خطرے کے انتظام کے منصوبے کے ساتھ اپنے باس کی تصدیق دیں

بہترین پراجیکٹ مینیجرز ان کے لائن مینیجر اور پراجیکٹ سپانسر کا مکمل اعتماد رکھتے ہیں. ان منصوبوں کے پیچھے عملدرآمد ان پر یقین رکھتا ہے جب وہ کہتے ہیں کہ انہیں مزید فنڈ، مزید وسائل یا کسی مسئلے کو حل کرنے میں مدد ملتی ہے.

جب آپ خطرناک حالات میں کام کر رہے ہیں، تو آپ کو صحیح کٹ کی ضرورت ہے. رسی اور crampons کے ایک بیگ کے ساتھ ایک hiker کی طرح، آپ کے منصوبے کے خطرے سے نمٹنے کے لئے بھی اوزار کی ضرورت ہے.

آپ اپنے منصوبے میں خطرے کے انتظام کے منصوبے کے ساتھ اپنے منیجر کے اعتماد میں اضافہ کر سکتے ہیں. ایک سادہ 5 مرحلے کا عمل انتہائی آسانی سے آپ کے باس (اور آپ) کے منصوبے کو دیکھتا ہے کہ کس طرح تبدیل کر سکتے ہیں.

پراجیکٹ مینجمنٹ میں خطرے کا انتظام کیا ہے؟

پراجیکٹ مینجمنٹ میں خطرے کا انتظام منصوبے کے خطرات کی شناخت، تشخیص اور جواب دینے کا عمل ہے.

پروجیکٹ کے خطرات ایسی چیزیں ہیں جو اس منصوبے کو متاثر کرسکتے ہیں (مثبت یا منفی طور پر، لیکن عام طور پر لوگوں کو ایسے واقعات کے طور پر خطرے کی تشریح ہوتی ہے جو اس منصوبے پر منفی اثر پڑے گا).

چاہے آپ کی منصوبہ بڑی یا چھوٹا ہے، اس کے ساتھ اس سے متعلق خطرات پڑے گا. یہ آپ کے نئے اسکول کے پریڈ کے خطرے سے کچھ بھی ہو سکتا ہے کہ آپ اپنے نئے سرکٹ بورڈ کے اہم اجزاء میں قیمت میں اضافے کے خطرے سے دور رہیں.

پراجیکٹ کا خطرہ، اگر صحیح طریقے سے منظم نہ ہو تو، آپ کو اس منصوبے کو کامیابی سے فراہم کرنے میں مشکل ہوسکتا ہے. غیر متوقع خطرات آپ کے شیڈول میں وقت، آپ کے وقت اور آپ کے بجٹ پر رقم کے لئے کام شامل کر سکتے ہیں. مینیجر اس طرح کے بارے میں اعصابی ہو جاتے ہیں. یہ سب خطرہ مینجمنٹ پلان سے بچا جاسکتا ہے.

خطرہ مینجمنٹ منصوبہ بندی

خطرے کا انتظام کرنے کا منصوبہ آپ کے منصوبے کی ٹیم کی فراہمی میں اپنے اعتماد کو بڑھانے کا ایک بڑا طریقہ ہے - اور یہ کہ آپ کے مینیجر کے اعتماد کو بڑھانے میں بھی اضافہ ہوتا ہے. آپ چاہتے ہیں کہ وہ یقین کریں کہ آپ ایسا کر سکتے ہیں، اور آپ ان سے آگاہ ہوں گے کہ کامیابی سے آپ کو اس منصوبے کو کامیابی سے روکنے کے لۓ کیا ہوسکتا ہے. ایسا کرنے کے لئے ایک خطرہ مینجمنٹ پلان ایک بہترین ذریعہ ہے.

اور اندازہ کرو کہ کیا؟ شروع کرنا آسان ہے.

پراجیکٹ کے خطرے کا انتظام ایک سادہ قدم ہے 5 قدم. آئیے اس سے زیادہ پیچیدہ نہیں ہونے کی ضرورت ہے. یہ کچھ چیز ہے جو آپ آج شروع کر سکتے ہیں، آپ کی اگلی میٹنگ میں اس پر تبادلہ خیال کرنے کے لئے تیاری کریں اور یہ ختم ہوجائیں کیونکہ کوئی منٹ ٹائپ کر رہا ہے.

5 مرحلہ خطرہ مینجمنٹ عمل

پراجیکٹ مینجمنٹ کے بہت سے حصوں کے ساتھ، خطرے کا انتظام ایک عمل ہے. 5 مراحل ہیں:

1. شروع کریں
2. شناخت کریں
3. تشخیص کریں
4. منصوبہ کا جواب
5. لاگو کریں

اگر ان شرائط ابھی ابھی آپ کے لئے بہت زیادہ معنی نہیں رکھتے ہیں، تو براہ مہربانی اس کے ساتھ رہیں - میں یہ سب کی وضاحت کرنے جا رہا ہوں.

