کس طرح ایک نگرانی غیر موجودگی کا انتظام کرسکتا ہے

ایک سی سی سی غیر منسلک انضمام سروے کے مطابق، ملازمتوں کو جب کام پر کارکنوں کو رکھنے کے لئے آتا ہے تو زمین کھو رہے ہیں. نامعلوم افراد کی غیر حاضری کی شرح 1999 سے لے کر ان کی بلند ترین سطح تک پہنچ گئی ہے. یہ سب سے زیادہ تشویش ہے کہ کام کے لئے ظاہر نہیں ہونے والے تین ملازمین میں سے دو میں سے دو جسمانی طور پر بیمار نہیں ہیں.

زیادہ تر کمپنیوں کے لئے، غیر حاضری کا انتظام کرنے کی ذمہ داری بنیادی طور پر فوری نگرانی پر گر گئی ہے. یہ سپروائزر اکثر ایسے لوگ ہیں جو جانتا ہے کہ ایک مخصوص ملازم غیر حاضر ہے.

وہ ایک فرد کی غیر موجودگی کے ارد گرد کے حالات کو سمجھنے اور ابتدائی مرحلے میں ایک مسئلے کو سمجھنے کے لئے بہترین پوزیشن میں ہیں. لہذا، کمپنی کی غیر موجودگی کے طریقہ کار میں ان کی فعال شمولیت مجموعی تاثیر اور کسی غیر موجودگی کی پالیسی یا پروگرام کی مستقبل کی کامیابی کے مطابق ہے.

اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ سپروائزر غیر حاضر ہونے کے انتظام کے اپنے کردار میں آرام دہ اور پرسکون ہیں، انہیں سینئر مینجمنٹ کی مکمل حمایت حاصل ہے. تمام جماعتوں کو غیر موجودگی کی پالیسیوں اور طریقہ کاروں کے مقصد سے آگاہ ہونا ضروری ہے. محکموں کے درمیان متضاد ہونا چاہئے؛ پالیسی اس کی تاثیر سے محروم ہوسکتی ہے.

مزید استحکام فراہم کرنے کے لئے، نگرانوں کو غیر حاضریت کے انتظام کے بارے میں اپنی ذمہ داریوں میں تربیت دی جانی چاہیے، مشورہ دیا کہ کس طرح مؤثر واپسی سے کام کرنے والے انٹرویو کو منظم کیا جاسکتا ہے، اور جب ضروری ہو تو انضباطی طریقہ کار کے استعمال میں تعلیم حاصل کی جائے.

نگرانی کے ذمہ داریاں

ملازم کی عدم موجودگی کے دوران اس کام کو مناسب طریقے سے احاطہ کرتا ہے اس بات کو یقینی بنانے کے علاوہ، ایسے دیگر اہم اقدامات بھی ہیں جن پر نگرانیوں کو غیر حاضری کا انتظام کرنے کی ضرورت ہے. وہ:

• یہ یقینی بنائیں کہ تمام ملازمین غیر موجودگی سے نمٹنے کے لئے تنظیم کی پالیسیوں اور طریقہ کار سے مکمل طور پر واقف ہیں،
• جب ملازمت بیمار ہو تو فون کا پہلا نقطہ نظر ہو
• مناسب طریقے سے تفصیلی، درست اور اپ ڈیٹ کرنے والے ان کے اسٹاف کے لئے غیر موجودگی ریکارڈز، جیسے جیسے، تاریخ، بیماری کی نوعیت / غیر موجودگی کی وجہ، کام کی تاریخ میں متوقع واپسی، اگر ضروری ہو تو ڈاکٹر کے سرٹیفیکیشن)
• تشویش کا سبب بننے والے کسی بھی پیٹرن یا رجحانات کی شناخت،
• واپسی سے کام کے انٹرویو کو منظم کرتے ہیں
• لازمی طور پر انضباطی طریقہ کار کو لاگو کرنا.

واپسی سے متعلق انٹرویو

نگرانی کا بہترین انتظام کیسے کرنے کے لئے نگرانیوں کی تربیت کو مؤثر اور منصفانہ واپسی سے کام کرنے والے انٹرویو کو کس طرح منظم کرنے کے بارے میں ہدایات شامل کرنا چاہئے. حالیہ قومی سروے سے پتہ چلتا ہے کہ ان انٹرویو کو مختصر مدت کے غیر حاضری کا انتظام کرنے کے لئے سب سے مؤثر اوزار میں شمار کیا جاتا ہے.

