ہر آڈیٹر کے لئے آپ کے مواصلات کو حسب ضرورت کرنے کے اقدامات

اگر آپ ان لوگوں کے ساتھ بات چیت کرنے کی امید کرتے ہیں جو معلومات کو شریک کرتے ہیں، اور خاص طور پر، تبدیلیوں کے رویے اور سنجیدہ اثرات مرتب ہوتے ہیں، تو آپ کو اپنے ناظرین کو جاننے کی ضرورت ہے. یہ عظیم مواصلات کا بنیادی اصول ہے. ان لوگوں کے نقطہ نظر کو سمجھنے کے لۓ جو آپ بات کررہے ہیں وہ آپ کو ایک بہتر پیش کنندگان اور انسانی وسائل پیشہ ور بننے میں مدد ملتی ہے.

اپنے ناظرین کو جانیں. جانیں کہ وہ کیا خیال کرتے ہیں. جانیں کہ وہ کیا سننا چاہتے ہیں. اور انہیں جان کر، اور آپ کے پیغام پر توجہ مرکوز کرکے، آپ انہیں دکھا سکتے ہیں کہ آپ ایک وسائل ہیں. آپ اپنے سامعین کو مشغول کرتے ہیں اور زیادہ اثر رکھتے ہیں.

مسئلہ؟ اپنے سامعین کو جاننے کا وقت لگتا ہے، اور آپ سبھی چیزوں کے دماغ ڈمپ کو ہمیشہ آسان کرنا ہے جو آپ جانتے ہو یا اپنے ناظرین کو ایک موضوع کے بارے میں بتانا چاہتے ہیں. سختی سے آپ کے سامعین چاہتا ہے یا سننے کی ضرورت کے بارے میں سخت سوچتے ہیں.

بہت سے HR پیشہ ور افراد کو اپنے ناظرین کو ہر ایک کو ایک مسئلہ پریزنٹیشن کے بارے میں جاننا یا اس کے بارے میں کرنا چاہئے، میں پکڑا جاتا ہے. آپ جانتے ہیں کہ آپ اس نیٹ ورک میں گر گئے ہیں جب آپ خود اپنے بارے میں سوچنے کے بجائے سلائڈز پر گولی پوائنٹس ڈالتے ہیں:

• کیا سامعین واقعی پرواہ کرتے ہیں،
• آپ کے سب سے اہم نقطہ نظر کیا ہیں، اور
• ان کی ایک واضح کہانی میں نقشہ کیسے بنانا ہے جو ایک مشکوک بات بناتی ہے.

دوسرا نیٹ ورک بہت سے انسانی ماہرین کو گرنے میں گر جاتا ہے. مسئلہ یہ ہے کہ مختلف ناظرین کا خیال رکھنا اور مختلف چیزوں کا جواب دینا ہے - لہذا اگر آپ مشکوک کرنا چاہتے ہیں تو، آپ کو ہر بار آپ کے پیغام کو اپنی مرضی کے مطابق کرنے کی ضرورت ہے.

یہ یہ یقینی بنانا ہے کہ آپ اپنے پیغام کو اپنی مرضی کے مطابق بنائیں، شور سے کاٹ دیں، اور اپنے سامعین کو جو کچھ آپ کہہ رہے ہو اس سے مصروف رہیں. یہ پانچ اہم یاد دہانیوں کو یہ یقینی بنائے گا کہ آپ کے الفاظ آپ کے مستحق اثرات کو حاصل کریں- جب آپ اپنے ناظرین کی مکمل توجہ اور مصروفیت جیتیں گے.

جانیں کہ آپ کا سامعین کے بارے میں کیا خیال ہے

آپ کے سامعین آپ کے بارے میں پرواہ نہیں کرتے جب تک کہ آپ نے ظاہر کیا ہے اس کے بارے میں آپ کی پرواہ نہیں کرے گا. جیسا کہ آپ اپنی پیشکش کی منصوبہ بندی کرتے ہیں، پوچھیں کہ آپ کے متوقع سامعین کی چیلنجوں اور ضروریات کیا ہیں؟ آپ کے موضوع کے بارے میں اپنے دماغ پر تین سے چار اہم سوالات یا مسائل کیا ہیں؟

اگر آپ نہیں جانتے تو، کچھ ایسے لوگوں سے پوچھیں جو آپ کی پیشکش میں شرکت کریں گے، محکمہ کے مینیجر سے پوچھیں یا، اگر کوئی معلومات دستیاب نہیں ہے، تو آپ کا بہترین اندازہ لگائیں.

