پراجیکٹ مینجمنٹ میں ایگزیکٹو قیادت کی مدد حاصل کریں

پراجیکٹ مینیجرز کو مشکل کام ہے. ان کے کردار کی نوعیت کے مطابق، وہ ایک نئی ٹیم کے حصول اور کامیاب ہونے کے لئے مؤثر ٹیم بنانے کے لئے ذمہ داری قبول کرتی ہیں. کیونکہ منصوبوں کو ایک فرم میں کئے گئے تمام کاموں میں شامل ہے، بشمول عارضی اور منفرد پہلوؤں سمیت، روزمرہ آپریشن کے معمول سمیت، ہر پروجیکٹ ایک نیا ایڈونچر ہے.

حقیقت میں شامل کریں کہ منصوبوں کو ہم کس طرح جدید بناتے ہیں؛ ہم کس طرح حکمت عملی پر عملدرآمد کرتے ہیں اور ہم اپنے تنظیم کے بنیادی ڈھانچے اور صلاحیتوں کو کیسے تشکیل دیتے ہیں، یہ واضح ہے کہ سینئر رہنماؤں کو ان کی فرم کے منصوبے کے مینیجرز کی حمایت کرنے کے لئے اپنی طاقت میں سب کچھ کرنا ہوگا.

پراجیکٹ کی کامیابی کو فروغ دینے کے سب سے اہم عوامل میں سے ایک مؤثر، مصروف انتظامی اسپانسر کی موجودگی ہے. یہ پوزیشن طویل عرصے سے صنعت کے مطالعہ میں منصوبے کی کامیابی کے ساتھ منسلک کردی گئی ہے، لیکن ابھی تک اسپانسر شپ کے ارد گرد حقیقی طریقوں سے متعلق ادب کا جائزہ لینے کا اشارہ ہے کہ ہمارے تنظیموں میں اسپانسر کردار کی موجودگی اور طرز عمل کو ادارہ کرنے کے لۓ ہمارا طویل راستہ ہے. تھوڑا سا سیاق و سباق مناسب ہے. سب سے پہلے، ہم اسپانسر کی بنیادی ذمہ داریوں کا جائزہ لیں.

پراجیکٹ کے ایگزیکٹو اسپانسر کے بنیادی ذمہ داریاں

• منصوبے کے نتائج کے ذمہ دارانہ فرض کریں. (یہ نقطہ اکثر اکثر پروجیکٹ مینیجر کے ساتھ مشترکہ ذمہ داری کے طور پر بیان کیا جاتا ہے.)
• اس منصوبے کے چارٹر منصوبے مینیجر اور کور ٹیم کے اراکین پر اتھارٹی اختیار کرتے ہیں.
• وسائل اور نمائش کے لئے پروجیکٹ ٹیم کی مدد کریں.
• مؤثر ٹیم کے اقدار کی موجودگی اور سپورٹ کو یقینی بنائیں، بشمول احتساب اور شفافیت سمیت.
• غیر معمولی مشکلات کے سامنا ٹیم کی مدد کریں.
• کوچ منصوبے کے مینیجر.
• تنظیمی مداخلت کے خلاف پروجیکٹ ٹیم کی حفاظت کریں.

کیا ہوتا ہے جب ایگزیکٹو اسپانسر تصویر سے باہر ہے

ایک معاون ایگزیکٹو اسپانسر کی غیر موجودگی میں، سب سے اوپر ذمہ داری پہلے ہی بوجھ کے منصوبے کے مینیجر کو گرتی ہیں، جو عام طور پر ان کاموں کو پورا کرنے کے لئے بینڈوڈھ اور سیاسی ساتھی کا فقدان نہیں رکھتے ہیں. ایک مؤثر اسپانسر کی کمی پراجیکٹ کے مسائل کے خطرے کو بڑھاتا ہے، بشمول لیکن محدود نہیں: ناکامی، وقت کے خلاف سب سے کم کارکردگی، لاگت اور معیار کے اہداف اور بڑھتی ہوئی ٹیم کی خرابی.

بس نے کہا، ایک موثر ایگزیکٹو سپانسر کی موجودگی ایک مثبت فرقہ سازی ہے جس کے نتیجے میں ہمارے کامیاب ترین عارضی اور منفرد پہلوؤں کو کامیاب کامیابی حاصل کرنے کے لئے پیچیدہ کام ہے. کردار کی واضح اہمیت کو دیکھتے ہوئے، یہ سمجھنا مناسب ہے کہ زیادہ سے زیادہ اداروں نے ان کے کام کو عارضی طور پر ایگزیکٹو اسپانسرز کے ساتھ لے لی ہے. افسوس سے، حقیقی دنیا میں خرچ ہونے والے تھوڑا سا وقت دوسری صورت میں پیش کرتا ہے.

