کارل فائل تک رسائی کی پالیسی اور نمونے کے لنکس

تمام انسانی وسائل کے شعبوں کو وسیع ریکارڈ رکھتا ہے. قانون بعض مخصوص عرصے کے لئے ان میں سے بہت سے رکھنے کے لئے HR کی ضرورت ہوتی ہے. ملازمتوں کو اچھی طرح سے معلوم ہے کہ یہ ریکارڈ موجود ہیں (اور کچھ ایسے تاثرات کے تحت ہیں کہ فائل ان کمپنی سے کمپنی سے پیروی کرتی ہے، جو سچ نہیں ہے).

کیونکہ ملازمین جانتے ہیں کہ یہ ریکارڈ موجود ہیں، وہ ان وقت دیکھیں گے جو فائل میں شامل ہوتی ہے اسے دیکھنے کے لئے.

جب ملازم (اور سابق ملازم تک رسائی) فراہم کرنے کا فیصلہ کرتے ہیں تو آپ کے کاروبار میں لاگو کسی بھی قانون کو ذہن میں رکھنا. بہت سے ریاستیں ایسے قوانین ہیں جو موجودہ اور سابق ملازمین کو دستیاب فائل کے مخصوص حصے بنانے کے لئے ایک کمپنی کی ضرورت ہوتی ہے. اپنے ملازمت اٹارنی کے ساتھ چیک کریں اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ کی پالیسی تمام قوانین کے مطابق ہے.

مثال کے طور پر، وفاقی قانون معذور افراد کے ساتھ امریکیوں سے متعلق ریکارڈز کو اہلکار کے ریکارڈ سے علیحدہ رکھا جاتا ہے. اگر آپ کی کمپنی HIPAA کے تابع ہے، تو یقینی بنائیں کہ آپ کے میڈیکل ریکارڈ کو برقرار رکھنا اس کے مطابق ہے.

آپ کو ملازمتوں کو اپنی فائل میں دیکھنے کی اجازت دیتی ہے، آپ کو ایک بہت سارے راستہ ملے گا. لیکن، ذہن میں رکھو کہ اگر آپ اس بات کا تعین کرتے ہیں کہ ایک ملازم کچھ مخصوص معلومات تک رسائی حاصل نہیں کرسکتا ہے، جیسے حوالہ کی جانچ پڑتال کرتا ہے، جس میں ایک مقدمے کی سماعت کے بارے میں معلومات معلوم ہوتی ہے.

لہذا، اپنے عملے کو درست طریقے سے چیزوں کو ریکارڈ کرنے اور ہر وقت قانون کی پیروی کرنے کی ہدایت کریں. ملازمت کے ریکارڈ کے اندر اندر مذاق یا سنیڈ تبصرے کے لئے جگہ نہیں ہے. یہ قانون کے عدالت میں اچھی طرح سے نہیں چلتی ہے.

ایک عام اصول کے طور پر، ایک دروازے رکھنے والا ریکارڈ ریکارڈ کرنے کے لۓ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ طریقہ کار کی پیروی کی جائے گی. آپ ایسا نہیں چاہتے کہ ایک HR مینیجر کو لوگوں کو اپنے ریکارڈوں کو اپنے ڈیسک میں لے جانے کی اجازت دی جاسکتی ہے، جبکہ دوسرے کو کسی دوسرے سے مسترد کردیا جائے.

ایک واحد ذریعہ کے ذریعے جانے کے لئے ہر فرد کی ضرورت چیزیں مسلسل اور قانونی رکھنے میں مدد ملتی ہے. ریکارڈ اور ریکارڈ برقرار رکھنے اور رسائی سے متعلق قوانین مشکل ہیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ ابھی تک رہیں گے.

ذیل میں پالیسی آپ کے کاروبار کے لئے ایک اچھا آغاز ہے، لیکن یہ خیال رکھنا چاہئے کہ آپ کی ریاست اور مقامی قوانین مختلف ہوتی ہیں.

