بزنس - مینجمنٹ اور قیادت کے لئے تحریری

کاروباری لکھنا کا مقصد کسی اور کو معلومات فراہم کرنے یا ان سے معلومات کی درخواست کرنا ہے. کاروبار کیلئے مؤثر تحریر ہونے کے لۓ آپ کو مکمل، جامع، اور درست ہونا ضروری ہے. آپ کا متن اس طرح سے لکھا جائے گا کہ قاری آسانی سے سمجھ سکیں گے کہ آپ کیا کہہ رہے ہیں یا ان سے پوچھ رہے ہیں.

کاروبار کے لئے بہت ساری تحریر سلپل، خراب لکھا ہے، غیر منظم، جرگون اور پختہ سے لٹکا ہوا ہے. اکثر یا تو بہت طویل یا بہت مختصر ہے. یہ تمام صفات غیر مؤثر کاروباری تحریر میں شراکت کرتے ہیں.

چاہے آپ سیلز پروپوزل کی گذارش کرتے ہیں، آپ کے مالک کے پاس ایک ای میل، یا سافٹ ویئر پیکج کے لئے ایک ہدایت دستی، آپ کو مؤثر ثابت کرنے کے لۓ مخصوص قدمیں ہیں. ان پانچ مراحل پر عمل کریں:

1. آپ کے مواد کو منظم کریں
2. اپنے ناظرین پر غور کریں
3. اپنے خیالات کو لکھیں
4. آپ کے مواد کو مسترد کرنا
5. آپ کے مواد میں ترمیم کریں

تنظیم کلید ہے

اگر آپ کو آپ کے مواد کو منظم نہیں کرتے تو یہ ٹھیک نہیں چلیں گے اور یہ احساس نہیں ہوگا. لکھنا سادہ یا پیچیدہ ہے. ایک اسٹاف میٹنگ کا اعلان کرتے وقت ای میل لکھنا، آپ کے خیالات کو جمع کرنے کے طور پر یہ آسان ہے. دوسری صورت میں، اگر ممکن ہو تو آپ کو تیار شدہ دوا کے مقدمے کی سماعت کے نتائج لکھ رہے ہو تو آپ کو ممکنہ طور پر تیار کردہ مواد سے پیچیدہ نقطہ نظر تیار کرنا ہوگا. جو بھی کام، مناسب تنظیم کے بغیر (آپ کے خیالات کو منظم کرنے کے بغیر) بھی، آپ سبھی اہم موضوعات پر تعظیم دینے کی ضرورت ہر چیز کو شامل نہیں کرسکتے ہیں.

وقفے یا غلط فکسنگ آپ کے کاروباری تحریر کو کم واضح بنا دے گی.

آپ کی شناخت جانیں

لکھنے کے لۓ، آپ کے مطلوبہ سامعین کے بارے میں سوچتے ہیں. مثال کے طور پر، آپ کی کمپنی کے نئے 401 (k) پروگرام کے بارے میں ایک پیشکش آپ کے CFO کے ساتھ ساتھ ملازمتوں کو بھی اسی طرح کے طور پر ملازمت کرسکتا ہے، لیکن آپ میں شامل تفصیلات کی سطح مختلف ہوگی. آپ کو سر پر غور کرنے کی بھی ضرورت ہے. آپ کی ٹیم کے لئے فوری ای میل، انہیں سالانہ کمپنی picknick کے یاد دلانے کے، آپ کی کمپنی کی سالانہ رپورٹ کے بارے میں آپ کی یادگار کے طور پر ایک ہی ٹون نہیں پڑے گا.

اس کے علاوہ، یاد رکھیں کہ آپ اپنے سامعین کو زیادہ مؤثر طریقے سے بات چیت کریں گے، اگر آپ ان پر توجہ مرکوز کریں گے تو اس کے بجائے آپ کیا کہنا چاہتے ہیں.

اچھی لکھنا کے بارے میں ایک لفظ

اچھے لکھنے والے لکھنے کے مختلف شال ہیں. کچھ سب کچھ باہر لینا پسند کرتے ہیں اور پھر واپس جائیں اور ترمیم کریں. دوسروں کو اس کے ساتھ ساتھ جانے میں ترمیم کرنا پسند ہے. کبھی کبھی ان کی ترجیحات کی طرز پر انحصار مختلف ہوتی ہے.

