ابتداء کے لئے بنیادی مینجمنٹ مہارت

مینجمنٹ مہارت کی سطح کی سطح 1 بنیادی مہارت کو ظاہر کرتا ہے جو کسی بھی مینیجر کو شروع کرنا ضروری ہے. یہ مینجمنٹ کی مہارت کی پرامڈ کی بنیاد ہے، جو اس مہارت کو ظاہر کرتی ہے کہ مینیجر کامیاب ہونا پڑتا ہے اور یہ ظاہر کرتا ہے کہ ان مینجمنٹ کی مہارتوں کو ایک دوسرے کی کامیابی کے لحاظ سے کیسے بنایا جائے.

بنیادی مینجمنٹ کی مہارت

چار بنیادی مینجمنٹ کی صلاحیتیں ہیں جن میں کسی کو مینجمنٹ کے کام میں کسی کامیابی حاصل کرنا ضروری ہے. یہ چار بنیادی مہارتیں ہیںمنصوبہ بندی، منظم، براہ راست، اور کنٹرول اور ذیل میں تفصیل سے الگ الگ تبادلہ خیال کیا جاتا ہے.

منصوبہ

منصوبہ بندی کسی بھی انتظامی کام میں پہلا اور سب سے اہم قدم ہے. یہ اکثر نظر انداز یا صاف طور پر کھڑا قدم بھی ہے. حالانکہ پلاننگ اور تفصیل کی تفصیل کی ضرورت ہوتی ہے، کام سے کام سے مختلف ہو جائے گا، اس کام کو چھوڑنے کے لئے یہ یقینی طور پر تباہی کو بلغاریہ کو بلاتے ہیں. یہی ہمیں ہمیں 6 پی منصوبہ بندی کی عکاسی دیتا ہے (یا 7 پی کی بنیاد پر آپ کس طرح شمار کرتے ہیں).

اگرچہ زیادہ سے زیادہ لوگ عام کاروباری منصوبہ بندی کے ساتھ اصطلاح کی منصوبہ بندی سے منسلک ہوتے ہیں، لیکن منصوبہ بندی کے مختلف سطح بھی ہیں:

• اسٹریٹجک منصوبہ بندی
• حکمت عملی کی منصوبہ بندی
• آپریشنل منصوبہ بندی

اور مختلف قسم کی منصوبہ بندی ہیں:

• تباہی کی منصوبہ بندی
• کامیابی کی منصوبہ بندی
• بحران کی منصوبہ بندی
• معاوضہ منصوبہ بندی

منظم کریں

ٹیم کے کام کو موثر طریقے سے اور موثر انداز میں حاصل کرنے کے لۓ ایک مینیجر ٹیموں، کاموں اور منصوبوں کو منظم کرنے میں کامیاب ہوسکتا ہے. ابتدائی مینیجر کے طور پر، آپ کو ایک چھوٹی سی ٹیم یا ایک پروجیکٹ ٹیم کو منظم کیا جا سکتا ہے. جب آپ کو ڈیپارٹمنٹ منظم یا کمپنی کا نیا ڈویژن کرنا ہوگا تو یہ وہی مہارتیں بعد میں اپنے کیریئر میں ضروری ہو گی.

واضح طور پر، کام کی منصوبہ بندی اور اسے منظم کرنے کے درمیان بہت زیادہ اوپریپ ہے. جہاں منصوبہ بندی کو کیا ضرورت ہے اس پر توجہ مرکوز کی جاتی ہے، تنظیم زیادہ فعال ہے اور اس سے زیادہ کام کیا گیا ہے کہ وہ کس طرح کام مکمل کریں.

جب آپ کام کو منظم کرتے ہیں، تو آپ کو یہ ضرورت ہے:

• کردار کی ضرورت کا تعین کریں
• کرداروں کو کاموں کو تفویض کریں
• کردار کے لئے بہترین وسائل (لوگوں یا آلات) کا تعین کریں
• وسائل حاصل کریں اور کرداروں کو ان کو مختص کریں
• کرداروں کو وسائل کو تفویض کریں اور ان کی ذمہ داریاں اور ذمہ داریاں پیش کریں.

چاہے آپ کو ایک چھوٹا سا ٹیم یا انتظام کرنے کا ایک منصوبہ ملا ہے، مینیجرز کو شروع کرنا بھی دفاتر اور ڈیٹا سسٹم کو منظم کرنے کے قابل ہونا چاہیے.

