تجویز یا آر ایف پی کے لئے ایک درخواست لکھیں

پروپوزل کی درخواست، بعض اوقات آر ایف پی یا "آر ایف پی" ("کوٹیشن کے لئے درخواست") کہتے ہیں، ایک دستاویز ہے جو ایک کمپنی خریدنے کے لئے چاہتا ہے اور اسے اپنی وضاحتیں عوام کو دستیاب کرنا چاہتی ہے. یہ عام طور پر اس صورت میں ہے جب کئی کمپنیاں کام پر بولے گی اور آر ایف پی نے زیادہ مسابقتی قیمتوں کو مدعو کیا ہے. لیکن، اگر آپ آر ایف پی کو صحیح طریقے سے تیار نہیں کرتے ہیں تو، آپ کی کوشش ممکن ہو سکتا ہے کہ وہ بولی پیدا کرسکیں جو وقت ضائع ہوجائے، یا کوئی بھی بولی نہیں. یہاں ایک آر ایف پی پیدا کرنے کے بارے میں کس طرح بہترین نتائج کو یقینی بنانا ہے.

مشکل: اوسط

وقت کی ضرورت ہے: کئی دن

12 مراحل

1. اپنا ہومورک کرو:آپ کو کیا ضرورت ہے، آپ کو کیا کرنا چاہتے ہیں، اور آپ کو اپنے آر ایف پی لکھنے شروع کرنے سے پہلے ممکن ہے. ایک مشین کے لئے آر ایف پی جاری نہ کریں جو ایک مہینے میں 25 سے زائد سے زائد فروخت نہیں کر لیتے ہیں اگر آپ ایک ہزار ویجٹ ایک گھنٹہ پیدا کرسکتے ہیں. ایک اعلی طاقتور کار کے لئے آر ایف پی جاری کرنے میں کوئی نقطہ نظر نہیں ہے جب ایک میسر ٹریفک کے ذریعے ٹریفک پر تیزی سے جاسکتا ہے.
2. آپ کی ضروریات اور خواہشات کے درمیان اختلاف اگر آپ ایک ایسی درخواست خریدنے کے لئے چاہتے ہیں جو نوکری سائٹ پر ہیڈکوارٹر اور اپنے وین کے درمیان تصاویر منتقل کر سکتے ہیں، تو آپ شاید فی سیکنڈ کی تعداد کی وضاحت کرسکتے ہیں، جو آپ کی ضرورت ہوتی ہے اس کی زیادہ سے زیادہ سائز، اور ضروری قرارداد کی وضاحت کرسکتے ہیں. اگرچہ ان تصاویر کو رنگ میں اچھا لگے گا، اس بات کا فیصلہ کریں کہ یہ واقعی ضروری ہے. اگر آپ واقعی ایک مخصوص مخصوص کی ضرورت ہے تو، "مرضی،" "ہو،" اور "لازمی" جیسے الفاظ استعمال کریں. یہ اشارہ کرتا ہے کہ یہ ضروریات ہیں. نردجیکرن جو صرف "مطلوب" ہیں وہ الفاظ جیسے "شاید،" "کر سکتے ہیں،" اور "اختیاری" کی طرف سے شناخت کیا جانا چاہئے.

1. فیصلہ کریں کہ فاتح کس طرح نظر آئے گاآپ کے آر ایف پی کے جواب میں پیش کردہ تجاویز مختلف ہوں گے. ہر جواب کمپنی میں مختلف قوتیں اور کمزوریاں ہوں گی. کچھ کم از کم قیمت پر توجہ مرکوز کریں گے. دوسروں کو بہترین معیار پر توجہ مرکوز کرے گی. اور دوسروں کو ایک مکمل خصوصیت سیٹ پیش کرے گا. جو کچھ آپ ڈھونڈ رہے ہو اس کا فیصلہ کریں- سب سے کم قیمت، سب سے تیز ترسیل، یا دو کے کچھ مجموعہ.
2. دستاویز کو منظم کریں: آپ کاروبار کے لئے لکھتے ہیں جو کچھ سوچتے ہیں وہ سوچتے ہیں کہ وہ سوچتے ہیں. شروع کرنے کے لئے ایک عمدہ جگہ ہے. کم از کم، آپ کو ایک تعارف، ضروریات، انتخاب کے معیار، ٹائم لائنز اور عمل کے حصول کی ضرورت ہوگی. ان میں سے بہت سی حصوں میں ضمنی حصے ہوں گے.