مرحلہ 1: شروع کریں

سب سے پہلے، آپ اپنے پراجیکٹ مینجمنٹ ماحول میں اپنے خطرے کے انتظام کے لئے سیاق و سباق قائم کرنا چاہتے ہیں.

یہاں شاید ایسا کرنے کے لئے بہت زیادہ خوفناک کام نہیں ہے کیونکہ آپ کی کمپنی میں کسی نے پہلے سے ہی ایک کارپوریشن خطرہ کی پالیسی تیار کی ہے اور آپ کو اس کی ضرورت ہے. یہ کمپنی کے خطرے سے متعلق نقطہ نظر کی وضاحت کرے گا اور آپ کو اس مطلوبہ الفاظ کو بھی جو آپ کی ضرورت ہے، کی اجازت دے گی. ٹیمپلیٹس ہمیشہ آپ کو نوکری بچاتا ہے، لہذا ان کے لئے بھی نظر آتے ہیں!

یہاں تک کہ اگر آپ کو کارپوریٹ خطرے کی پالیسی نہیں ہے، آپ کے ساتھ ساتھ منصوبوں کو منظم کرنے والے کسی دوسرے کو ممکنہ منصوبے کے خطرے کے انتظام کی منصوبہ بندی ہوسکتی ہے جس میں آپ نقل کرسکتے ہیں. پہیے کو دوبارہ کیوں ڈالا؟ جعلی دستاویزات لازمی طور پر اگر آپ وقت بچانا چاہتے ہیں تو زیادہ ضروری ہو.

اپنے پراجیکٹ کے لئے خطرے کے انتظام کے منصوبے کو تیار کرنے کے لئے آپ کو کیا پتہ چلا ہے. یہ آپ کے مجموعی پراجیکٹ مینجمنٹ پلان کا حصہ ہے اور اس بات کے بارے میں بات چیت کرتے ہیں کہ آپ اپنے منصوبے پر خطرے کا انتظام کیسے کریں گے.

اگر آپ اس میں ڈالنے کے لئے نہیں جانتے ہیں تو، پڑھتے ہیں! اگلے مرحلے آپ کو اپنے خطرے کے انتظام کے منصوبے کے بارے میں بات کرنے کا بہتر خیال دے گا.

اس کے ذریعہ اعتماد کو بہتر بنایا گیا ہے: آپ کے مینیجر کو دکھایا گیا ہے کہ آپ کو آپ کے منصوبے پر غیر یقینیی سے نمٹنے کے لئے ایک نقطہ نظر ہے اور آپ کو فعال طور پر خطرے کا انتظام کرنے جا رہے ہیں.

مرحلہ 2: شناخت کریں

ایک بار آپ کے نقطہ نظر کے بعد، آپ اس کے بعد کام کرنے شروع کر سکتے ہیں.

اب آپ ان خطرات کی شناخت کرتے ہیں جو آپ کے منصوبے پر اثر انداز کر رہے ہیں. یہ وقت میں صرف ایک سنیپ شاٹ ہے اور آپ کا خطرہ رجسٹر یہ ہے کہ آپ کو وقت اور وقت پر واپس آنا چاہیں گے تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جاسکتا ہے کہ اس کے ساتھ ساتھ کچھ بھی نیا ہے.

آپ عام خطرات کی چیک لسٹ کا استعمال کرتے ہوئے خطرات کی شناخت کر سکتے ہیں، اس منصوبے پر اسٹیل ہولڈرز کو انٹرویو (خاص طور پر مشکل اسٹیک ہولڈرز کے طور پر عام طور پر یہ کہنے لگے کہ جو کچھ بھی غلط ہوسکتا ہے)، دماغ دینے والے سیشن اور آپ کے عام احساس کا استعمال کرتے ہوئے.

آپ ایسی چیزیں ڈھونڈ رہے ہیں جو مسائل کا سبب بن سکتے ہیں. (یاد رکھیں، خطرات ابھی تک نہیں ہوا ہے. پروجیکٹ کے معاملات ایسی چیزیں ہیں جو پہلے ہی ہوا ہے.)

تاہم آپ اس کے بارے میں چلتے ہیں، آپ کو یقینی طور پر دوسرے لوگوں کو بھی شامل ہونا چاہئے. اکیلے، آپ کی پوری تصویر نہیں ہوگی اور آپ کو چیزیں لاپتہ ہو جائیں گے.

