کام منصوبوں پر تبدیلیوں کا انتظام

پروجیکٹ مینیجرز بہت زیادہ وقت منصوبوں کی پیداوار کرتے ہیں اور ٹیم مقاصد کو قائم کرتے ہیں. اسپانسرز، اسٹیک ہولڈرز اور ٹیمیں اس وقت کام اور رول آؤٹ پروسیسنگ کے سلسلے میں بہت وقت کی تبدیلیوں کو خرچ کرتی ہیں. جگہ پر واضح، آسان تبدیلی مینجمنٹ کے عمل اور بڑے تصویر پر ایک مضبوط آنکھ رکھنے کے باوجود یہاں تک کہ کچھ تفصیلات کی تبدیلی کے طور پر، آگے بڑھنے کے منصوبے کو آگے رکھنے اور آپ کو آپ کے ٹھنڈا رکھنے کے لئے کی اجازت دیتا ہے کی طرف ایک طویل راستہ ہے.

اس تبدیلی کو قبول کرتا ہے

پراجیکٹ مینجمنٹ لائائی سائیکل کے تقریبا ہر موقع پر تبدیلییں ہوتی ہیں. اس تبدیلیوں کو تسلیم کرنے میں ناگزیر ہیں - واقعی، اکثر فائدہ مند - عمل کے حصوں کو بہترین پروجیکٹ مینیجرز کو منصوبہ سازی اور عملدرآمد کے لئے زیادہ تیز رفتار نقطہ نظر اختیار کرنے کی اجازت دیتا ہے. تبدیلیوں کو مؤثر طریقے سے تبدیل کرنے کے لۓ حکمت عملی کرنے کے بعد انعام پر ہر ایک کی آنکھ کو برقرار رکھنے کا سب سے تیز ترین طریقہ ہے، یہاں تک کہ اس کے چہرے میں کبھی کبھی سمت میں مسلسل تبدیلی کیسے لگ سکتی ہے.

ایک مقررہ، منظم تبدیلی مینجمنٹ کے عمل آپ کے عملدرآمد کے نصاب کی کتاب ہے. آپ کی حکمت عملی 'بائبل'. یہ وضاحت کرے گا کہ آپ کے لئے، تجزیہ کرنے والے رہنما کے طور پر جواب دینے کا بہترین طریقہ - یہاں تک کہ مطالبہ کرتا ہے - ترقی کے عمل میں تبدیلی کے لۓ. یہ آپ کو نیویگیشن، فضل سے اور یقین دہانی کے ساتھ، کبھی کبھی متعدد جماعتوں کے حتمی مقاصد کے حصول کے ساتھ متعدد باہمی مشترکہ مناظر میں مدد ملے گی.

تبدیلی مینجمنٹ عمل

تبدیلی کے انتظام کے عمل کو اس طرح لگتا ہے:

• پروجیکٹ پر عمل میں تبدیلی کے لئے درخواست / مطالبہ وصول کریں
• اس منصوبے کے بجٹ پر توجہ مرکوز کے ساتھ تبدیلی کی درخواست / مطالبہ کا اندازہ کریں:
• مواد
• کسی بھی متعلقہ اجازت نامہ
• کام کی میعاد
• وقت ضائع ہوا / حاصل ہوا
• شراکت داروں کو پروجیکٹ کرنے کے لئے تیار کریں اور پیش کرنے کے لئے آپ کی سفارشات کے بارے میں رابطہ کریں.
• آگے بڑھنے کے لئے حصول کے فیصلے کے منظوری یا کمی کو حاصل کریں

چلو میں ان میں سے ہر ایک مرحلے پر نظر آتے ہیں:

پراجیکٹ پر عمل میں تبدیلی کے لئے درخواست / مطالبہ وصول کریں

آپ کو اس منصوبے میں سینکڑوں مختلف طریقوں سے تبدیل کرنے کی درخواست مل جائے گی: ایک میٹنگ میں، ای میل کے ذریعے، فون پر، کوریڈور میں آپ شام کے دفتر سے باہر نکلتے ہیں.مثالی طور پر، آپ کو تبدیلی کی درخواست کے فارم پر معلومات ملے گی، لیکن آپ کو یہ معلوم ہونا چاہئے کہ حقیقی زندگی میں بہت سے اہم اسٹیک ہولڈرز سوچتے ہیں کہ اس طرح کے کاغذات کا کام مکمل کرنے کے منصوبے مینیجر کا کام ہے اور آپ کی کمپنی میں یہ ہوسکتا ہے.