1. تعارف لکھیں: یہ آپ کہاں ممکنہ بلڈرز کے بارے میں وضاحت کریں گے کہ آپ RFP شائع کر رہے ہیں اور آپ ایسا کرنے سے حاصل کرنے کی کیا امید رکھتے ہیں. اس تعارف میں دیگر حصوں سے منسوب اہم پوائنٹس کا خلاصہ بھی شامل ہوسکتا ہے، بشمول متوقع تاریخ بھی شامل ہے. تصویر ٹرانسمیشن کے نظام کے لئے ایک آر ایف پی متعارف کرایا اس طرح کچھ پڑھا جا سکتا ہے: "XYZ کمپنی میٹروپولیٹن کے علاقے میں کہیں بھی وین کے لۓ تصاویر کو منتقل کرنے میں قابل اعتماد، آسان قابل استعمال نظام کے لئے پیشکش کی درخواست کرتا ہے. پیر، 5 مارچ، 2007 کو 8 بجے PST کو موصول ہونا ضروری ہے. "

1. ضروریات کی وضاحت کریں: یہ سیکشن سب سے اہم میں سے ایک ہے اور عام طور پر یہ سب سے زیادہ وقت لگتا ہے. آپ کو تصاویر کی سائز اور وضاحت کو واضح کرنے اور ضروری رفتار کی وضاحت کرنا پڑے گی. مخصوص بنیں، لیکن بولیڈروں کو بتائیں کہ آپ کام کرنا چاہتے ہیں کہ جب تک آپ کام کرنا چاہیں، جب تک کہ ضروری ہو. شاید آپ اس حصے کو ذیلی حصوں میں توڑنا چاہتے ہیں. مثال کے طور پر (ایک) تصویر کا سائز اور معیار (ب) ٹرانسمیشن، جس میں مطلوبہ مطلوبہ اور کسی بھی ضروریات کو جو ٹرانسمیشن محفوظ (سی) مطلوب اختیار ہے، میں شامل ہوسکتا ہے، جہاں آپ ممکنہ طور پر رنگ کی مطلوبہ مطلوبہ الفاظ کی فہرست میں شامل کرسکتے ہیں.

1. انتخاب کے معیار: یہاں یہ ہے کہ آپ بولڈ والے کو بتائیں کہ آپ جیتنے والے بولی کو کیسے منتخب کریں گے. آپ جتنی جلدی جتنی کم پسند ہو سکتے ہیں یا کم کر سکتے ہیں. یہ ایک اچھا خیال ہے جیسے کہ ایک مجلس میں شامل ہونا، "جیتنے والے بلڈر، اگر کوئی، صرف XYZ کمپنی کے فیصلے کے ذریعہ منتخب کیا جائے گا." شاید آپ ایک اسپریڈ شیٹ تیار کرنا چاہتے ہیں جو ہر قسم کے ہر قسم کے پوائنٹس کی ایک خاص حد بولتے ہیں.اس کے بعد، کسی ٹیم کو سب سے اوپر تین سکور سے بہترین بولی کا انتخاب ہے.
2. ٹائم لائنز: یہ سیکشن کمپنیوں کو بتاتا ہے کہ وہ کس طرح فوری طور پر کام کریں گے اور کس طرح عمل کی توقع کی جاتی ہے کتنا وقت تک. جب آپ اپنی آخری تاریخ مقرر کرتے وقت مناسب ہو. پیچیدہ نظام کے تجاویز کے لئے مت پوچھیں تو بولیڈر صرف جواب دینے کے چند دن دے. اگر آپ کا آر ایف پی بڑا ہے تو بولی تیار کرنے کے لئے مزید وقت کی اجازت دیں، اگر آپ کی مطلوبہ خریداری پیچیدہ ہے، یا آپ کو ایک انتہائی تفصیلی جواب کی ضرورت ہوتی ہے. یہ بھی ہے جہاں آپ بولڈروں کو بتا سکتے ہیں کہ جب وہ کامیابی سے کامیاب ہو جائیں گے تو وہ تشخیص کے عمل کو کب تک لے جائیں گے، اور انہیں فوری طور پر کیا وعدہ کیا جاسکتا ہے.