خطرے کو کسی کی طرف سے شناخت کیا جاسکتا ہے. پروجیکٹ مینیجر کے طور پر، آپ کا کام آپ کے ساتھیوں کو آپ کے ساتھ خطرے میں اضافہ کرنے کی حوصلہ افزائی کرتا ہے تاکہ ایک ٹیم جیسا کہ آپ ان کے بارے میں کچھ کر سکتے ہیں.

خطرے کے رجسٹر میں تمام خطرات کی نشاندہی کی جانی چاہیئے. اگر آپ کے پاس ٹیم یا ایک پروجیکٹ سپورٹ شخص پر پروجیکٹ کوآرڈینیٹر ہے تو وہ ایسا کرسکتے ہیں. ورنہ، یہ آپ کے لئے انتظامی کاموں کا حصہ ہے.

اس کے ذریعہ اعتماد کو بہتر بنایا گیا ہے: تجزیہ کرتے ہیں کہ آپ اس اہم خطرات سے آگاہ ہیں جو آپ کے منصوبے کو متاثر کرسکتے ہیں اور آپ کو نئے خطرات کے بارے میں آگاہ رہنے کے لئے مسلسل ایک معنی ہے.

مرحلہ 3: تشخیص کریں

اس کے بعد امکانات اور اثرات کے لئے خطرات کا جائزہ لیا جاتا ہے. پراجیکٹ کے خطرے کا اندازہ کرنے کے بارے میں یہ تفصیلی مضمون آپ کے لئے اس کا احاطہ کرتا ہے. اگر آپ اس عمل سے واقف نہیں ہیں تو اسے اچھی پڑھ دیں.

مزید پیمائش کے طور پر، آپ قربت کا اندازہ بھی کرسکتے ہیں، جس کا مطلب یہ ہے کہ کس طرح کے قریب ہونے کا امکان خطرہ ہے. اعلی قربت کے ساتھ خطرہ ممکنہ طور پر جلد ہی ہو رہا ہے. دور دراز مستقبل میں کسی حد تک کم قربت کا خطرہ ہو سکتا ہے. یہ خطرے سے نمٹنے کے لئے آپ کو وقت اور توانائی کی ترجیح دینے کے لئے آپ کو ایک اور عنصر دے سکتا ہے.

اس کے ذریعہ اعتماد کو بہتر بنایا گیا ہے: ٹیم میں اپنے مینیجر کو یقینی بنانا اور سب کو اس بات کا واضح خیال ہے کہ کیا یہ خطرناک ہوگا کہ اصل میں کسی بھی خطرے سے نمٹنے کے لۓ.

مرحلہ 4: منصوبہ کی جواب

اب ہم آپ کے خطرے کے انتظام کے منصوبے کے گوشت کا حصہ آتے ہیں. اس مرحلے میں، آپ کو مناسب جواب کی نشاندہی کرکے خطرے کا انتظام کیسے کرنا ہے.

ہم ایسا کرتے ہیں کیونکہ جب تک آپ سب کو مل گیا ہے اس کی ایک فہرست یہ ہے کہ مستقبل میں آپ کے منصوبے کو دور کرنے کے لئے کیا ہو سکتا ہے اور یہ ایک بڑا سودا ہوگا. آپ کے مینیجر کو اگلا جاننا چاہے گا: آپ اس کے بارے میں کیا کریں گے؟

عام طور پر، 4 ایسی چیزیں ہیں جو آپ منصوبے کے خطرے کو حل کرنے اور انتظام کرنے کے لئے کرسکتے ہیں. وہ ہیں:

• سے بچیں
• منتقلی
• کم سے کم (یعنی کم سے کم)
• قبول کریں.

یہ اس گہرے ڈوب میں منفی خطرے کے لئے خطرے کے رد عمل کی حکمت عملی میں تفصیل سے احاطہ کرتا ہے.

آپ کے بعض خطرات کا مثبت نتیجہ ہو سکتا ہے. مثال کے طور پر: یہ ایک خطرہ ہے کہ آپ اپنی نئی مصنوعات کی فروخت کرتے ہیں جسے آپ فون لائنوں کو پھیلاتے ہیں. یہ ایک اچھا مسئلہ ہو گا، لیکن اب بھی یہ ایک خطرہ ہے کہ ہمیں منصوبہ بندی کرنا چاہئے.

وہاں کئی ایسے طریقے موجود ہیں جن میں آپ ایسے مثبت خطرے کے لۓ تیار کر سکتے ہیں جن میں:

• دھماکہ
• بانٹیں
• بہتر بنائیں
• قبول کریں.

مثبت خطرے کے لئے خطرے کے رد عمل کی حکمت عملی کے بارے میں یہ مزید تفصیل سے تبادلہ خیال کیا جاتا ہے.