آپ اپنی ٹیم کو ایک دوسرے کے ساتھ مل کر جسمانی طور پر منتقل کرنے میں کامیاب نہیں ہوسکتے، لیکن آپ کو اس پر غور کرنا چاہئے. دوسری طرف، آپ کو بہت سے لوگوں کو ایک چھوٹی سی جگہ منتقل کرنے کی ضرورت ہو گی اور آپ کو چیزوں کو منظم کرنا ہوگا تاکہ ٹیم اس جگہ کے اندر مؤثر طریقے سے کام کرسکیں. بعد میں اپنے کیریئر میں، آپ کو کئی مختلف محکموں اور ان کی مخصوص ضروریات سے ٹیموں کو ایڈجسٹ کرنے کے لئے دفتر کو منظم کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے.

آپ کو تمام سارے نظاموں کو منظم کرنے کے قابل ہونے کی ضرورت ہوگی جس سے آپ کی ٹیم کو جمع کرنے یا تقسیم کرنے کی ضرورت ہو گی. ان دنوں، وہ شاید کمپیوٹر سسٹم ہیں. آپ کو یہ فیصلہ کرنا ہوگا کہ آیا مثال کے طور پر، آپ کو کمپنی کے اندرونی مشترکہ صفحات یا فائل سرور پر صرف مشترکہ فولڈر قائم کرنے کی ضرورت ہے. آپ کس طرح نظام کو منظم کرنے کے لئے جا رہے ہیں تاکہ معلومات کی ضرورت ہے جو کوئی بھی اس تک رسائی حاصل کرسکے (اور یہ ان لوگوں کے لئے دستیاب نہیں ہے جو اسے اپنے حریفوں کی طرح نہیں دیکھتا)؟ اگر آپ کی ٹیم کو معلومات کے علاوہ کسی چیز کی ضرورت ہوتی ہے یا پیدا کرتی ہے، تو آپ کو لازمی طور پر منظم کرنا ضروری ہے کہ آپ کی ٹیم کو اس کی ضرورت ہو گی، جب انہیں ضرورت ہو، اور دوسروں کو یہ بھی معلوم ہو کہ آپ کی ٹیم صحیح وقت پر پیدا کرتی ہے.

اپنے آپ کو منظم کرنے کے بارے میں مت بھولنا. ہم اس مینجمنٹ کی مہارت پیراڈڈ کے لیول 3 میں اعلی سطح پر جائیں گے، لیکن ابتدائی منیجر کے طورپر بھی آپ کو اپنے آپ کو منظم کرنے کے قابل ہونا ضروری ہے، آپ کا وقت، اور آپ کی جگہ تو آپ سب سے مؤثر ہوسکتے ہیں.

آخر میں، یاد رکھیں، یہ ایک بار چیزوں کو منظم کرنے کے لئے کافی کم ہے. وسائل، مقاصد، اور بیرونی عوامل میں مسلسل تبدیلیوں کے ساتھ آپ کو عام طور پر ان کے لئے ایڈجسٹ کرنے کے لئے دوبارہ منظم کرنے کی ضرورت ہوگی.

براہ راست

ڈائریکٹنگ عمل قدم ہے. آپ نے منصوبہ کی منصوبہ بندی اور منظم کیا ہے. اب آپ کو کام کرنے کے لۓ اپنی ٹیم کو براہ راست کرنا ہوگا. اس بات کا یقین کر کے شروع کریں کہ ٹیم ہر کسی کو ٹیم میں واضح ہے. کیا وہ سب جانتے ہیں کہ مقصد کیا ہے؟ کیا وہ سب جانتے ہیں کہ اس مقصد کا مقصد ٹیم کو حاصل کرنے میں کیا کردار ہے؟ کیا ان کے پاس ہر چیز کی ضرورت ہوتی ہے (وسائل، اقتدار، وقت، وغیرہ)؟

ھیںچو، پش نہ کرو

اگر آپ کو اپنی طرف متوجہ کرنے کے بجائے ٹیم کو ہدایت کرنا (ان کی قیادت کریں) آپ کو ہدایت کرنے میں زیادہ مؤثر ثابت ہو جائے گا (واپس بیٹھو اور حکم دے). آپ اپنی ٹیم پر لوگوں کو حوصلہ افزائی کرنا چاہتے ہیں اور انہیں ٹیم کے اہداف کی طرف مدد اور حوصلہ افزائی کرنا چاہتے ہیں.

اختیار

کچھ لکھنے والوں کو یہ مہارت "نرمی" کرنے کی کوشش کرتی ہے اور اسے "سماج" یا اسی طرح کی شرائط کہتے ہیں.میں مضبوط اصطلاح کو ترجیح دیتا ہوں، کیونکہ یہ ضروری ہے کہ مینیجر ٹیم کی سرگرمیوں کو کنٹرول کرنے میں کامیاب ہو.

