پراجیکٹ مینجمنٹ کے بنیادی اوزار کے ساتھ ایک پراجیکٹ کی منصوبہ بندی کریں

کام کی ہماری دنیا میں تیزی سے منصوبوں کی دنیا ہے. پروجیکٹ یہ ہے کہ ہم کس طرح نئی مصنوعات تیار کرتے ہیں، اسٹریٹجک اقدامات انجام دیں اور کسی تنظیم میں نئی ​​چیزیں کریں.

تعریف کے مطابق، باقاعدگی سے آپریشن کی سرگرمیوں کے برعکس منصوبوں عارضی اور منفرد اقدامات ہیں. جبکہ بہت سے اداروں نے تربیت یافتہ، سندھ پروجیکٹ مینیجرز پر ان کی ابتدا کی قیادت کرنے پر انحصار کیا ہے، جبکہ تمام پیشہ ور افراد کے لئے پراجیکٹ کی مہارت میں اضافہ ہوتا ہے. یہ مضمون پروفیشنل پروجیکٹ مینیجرز کے لئے اتنی اچھی طرح سے کام کرنے والے طریقوں کو اپنانے میں دلچسپی رکھنے والے کسی بھی پیشہ ورانہ منصوبے کی منصوبہ بندی کرنے کے لئے ایک تعارف پیش کرتا ہے.

وقت کو صحیح طور پر وضاحت کریں اور اپنے پروجیکٹ کی منصوبہ بندی کریں

پراجیکٹ مینیجرز کو سمجھتے ہیں کہ مجموعی منصوبہ بندی کا ایک بڑا حصہ منصوبہ بندی میں خرچ کیا جاتا ہے. ہم میں سے بہت سے کام کو شروع کرنے کے لئے جلدی کرنے کی ایک رجحان ہے، جس میں منصوبوں کی دنیا میں ان میں سے ایک میں سے ایک میں سے ایک "اس کے اپنے آپ کو" خوردہ فروشوں سے خریدا فرنیچر کے اس نئے ٹکڑے پر ہدایات کو پڑھنے کی چھلانگ کی طرح ہے. امکانات ہیں، ہدایات کو پڑھنے کے بغیر کام کرنے کی جلدی آپ کی کوشش میں کچھ نقطہ نظر میں کچھ سنجیدہ مسائل پیدا ہو جائے گا.

کام میں براہ راست جلدی کرنے کے بجائے چند اہم مسائل کو حل کرنا ضروری ہے:

1. تم بالکل کیا بنا رہے ہو؟ جتنا ممکن ہو سکے مخصوص.
2. جب اسے مکمل کرنا ہوگا؟
3. کیا وسائل (لوگ، سامان، اور بجٹ) آپ کو اس منصوبے کو پورا کرنے کے لئے تک رسائی حاصل ہے؟

مندرجہ بالا تین اشیاء دائرہ کار بیان کے بنیادی اجزاء ہیں. ہر پروجیکٹ مینیجر نے کام شروع کرنے سے پہلے پیش رفت کو واضح کرنے کے لئے کام کیا ہے.

کمپنی چھٹیوں کی پارٹی نوٹیفکیشن سکوپنگ

مندرجہ بالا کمپنی چھٹی پارٹی کے لئے ایک نمونہ گنجائش بیان درج ذیل ہے:

ہمارا مقصد 100 کمپنیوں اور دسمبر کے اختتام سے قبل ان کے اہم دوسروں کے لئے ایک کمپنی کی چھٹی پارٹی کی منصوبہ بندی اور ترسیل کرنا ہے. ہماری منصوبہ بندی اور تعاون میں سی ای او کی نگرانی کے ساتھ 4 ممبر کمیٹی شامل ہوگی.پارٹی میں ایک کھلا بار، چڑھایا کھانا، میٹھی اور تفریح ​​شامل ہے.

اس سادہ لیکن اہم بیان کو تیار کرنے کے لئے وقت لگانے کے لۓ صرف اس منصوبے میں ملوث ٹیم کے لئے طاقتور رہنمائی پیش کرتا ہے. ہر کوئی منصوبے کی فطرت، وقت کے فریم، وسائل اور بجٹ کو سمجھتا ہے.

کام کے ڈسکریٹ بلاک کے نیچے دائرے کو توڑیں

پراجیکٹ مینیجرز نے کسی کام کی خرابی کا ڈھانچہ کہا جسے واضح، قابل عمل شرائط میں بیان کیا جاسکتا ہے، اس منصوبے کے تمام کاموں کو جو کسی خاص وقت کے کسی فریم میں مکمل کرنا ہوگا. آپ کی صورت حال میں، کام کی خرابی میں شامل ہوسکتا ہے:

• مقام کی شناخت کریں.
• کمرے کی دستیابی کی توثیق کریں اور اسے جمع کرنے کے ساتھ بند کردیں.
• کھانے کا انتخاب منتخب کریں.
• بار کی توثیق کریں اور کیا بار شامل ہے.
• میٹھی کے اختیارات کی شناخت کریں.
• کھانے کے انتخاب کے ساتھ دعوت نامہ تخلیق کریں اور تقسیم کریں.
• واپس آنے والے دعوتوں پر مبنی کھانے کے انتخاب کو حتمی شکل دیں.
• تفریح ​​کی قسم پر فیصلہ کریں.
• تفریح ​​کے لۓ اختیارات کا جائزہ لیں اور منتخب کریں.
• ڈائننگ روم سیٹ اپ کی تصدیق کریں.
• مہمانوں کے لئے ٹیبلٹ تحائف خریدیں.
• ایونٹ کو منظم اور فراہمی.