آپ کو یہ کام کرنے کی ضرورت پڑے گی کہ رجسٹریشن کی حکمت عملی آپ کے رجسٹرڈ پر ہر خطرے کے لئے بہترین ہے. مثال کے طور پر، آپ یہ فیصلہ کر سکتے ہیں کہ فیکٹری کی چھت گرنے کا خطرہ یہ ہے کہ آپ صرف اس بات کو قبول کریں گے کہ ایسا ہونے کا امکان نہیں ہے. تاہم، کھانے کی زہر کا خطرہ خطرے سے آدھا ہوتا ہے کہ آپ کا قافلہ آپ کے تمام کیٹرنگ کے عملے کی واپسی کی طرف سے کم از کم کم کرنے جا رہے ہیں. اگر یہ پہلے ہوا ہے اور اصل میں کافی امکان ہے جب تک آپ اس کے بارے میں کچھ نہیں کرتے، آپ خطرے کو کم کرنا چاہتے ہیں.

ایک بار جب جواب کی نشاندہی کی جاتی ہے اور اتفاق کرتا ہے تو، خطرے کے انتظام کے لئے خطرے سے متعلق مالکان کو خطرہ مینجمنٹ کارروائی کی منصوبہ بندی کے لۓ مقرر کیا جا سکتا ہے دوسرے الفاظ میں، آپ کو کسی ایسے شخص کی ضرورت ہوتی ہے جو آپ کو متفق کاموں کے ذریعے دیکھ سکیں.

اس کے ذریعہ اعتماد کو بہتر بنایا گیا ہے: اپنے مینیجر کو دکھایا گیا ہے کہ آپ نے اس چیز کے بارے میں کیا کیا ہے جو آپ کے منصوبے کی دشواریوں کا سبب بن سکتا ہے اور آپ منصوبے پر غیر یقینی اور خطرے کو کم کرنے کے لئے منصوبہ بندی کر رہے ہیں.

مرحلہ 5: نافذ کریں

آپ کے خطرے کے انتظام کے منصوبے کو اب تک اس میں شامل ہونا چاہئے کہ ہر خطرے کے خطرے میں کمی کی سرگرمیاں کرنے کے لئے کون ذمہ دار ہو گا. انہیں اب ان کاموں کے ذریعے کام کرنا چاہئے تاکہ آپ کو فعال طور پر کھلی خطرات کا انتظام ہو.

اس کے ذریعہ اعتماد کو بہتر بنایا گیا ہے: ظاہر کرتے ہیں کہ آپ اور آپ کی پروجیکٹ ٹیم آپ کے ساتھ کیا کریں گے اس پر عمل کر سکتے ہیں. آپ نے حاصل کیا ہے اور آپ کو کم خطرات پر رپورٹنگ کی طرف سے، یہ آپ کی مینجمنٹ ٹیم کو ظاہر کرتا ہے کہ آپ کو مسائل کے خلاف آپ کے منصوبے کو پیش کرنے اور مستقبل کے ثبوت کے بارے میں کیا کرنے کے بارے میں سنجیدہ ہے.

خطرے کے بعد ایک بار - جب یہ اب مزید متعلق نہیں ہے کیونکہ یہ ہوا ہوا ہے یا اب نہیں ہوسکتا ہے - آپ اسے اپنے خطرے کے رجسٹر سے بند کر سکتے ہیں.

اس منصوبہ کو خطرے کے انتظام کے منصوبے کو ڈالنے کے لۓ آپ کو دوسرے مینیجرز سے الگ کر سکتے ہیں. آپ کے اپنے مالک کو اس ثبوت ملے گا کہ آپ اس منصوبے کے بارے میں حکمت عملی اور تخلیقی طور پر سوچ سکتے ہیں جو آپ کے منصوبے کو غیر مستحکم کرنے کا سبب بن سکتی ہے، اور - سب سے اہم بات - اس کے بارے میں کچھ کرو. آپ اس شخص سے پہلے ہوسکتے ہیں کہ وہ اپنی سرگرمیوں کو فعال طور پر منظم کریں، سڑکوں کو صاف کریں اور کسی بھی چیز کے لئے تیار رہیں.

پراجیکٹ کے خطرے کا انتظام کرنے میں اچھی طرح سے دیکھا جا رہا ہے، انتظام کے ذریعہ محفوظ جوڑی یا ہاتھ کے طور پر دیکھا جائے گا. منصوبے کے خطرے کو کامیابی سے منظم کرنے کے لۓ آپ کو تجربہ یا سرٹیفکیٹ کے بوجھ کی ضرورت نہیں ہے (اگرچہ خطرے کے انتظام میں رسمی اہلیت موجود ہے). یہ آسان 5 مرحلہ عمل جلد ہی اس کا مطلب ہے کہ منصوبے کے خطرے کا انتظام آپ کے پروجیکٹ منصوبوں میں سراہا ہے.