پراجیکٹ میں تبدیلی کی درخواست ٹیمپلیٹ (ایک منٹ میں اس پر مزید) درست طریقے سے اور مناسب طور پر درخواست کے تمام تفصیلات پر قبضہ کرنا چاہئے، تاہم غیر رسمی طور پر وہ آپ کے پاس آتے ہیں. ایک بار جب آپ محسوس کرتے ہیں کہ تمام تفصیلات درست طریقے سے درج کی گئی ہیں، توثیق کے لۓ فارم چلانے والے فارم کو چلائیں کہ تمام نکات کو مکمل طور پر خطاب کیا جارہا ہے.

یاد رکھیں کہ تبدیلیوں کو بھی کام کرنے کے بارے میں بھی ہو سکتا ہے. ہمیشہ اس بات کو تسلیم نہیں کرتے کہ تبدیلیوں میں کام ڈالنے سے متعلق ہے. یہ عمل قطع نظر ہے کہ آپ منصوبے کی گنجائش میں اضافہ یا کمی کر رہے ہیں.

تبدیلی کی جانچ پڑتال کریں

تفصیل میں تبدیلی کی درخواست دیکھیں. آپ اس پر اثرات کا جائزہ لیں گے:

• شیڈول
• دستاویزی
• کام کرنے کی تاریخ اور اب بھی کام کرنا
• بجٹ
• معیار کے اقدامات
• دائرہ کار
• وسائل کی دستیابی

مثال کے طور پر، 5 دن میں سافٹ ویئر کی تبدیلی کا اندازہ لگایا جا سکتا ہے. یہ صرف شیڈول میں 5 دن شامل نہیں کرے گا کیونکہ یہ کسی دوسرے کام کو دھکا دے گا اور اس وقت منتقل ہوجاتا ہے جہاں کلیدی وسائل چھٹی پر ہے. یہ کام بھی منتقل کرنے کی ضرورت ہوگی، لہذا مجموعی طور پر یہ تبدیلی شیڈول میں 8 دن شامل کرے گی. یہ کرنے کے لئے $ 5k لاگت آئے گی، اور اضافی 8 دن ہمیں سپلائر کے معاہدے کے ساتھ دوسرے مہینے میں دھکا دیتا ہے، لہذا وہاں بھی اس پر غور کرنے کی قیمتیں ہیں. معیار کو نئے تبدیلی کو شامل کرنے کے لئے ایک ہی لیکن دائمی تبدیلیوں میں تبدیلی رکھتا ہے.

تمام متعلقہ دستاویزات کو اپ ڈیٹ کرنے کی ضرورت ہوگی بشمول پروجیکٹ کی منصوبہ بندی اور ٹریننگ دستی، جو پہلے ہی شروع ہو چکی ہے.

لہذا بڑی تصویر میں، ایک سادہ 5 دن کی تبدیلی کا اثر پڑتا ہے. عمل درآمد کے فیصلے کرنے سے پہلے تمام متعلقہ عوامل پر غور کرنا ضروری ہے، کیونکہ مکمل تصویر کا نتیجہ تبدیل کر سکتا ہے.

تیار اور پیش کردہ پیش نظارہ

درخواست یافتہ تبدیلیاں یا تبدیلیوں کے مکمل اثرات کو سمجھنے کے ساتھ مسلح، تبدیلی کے قابل عمل کے بارے میں آپ کی سفارشات پیش کرتے ہیں.