جیسا کہ آپ لکھتے ہیں (یا جب آپ ترمیم کرتے ہیں) لمبائی سے آگاہ رہیں. آپ کو اپنے معنی واضح کرنے کے لئے کافی الفاظ استعمال کرنا چاہئے، لیکن یہ بہاؤ بنانے کے لئے غیر ضروری الفاظ کا استعمال نہ کریں. کاروباری تحریر کو واضح اور جامع ہونا ضروری ہے، نہرو زبانی اور بہاؤ. یاد رکھیں، کاروبار میں کوئی بھی ضروری وقت سے زیادہ پڑھنے کے لئے وقت نہیں ہے.

دوسری جانب، اپنا ٹکڑا بہت مختصر نہ بنائیں. آپ کو کافی لکھنا ضروری ہے کہ آپ کا معنی صاف ہے اور غلط سمجھا جائے گا. تصور کریں کہ سامان کا ایک ٹکڑا گودام میں "استعمال کیا جاتا ہے لیکن اچھا." یہ واضح نہیں ہو گا کہ اس کا مطلب یہ ہے کہ سامان کا ٹکڑا بہت زیادہ استعمال کیا گیا تھا، یا اس کا سامان اس کا نیا اور اب بھی فعال نہیں تھا. کچھ اضافی الفاظ کا مطلب واضح ہو گا. اس کے علاوہ، جرگون یا تحریروں کا استعمال کرتے ہوئے بچنے سے بچنے کے سبب سے وہ مختلف قارئین کو مختلف چیزوں کا مطلب سمجھ سکتے ہیں.

آپ کے تحریر سٹائل کے باوجود، تمام مصنفین کو تمام تحریر مواد کو بھی تسلیم کرنا اور ای میل بھی کرنا پڑتا ہے.

ثبوت اور ترمیم

آپ کے تحریر سٹائل کے باوجود، تمام مصنفین کو تمام تحریر مواد کو بھی تسلیم کرنا اور ای میل بھی کرنا پڑتا ہے. لکھنے کے بعد آپ اپنے کام کا ثبوت دیتے ہیں. آپ اسے دوبارہ ترمیم کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے. پروفیڈرننگنگ دوبارہ پڑھ رہا ہے جس نے آپ نے لکھا تھا اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ کے سر کے تمام الفاظ نے اسے کاغذ پر صحیح طریقے سے بنایا. کیونکہ ہمارے دماغ ہماری انگلیوں سے زیادہ تیزی سے کام کرتے ہیں، آپ کو الفاظ کو ختم کرنے، اختتام کو چھوڑنے، یا غلط ہوموم استعمال کرتے ہیں (مثال کے طور پر، "وہاں") ان کے بجائے. انفیکچرنگ ان غلطیوں کو پکڑتا ہے. ظاہر ہے، ایک لائن ای میل کی نشاندہی کرنا آسان ہے اور اس پر صرف اس طرح پر غور کرنا ہے جیسا کہ آپ ٹائپ کافی ہوسکتے ہیں.

تاہم، اگر آپ ایک ہدایات دستی لکھ رہے ہیں تو، آپ کی نشاندہی زیادہ پیچیدہ ہو گی اور زیادہ وقت لگے گی.

آپ کے مواد کا ثبوت دینے کے بعد، اس کا ترمیم کرنے کا وقت ہے. کبھی کبھی ثبوت دینے اور ترمیم کے ساتھ ساتھ ساتھ ساتھ کیا جا سکتا ہے، لیکن جب وہ ترتیبات مرتب کیے جاتے ہیں تو یہ زیادہ مؤثر ہے.

آپ کو ترمیم کرنے کی وجہ یہ ہے کہ مواد کی آواز (اور پڑھ) بہتر بنانے کے لئے آپ نے لکھا ہے کہ آپ کو لکھا یا تبدیل کرنا ہے. کاروبار کے لئے لکھتے وقت، اس کا مطلب یہ ہے کہ غلطیوں کو درست کرنے اور متن کو واضح طور پر واضح اور جامع بنا دیا جائے.

آپ ناول لکھنا نہیں کر رہے ہیں

جب آپ کاروبار کے لئے لکھ رہے ہیں تو آپ اگلے "عظیم امریکی ناول" لکھ نہیں رہے ہیں. آپ کی تحریر ضروری طور پر بیان کی جانی چاہئے، لیکن آپ کو تقریر کے بہت بڑے الفاظ اور اعداد و شمار کا استعمال کرکے وشال لفظ تصاویر کو پینٹ کرنے کی ضرورت نہیں ہے. اگر آپ کا مطلب ہے "شیشہ کے گھر"، "باہمی تسلط" لکھیں، "گلاس کے گھروں کو لکھیں".