نمونہ ملازم ریکارڈ ریکارڈ تک رسائی کی پالیسی

تمام ملازمتوں، سابق ملازمتوں اور ملازمین کے نمائندوں کو ان کے اہلکاروں کی فائلوں کو پیشگی نوٹس کے ساتھ انسانی وسائل کے عملے کو بعض مواد کو دیکھ سکتا ہے. ایسے دستاویزات جو کرایہ کے لئے ملازم کی اہلیت سے متعلق ہیں، جیسے درخواست، فروغ، نظم و ضبط، اور منتقلی کی جا سکتی ہے. اضافی طور پر، ملازم پالیسی نشانہ فارم اور ٹریننگ ریکارڈز کا جائزہ لے سکتے ہیں.

دستاویزات جو ملازم کا تجزیہ نہیں کرسکتے ہیں میں حوالہ جات یا ریفرنس چیکز، انتظامیہ، میڈیکل ریکارڈز، عدالتی عمل سے متعلق دستاویزات، کسی بھی دستاویزی کو کسی دوسرے ملازم کی رازداری کی خلاف ورزی کرے گی، اور ملازمین کی منصوبہ بندی کے لئے استعمال کردہ دستاویزات کی طرف سے کئے جانے والے کسی بھی تحقیقات کے ریکارڈ.

طریقہ کار

ایک ملازم جو اپنی پرسنل فائل کی قابل اطمینان مواد کا جائزہ لینے کے لئے چاہتا ہے انسانی وسائل سے 24 گھنٹوں کے نوٹس (ہفتے کے آخر میں خارج کردیا گیا) سے رابطہ کرنا چاہئے. سابقہ ​​ملازمین، یا انسانی وسائل کے عملے کو نامعلوم افراد، اہلکار فائل تک رسائی حاصل کرنے کے لئے اجازت کی شناخت اور / یا ثبوت پیش کرنا لازمی ہے.

ملازمین کو ان کے اہلکاروں کی فائلوں کو انسانی وسائل کے عملے کے فرد کی موجودگی پر نظر ثانی کرنا چاہیے.

نوکریوں کے اہلکار فائل کے کسی بھی حصے کو آفس سے ہٹا نہیں سکتا ہے.

ملازم فائل کی فائل یا حصوں کی فوٹو کاپیوں کی درخواست کر سکتا ہے. اس وجہ سے، انسانی وسائل کا عملہ شخص فوٹو گرافی فراہم کرے گا. وسیع کاپی کرنے کے لئے، ملازم فوٹوکوپیوں کے لئے ادائیگی کرنے کی ضرورت ہوگی.

اگر ملازم اس کے اہلکاروں کی فائل میں کسی دستاویز سے ناخوش ہے تو، انسانی وسائل کے عملے کے اہلکار کی موجودگی میں، ملازم ایک وضاحت یا وضاحت لکھ سکتا ہے اور اس سے منسلک دستاویز سے منسلک کرسکتا ہے. کسی بھی حالت میں انسانی عملے کے عملے یا ملازم کو اصل دستاویز میں تبدیل نہیں ہوگا.

ملازم بھی اہلکاروں کی فائل سے ہٹا دیا دستاویز سے پوچھنا چاہتا ہے. اگر انسانی وسائل کے عملے کا فرد اتفاق کرتا ہے تو، دستاویز کو ہٹایا جاسکتا ہے. اگر انسانی وسائل کے عملے کا فرد متفق ہو تو، معاملہ کمپنی کے اوپن ڈور کی پالیسی میں بیان کردہ انداز میں اپیل کی جا سکتی ہے.

امید ہے کہ، آپ نے یہ پالیسی مفید پایا ہے کیونکہ آپ اپنے تنظیم کے اپنے اہلکار فائل تک رسائی کی پالیسی تیار کرتے ہیں. براہ کرم اپنی تنظیم کی ضروریات اور ثقافت کو فٹ ہونے کے لئے پالیسی کو اپنی مرضی کے مطابق بنائیں.