1. عمل: اس سیکشن کا استعمال کرنے کے لئے کہ عمل کس طرح کام کرے گا - معاہدہ فراہم کرنے کے لئے اور جب کام شروع ہو جائے گا کو بھیجنے سے یہ سیکشن استعمال کریں. یہ سیکشن یہ کہہ سکتا ہے، "مندرجہ بالا مرحلے 8 میں بیان کردہ تاریخ کے مطابق بولی جاتی ہے. تمام بولی کا جائزہ لیا جائے گا کہ وہ تمام ضروریات کو پورا کرنے اور ذمہ دار ہیں. تمام ذمہ دار بولیاں ایکس زمرے میں کیے جائیں گے. آپ چاہتے ہیں) اور سب سے اوپر تین بولیاں جیتنے والی بولیڈر اور ایک متبادل منتخب کرنے کے لئے پروپوزل کی ٹیم کی طرف سے جائزہ لیں گے.

1. آر ایف پی باہر بھیجنے کا فیصلہ کریں: زیادہ سے زیادہ آر ایف پی کو بھیج دیا گیا ہے، لیکن انہیں نہیں ہونا چاہیے. آپ ای میل کے ذریعے آر ایف پی بھیج سکتے ہیں، یا آپ اپنی کمپنی کی ویب سائٹ پر اسے پوسٹ کرسکتے ہیں. بس نام (یا بولی نمبر) کی وضاحت کرنے کے لئے اس بات کا یقین رکھو کہ بولیڈرز کو آر ایف پی کی شناخت کرنے کے لئے استعمال کرنا چاہئے جو وہ جواب دے رہے ہیں.
2. فیصلہ کریں کہ کون RFP حاصل کرے گا: آپ پہلے سے ہی سپلائرز کی شناخت کر سکتے ہیں جن سے آپ خریدنا چاہتے ہیں. آپ کی کمپنی میں بھی قابل قبول وینڈرز کی فہرست ہوسکتی ہے. اگر نہیں، تو آپ اپنے پیشہ ورانہ نیٹ ورک کے ذریعہ ممکنہ وینڈرز تلاش کرسکتے ہیں، آن لائن تلاش کرکے، یا ان کی سفارشات کے لۓ دیگر مواد کے قابل اعتماد وینڈرز سے پوچھ سکتے ہیں. اپنی فہرست کو محدود نہ کریں جو آپ کے آر ایف پی کو صرف بڑی کمپنیاں یا قائم کردہ وینڈرز تک پہنچتی ہیں. شاید آپ اپنے کاروبار کو جیتنے میں زیادہ دلچسپی رکھتے ہیں جو چھوٹے کاروباری اداروں سے اچھے خیالات اور بہتر قیمتوں کا تعین کرسکتے ہیں.

1. فاتح کو مطلع کریں: ایک بار جب آپ مندرجہ ذیل تمام مراحل مکمل کرتے ہیں، اس وقت چھلانگ لگانے اور جیتنے والے آر ایف پی کو مطلع کرنے کا وقت ہے کہ اس منصوبے کے ساتھ آگے بڑھنے کا وقت ہے.