کچھ معاملات میں، تبدیلیوں کو لاگو نہیں کیا جائے گا کیونکہ سمجھدار فائدہ لاگت سے کم ہو گا. دوسرے معاملات میں، اضافی کام کرنے کی لاگت کو آفسیٹ کرنے کے لئے کافی فائدہ مل سکتا ہے. دیگر معاملات، اب بھی، منفی اثرات کے بغیر، ناگزیر اور آپ کے کنٹرول سے باہر ہونے والی تبدیلیوں کو ثابت کرے گا، ریگولیٹری یا تعمیل کے مسئلے کے نتیجے میں، یا اندرونی معاملات جیسے تنظیمی بحالی.

فیصلہ

آپ کی اجازت کی حد کے اندر اندر گرنے والے چھوٹے تبدیلیوں کے لۓ، یہ فیصلہ آپ کے ساتھ ہوتا ہے یا تبدیلیوں کو رد کرنا چاہتی ہے (ٹیم سے دائیں ان پٹ کے ساتھ). پراجیکٹ اسپانسر یا پراجیکٹ بورڈ کی طرف سے کچھ بھی بڑا منظور کرنا چاہئے. کسی بھی منصوبے کے آغاز میں جس قسم کے زمرے میں عام طور پر واضح طور پر بیان کیے جاتے ہیں اس کے لئے شرائط.

اس کے نتیجے میں، یہ سب ضروری ہے کہ ان عمل میں شامل ہونے والے عمل میں ملوث رہیں. ترقی کے کسی بھی وقت غیر ملکی ٹیم کے ارکان پورے منصوبے کی سالمیت، اور مستقبل کے کسی بھی تعاون کے ساتھ ساتھ کر سکتے ہیں.

مینجمنٹ ٹولز تبدیل کریں

یہ عمل آسان اور زیادہ سنجیدگی سے بنانے کے لئے بہت سے تبدیلی کے انتظام کے اوزار تیار کئے گئے ہیں. ہر تبدیلی مینجمنٹ ٹول باکس کو مرکزی ہونا چاہئے:

• پراجیکٹ کی گنجائش میں تبدیلی بڑھانے کے لئے مناسب اقدامات کے ذریعے ایک چیک لسٹ یا عمل کا نقشہ چلنے والے اسٹیک ہولڈرز
• ٹیمپلیٹ کی درخواست کی درخواست فارم (نوٹ: اگر آپ کے منصوبوں کو خود کار طریقے سے ورک فلو سے آن لائن کام کرتے ہیں، تو یہ آپ کے ڈومکس کی فہرست میں شامل ہونے کے لئے ایک اچھا خیال ہے)

پروجیکٹ تبدیل درخواست فارم تیار کرنا

پروجیکٹ میں تبدیلی کی درخواست میں شامل ہونا چاہئے:

• تبدیلی کا درخواست کرنے والے شخص کا نام ('درخواست دہندہ').
• ایک منفرد شناختی والا، مثلا تبدیلی نمبر (آپ اپنے آپ کو اس کے بعد میں شامل کر سکتے ہیں کیونکہ یہ امکان نہیں ہے کہ فارم میں استعمال کرنے والے افراد میں سے کسی بھی فرد کو پتہ چل جائے گا کہ یہاں درج کیا جائے گا).
• مجوزہ تبدیلی کی وضاحت، ممکن حد تک زیادہ سے زیادہ تفصیل کے ساتھ.
• تبدیلی کی قسم. مثالی طور پر، درخواست دہندگان کو اس سیکشن سے پہلے سے منتخب کرنے کے قابل ہونا چاہئے تاکہ وہ صرف باکس کو نشان زد کریں. یہ ایک اچھی جگہ ہے کہ نوٹ کریں کہ تبدیلی کی درخواست ریگولیٹری یا داخلی تعمیل سے متعلق ہے - اگر یہ (حقیقی طور پر) ہے، تو آپ پلاننگ اور تشخیصی اقدامات کے بہت سے بینڈ پاس کرسکتے ہیں اور آسانی سے اس کے ساتھ حاصل کرسکتے ہیں.
• تبدیلی کا 'کیوں' اسے لاگو کرنے کے لئے حقائق کیا ہے؟ درخواست کنندہ یہ کیوں چاہتا ہے؟
• منصوبے کے مختلف عناصر میں پیش کردہ تبدیلی کا ممکنہ اثر، وقت، قیمت، معیار، گنجائش سمیت. ہو سکتا ہے کہ درخواست کنندہ سبھی تفصیلات نہیں ہوسکتا ہے تاکہ تبدیلی کی تشخیص کے مرحلے کے ذریعہ آپ کو ان بلاکس میں بھرپور مدد مل سکتی ہے. کم از کم آپ اس نقطہ نظر کے لئے تلاش کر رہے ہیں کیونکہ یہ واضح ہے کہ کیا موجودہ پراجیکٹ پیرامیٹرز میں اضافہ، کمی، یا تبدیل کر سکتا ہے.

