جانیں کہ کس طرح، کیوں، اور ملازمت کی کارکردگی کو دستاویز کرنے کے لئے

انسانی وسائل اور روزگار کی دنیا میں، کسی ملازم کی کارکردگی کے بارے میں دستاویزات نظم و ضبط، ختم کرنے، یا منصفانہ فروغ دینے، انعام دینے، اور ملازمین کو تسلیم کرنے میں آپ کی صلاحیت پیدا کرسکتی ہے یا توڑ سکتی ہے.

مینیجرز اور ایچ آر کے عملے کے لئے دستاویزی ضروری ہے کیونکہ آپ کو اپنے ملازمین کے ملازمت کی تاریخ کے تمام واقعات کو ریکارڈ کرنے کے لئے سنجیدہ کوشش کرنے کی ضرورت ہے- کارکردگی کے مثبت اور منفی واقعات دونوں.

یہاں ہر چیز کے مینیجرز اور HR عملے کو ملازمت کی کارکردگی کو احتیاط سے دستاویز کرنے کی ضرورت ہے.

کیوں آپ کو ملازمت کی کارکردگی کا دستاویز کرنا چاہئے

• دستاویزی ثبوت فراہم کرتا ہے کہ ملازم کے ساتھ بروقت اور جامع فیشن میں کارکردگی کا معاملہ کیا گیا تھا.
• دستاویزی وقت کے ساتھ کارکردگی کو بہتر بنانے کے لئے ملازم کی بہتری یا ناکامی کا ایک تاریخ پیش کرتا ہے. یہ تاریخی اور ملازم کے اعمال، مینیجر کے اعمال، اور واقعات کی ایک واضح وضاحت ہے جیسے وہ واقع ہوتے ہیں.
• دستاویزی ثبوت فراہم کرتا ہے جس میں انتظامی فیصلے کی مدد سے غیر معمولی کارروائی لینے کے لئے کسی ملازم کے ساتھ نظم و ضبط یا ختم کرنا ہے.
• دستاویزی ثبوت پیش کرتا ہے کہ کسی ملازم کو اہلکاروں پر بھی دستیاب فروغ یا موقع کا مستحق ہے جو اہل ہیں.

• دستاویزی تنخواہ میں اضافے، کمی، یا ملازم کا کوئی اضافہ کیوں جائز نہیں ہے، جائز ثابت کرنے کے لئے ثبوت فراہم کرتا ہے.
• ایک مقدمے کی سماعت میں، مکمل اور مکمل دستاویزات نرس کی مفادات کی حفاظت کرتا ہے. دستاویزات ناکام ملازم کو ختم کرنے میں انتظام کے اعمال کی حمایت کر سکتا ہے. یہ بھی یہ ثابت کرسکتا ہے کہ ملازم کو وجوہات کی بناء پر ختم کر دیا گیا ہے جو کہ غیر قانونی طور پر امتیازی سلوک کے طور پر دوسروں کے خلاف قانونی ہے.

دستاویز کیا ہے

مینیجرز کو ملازمین کی کارکردگی، مثبت تعاون اور کارکردگی کی ناکامیاں بھی درج کرنے کی ضرورت ہے. انہیں بالکل مستند کرنے کی ضرورت ہے کہ ملازم نے کیا کیا اور ملاقات کی اور مینیجر نے کیا کیا اور ملاقات کے دوران جواب میں کہا.

آپ کو بات چیت کے دوران کئے جانے والے کسی بھی معاہدے کی ضرورت ہے، اہداف مقرر، بہتر ضروریات اور متوقع، اور بہتر بنانے کے لئے ٹائم لائن. دستاویزی میں بھی اس وعدے پر مشتمل ہونا چاہیے کہ مینیجر کو ملازم کی مدد کرنے کی ضرورت ہے.

کیسے دستاویز ہے

ملازم کے ساتھ میٹنگ یا بات چیت کے دوران دستاویزات کو یا فوری طور پر لکھا جانا چاہئے. کسی بھی وقت آپ کو اس واقعہ پر لکھنا یاد نہیں کرنا چاہیے جب وہ اصل میں ہوا. انتظار کر کے بعد تک دستاویزات کی کیفیت پر اثر انداز ہوتا ہے کیونکہ یہ میموری پر مبنی ہے.

بدترین غلطی کے مینیجرز میں سے ایک کو یہ یقین کرنا ہے کہ وہ ملازمت کی مشاورت کی تاریخ کو دوبارہ تعمیر کر سکتے ہیں. کوئی HR شخص جو مہذب، بروقت دستاویزات کا کوئی تجربہ نہیں ہے، کبھی بھی ایک تعمیر شدہ ریکارڈ کی طرف سے بیوقوف ہے. مینیجر جو میموری سے دوبارہ تعمیر کرتے ہیں ان کی کمپنی میں غیر ضروری اور ناقابل قبول خطرہ لاتے ہیں کیونکہ ایک تشکیل شدہ تاریخ کسی ممکنہ مقدمے میں نہیں رکھے گی.

پیشہ ور، صاف اور منظم ہونے کے لئے آپ کو اپنی دستاویزات کی ضرورت ہے. دستاویزات لکھیں اگر آپ تیسری پارٹی کو تاریخ کے بارے میں بات کر رہے ہیں. آپ کبھی نہیں جانتے کہ ایک دن آپ کی دستاویزات کون پڑھ سکتے ہیں، لہذا اس بات کو یقینی بنائیں کہ یہ آپ کی پیشہ ورانہ شخصیت کی عکاس کرتا ہے. (ایک کاک نیپکن، لفافے، یا چپچپا نوٹ کے پیچھے پروفیشنل دستاویزات کے طور پر قابلیت نہیں ہے.)

