اپنے کاغذات کا انتظام کیسے کریں

جب آپ اپنے اہم دستاویزات کے بارے میں سوچتے ہیں صرف ایک وقت جب آپ کو ان کی ضرورت ہے. اور، بار بار، آپ کو جب ان کی ضرورت ہوتی ہے تو آپ ان کو تلاش نہیں کر سکتے کیونکہ آپ یا تو آپ کے اہم دستاویزات کو ذخیرہ کرنے کے لئے منظم اور مرکزی نظام نہیں رکھتے ہیں یا / یا آخری بار جب آپ کو ضرورت ہو تو، آپ اسے آسانی سے سمندر میں پھینک دیں گے. اپنے گھر کے دفتر میں کاغذات کے بجائے اس کے پیچھے ڈالنے کے لئے کاغذات کہاں ہیں.

شروع ہوا چاہتا ہے

آپ کے تمام گھروں میں اپنے تمام اہم کاغذات پھیلاتے ہیں، آپ ان کی تلاش میں بہت زیادہ وقت اور توانائی ضائع کرتے ہیں. آپ ان میں سے بعض کو مکمل طور پر کھونے کا بھی خطرہ ہے. لیکن چند آسان مراحل کے ساتھ، آپ اس ہفتے کے اختتام پر ایک گھنٹے میں آپ کے اہم کاغذ دستاویزات کو منظم کر سکتے ہیں!

آپ کو ایک چھوٹا سا دو دراج فلنگ کابینہ یا ایک پورٹیبل پھانسی فائل باکس، کثیر رنگ پھانسی کی فائلوں (6 مختلف رنگوں)، منیلا تیسرے کٹ کے سب سے اوپر ٹیب فولڈرز، اور فائر بیک محفوظ (اختیاری) کی ضرورت ہوگی. یا آپ ایک بڑے بائنڈر اور ٹیب انٹری خرید سکتے ہیں. ایک بار جب آپ سامان حاصل کر لیتے ہیں تو آپ چھ کاغذات ہیں جو آپ اپنے کاغذات کو منظم کرنے کے لۓ پیروی کریں گے.

آپ کے دستاویزات جمع

اپنے تمام اہم دستاویزات کو منظم کرنے سے پہلے، آپ کو ان کا پتہ لگانا ضروری ہے. یہ کبھی کبھی آسان کے مقابلے میں کہا جاتا ہے کے مقابلے میں آسان ہے.

اپنے گھر کے دفتر کو دراز میں چیک کریں اور آپ کے ڈیسک یا میز پر کاغذات کا تعین. آپ کے باورچی خانے کے انسداد ٹاپوں کے ساتھ ساتھ باورچی خانے کے دراز اور ٹوکریوں کے کاغذات کے ڈھیروں کی جانچ پڑتال کریں. اپنا بیڈروم ڈریسر اور رات کے دن دیکھو (آپ انہیں جلدی میں وہاں چھوڑ سکتے تھے اور ان کے بارے میں بھول گئے تھے). آخری، لیکن کم سے کم، اہم دستاویزات کے لئے اپنے پرس یا اکیڈمی کی جانچ پڑتال کریں جو آپ اب بھی حادثے سے ابھی تک گردش کرتے ہیں.

درجہ بندی

سب سے اہم دستاویزات مندرجہ ذیل چھ اقسام میں سے ایک میں گر جاتے ہیں. اپنے جمع کردہ دستاویزات کو درج کریں جیسے درج ذیل ہیں:

1. ہوم اور جائیداد ریکارڈز - رہن، ملکیت کے کام، گھر کی بہتری کے منصوبوں اور رسید، آلات دستی اور وارنٹی، پراپرٹی ٹیکس کی معلومات، گھر کی انشورنس کی پالیسیوں اور دستی
2. آٹو ریکارڈز عنوانات، بحالی کا ریکارڈ، انشورنس کی پالیسیوں اور معلومات، قرض کی معلومات اور ادائیگی کا ریکارڈ
3. ہیلتھ ریکارڈز انشورنس پالیسیوں، ہیلتھ انشورنس فوائد دستی، طبی فوائد کی وضاحت، ڈاکٹر بل، نسخے کی فہرست، لچکدار اخراجات کی معلومات، طبی رسید، طبی ہدایات، زندگی کی انشورینس کی پالیسیوں

1. مالی ریکارڈز - بینک کے بیانات، ٹیکس ریٹائٹس، ٹیکس کٹوتی ریکارڈ، سرمایہ کاری کے ریکارڈ، قرض کے ریکارڈ، کریڈٹ کارڈ کے بیانات
2. الیکٹرانکس ریکارڈز سیل فون کے معاہدے اور دستی کمپیوٹر، لیپ ٹاپ، اور آئی پیڈ کے لئے فروخت کے رسید اور وارنٹی؛ کیبل اور انٹرنیٹ کی منصوبہ بندی اور بل؛ وائرلیس روٹر فروخت کی رسید اور دستی
3. ذاتی ریکارڈ پیدائشی سرٹیفیکیٹ، شادی کے سرٹیفکیٹ، طلاق سرٹیفکیٹ، تحریری کاغذات، سماجی سلامتی کی معلومات، حفاظتی ریکارڈ، پاسپورٹ، فوجی سروس ریکارڈ، بپتسما اور تصدیق ریکارڈ، گھر، جنازہ، اور دفن سائٹ کی معلومات. اگر آپ کے پالتو جانور ہیں تو، آپ اس زمرہ میں ویٹرنری اور ویکسین کی معلومات جیسے اہم دستاویزات بھی شامل کرسکتے ہیں.

اپنے اہم دستاویزات تلاش کریں

آپ کے زیادہ سے زیادہ اہم دستاویزات باقاعدگی سے فائلنگ کابینہ یا پورٹیبل پھانسی فائل باکس میں ذخیرہ کی جا سکتی ہیں. وہاں کچھ. تاہم، یہ واقعی ایک فائر بیک محفوظ یا آفسیٹ اسٹوریج کے اختیار میں ذخیرہ کرنا چاہئے جیسے حفاظتی ڈومین باکس.

اہم دستاویزات ایسے دستاویزات ہیں جو تبدیل کرنے کے لئے بہت مشکل یا بہت وقت لگے گی. ان میں حساس ذاتی معلومات ہوسکتی ہے جس میں کسی وقفے یا غلا کی صورت میں سمجھا جا سکتا ہے. ایونٹ میں، آپ کا گھر آگ یا سیلاب سے تباہ ہو گیا تھا جسے آپ چاہتے ہیں کہ یہ ضروری دستاویزات برقرار رہیں.

زیادہ تر لوگوں کے لئے، مندرجہ ذیل دستاویزات کو اہم سمجھا جائے گا: سوشل سیکورٹی کی معلومات، پیدائش سرٹیفکیٹ، انشورنس پالیسیوں کے ساتھ ساتھ آپ کے ایجنٹ کی رابطے کی معلومات، خواہش، ملکیت کے اعمال، کار عنوان، آپ کے پاسپورٹ اور کسی معاہدے یا معاہدے کے ساتھ آپ کے اصل دستخط کی ضرورت ہوتی ہے.

آپ کی آگ کے محفوظ یا کسی آفسیٹ اسٹوریج کے اختیارات میں موجود تمام اہم دستاویزات کی ماسٹر کی فہرست بنائیں.