ہمارا ادارے کیسے ایگزیکٹو اسپانسر کا کردار ادا کرتے ہیں میں ایک جھلک

پراجیکٹ مینجمنٹ میں گریجویٹ مینجمنٹ انسٹرکٹر کے طور پر، میں اپنے طلبا کے آجروں کے پراجیکٹ مینجمنٹ کے بارے میں باقاعدہ میٹروپولیٹن کے علاقے کے بارے میں باقاعدگی سے اچھی نصیحت کرتا ہوں. فارچیون سے 100 کمپنیاں چھوٹے، کاروباری آغاز کے لۓ اور غیر منافع بخش تنظیموں کی نمائندگی کرتی ہیں، ہماری تنظیموں کا ایک حصہ ہے.

حالانکہ اس دورے میں توقع کی جا سکتی ہے کہ پراجیکٹ مینجمنٹ کے طریقوں کو اچھی طرح سے قائم کیا جاسکتا ہے کہ زیادہ تر اداروں کو ایگزیکٹو سپانسر کے کردار کے ارد گرد بالغ طریقوں کو ظاہر کرے گا، حقیقت میں، صورتحال بالکل برعکس ہے. ان شعبوں میں ایگزیکٹو اسپانسر کی کردار کے بارے میں اپنے سالانہ غیر رسمی سروے سے کچھ غیر سائنسی نتائج:

• اوسط، پچاس فیصد سے زائد طلباء نے اپنی فرم کی وضاحت کی ہے کہ وہ باقاعدگی سے انتظامی اسپانسر کے ارد گرد کوئی روایتی عمل نہیں کرتے.
• کچھ کمپنیوں کو اسپانسر کے کردار اور ذمہ داریوں کے لئے کسی بھی رسمی تربیت یا معیاری وضاحت نہیں ہے.
• میرے ابھی تک ایک طالب علم کی رپورٹ نہیں ہے کہ اس کی فرم ان کے ایگزیکٹو سپانسرز کے لئے تربیت فراہم کرتی ہے.
• پروجیکٹ کی کامیابی کے لئے سپانسر کی احتساب پر تھوڑا مستقل معاہدہ ہے.
• جب طالب علم ان کے اداروں میں ان کے اطمینان کی کارکردگی اور حمایت کے ساتھ پروجیکٹ مینیجرز کو ان کے اسپانسر کے ساتھ انٹرویو کرتے ہیں تو سروے والے سروے میں سے زیادہ تر مایوسی کا اظہار کرتے ہیں.

انڈسٹری ایسوسی ایشنز اور نجی مشاورتی اداروں سے زیادہ رسمی سروے کی ایک جائزہ میرے طلبا سے ان پٹ کی عام توثیق کو مضبوط کرتی ہے. اور جبچہ ایگزیکٹو اسپانسر کی موجودہ حیثیت کو بہتر بنانے کے لئے کمرے چھوڑ سکتا ہے، منصوبے کے مینیجرز کو ان کی ابتداء کے ساتھ آگے بڑھانے کے لئے کوئی اختیار نہیں ہے. تاہم، کچھ اقدامات ہیں کہ پروجیکٹ مینیجرز انتہائی ضروری ایگزیکٹو سپورٹ کو بھرنے کے لۓ لے سکتے ہیں.

اپنے پروجیکٹ کے لئے ایگزیکٹو سپورٹ کیسے حاصل کریں

1. اسپانسر کو بھرپور کریں. اگر آپ کے منصوبے میں آپ کی فرم کے لئے اسٹریٹجک اثرات ہیں، یا تو براہ راست صارفین کے لئے یا غیر مستقیم طور پر گاہکوں کے معاونت میں زیادہ موثر اور مؤثر اندرونی سرگرمیوں کو فعال کرکے، آپ کو ایک سپانسر کو بھرنے کی ضرورت ہے. منصوبے کی اہمیت کو مضبوط بنانے اور مدد کے لئے طلب کرنے کے لئے آپ کی رپورٹ سے مینیجر یا آپ کے پراجیکٹ مینجمنٹ آفس کے سربراہ سے براہ راست کام کریں. اوپر کی شناخت کے طور پر اسپانسر کی کردار اور ذمہ داریوں پر زور دیتے ہیں، اور صنعت کی تحقیق پر زور دیتے ہیں جو منصوبے کامیابی اور مؤثر اسپانسر سے متعلق ہے.