پھر اپنی نشاندہی کو اپنی شناختی تشویشوں کے اپنے ناظرین کو یاد کرکے شروع کریں. کہہ دو، "میں جانتا ہوں کہ آپ میں سے بہت سے ہمارے فوائد کے اختیارات کے بارے میں سوچ رہے ہیں، یا" میں سوچتا ہوں کہ یہ تین چیزیں جو آپ واقعی اس ورزش سے باہر نکلنا چاہتے ہیں."

جب آپ اپنے سامعین کے بارے میں سب سے پہلے بات کرتے ہیں اور ان کے مسائل اور آپ کی ضروریات کو پورا کرنے کے لئے آپ کو اپنی بات میں پتہ چلتا ہے، تو آپ اس بات کا اظہار کرتے ہیں کہ آپ ان کی پرواہ کرتے ہیں. اس سے لوگ سننا چاہتے ہیں.

اپنے شائقین کے لئے آپ کے اہم نکات کا نقشہ

زیادہ تر HR پیشکشوں کو معلومات ڈمپ کی طرح محسوس ہوتا ہے، بنیادی نکات کے سیٹ کے ساتھ واضح کہانی نہیں ہے. انسانی حقوق کے پیشہ ور افراد کو عام طور پر دوسرے لوگوں کے مقابلے میں بہت زیادہ معلوم ہوتا ہے یا کسی ضروری موضوع کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہے.

مصنفین چپ اور ڈین ہیاتھ، ان کی کتاب "تشکیل دے دی" میں "علم کی لعنت" کہتے ہیں. "جب آخری بار آپ نے ایک پیشکش محسوس کی تو بہت مختصر تھی یا بہت چھوٹی معلومات کب تھی؟ شاید کبھی کبھی کبھی کبھی.

وہ لوگ جو پیشکش کے طور پر باہر رہتے ہیں، جو سنا اور اثر انداز ہوتے ہیں، سامعین کے مسئلہ کو تسلیم کرتے ہوئے شروع کرتے ہیں کہ وہ حل کرنے میں مدد کررہے ہیں. پھر، جیسا کہ وہ اپنی پیشکش تیار کرتے ہیں، وہ الگ الگ جاننے کے لئے جاننا ضروری ہے.

جو تیاری کی تیاری کا نصف حصہ لیں آپ کو آپ کی پیشکش کے دل پر توجہ مرکوز کرنا پڑتا ہے اور آپ کے سامعین کو کیا جاننے کی ضرورت ہے کہ ان کی مدد کرے گی. "علم کی لعنت" کو توڑنے کا بہترین طریقہ آپ کو اور سامعین دونوں کے لئے سب سے زیادہ اہمیت پر توجہ مرکوز کرنا ہے.

اپنی پیشکش سفید سفید بورڈ یا کاغذ کا ٹکڑا پر نقشہ کریں، یا چپچپا نوٹ کا ایک سیٹ استعمال کریں. پوائنٹس کا کیا نتیجہ بہترین ہے؟ کیا آپ کے سامعین کے لئے زیادہ سے زیادہ نقطہ نظر بنائے گئے پوائنٹس کے لئے ایک حکم ہے؟ آپ کے پوائنٹس ایک دوسرے سے متعلق کیسے ہیں؟ انہیں صاف کرو اگر وہ لوگ نہیں کرتے تو لوگ بتائیں، "یہاں ایک مکمل طور پر مختلف ہے، ابھی تک اہم، موضوع."

کہانیوں کو بتائیں اور مثالیں استعمال کریں آپ کے شائقین قابل اعتماد تلاش کریں گے

ایک ہی وقت میں بہت سی چیزوں کو پیش کرنے کی کوشش کرنے کے علاوہ، سبھی اکثر انسانی حقوق کی پیشکشیں سامعین کی روزمرہ زندگی اور کام سے الگ اور متفق ہیں. ایسا کیا ہوتا ہے کہ لوگوں کو دھیان دیتی ہے، بات کے ذریعے بیٹھیں، فرض کریں کہ یہ ان کے بارے میں نہیں ہے، اور کوئی کارروائی نہ کریں. اس پریزنٹیشن ان کے وقت اور آپ کو برباد کر دیتا ہے.

ان سے متعلق، ان کی کارروائی کرنے میں مدد کرنے کے لئے، لوگوں کو کہانیاں اور مثال کے طور پر خیالات کی ضرورت ہوتی ہے. کہانیوں سے متعلق اور ان کو یاد کرنے کے لئے انسانی دماغوں کو وائرڈ کیا جاتا ہے. لہذا، بہت سے مثال کے ساتھ کم پوائنٹس کا احاطہ کرتا ہے. اور، جب بھی ممکن ہو، کام پر ان کے شعبہ اور ان کے دن کے دن سے مثال بناؤ.