اپنا والٹ نقل کریں

ہم میں سے اکثر روزانہ ہماری بٹووں میں اہم معلومات رکھتے ہیں. کیا آپ سب کچھ جانتے ہیں جو آپ کے پرس میں ہے؟ اگر آپ کے بٹوے کھوئے ہوئے یا چوری ہو تو آپ کیا کریں گے؟

آپ کے ڈرائیور کا لائسنس، ڈونر کارڈ، ہیلتھ انشورنس کارڈ، کی رکنیت کا کارڈ جم گروسری سٹور وفاداری کارڈ، گودام کلب، اور سب سے اہم بات، تمام کریڈٹ اور ڈیبٹ کارڈز (کاپی سامنے اور پیچھے) کی کاپیاں بنائیں. یہ کاپی اپنے دیگر اہم دستاویزات کے ساتھ رکھیں:

مرحلہ پانچ: ایک آسان دائرہ دار نظام بنائیں

آسان فائلوں کا نظام، اس سے زیادہ امکان ہے کہ آپ اسے مسلسل طور پر استعمال کریں. اہم دستاویز کے ہر قسم کے لے لو اور اسے پھانسی فائل کا رنگ تفویض کریں:

• ہوم اور جائیداد ریکارڈز
• آٹو ریکارڈز
• ہیلتھ ریکارڈز
• مالی ریکارڈز
• الیکٹرانکس ریکارڈز
• ذاتی ریکارڈ

ہر زمرے میں موجود دستاویزات کی تعداد کے لئے آپ کے دائرہ کار کے نظام میں پھانسی کی فائلوں کی مناسب تعداد شامل کریں.

مینیلا فولڈرز کا استعمال کریں اور ہر قسم کے ہر فرد کے لئے ایک فولڈر بنائیں. مناسب رنگ کے پھانسی کی فائل سیکشن میں فولڈرز رکھیں.

اگر آپ نے ایک بڑے تین انگوٹی بائنڈر اور ٹیب کی انٹری خریدا تو، ٹیبز کو مندرجہ بالا ریکارڈ کے ناموں کے ساتھ لیبل، کاغذ سوراخ کرنے والی تمام دستاویزات اور ان کو منظم کرنا. اگر کاغذات کو کاغذ چھید نہیں بنانا چاہئے، کاغذ سوراخ ایک فولڈر پھانسی اور دستاویزات کو فولڈر میں ڈال دینا چاہئے.

اب، اگر کاغذی کارروائی آپ کی بات نہیں ہے تو یہ آپ کے لئے آزادانہ لمحہ ہوسکتا ہے. آپ ان سبھی دستاویزات کو اسکین کرسکتے ہیں، انہیں ایک ہارڈ ڈرائیو میں بچانے کے لۓ، اور پھر یہ سب کو ٹکڑا کر سکتا تھا. لیکن اپنے اپنے صوابدید کا استعمال کریں کیونکہ کچھ کاغذی کام بہتر بچا ہے. اپنے بہترین فیصلے کا استعمال کریں.

مسلسل بحالی

اب کہ آپ کے اہم کاغذات منظم کیے جاتے ہیں انہیں منظم رکھنا. ہر مہینے جب آپ اپنے بلوں کو ادا کرتے ہیں، تو آپ کے فائلوں کے مناسب حصے میں کسی بھی نیا دستاویزات درج کریں. اسی وقت، اس مہینے کے دوران نظام سے ہٹا دیا کسی بھی دستاویزات کو تلاش کریں جو ابھی بھی فائلنگ سسٹم سے باہر ہوسکتی ہے. انہیں دوبارہ فائل دیں. سال میں کم از کم دو بار، آپ کے دائرہ کار کے نظام میں دستاویزات کا جائزہ لینے کے لئے ملاحظہ کریں کہ کسی کو برباد کیا جا سکتا ہے. پیروی کرنے کے لئے ایک اچھا شیڈول سال کے پہلے اور ہر اسکول کے سال کے آخر میں ہے.

تھوڑی کوشش کے ساتھ، آپ اپنے اہم کاغذ کے دستاویزات کو منظم کرکے طویل مدتی فوائد کا فائدہ اٹھا سکتے ہیں.

الزبتھ میک گروری کی طرف سے ترمیم.