پراجیکٹ مینیجرز وسائل یا ٹائمنگ کے لئے غور کے بغیر اس منصوبے کی اس خرابی کو تیار کرے گی، لیکن زیادہ سے زیادہ دماغ کی شکل میں. ایک بار جب پراجیکٹ کی گنجائش کو حاصل کرنے کے لئے ضروری تمام کام کی نشاندہی کی گئی ہے تو، یہ وقت میں ذمہ داریاں تفویض کریں اور آپ کے ٹیم کے ارکان سے وقت اور لاگت کا اندازہ لگائیں.

کام کی خرابی سے منصوبے کی منصوبہ بندی کی تشکیل

پچھلے صفحے پر شناخت سادہ کام ٹوٹ ڈالنے کے بعد، اب آپ کو ضرور کرنا ہوگا:

• اس بات کی تصدیق کریں کہ منصوبے کی گنجائش کو حاصل کرنے کے لئے تمام اہم اشیاء کی شناخت کی گئی ہے.
• اس بات کی توثیق کریں کہ کون سا کام کرنے والے چیزوں کو سنبھال لیں گے اور ذمے دار ذمہ دارانہ جماعت کے اہم کام کے کاموں کی وضاحت کرنے والی ذمہ دار میٹرکس تشکیل دیں گے.
• درخواست دیں کہ ہر ٹیم کے رکن اپنے کاموں کا جائزہ لیں، وقت اور لاگت کے اندازے، نوٹ کی آخری تاریخوں کی نشاندہی کریں، وسائل کی ضروریات کا خلاصہ کریں اور اس بات کو یقینی بنائے کہ ان کے پاس وہ کام کا اندازہ لگایا گیا ہے جو ان کے لئے ذمہ دار ہیں.

ایک بار جب اوپر کے اقدامات مکمل ہوجائے تو، پروجیکٹ ٹیم کو مناسب ترتیب میں واقعے کے سلسلے میں ترتیب دینے، وسائل یا ممکنہ شیڈولنگ کے چیلنجوں کا مقابلہ کرنے کے لئے مل کر کام کرنا چاہئے. ایک پروجیکٹ مینیجر نے اس مرحلے کو نیٹ ورک ڈایاگرام کی ترقی کے ذریعے مکمل کر کے، اہم راستے کا حساب کرکے اور شیڈولنگ وسائل کا حساب کرکے، اکثر کمپیوٹر سوفٹ ویئر کی مدد سے اس مرحلے کو پورا کیا.

غیر معمولی طریقوں کا استعمال کرتے ہوئے اپنے چھوٹے منصوبے کے لۓ، ایک آسان پوسٹ کے ذریعے اس سلسلے میں اشیاء کو باہر نکالنے کے نقطۂٔٔ نقطۂٔٔٔٔٔٔٔٔٔٔٔٔٔٔ کا اندازہ لگایا جاسکتا ہے. یہ عمل آپ کو ایک عظیم چھٹی پارٹی کی منصوبہ بندی اور فراہمی کے لئے ملوث ہونے والے اقدامات کی مکمل تصویر کو تیار کرنے کے لئے اور آخری تاریخ کو فروغ دینے میں مدد دے گی!

کام شروع کرو

اب اس نے آپ کو اس منصوبے کو مناسب طریقے سے گنجائش کرنے کا وقت لیا ہے، اہم کاموں کی شناخت، کاموں اور اندازہ شدہ وقت اور وسائل کی ضروریات کو تسلیم کرنے کے لئے، آپ ٹیم کو ان کی تفویض ذمہ داریوں پر کام کرنے کے لئے تیار کرنے کے لئے تیار ہیں. غیر رسمی پروجیکٹ مینیجر کے طور پر آپ کا کردار کام کی نگرانی کرنا ہے، ٹیم کے ارکان کی مدد کرنا اور چیلنجوں کی نشاندہی اور حل کرنے میں مدد ملتی ہے. ایک اچھا پروجیکٹ مینیجر باقاعدگی سے ملتا ہے ٹیم کے ارکان کے ساتھ ترقی کی تشخیص اور ابھرتی ہوئی خطرات کی شناخت اور تشریف لے.

نیچے کی سطر

مندرجہ بالا اسی طریقوں سے آپ کے شعبہ یا کاروباری یونٹ میں کسی بھی منصوبے کی صورت حال پر لاگو کیا جاسکتا ہے. ایک واضح گنجائش کی ترقی، کام کی شناخت، وسائل کو تفویض، اندازے اور شیڈول تیار، اور پھر کام کی نگرانی اور کنٹرول. آپ کے کاموں میں پیشہ ورانہ پروجیکٹ مینیجرز کی طرف سے آپ کے طرز عمل کی شناخت اور تعریف کی جائے گی، اور آپ کے نتائج آسانی سے کام کے بغیر اس کے بغیر سوچنے کے بجائے زیادہ بہتر ہو جائے گی.