6 تجاویز کے بارے میں کس طرح HR بہترین ملازم ملازم شکایات سے متعلق کرسکتے ہیں

انسانی وسائل کے پیشہ ورانہ طور پر، آپ حیران ہو سکتے ہیں کہ کس طرح ملازم کی شکایات کا جواب دینے کے لئے، خاص طور پر اگر آپ ہر روز ایک یا دو دن تک یا کسی ملازم کی شکایات فارم پر پہنچے. صورت حال کی کشش ثقل پر منحصر ہے، آپ اس شکایت کو حل کرنے کے قابل ہو سکتے ہیں اور وہاں یا آپ کو دوسروں کو ملوث کرنے کے لئے ضروری ہوسکتا ہے.

عام شکایات کی مثال

ملازمین کی شکایات سنجیدہ الزامات کے درمیان گامزن چلاتے ہیں جو چھوٹے سے یا کوئی مادہ کے ساتھ سرکاری کارروائی اور غلط سمجھتے ہیں. وہ اکثر ملازم تصورات سے نمٹنے کے باوجود، اور حل کرنے کے لئے نسبتا آسان ہیں.

"میرا مینیجر میرا مطلب ہے. وہ دوسرے ساتھی کارکنوں کے سامنے مجھ پر چڑھاتا ہے اور مجھے اپنا کام کرنے کے لئے بتاتا ہے."

"میرا مالک ہمیشہ اپنے کندھوں کو دیکھ رہا ہے. مجھے یہ پسند نہیں ہے. وہ میری بار بار ٹوٹ جاتی ہے اور دیکھتا ہے کہ میں کیا کرتا ہوں."

"ہماری آخری محکمہ میٹنگ میں، انہوں نے ہمیں بتایا کہ شکایت کے سلسلے میں HR پر جانے کی بجائے حکم کے سلسلے پر عمل کریں."

ملازمت کی شکایات کے بارے میں یہ بات یہ ہے کہ وہ مضحکہ خیز ہیں. مثال کے طور پر، مثال کے طور پر "میرا مینیجر میرا مطلب ہے. وہ میرے ساتھی کارکنوں کے سامنے مجھ پر گلے لگاتا ہے اور مجھے اپنا کام کرنے کے لئے کہا کرتا ہے."

• کیا سپروائزر اصل میں ہے؟ بعض سپروائزر ہیں. دوسروں کا مطلب نہیں ہے وہ صرف مسئلہ ملازمین سے نمٹنے کے ہیں.
• کیا سپروائزر چل رہا ہے یا صرف بول رہا ہے؟ لوگوں کے ساتھ چلنے کا بہت مختلف خیالات ہیں. کچھ لوگ تنقید کے کسی بھی شکل پر لگاتے ہیں. لیکن کبھی کبھی سپروائزرز نے ایسا ہی کیا، اور یہ مناسب رویہ نہیں ہے.
• ملازمت کو اپنے کام کرنے کے بارے میں کیا کہہ رہا ہے؟ کیا وہ بند کر رہا ہے؟ یا منیجر نائٹ پیٹنگ یا غیر واضح ہدایات دینے والا ہے؟ کیا کام ہے "ملازمت" آپ کے فون پر چل رہا ہے ملازم کے بارے میں، یا یہ ایک حفاظت کی خلاف ورزی کے بارے میں ملازم کی شکایت کا جواب ہے؟

یہ ضروری ہے کہ ملازمت کے شکایات کو بہت سخت نہ ہو، کیونکہ آپ کا سب سے اہم کام کاروبار کی مدد کرنا ہے. اگر آپ کسی شکایت کو نظرانداز کرتے ہیں کہ مینیجر چل رہا ہے اور یہ پتہ چلتا ہے کہ مینیجر واقعی سنا رہا ہے، کاروبار بڑھ سکتا ہے یا کاروبار ممکنہ طور پر بڑھ سکتا ہے اور اس سے کاروبار کو نقصان پہنچا سکتا ہے.

