ملازمین ریکارڈز ملازمین کو برقرار رکھنا چاہئے

جاننا چاہتے ہیں کہ ملازمت کو نرس کے طور پر برقرار رکھنے کے لئے ریکارڈ کیا ہے؟ ملازم ہر ملازم کے لئے چار ملازمت ریکارڈ فائلوں کو برقرار رکھتا ہے. اضافی طور پر، نوکری کے تمام ملازمتوں کے لئے ملازمت کی ریکارڈ فائلوں کو برقرار رکھتا ہے.

ملازم ریکارڈز کی کارل فائلیں

ہر ملازمت کے لئے ایک اہلکار کی فائل برقرار رکھی جاتی ہے. ان پرسنل فائلوں میں خفیہ دستاویزات شامل ہیں اور انسانی وسائل کے عملے کی طرف سے منظم اور برقرار رکھے جاتے ہیں. کارل فائلوں کو ملازمت، ملازم، اور ملازم کے مینیجر کی طرف سے استعمال کیا جاتا ہے، کچھ کمپنیوں میں، اہم ملازم ریکارڈ ہیں.

دوسروں میں - اور یہ سفارش کردہ نقطہ نظر ہے - ملازمین کے اہلکاروں کی فائل تک رسائی تک رسائی HR اور محدود ملازم نگرانی کے تحت ہے.

ایک اہلکار فائل میں عام دستاویزات میں ملازمت کی درخواست، ایک خاندان کے ایمرجنسی رابطہ فارم، دستاویزی مضحکہ خیز عمل کی تاریخ، دوبارہ شروع، ملازم ہینڈ بک رسید ملازم کا دستخط، آجر کو دستخط کرنے کے دستخط، اختتامی تشخیص، نوکری تشخیص، یا کارکردگی میں شامل ہیں ترقیاتی منصوبہ، ٹریننگ سرٹیفکیٹ اور حاضری ثبوت، اور ہر ملازم کے بارے میں موجودہ ذاتی رابطہ کی معلومات.

تمام اہلکار فائلوں میں ایک ہی دستاویزات موجود نہیں ہیں لیکن ہر اہلکار کی فائل میں کچھ دستاویزات موجود ہیں. کسی ملازم کی کارکردگی کا دستاویزی اہلکاروں کی فائل میں نہیں ہے جب تک کہ اس نے نظم و ضبط کی کارروائی، ایوارڈ، یا بقایا کامیابی حاصل کرنے کا کوئی دوسرا معاہدہ نہیں کیا. اس طرح کے روزانہ کی کارکردگی کا نوٹ فائل میں ہے کہ مینیجرز اپنے ملازمین کی کارکردگی، اہداف اور شراکت کو برقرار رکھے ہیں.

ملازم ریکارڈز کے پے رول فائلیں

پے رول فائلوں کو ملازم ریکارڈ بھی برقرار رکھتا ہے. پے رول فائلوں میں ملازم کی ملازمتوں، محکموں، معاوضہ کی تبدیلیوں، گارنشیات، قرضوں، اور ملازمت ادا کرنے اور ملازم کی معاوضہ کی تاریخ کا ایک نقل رکھنے کے لئے ضروری دیگر معلومات کی تاریخ ہے.

پیروال فائل میں سرکاری فارموں جیسے ڈبلیو، ڈبلیو، 4، اور سوشل سیکورٹی جیسے ملازمین کی طرف سے بھرا ہوا دستاویزات کی تاریخ بھی شامل ہوگی. فائل میں ملازم کے فوائد کے بارے میں معلومات اور ملازم پنیچ سے ادائیگیوں کو واپس لینے کی اجازت بھی ہوگی.

ملازمین کی طبی فائلیں

ملازمت کی طرف سے ایک ملازم طبی فائل بھی برقرار رکھی جاتی ہے. طبی فائل میں ملازم کا ریکارڈ کسی کو بھی دستیاب نہیں ہے، اس کے علاوہ انسانی وسائل نامزد کردہ عملے اور ملازم جن کے ریکارڈ فائل میں برقرار رہیں. طبی فائلوں میں ڈاکٹر کے نوٹ، FMLA درخواست کا کاغذ، منشیات کی جانچ کی معلومات، ضروری جسمانی معلومات، اور دیگر ایسے دستاویزات شامل ہیں جو ملازم یا اس کے خاندان کے رکن کے طبی صحت سے متعلق ہیں.