واپسی سے کام کی بحث کو سپروائزر کو ملازمت واپس کام کرنے کا استقبال کرے گا، اس کے علاوہ کام کی جگہ میں غیر موجودگی کو کنٹرول کرنے اور انتظام کرنے کے انتظام کا مضبوط عزم ظاہر کرنے کے علاوہ. اس انٹرویو کو چیک کرنے کے قابل ہو جائے گا کہ ملازم کام میں واپس آنے کے لئے کافی اچھا ہے.

لازمی کاغذات مکمل ہوسکتے ہیں تاکہ غیر موجودگی اور اس کا نتیجہ صحیح طریقے سے ریکارڈ کیا جائے. حقیقت یہ ہے کہ قائم کردہ طریقہ کار اس جگہ پر موجود ہے جسے کسی ملازم کے ساتھ غیر موجودگی کی تحقیقات اور اس پر بحث کرنے کے لۓ، غیر معمولی وجوہات کے لئے غیر حاضری کے لئے ایک رکاوٹ کے طور پر کام کرنا.

انٹرویو کو غیر حاضر کی واپسی کے کام کے بعد فوری طور پر کام کرنے کی ضرورت ہے (اس کی واپسی کے بعد ایک دن بعد میں نہیں). ملازمت کو ان کی غیر موجودگی کے سببوں کی وضاحت کرنے کے لئے کافی موقع دیا جانا چاہئے. سپروائزر انٹرویو کو انٹرویو کا استعمال کرتے وقت ایک وقت کے طور پر کسی بھی مسئلے کو تلاش کرنے کے لۓ ملازم ہو سکتا ہے جو غیر موجودگی کی وجہ سے ہو.

مقصد ایک کھلا اور معاون ثقافت کو فروغ دینا ہے. اس بات کو یقینی بنانا کہ طریقہ کار اس بات کو یقینی بنائے کہ جب ضرورت ہو تو اس کی مدد اور مشورہ پیش کی جائیں اور اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ ملازمت کو واپس جانے کے قابل ہو.

ملازمت عام طور پر رسمی ڈھانچہ کے اندر غیر موجودگی کے لۓ حقیقی وجوہات کی وضاحت کرنے کا موقع کی تعریف کرے گی. کیا سپروائزر کو غیر موجودگی کے سبب دیئے گئے وجوہات کی صداقت پر شک ہونا چاہئے، اس کو کسی بھی شبہ یا خدشات کا اظہار کرنے کا موقع استعمال کرنا چاہئے.

ہر وقت، ملازم کو یہ معلوم ہونا چاہئے کہ انٹرویو صرف کمپنی کے طریقہ کار کا حصہ نہیں ہے، لیکن ایک اہم ملاقات جس کے دوران غیر موجودگی کا ذکر کیا گیا ہے اور مستقبل کے روزگار کے لئے اثرات ہوسکتے ہیں. کمپنی کی انضباطی طریقہ کار، غیر موجودگی کی ناقابل قبول سطحوں پر، ملازم کو بیان کیا جانا چاہئے.

میٹنگ کے دوران کوئی بات نہیں سزا دینا چاہئے، لیکن محکمہ کے اندر غیر موجودگی کے جواب کو اجاگر کرنے اور وضاحت کرنے کے لئے ایک موقع کے طور پر دیکھا جانا چاہئے. ملازمین کی اکثریت ان کے کام اور انتظامیہ سے فخر اور کامیابی کا احساس حاصل کرنے کے لئے حوصلہ افزائی کی جانی چاہیے کہ ان افراد کو ذمہ دار بالغوں کے طور پر علاج کیا جائے.

سفارش شدہ نظم و ضبط کے طریقہ کار اگر غفلت جاری رہتی ہے

درج ذیل ہدایات مندرجہ ذیل معاملات میں لے جانے کے لئے اقدامات کئے ہیں جہاں مختصر مدت کے غیر حاضری کو ایک خاص مدت میں قابل قبول سطح سے اوپر سمجھا جاتا ہے.

مرحلے 1: مشاورت انٹرویو

• فوری سپروائزر کو غیر حاضری پر اپنی تشویش کا ملازم کو مشورہ دینا چاہئے، بیماری کے سبب وجوہات کو قائم کرنے کی کوشش کریں اور حاضری کو بہتر بنانے کے لئے کیا کام کرنے کی ضرورت ہے.
• اگر اس مرحلے پر کسی بھی طبی حالت کی شناخت کی جاتی ہے اور نوکری کی مناسب صلاحیت پر اثر انداز ہوسکتا ہے تو، سپروائزر کو کمپنی کے منظوری والے ڈاکٹر کے ساتھ ایک تقرری کا بندوبست کرنا ہوگا. اس کو ملازم کے ساتھ پانچ کام کے دنوں میں لکھا جائے گا.
• اگر بحث سے، مسئلہ کام کے لئے مبینہ طور پر واضح ہونے کی وجہ سے ظاہر نہیں ہوتا ہے تو، سپروائزر کو ملازم کو مشورہ دینا چاہئے، جبکہ ریکارڈ شدہ بیماری حقیقی ہوسکتی ہے، حاضری میں ایک مسلسل بہتری کی توقع کی جاتی ہے یا اگلے مرحلے کے طریقہ کار میں لیا جائے گا.
• حاضری کا ایک جائزہ اگلے چھ ماہ کے لئے خود بخود ہر ماہ بنایا جائے گا.