لوگوں کو بتانے کے بارے میں احتیاط سے رہو کہ انہیں شکایت کرنے سے پہلے حکم کے سلسلے میں جانا پڑے گا. مثال کے طور پر، ہراساں کرنے کے بارے میں شکایت کرنے کے لئے ایک جنسی ہراساں شدہ خاتون اپنے ناروا سپروائزر کے باس پر آرام دہ محسوس نہیں کر سکتی. اس صورت میں، ہمیشہ چین کی پیروی کرنے کی پالیسی کمپنی کے لئے جاری ہراساں کرنا اور قانونی ذمہ داری کا نتیجہ ہو سکتا ہے.

فیلڈ ملازم شکایت کے بارے میں

ملازمین کے شکایات کو سنبھالا کرنے کے بہت سے نقطہ نظر ہیں، لیکن چھ عام حکمت عملی ممکنہ طور پر ذہنی شکایات کی تحقیقات کے لئے بنیاد بناتے ہیں.

اپنے انتظام / نگرانی ٹیم کو جاننے کے لئے حاصل کریں. آپ کو یہ جاننا ہوگا کہ جین جیل کا شکار ہے، سٹیو سب سے اچھا آدمی ہے لیکن اس کے عملے کو اس کے پورے راستے پر چلنے کی اجازت دیتا ہے، اور کیرن اس کے عملے کے ساتھ چلتا ہے.

آپ انتظامیہ کے عملے کے ساتھ صرف ایک بات کرنے سے اس معلومات کو نہیں مل سکتے. آپ کو اندر اور باہر پاپ کرنے کی ضرورت ہے. ایسا نہیں ہے کیونکہ آپ ان لوگوں کو منظم کر رہے ہیں- آپ نہیں ہیں. یہ ہے کیونکہ آپ کو جاننے کی ضرورت ہے کہ اصل میں کیا ہو رہا ہے.

معلوم کریں کہ واقعی کیا ہو رہا ہے. جب ملازم کا کہنا ہے کہ، "میرا مینیجر ہمیشہ مجھے دیکھ رہا ہے،" اس کا مطلب یہ ہے کہ کیا مطلب ہے. پوچھیں، "جب آپ کہتے ہیں کہ آپ کا مینیجر ہمیشہ آپ کو دیکھ رہا ہے؟" اور "یہ آپ کے لئے کیوں مسئلہ ہے؟" آپ کو پتہ چلا کہ ملازمت صرف چنا رہا ہے.

اس کے بعد، آپ یہ جان سکتے ہیں کہ سپروائزر کسی خاص ملازمت میں غیر مناسب طریقے سے ہور رہا ہے یا ملازم کو مناسب طریقے سے تربیت نہیں دی گئی ہے. جب تک تم پوچھتے ہو آپ کو پتہ نہیں چلتا.

پوچھو، "آپ اس کے بارے میں کیا کرنا چاہتے ہیں؟"کبھی کبھی لوگ صرف وینٹنا چاہتے ہیں. وہ کہنا چاہتے ہیں، "میں مایوس ہوں. میں مردہ کے آخر میں کام کر رہا ہوں، میرا سپروائزر بہت پریشان کن ہے، اور میں کم تنخواہ کے لئے 10 گھنٹے کے دن کام کرنے سے تھکا ہوا ہوں."

لیکن بعض اوقات وہ واقعی ایک مسئلہ کے ساتھ مدد چاہتے ہیں. دو حالتوں کے درمیان فرق کرنا ضروری ہے- لیکن اگر آپ مؤثر طریقے سے ملازم کی شکایات کا جواب دینا چاہتے ہیں تو یہ اہم ہے.

اپنا دروازہ کھلاؤ. ملازمین کی حوصلہ افزائی کرنے کے لئے اپنی اپنی بہتری سے زیادہ مسائل کو حل کرنے کی ایک بڑی پالیسی ہے. ایک ایچ آر مینیجر تھراپسٹ یا والدین نہیں ہے. لیکن اگر آپ لوگوں کو دور کرتے ہیں، تو آپ قیمتی یا اہم معلومات بھی کم نہیں کریں گے. ایک کھلی دروازے کی پالیسی ہمیشہ کی سفارش کی جاتی ہے.