تبدیلی فارم کو تبدیل کرنے کے لئے جگہ کے ساتھ آپ کو تفصیلات کے لئے تفصیلات کے بارے میں مزید بحث کی جاسکتی ہے. ایک سانچے میں جگہ بھی شامل ہونا چاہئے:

• فیصلہ تبدیل کریں: قبول، رد یا منظور
• فیصلے (یا گروہ) کے ساتھ فیصلہ کرنے کی تاریخ اور کسی اضافی تبصرے بنانے والے شخص کا نام.

تبدیلی اور پروجیکٹ سکوپ مینجمنٹ

پراجیکٹ گنجائش مینجمنٹ یہ عمل ہے جس میں کامیابی کے منصوبے کو کامیابی کے ساتھ کیا کرنا ضروری ہے اور کیا نہیں ہے اس کے درمیان متنازعہ فلٹر اور ان کو تبدیل کرتا ہے. جب پروجیکٹ تبدیلی کی درخواستیں موصول ہوئی ہیں، اس پر غور کرنا ضروری ہے کہ ان تبدیلیوں کو مجموعی منصوبے کو کس طرح اثر انداز کر سکتا ہے. آپ کے تبدیلی کے انتظام کے عمل میں آپ کو بہتر بنانے میں مدد ملتی ہے، اور سیاق و ضوابط کے اندر وضاحت کیجئے، کیوں تبدیلی یا عملی یا ضروری نہیں ہے.

پراجیکٹ مینجمنٹ باڈی آف علم (پی ایم بیوک گائیڈ) کا ایک گائیڈ - پانچویں ایڈیشن کی کوریج پراجیکٹ میں تبدیل کرنے کا انتظام قابل ذکر ہے کیونکہ یہ آپ کے بارے میں سوچ سکتا ہے جیسے بدیہی نہیں ہے. "PMBOK گائیڈ" پروجیکٹ سکوپ مینجمنٹ سیکشن میں 'کنٹرول سکوپ' کہا جاتا ایک پروسیسنگ کے طور پر بہترین سٹارٹر ہدایات شامل ہیں. تاہم، منصوبوں پر تبدیلی کے انتظام کے عمل کو زیادہ مربوط طریقے سے سنبھالنے کی ضرورت ہے، اور یہ متن میں ظاہر ہوتا ہے. "PMBOK گائیڈ" کے صارفین کو بھی انٹیگریٹڈ تبدیل کنٹرول کنٹرول کے عمل کا حوالہ دینا چاہئے کیونکہ یہ واضح طور پر واضح کرتا ہے کہ ہر چیز بڑے زمین کی تزئین کی شکل میں کیسے ملتی ہے.

PMP بننے کے مقاصد کے لئے، یہ ضروری ہے کہ "PMBOK گائیڈ" تبدیلی کے انتظام کا احاطہ کرتا ہے کیونکہ یہ آپ کی امتحان کا حصہ بن جائے گا. لیکن اس بات کو ذہن میں رکھو کہ آپ کو اصل میں منصوبوں پر استعمال کرنے والے تبدیلی کے انتظام کے عمل کو مربوط، آسان اور عملی عمل کرنے کی ضرورت ہے.