مرحلے 2: پہلا رسمی جائزہ (زبانی انتباہ کے مرحلے)

• اگر ملازم کی غیر حاضری مندرجہ ذیل تجزیہ اور باقاعدگی سے نگرانی کو خراب کرنا جاری رکھے تو، اسے سپروائزر کے ساتھ باقاعدگی سے جائز جائزہ لینے کے لئے مدعو کیا جانا چاہئے.
• اس انٹرویو کے لئے ملازم کو مدعو ایک خط میں غیر موجودگی کا ریکارڈ تفصیلی ہونا چاہئے. ملازم کو یہ مشورہ دیا جانا چاہئے کہ وہ ایک یونین کے نمائندہ یا ساتھی کی طرف سے نمائندگی کرنے کا اہل ہو.
• اس میٹنگ کا مقصد یہ ہوگا کہ:

  غیر حاضری کے بنیادی بنیادی وجوہات پر بحث کرنے کے لئے،

  سروس کے ملازم اور اس کی غیر موجودگی کے لاگت کے اثرات کو کم کریں، اور

  ملازم کو (بغیر جب طبی مشورہ لینے کا فیصلہ کرنے کا فیصلہ) ہے، تو اگر کافی اور مسلسل بہتری نہیں ہے تو اس کے روزگار کو قابل قبول حاضری کی سطح کو برقرار رکھنے کے لۓ اس کی ناکامی کی وجہ سے ختم ہوسکتا ہے. یہ زبانی انتباہ کا حامل ہے.

• جہاں طبی توجہ واجب ہے، کارروائی کو فوری طور پر لے جانا چاہئے. لہذا اجلاس مکمل طور پر عمل کے اس حصے کی اجازت دینے کے لئے ملتوی کیا گیا ہے. پانچ کام کے دنوں کے اندر، ملازم کو طبی مشورہ ملے گی. اجلاس پھر HR کے ساتھ بحال کیا گیا ہے اور ڈاکٹر کی رائے پر تبادلہ خیال کیا جاتا ہے.
• اگر ڈاکٹر کام کے لئے فٹنس کی تصدیق کرتا ہے، تو ملازم کو مستحکم غیر موجودگی کے نتائج کے بارے میں خبردار کیا جانا چاہئے.

مرحلے 3: دوسرا رسمی جائزہ (لکھا ہوا انتباہ مرحلے)

• باقاعدگی سے نگرانی کی نشاندہی کرتا ہے کہ غیر موجودگی کے پیٹرن میں کوئی بہتری نہیں ہوئی ہے، دوسرا رسمی اجلاس HR کے ساتھ کی جائے گی.
• اجلاس میں ملازم کو مدعو کرنے والے خط میں غیر موجودگی ریکارڈ اور پھر، نمائندگی پر مشورہ شامل ہو گا.
• بیماری کی نوعیت میں بیمار صحت یا تبدیلی کے بارے میں میٹنگ میں کسی بھی نئی معلومات کو کمپنی کے منظوری والے ڈاکٹر کی طرف سے تشخیص کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے.
• ملازمت کو ان کی غیر موجودگی کے ریکارڈ کی وضاحت کرنے کا موقع دیا جانا چاہئے. اگر مناسب ہو تو، سپروائزر کو ملازم کو مطلع کرنا چاہیے کہ ایک رسمی تحریری انتباہ جاری کی جاسکتی ہے اور یہ انتباہ ملازم کی مخصوص مدت کے لئے فائل میں رہیں گے. انتباہ کا ایک کاپی ملازم اور اس کے نمائندے کو جاری کیا جانا چاہئے.
• ملازم کو بتایا جانا چاہئے کہ کمپنی کی حاضری کی توقعات کے مطابق عمل کرنے میں ناکامی اور غیر موجودگی کے موجودہ ناقابل قبول ریکارڈ کو بہتر بنانے کے لئے، ملازم کے ملازمت کو ختم کرنے کا نتیجہ ہوگا.
• جہاں کام کے لئے فٹنس شک میں ہے، ڈاکٹر کی طرف سے موصول ہونے والی رہنمائی کے مطابق ریگولیشن کے اختیارات کے ساتھ آگے بڑھیں. ریگولیشن کے عمل اور اختیارات پر ملازم کے یونین کے نمائندہ (اگر قابل اطلاق) کے ساتھ مشورہ.

