ان کے صحت کے فوائد کو بڑھانے کے لۓ، آپ کو ان سالوں کو صرف چھ سال تک محفوظ رکھنے کے لئے بھی برقرار رکھنا چاہیے. قانون برقرار رکھنے کی وضاحت نہیں کرتا ہے، لیکن اس سے ملازم ریٹائرمنٹ انکم سیکیورٹی ایکٹ (ERISA) کے تحت درخواست دے سکتا ہے، یہ قانون چھ سال کے لئے برقرار رکھنے کی ضرورت ہے. محفوظ طرف رہنے کے لئے، ان ریکارڈوں کو مت چھوڑیں.

FMLA ریکارڈز

جب ملازم FMLA کی درخواست کرتا ہے، تو آپ کو اس کاغذ کی راہ میں رکھنا پڑتا ہے، یہاں تک کہ اگر آپ کو تین سال کے لئے جانے سے انکار ہو. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ ہر ملازم کی چھٹی کا سراغ لگاتے رہیں گے - جب یہ شروع ہوا اور کتنا وقت استعمال کیا جاتا ہے. اگر ملازم منسلک FMLA ہے تو، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ ہر چھوٹ کو ٹریک کریں اور استعمال ہونے والے گھنٹوں کی تعداد درج کریں. تاریخوں اور گھنٹوں کی تعداد دستاویز کی جانی چاہئے. یاد رکھو، ایک دن میں چند گھنٹوں یا ایک ہفتے میں چند دن کے لئے وقفے کی چھٹی کا استعمال کیا جا سکتا ہے. یہ سب دستاویز کریں اور ان ریکارڈ کو برقرار رکھیں.

یاد رکھیں، یہ جامع فہرست نہیں ہے اور فیڈرل قوانین کو صرف لاگو ہوتا ہے. آپ اضافی ریکارڈ برقرار رکھنے والے قوانین کے تابع ہو سکتے ہیں، مثال کے طور پر، آپ ایک وفاقی ٹھیکیدار ہیں یا آپ کے ریاست مختلف معیارات ہیں. جب شک میں، اسے باہر نہ پھینک دیں.

آپ سوسائٹی آف انسانی وسائل مینجمنٹ (SHRM) میں ریکارڈ رکھنے اور لازمی رپورٹنگ کے بارے میں اضافی وسائل تک رسائی حاصل کرسکتے ہیں.

ڈس کلیمر: براہ کرم نوٹ کریں کہ فراہم کی گئی معلومات، جبکہ مستند، درستگی اور قانونییت کی ضمانت نہیں دی جاتی ہے. یہ سائٹ ایک عالمی دنیا کے سامعین کی طرف سے پڑھا جاتا ہے، اور روزگار کے قوانین اور قواعد و ضوابط ریاست سے ریاست اور ملک سے ملک میں مختلف ہوتی ہیں. برائے مہربانی قانونی مدد، ریاست، وفاقی، یا بین الاقوامی حکومتی وسائل سے مدد حاصل کریں، اپنی قانونی تشریح کو یقینی بنائیں اور آپ کے مقام کے فیصلے درست ہو. یہ معلومات رہنمائی، خیالات، اور مدد کے لئے ہے.