مندرجہ بالا قدموں میں، آپ نے کام کی منصوبہ بندی کی ہے، وسائل کو منظم کرنے کے لئے یہ سب سے مؤثر طریقے سے بنائے، اور ٹیم کو کام شروع کرنے کی ہدایت کی. کنٹرول کے قدم میں آپ کام کئے جا رہے ہیں. آپ منصوبہ کی اصل پیش رفت کا موازنہ کریں. آپ اس بات کی توثیق کرتے ہیں کہ تنظیم آپ کام کر رہی ہے جیسا کہ آپ نے اسے ڈیزائن کیا ہے.

اگر سب کچھ اچھی طرح سے جا رہا ہے، تو آپ کو نگرانی کے سوا کچھ کرنے کی ضرورت نہیں ہے. تاہم، یہ مکمل طور پر ہوتا ہے. کسی کو بیمار ہو جاتا ہے، ڈیٹا بیس کی طرح ہر ایک تناظر سے زیادہ عرصہ لگتا ہے، ایک اہم مدمقابل ان کی قیمتوں کو کم کرتا ہے، آگ اگلے دروازے کی تعمیر کو تباہ کر دیتا ہے اور آپ کو کئی دنوں تک نکلنا پڑتا ہے، یا کسی اور عنصر کو آپ کی منصوبہ بندی پر اثر انداز ہوتا ہے. کنٹرول کے قدم اب یہ بتاتا ہے کہ آپ کو اثرات کو کم سے کم کرنے کے لئے کارروائی کرنا پڑتا ہے اور ممکنہ طور پر جتنی جلدی ممکن ہو سکے مطلوبہ چیزوں کو واپس لاتا ہے.

اکثر اس کا مطلب منصوبہ بندی کے مرحلے اور ایڈجسٹ کرنے کے منصوبوں پر واپس جا رہا ہے. بعض اوقات یہ تنظیم میں تبدیلی کی ضرورت ہوسکتی ہے. اور آپ کو نئے اہداف کی طرف لے کر ان کو حوصلہ افزائی کرنا پڑے گا. پھر، آپ کو نئی منصوبہ بندی پر قابو پانے اور اگر ضرورت ہو تو ایڈجسٹ کریں. یہ کام جاری ہے جب تک کہ آپ کام کو مکمل نہ کریں.

منیجر کنٹرول کے اوزار

کنٹرول کے قدم میں، آپ نے کارکردگی اور معیار کے معیار کو مقرر کیا اور پھر آپ کو اس بات کا یقین کرنے کی نگرانی کی ہے کہ وہ مل رہے ہیں. اس طرح کے بہت سے اوزار موجود ہیں جیسے آپ ایسی چیزیں جو نگرانی کرنے کی ضرورت ہے.

• شیڈولنگ ٹولز - کئی سافٹ ویئر کے اوزار آپ کو اپنے شیڈول میں شامل کرنے کی اجازت دیتا ہے اور پھر باقاعدگی سے پیش رفت کو اپ ڈیٹ کرنے کی اجازت دیتا ہے. پروگرام شیڈول میں تبدیلیوں کو اجاگر کرے گا لہذا آپ لینے کے لئے اصلاحی کارروائی کی شناخت کرسکتے ہیں.
• مالی کنٹرول - ایک مینیجر کے طور پر، آپ کو عام طور پر بجٹ پڑے گا. فنانس ڈیپارٹمنٹ کی رپورٹیں آپ کو یہ بتائیں گے کہ آپ کے اخراجات (لوگوں اور دیگر وسائل پر) منصوبہ سے مماثلت کیسے رکھتا ہے.
• لوگ کنٹرول کرتے ہیں - آپ کو یقین رکھنا ضروری ہے کہ آپ کے ٹیم پر تمام لوگ منصوبہ بندی کے طور پر کام کر رہے ہیں. اگر وہ نہیں ہیں تو، آپ کو اس وجہ سے تلاش کرنے اور درست کرنے کی ضرورت ہے. کیا وہ مقصد نہیں سمجھتے ہیں؟ کیا ان کے پاس کچھ وسائل یا مہارت نہیں ہے جو انہیں ضرورت ہے؟ کیا کام ان کے لئے بہت بڑا ہے اور کسی مختلف وسائل کو ترمیم یا تفویض کرنے کی ضرورت ہے؟ مینیجر کے طور پر آپ کا کام کا مطلب ہے کہ آپ کی ٹیم کو اس کے بارے میں رائے دینے کا مطلب ہے کہ ان کی کارکردگی منصوبہ سے متعلق ہے. جب ایسا نہیں ہوتا، تو آپ کو اصلاحی کارروائی کرنے کی ضرورت ہے.