مرحلہ 4: کام سے عارضی معطل

• اگر انضباط عمل کے پچھلے مراحل پر عملدرآمد کے بعد، حاضری میں کوئی بہتری نہیں ہوتی ہے تو، انتظام کے بغیر کسی عارضی معطلی کو آگے بڑھ سکتا ہے. معطل کرنے کا ارادہ آغاز اور اختتامی تاریخوں کی تفصیلات کے ساتھ لکھنا میں تصدیق کرنا چاہئے. معطل کی خط کی ایک نقل ملازم کے نمائندہ (اگر قابل اطلاق ہو) کو بھیجا جائے.

مرحلے 5: روزگار کا خاتمہ

• یہ انضباطی عمل میں حتمی مرحلے ہے جس کے تحت ملازمت کو حاضری کے لئے شرکت کی ضروریات کے مطابق عمل کرنے میں ناکامی کے لئے مسترد کر دیا گیا ہے. ایک سینئر منیجر اور ایچ آر کے تحریری اجازت کے ساتھ خطرہ صرف لے جا سکتا ہے.
• اس خط میں ملازم کو بلایا جائے گا جو دوبارہ نمائندگی پر مشورہ دیتے ہیں اور غیر موجودگی کے ریکارڈ کو نظر انداز کریں گے. ملازم کو یہ مشورہ دیا جانا چاہئے کہ انٹرویو کے نتیجے میں، وہ کام کے فرائض انجام دینے کے لئے غیر معذوری کے لۓ اسے مسترد کردیۓ.
• ایک بار پھر، ملازم کی صحت یا کام کے لئے صلاحیت کے بارے میں کسی بھی نئی معلومات آنے والی کمپنی کے بارے میں مشاورت کی جا سکتی ہے.
• اگر صلاحیت کی بنیاد پر مسترد کرنے کا فیصلہ کیا جاتا ہے، تو برطرفی کے خط کا ایک کاپی ملازم کے نمائندے کو (اگر مناسب ہو) بھیجے جائیں.
• ملازم کو مسترد کے خلاف اپیل کرنے کا حق ہو سکتا ہے. اپیل کی کمپنی کی انضباطی طریقہ کار کے مطابق ہونا چاہئے.

غیر موجودگی کا انتظام کرنے میں چیلنج

آگاہ رہیں کہ سپروائزر اکثر ناگزیر ہوتے ہیں یا غیر حاضر ہونے کے قابل قبول کی سطح سے زیادہ ہو چکے ہیں ان پر رپورٹ کرنے کے لئے. کیونکہ بہت سے دباؤ پہلے ہی سپروائزروں پر، غیر حاضری پالیسیوں کے مسلسل عمل درآمد ہمیشہ ان کی ترجیح نہیں ہوتی.

غیر حاضری کا انتظام کرنے کے لۓ انفرادی طور پر لینے کی کوشش کرنا ضروری ہے اور اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ تمام ملازمین اسی طرح کا سلوک کریں. یہ ضروری ہے کہ مسلسل، مستقل، اور منصفانہ طور پر. جب غیر موجودگی کو متفق نہیں کیا جاسکتا ہے یا کسی متضاد انداز میں نہیں، تو اس کے نتیجے میں کم مورال کا نتیجہ ہوسکتا ہے.

ملازمین کی اکثریت پالیسیوں اور پروگراموں کی تعریف کرے گی جن کی سزا مجرم کی سہولت ہے. محنت یا مجاز اقدامات جن کے ملازمتوں کو کام کرنے کے لۓ ملازمین کے نتیجے میں کر سکتے ہیں کہ وہ "غیر معمولی کام کے دوران."

وہ ہر ممکن حد تک کم از کم کرتے ہیں اور انہیں کرنے کے لۓ کسی بھی کوشش کے خلاف مزاحمت کرتے ہیں. دیگر پروگراموں کو عملدرآمد کیا جاسکتا ہے کہ ملازمین کی مدد سے کام میں رہیں، جیسے لچکدار کام شیڈولنگ، ملازمت کا اشتراک، حاضری ایوارڈ اور فلاح و بہبود کے پروگرام.

-------------------------------------------------

Stefanie Yorges کی قیادت میں اعلی مشیر رہنما اور مشیر مند رہنماؤں کی مدد پر جیت اور زندگی میں کامیاب ہونے میں مدد کرنے میں مہارت رکھتا ہے.