سپروائزر یا مینیجر مطلع کرنے کے بارے میں محتاط رہیں.کبھی کبھی یہ ٹھیک ہے. لیکن ہمیشہ ملازم کو معلوم ہے کہ آپ اپنے سپروائزر کو مطلع کریں گے. اگر تم نہیں کرتے تو وہ دھوکہ دہی محسوس کرے گا. صرف اس وجہ سے کہ ایچ ایچ ڈی مینیجرز نہیں ہیں تھراپسٹ اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ ملازمتوں کو ان سے کل رازداری کی توقع نہیں ہے.

بہت سارے کام کرتے ہیں اور جب وہ دوسری صورت میں تلاش کرتے ہیں. ایسا نہ ہونے دو کبھی کبھی ملازم کہہ سکتا ہے، "نہیں! میرے سپروائزر کو مت بتائیں. "اس صورت میں، آپ کو یہ فیصلہ کرنا پڑے گا کہ کیا ضروری ہے.

مثال کے طور پر، اگر ملازم کی شکایت ہے تو، "میرا نگرانی ہمیشہ مجھے بتاتا ہے کہ میرا کام کیسے کریں!" آپ پوچھیں گے، "کیا تم ہمیشہ ایسا کر رہے ہو جو آپ کیا کر رہے ہو؟" اگر جواب ہے، "نہیں، لیکن نہ ہی ایرک، "آپ کو اس وقت اس سے مشورہ دے سکتے ہیں کہ وہ ہر وقت اپنا کام کرنے کی کوشش کریں اور اپنے ساتھیوں کو نظر انداز کردیں. انتظامیہ کے ساتھ کوئی بحث کی ضرورت نہیں ہے.

دوسری صورت میں، اگر شکایت نسلی تبعیض کے بارے میں ہے، تو آپ کو واضح طور پر بات چیت کرنا ہوگا کہ آپ کو تحقیقات کرنا پڑتی ہے اور بعض لوگوں کو جاننا ہوگا. اگر آپ ملازم سے گفتگو کرتے ہوئے ہر چیز کو سنبھالنے میں کامیاب ہیں تو، ہمیشہ اس کے مینیجر کو بتانے کی کوئی وجہ نہیں ہے اور ممکنہ طور پر ملازم مینیجر کے رشتے کو نقصان پہنچا ہے.

یاد رکھیں، ملازمتوں کے لئے معمولی واقعات اکثر بہت زیادہ ہیں.جب آپ بہت سے داخلی سطح کے لوگوں کے ساتھ کام کررہے ہیں، تو آپ کو اس مسئلے کو سمجھنے کی ضرورت ہے جو آپ کو عطا کی جاتی ہیں، وہ نہیں کرسکتے ہیں. مثال کے طور پر، دوپہر کے کھانے میں 15 منٹ سے زائد عرصے تک ایک مستحکم، پیشہ ورانہ سطح والے ملازم شاید ایک بڑا سودا نہیں ہے.

لیکن اپنے تین ماہ کے امتحان کے دوران کے درمیان ایک برانڈ ویٹریس ایک ہی بات کرنے کے لئے بے روزگار خود کو تلاش کر سکتا ہے. آپ جانتے ہیں کہ آپ کا مالک ایک معمولی انفیکشن کے لئے آپ کو آگ لگانے کا امکان نہیں ہے، لیکن جو بھی کسی بھی کارکن کے پاس ہے وہ ہمیشہ اس کی درست تشخیص نہیں کرسکتا ہے کہ اس صورت حال میں کتنا سنجیدہ ہے.

انسانی حقوق کا کام سائنس سے زیادہ فن ہے. آپ ہر وقت ہمیشہ کامل چیز نہیں کر سکتے کیونکہ آپ غیر معمولی ملازمین کے ساتھ کام کر رہے ہیں. آپ کے ملازمین کے بارے میں جاننے کے لئے وقت سننے اور آپ کی کامیابی کی کلیدیں ہیں.

--------------------------------------------------------------------

سوزان لوکاس انسانی وسائل میں ایک آزاد صحافیوں کی مہارت رکھتے ہیں. سوزین کے کام کو فوربس، سی بی ایس، بزنس اندرس سمیت اشاعتوں پر بھی شامل کیا گیا ہے آر اور یاہو.