تبدیلی کے ذریعے اپنی ٹیم کی قیادت کریں

منصوبے کی ٹیم کسی بھی منصوبے کی کامیابی کے لئے اہم ہے، لہذا یہ عمل میں تبدیلیوں کا انتظام کرتے وقت فعال طور پر مشغول ہونے میں مدد ملتی ہے.

یہاں 5 طریقوں ہیں جو آپ اپنی ٹیم کی مدد سے جلدی سے منصوبے کے تبدیلی کے انتظام کے عمل کے ساتھ شرائط پر آ سکتے ہیں:

1. تبدیلیوں کے بارے میں کھلے رہیں. اپنی ٹیم کو بتائیں کہ منصوبوں کی توقع کی جاتی ہے.

2. عمل کے بارے میں کھلے رہو. یہاں پر تبادلہ خیال کرنے والی انتظامی عمل ہر ایک کو قدرتی طور پر نہیں آتی ہے. زیادہ سے زیادہ ٹیم کے ارکان کو معلوم نہیں ہوگا کہ جب تک انہیں مشورہ دیا گیا ہے ان کی توقع کی جاتی ہے. ان کے ساتھ عمل کے ذریعے جانے کے لئے ایک بریفنگ قائم کریں، اور ہر ایک کو ان کی کردار پر عملدرآمد میں جانیں.

3. آسان بناؤ. پروجیکٹ تبدیلی اکثر، کنٹرول، افراتفری پر ہے. آپ کو کامیابی سے نیویگیشن کرنے کے لے جانے والے مرحلے میں یہ آپ کے بطور پراجیکٹ مینیجر کے طور پر وضاحت کرتا ہے. آپ کی ٹیم میں تبدیلیوں میں ناکامیاں مل سکتی ہیں - خاص طور پر بڑے یا فیصلہ کرنے والے فیصلوں کو طویل عرصہ سے حل کیا جا سکتا ہے اور طویل عرصے سے اس پر پابندیوں کو سمجھا جاتا ہے. شیڈول غلط ہے، بجٹ مختلف ہوسکتا ہے، ضروریات یقینی طور پر مختلف ہیں.

آپ کی ٹیم کو رہنمائی اور استحکام کے لۓ آپ کو لگ رہا ہے. عمل ان کے لئے ممکن حد تک آسان بنائیں.

4. مدد کرنے کے لئے وہاں رہیں. کام کرنے کا ایک نیا طریقہ کامیابی سے ضم کرنے کا وقت لیتا ہے. اگر آپ نے پہلے سے غیر رسمی راستے میں منصوبے کی تبدیلی کو منظم کیا ہے (یا بالکل نہیں) تو پھر رسمی عمل میں تبدیل ہوسکتا ہے کہ "ہم یہاں کے ارد گرد چیزیں جس طرح سے کام کریں" بنیں. ٹیم کو یہ بتائیں کہ آپ ان کی مدد کرنے کے لئے وہاں موجود ہیں تو وہ آپ کو ماضی میں چلانے کی ضرورت ہے.

5. نہ کہنا مت ڈرنا. تمام تبدیلیاں قابل قبول تجاویز نہیں ہیں. اپنی ٹیم کو آگاہ کریں کہ اگر وہ تبدیلی کے بارے میں سختی محسوس کرتے ہیں تو اس وقت اس منصوبے کے لئے صحیح چیز نہیں ہے کہ آپ اس تبدیلی میں تبدیلی کے درخواست دہندگان کے ساتھ کھڑے ہوں گے.

تبدیلی کو مؤثر طریقے سے انتظام کرنے میں ناکام طریقے سے اس طرح کے سربراہ ہیں جو پراجیکٹ مکمل طور پر ختم ہوسکتی ہے، لہذا. صحیح معلومات اور عمل کے ساتھ مسلح، تمام ملوث افراد کے لئے ایک کنٹرول، ہوشیار اور فائدہ مند راستہ میں پروجیکٹ تبدیلیاں پیش کی جا سکتی ہیں.