1. اپنے اسپانسر کو تربیت دیں. کردار کو اسٹریٹجک، ٹاکٹیکل یا ایک شخصیت کے طور پر کردار پر زور دیں. زیادہ سے زیادہ ایگزیکٹوز ان کی ذمہ داریوں کے لۓ کسی اسپانسر کے کردار کے لۓ باقاعدگی سے تربیت یا حتی کے تناظر میں نہیں آتے. جب آپ کسی ایگزیکٹو کو تربیت دینے کے کسی حد تک عجیب کردار میں ہیں، تو ان میں سے اکثر لوگ آپ کے تناظر اور رہنمائی کی تعریف کریں گے. جب آپ کے ایگزیکٹو سپانسر بورڈ پر بورڈنگ کرنے کے لۓ احتساب، اقدار کو فروغ دینے اور ٹیم کے تحفظ کو اپنے بنیادی توجہ دینا چاہئے.
2. مؤثر طور پر آپ کے اسپانسر کو مشغول اور شامل کرنا. بہترین پروجیکٹ مینیجر / ایگزیکٹو اسپانسر تعلقات انتہائی انٹرایکٹو ہیں. دونوں جماعتوں کے لئے منصوبے کی سرگرمیوں کو اپ ڈیٹ کرنے کے ساتھ ساتھ عارضی طور پر پرچم لگانے اور جواب دینے کے لئے واضح مواصلاتی پروٹوکول قائم کرنا ضروری ہے. پروجیکٹ مینیجر کو سودے اور ٹیم کے اجلاسوں میں شرکت کرنے کے لئے وقتی وقت سے حقیقی دلچسپی ظاہر کرنے اور ٹیم کے کامیابیوں کے لئے تنظیم کو فعال صحافیوں کے طور پر کام کرنے کے لئے ایگزیکٹو اسپانسر کی حوصلہ افزائی کرنا چاہئے.

1. اپنے اسپانسر سے کوچنگ کی مدد کے لئے پوچھیں. آپ کو اس سے بہتر تجربہ کار اور مثبت آراء اور آپ کی کارکردگی پر کوچنگ کی پیشکش کرنے سے کہیں زیادہ تجربہ حاصل کرنے کے لئے ہمیشہ مددگار ثابت ہوتا ہے. اپنے اسپانسر کو بتائیں کہ آپ کو آپ کے ڈرائیو میں بہتر بنانے کے لئے یہ ان پٹ کا خیرمقدم ہے، اور جب یہ موصول ہوا ہے تو اسے بھروسہ کریں.
2. بڑے مسائل کے لئے اسپانسر کو احتیاط سے فائدہ اٹھائیں. ہوشیار رہو پر تاکیدی مسائل پر آپ کا اسپانسر بہت زیادہ نہیں دیکھنا یا علاج کرنا. آپ کے اسپانسر کے سب سے زیادہ اور بہترین استعمال وسائل کو محفوظ بنانے میں مدد کے لئے ہے؛ پراجیکٹ ٹیم کے وسیع ترجمان کے گروپ کے ترجمان کے طور پر خدمات انجام دے رہے ہیں اور آپ کو ضروری ٹیم کے اقدار کو مضبوط بنانے میں مدد ملتی ہے. ایک توازن عمل ہے کہ پروجیکٹ مینیجر ٹیم کے سرگرمیوں میں اسپانسر ڈرائنگ پر غور کرتے وقت احترام کرے.

نیچے کی سطر

ایگزیکٹو سپانسر کا کردار پہیلی کے اہم ٹکڑے ٹکڑے میں سے ایک منصوبے کے اقدامات کے لئے کامیابی کے لئے ہے. کامیاب منصوبے مینیجرز کو یہ سمجھتا ہے کہ یہ کردار کتنا اہم ہے اور صحیح سطح اور شدت پر ایگزیکٹو سپورٹ حاصل کرنے کے لئے کام. اگر سپانسر کا کردار غیر حاضر یا غیر واضح ہے تو، آپ کو آپ کے ایگزیکٹو اسپانسرز کو بھرتی اور تربیت دینے کے لۓ آپ کو کامیابی، کامیابی کے لئے آپ کی ٹیم اور آپ کی فرم کی مدد کرنے کے لۓ لے لو.