اگر آپ کے ادارے کسی ملازم کو نیا کام حاصل کرتے ہیں یا آپ کرتے ہیں تو آپ کی دستاویزات کسی ملازم کے نئے مینیجر پر جائیں. آپ کی یادگار اور ملازم کے نئے مینیجر کو مطلع کرنے کے لئے، آپ کو ملازم کا نام اور عنوان، آپ کا نام اور عنوان، اور ہر دستاویز پر پوری تاریخ ڈالنے کی ضرورت ہے.

دستاویزات لکھیں جس میں حقیقت پسندانہ، منصفانہ، قانونی، مقصد، مکمل، اور مسلسل ہے. رائے سے بچیں (مائک فلاپی ہے. الیس سست ہے. ٹام مجھ سے جھوٹ بول رہا تھا.)، نامی کالم، ایڈیشنل ایبلائزیشن (جان جیک ہے. مارک کا رویہ مسئلہ ہے.)، اور لیبلنگ (مریم غیر ذمہ دار ہے. جارج ایک ٹیم نہیں ہے. کھلاڑی.).

ملازم کے رویے کی تشریح کرنے کی کوشش سے بچیں. (مارش اس تفویض کو پسند نہیں کرنا چاہتی ہے. پاؤلا اس کے سر میں موجود ہوتے ہیں.) مثالی الفاظ اور ایڈوربس (جیسے آہستہ آہستہ، پریشانی، ناخوش، موڈی، غصہ) کی تشریحی الفاظ کا استعمال کم کریں. ملازم کی مخصوص رویے اور اعمال، آپ کی رائے یا اس کی تشریح نہیں.

دستاویزات میں، گفتگو کی ایک درست ریکارڈ کی ضرورت کیا ہے. حقائق کے ساتھ چسپاں کریں اور لکھیں کہ آپ نے کیا کہا اور ملازم نے کیا کہا. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی دستاویزات غیر معمولی ہے اور یہ حقائق کو براہ راست ہو جاتا ہے. (کسی بھی ممکنہ قانونی صورت حال میں، کسی بھی دستاویزی واقعات میں غلطیوں کی تمام دستاویزات کو شکست دیتی ہے.)

آخر میں کسی بھی معاہدے، وعدوں، ٹائم لائنز، بہتر بنانے کی ضرورت، چیک ان پوائنٹس، اور دیگر تفصیلات جو میموری سے پرچی ہو. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ تاریخ اور آخری تاریخوں کے لئے تاریخ اور وقت مقرر کرتے ہیں تاکہ غلط فہمی پیدا نہ ہو.

اپنے HR محکمہ کی دستاویزات کی پالیسی کو جانیں، جو آپ کو بتائے گا کہ ملازمین کے اہلکار کی فائلوں میں تعینات کی ضرورت ہے، نظم و ضوابط کے کسی بھی دستاویز کو یقینی طور پر شامل کیا جانا چاہئے.

دستاویز اور اسٹور کہاں ہے

چونکہ ملازمین کے بارے میں دستاویزات خفیہ اور نجی ملازمین ہیں، آپ کو اس بات کا خیال رکھنا ہوگا کہ کسی بھی دستاویز کو منیجر، ایچ آر، اور ممکنہ طور پر ملازم کے اگلے مینیجر سے خفیہ رہتا ہے. اس طرح، مشترکہ کمپیوٹر ڈرائیو پر دستاویزات ڈالنے کی سفارش نہیں کی جاتی ہے. دستی تحریر دستاویزات اور پرنٹ کردہ مینیجر کی دستاویزات کو بند کر دیا گیا اسٹوریج میں سب سے بہتر رکھا جاتا ہے.

اگر آپ ان ہدایات کی پیروی کرتے ہیں تو، جب آپ ایچ ٹی پر مدد کرتے ہیں تو ڈسپوزل، ختم کرنے یا ملازمت کو بہتر ممکنہ فٹ کے ساتھ منتقل کرنے کے لۓ، HR آپ کو مسئلہ کو حل کرنے یا صورت حال کو بہتر بنانے میں مدد کرے گی. جب HR آپ کو دستاویز، دستاویز، دستاویز دینے کے لئے بتاتا ہے یا وہ آپ کی مدد نہیں کرسکتا؛ آپ کے پاس آپ کے تمام اڈوں ہوں گے.

ڈس کلیمر: براہ کرم نوٹ کریں کہ فراہم کی گئی معلومات، جبکہ مستند، درستگی اور قانونییت کی ضمانت نہیں دی جاتی ہے. یہ سائٹ ایک عالمی دنیا کے سامعین کی طرف سے پڑھا جاتا ہے، اور روزگار کے قوانین اور قواعد و ضوابط ریاست سے ریاست اور ملک سے ملک میں مختلف ہوتی ہیں. برائے مہربانی قانونی مدد، ریاست، وفاقی، یا بین الاقوامی حکومتی وسائل سے مدد حاصل کریں، اپنی قانونی تشریح کو یقینی بنائیں اور آپ کے مقام کے فیصلے درست ہو. یہ معلومات رہنمائی، خیالات، اور مدد کے لئے ہے.