کہانیوں کو بتائیں کہ آپ کس چیز کا اشتراک کررہے ہیں اس کا استعمال کیسے کریں. چاہے وہ معاوضے کا مسئلہ حل کرنے کے لۓ، رائے دینے کا طریقہ، اپنے نقطہ نظر کی منصوبہ بندی کے لئے کس طرح سائن اپ کریں یا کس طرح نئی تنظیم پرانے ایک سے مختلف ہے، کہانیوں کو بتائیں. پل آپ کے موضوع اور ان کی زندگی اور مفادات کے درمیان واضح کریں.

دکھائیں، اپنے شائقین کو بس مت بتائیں

ایک مثال بہت سے مثالوں میں ہزار الفاظ کے قابل ہے. ویڈیوز مؤثر مواصلات کے لئے ایک معیار بن رہے ہیں. قابل رسائی ویڈیو ٹولز کے اس دن، پیشکاروں جو اکثر بہت زیادہ متن استعمال کرتے ہیں اکثر بہانے کا استعمال کرتے ہیں. وہ کہتے ہیں، "لیکن مجھے بہت مخصوص معلومات ملتی ہے." یا، "میرے ناظرین کو یہ پیچیدہ خیال ہضم کرنے کے قابل ہو جائے گا اگر میں اسے لکھ سکوں." نہیں، آپ نہیں کرتے، اور نہیں، وہ نہیں کریں گے.

جب تک کہ آپ کا مقصد باندھنے کے لۓ نہیں ہے، جب تک کہ آپ اپنے ناظرین کو ناپسندی سے محروم کردیں، اور بدترین صورت حال میں کوئی اثر نہیں پڑے گا، متن کو کاٹ دیں. اسے اپ ڈیٹ ای میل میں بھیجیں، یا Google ڈوک میں اس کا اشتراک کریں. آپ کے استعمال کے بصریات کہانی کی حمایت کرنے کی ضرورت ہے، آپ کی سکرپٹ نہ بنیں. ایک بار جب کہ آپ کو اہم پوائنٹس اور کہانیوں اور مثالوں کی طرف سے حمایت کی ایک اچھی بہاؤ ہے، تو صرف اس وقت آپ کو ایک پریزنٹیشن کا آلہ شروع کرنا چاہئے.

دوسری صورت میں، آپ اپنے اسپائڈز کے ساتھ اپنے اسپیکر نوٹ کے طور پر ڈبل ڈیوٹی کی خدمت کرتے ہیں. اس صورت میں، آپ نے اپنے سامعین کے وقت ضائع کرنے کے بجائے آپ کو صرف ای میل کی پیشکش کی ہے.

اپنی شناخت کو جان کر اپنی مرضی کے مطابق اور بہتر بنانا

ایک بار جب آپ نے ایک اچھی پیشکش کی ہے کہ آپ نے اپنے اہم پیغام کو نفاذ کی حمایت کرتے ہیں تو، آپ کو ہر ایک سامعین کو آپ کی خدمت کرنے کی آزادی ہے. آپ اپنا نقطہ نظر بنا سکتے ہیں اور پھر بلند آواز سے پوچھ سکتے ہیں، "تو آپ اس کے بارے میں کیوں خیال رکھنا چاہئے؟" اور آپ کے سامنے سامعین کو اپنا جواب درپیش کریں. آپ کی مارکیٹنگ کے ٹیم کے بارے میں کیا خیال ہے آپ کی ترقی کے عملے کی ضروریات سے بہت مختلف ہوسکتی ہے.

ایپل، اوریکل، ایس اے پی، اور ٹی-موبائل جیسے پیغامات کے سادہ سیٹ کی بجائے درجنوں تنظیموں کے رہنماؤں کو تربیت فراہم کرنے اور پیشکشیں دینے کے سالوں میں. جب پیغامات آسان تصاویر کی طرف سے حمایت کرتے ہیں اور ایک توجہ مرکوز پیش کنندہ کی طرف سے فراہم کی جاتی ہیں جو واضح نکات کرسکتے ہیں اور ان کے سامعین کی روز مرہ زندگی سے منسلک ہوتے ہیں، مواصلات کی شروعات ہوتی ہے. اور، کیا ایسا نہیں ہے کہ ایک پریزنٹیشن بنانا ہے؟

----------------------------------------

ٹوبی فچ فائی ایسوسی ایٹس میں ایک منیجر پارٹنر ہے. انہوں نے پہلے ہی ادارتی اداروں سمیت اشاعتوں میں حصہ لیا.