ملازمین کی ریکارڈ کی رازداری کی وجہ سے میڈیکل فائلیں، اعلی درجے کی محفوظ اسٹوریج اور رازداری حاصل کرتی ہیں. یہ سفارش کی گئی ہے کہ طبی فائلوں کو بند شدہ فائل دراز میں رکھنا چاہیے جس میں ایک کمرے میں بند کر دیا گیا ہے جو انسانی حقوق کے نامزد کارکنوں کے علاوہ ملازمین تک رسائی حاصل نہیں ہے.

ملازمت کی ریکارڈز I-9 فائلیں

I-9 فائلیں گھر کے ملازم کا ریکارڈ ہے جو تمام ملازمین کو ایک فائل میں برقرار رکھے ہیں جو دوسرے ملازم کے ریکارڈ سے علیحدہ ہیں. ملازمین کو ملازمت I-9s کا جائزہ لینے کے لئے اختیار کرنے والے سرکاری حکام اور دیگر اداروں سے ملازم کی رازداری کو برقرار رکھنے کے لئے اس کے ملازم کا ریکارڈ دوسرے ملازم کے ریکارڈ سے الگ رکھتا ہے.

علیحدہ مقام میں I-9s کو برقرار رکھنا یہ یقینی بنائے گا کہ اگر آپ فیڈرل I-9 فائل کا جائزہ لے رہے ہیں، تو سرکاری ملازمین کو ملازمین یا اس کے روزگار کے بارے میں کسی دوسرے ریکارڈ تک رسائی حاصل نہیں ہوگی، I-9 فارم. یہ تحقیقات ہر سال بڑھتی جارہی ہیں تاکہ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے ملازمین نے I-9 فارموں کو مناسب طریقے سے بھرایا ہے یا آپ جین کے تابع ہوسکتے ہیں اور ممکنہ طور پر جیل کے وقت ہوسکتے ہیں.

ملازمتوں کے ملازمین کی ریکارڈ تک رسائی

ملازمتوں کو عام کاروباری گھنٹوں کے دوران انسانی وسائل عملے کے شخص سے رابطہ کرکے اپنے ملازم کا ریکارڈ دیکھ سکتا ہے. کوئی ملازم کسی بھی دستاویز کو اپنے ریکارڈ میں تبدیل نہیں کرسکتا یا خارج کرسکتا ہے جو انسانی حقوق کے عملے کے عملے کی موجودگی میں دیکھنا ضروری ہے.

آپ کو اپنے ملازمت کے دستی کتاب میں ملازمت کے اہلکار دیکھنے کی پالیسی ریکارڈ کرنے کی ضرورت ہے اور ان کی فائلوں کو دیکھنے کے لئے ملازم کی درخواستوں کے بارے میں انفرادی طور پر عمل کریں.

اگر ملازمت آپ کے ملازمت کو چھوڑنے کے بعد ان کے اہلکاروں کے ریکارڈ کی نقل کا ایک تحریری درخواست بھیجتا ہے، تو آپ انہیں ایک کاپی بھیجنے کی ضرورت ہے.

کبھی کبھار، آپ ایک ملازم کا سامنا کریں گے جو شکایات سے متعلق ہیں کہ ان کے انسانی وسائل کے شعبے کے ذریعہ کس قسم کا ملازم ریکارڈ برقرار رکھا جائے. یہ ایسے ملازمین ہیں جو زیادہ تر ان کی ملازم فائلوں کی ایک نقل کی درخواست کر رہے ہیں. پھر، بغیر امتیازی سلوک، فائل کا ایک کاپی بنانا اور اسے بھیج دیں. (آپ کو یہ ممکنہ رائے ملے گی کہ ملازمت حیران کن ہوجائے گی کہ انسانی حقوق کے عملے کو کیسے برقرار رکھا گیا ہے.)

کچھ دائرہ کار میں، فائل کو ڈپلیکیٹنگ اور فائل بھیجنے کے اخراجات کے لئے ملازم کو چارج دینے کے لئے حلال ہے.