میٹنگ مینجمنٹ پریکٹس پروڈکٹیوٹی کو بہتر بنانے میں مدد کریں

ہم ملاقاتوں میں بہت زیادہ کام کرتے ہیں. بہت سے حالات میں، شرکاء کے وقت کے غیر فعال استعمال میں غریب میٹنگ مینجمنٹ کے طریقوں کا نتیجہ. متعلقہ مضامین میں ہم مشترکہ واقعات میں پانچ مشترکہ ملاقات کے منظر عام کو تبدیل کرنے کے لئے ہدایات پیش کرتے ہیں. یہاں افادیت، پیداوری، اور اجلاسوں کے اثر کو مضبوط بنانے کے لئے اضافی خیالات ہیں.

میٹنگ مینجمنٹ کلیدی - پی ٹی اسٹینڈ

کچھ مینیجرز نے پی اے ٹی کو ملازم کیا. ملاقاتوں کے سلسلے میں، ایک کی ضرورت ہوتی ہے پییومیہ، ایک Aگینڈا، اور ایک ٹیimeframe. سیشن سے پہلے سیاحت کے ان اہم نقطہ نظروں کے ساتھ شرکاء کا ارادہ رکھتا ہے کہ اجلاس کے مجموعی ارادے کو حصہ لینے اور مدد کرنے کے لئے لوگوں کو تیار کیا جائے. ایک واضح پی اے ٹی. آؤٹ لائن ایک پیداواری سیشن کو یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے.

آپ کو میٹنگ کے مقصد کو زیادہ سے زیادہ 1 یا 2 جملے میں وضاحت کرنے کے قابل ہونا چاہئے. "یہ اجلاس نئی مارکیٹنگ کی مہم کی منصوبہ بندی کرنا ہے" یا "یہ اجلاس واپسی کو سنبھالنے کے لئے شپنگ کی نئی پالیسی کا جائزہ لینے کے لئے ہے." مقصد اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ہر کوئی جانتا ہے کہ وہ کہاں ہیں، کیا کرنے کی ضرورت ہے، اور کس طرح ترقی کی رہنمائی اور اختتام کے لئے چلائیں.

ایک ایجنڈا مقرر کریں. ان اشیاء کو فہرست کریں جو آپ جائزہ لینے / بحث کرنے / معائنہ کرنے جا رہے ہیں. ہم ہر اجنبی شے کو ایک وقت کی حد تفویض کرنا چاہتے ہیں (ذیل میں ملاحظہ کریں) اور اس شخص کی شناخت کریں جو گفتگو کے اعتدال پسند کے ذمہ دار ہیں. ٹائم فریم مقرر کریں؛ کم از کم ایک آغاز اور اختتام کا وقت مقرر کیا. ہم اجنبی پر ہر چیز کے لئے ایک مدت کی ترتیب کی بھی تجویز کرتے ہیں. یہ مجموعی میٹنگ ٹائم فریم پر کل ہونا چاہئے.

وقت پر اپنی ملاقاتیں شروع کریں

اگر آپ ان ثقافتوں میں سے ایک میں کام کرتے ہیں جہاں لوگوں کو طے شدہ طور پر شروع ہونے والے وقت کے بعد پانچ یا دس منٹ تک پورے راستے میں چیلنج ہوجاتا ہے، تو یہ ایک نئی رجحان شروع کرنے کا وقت ہے. ایک فرم اس کے مینیجرز کو شیڈول کے آغاز وقت میں دروازہ بند کرنے کے لئے حوصلہ افزائی دیتا ہے، اور جو لوگ دیر میں شرکت کرنے میں خوش آمدید نہیں ہیں. اگرچہ آپ کو کام کرنے کے لۓ اس سے زیادہ دشمنی ہوسکتی ہے، آپ کو آرڈر کرنے کے لۓ اجلاس لانے، مقصد کا جائزہ لینے اور توقعات اور وقت کی توثیق کرنے کے بارے میں کوئی قابلیت نہیں ہوگی.

stragglers ظاہر کرنے کے لئے انتظار مت کرو. جب کسی کو دیر سے پہنچ جاتا ہے تو واپس نہیں آو اور اس کا جائزہ لیں جو پہلے سے ہی احاطہ کرتا ہے. اپنے میٹنگ کے موضوعات کے ساتھ جاری رکھیں. یہ جنگجوؤں کے لئے عجیب ہو جائے گا اور اگلے اجلاس میں اس وقت تک پہنچنے کی مشکلات بہتر ہو گی.

اگر میٹنگ آرگنائزر / اسپانسر وقت پر ظاہر نہ ہو تو، اجلاس کو منسوخ کردیا اور کام پر واپس جائیں. پانچ سے سات منٹ انتظار کی مدت مناسب ہے. مشکلات ہیں، میٹنگ آرگنائزر ایک غیر متوقع مشکل میں بھاگ گیا اور آپ کو ترجیح دیتے ہیں کہ آپ اس کا انتظار کر کے اپنا وقت ضائع نہ کریں.

موضوع پر اجلاس رکھو

ایک اچھا عمل یہ ہے کہ کسی کو کسی بھی اجلاس کو پورا کرنے میں کردار ادا کرنے کا کردار ادا کرے. بہت زیادہ، بات چیت، خیالات، حقائق، اور جذبات میں تبدیلی کی بات چیت اور اس کے بعد ڈراپ. اس کے بجائے، کردار کو تفویض کریں اور حاضری میں سب کو مطلع کریں کہ یہ فرد بحث کرے گا اور بحث بحث کے ایجنڈا اور مخصوص شے سے دور ہوجاتا ہے. کچھ فرموں میں، یہ کردار دوسروں میں "ٹریفک کاپ،" کے طور پر حوالہ دیا گیا ہے، "موضوع کیپر." لیبل سے قطع نظر، آپ کے اجلاسوں کی تاثیر اور پیداوری کو مضبوط بنانے میں کردار بہت مددگار ثابت ہے.

اگر اضافی موضوعات سامنے آتے ہیں کہ دورہ اجنبی ہیں لیکن بحث کرنے کے لئے ضروری ہے، ان کو واضح طور پر مستقبل میں غور اور بحث کے لئے "پارکنگ کی جگہ" پر قبضہ کیا جائے اور اسے ایک متفق میٹنگ کے لۓ رکھا جائے. میٹنگ کے مالک کو ایک معمولی الگ الگ بحث کی اجازت دینے کا حق محفوظ ہے اگر یہ مجموعی میٹنگ مقصد کی حمایت کرتا ہے.

میٹنگ نوٹ / منٹ کو رکھیں اور تقسیم کریں

اجلاس میں آرگنائزر کے علاوہ، کسی بھی اجلاس کے منٹ رکھنا چاہئے. منٹوں کی ایک اچھی ریکارڈنگ میں شامل ہوں گے:

• اجلاس وقت، تاریخ، مقام
• مقصد کا تفصیل
• ایجنڈا کا کاپی
• حاضریوں کی فہرست اور ان لوگوں کی فہرست جس میں شرکت نہیں کی
• نتیجہ، کارروائی اشیاء، ذمہ داریوں اور تکمیل کے لئے تاریخوں کی تفصیلی خلاصہ کی فہرست. بہت سے نگاروں نے اجنڈا کے نتائج اور اعمال کو درج کرنے کے لئے ہدایت کے طور پر استعمال کیا.
• اگر ضرورت ہو تو منصوبہ بندی کی پیروی کی اپیل

مثالی طور پر اجلاس کے اختتام کے بعد اور بالکل ایک کاروباری دن کے اندر اندر میٹنگ نوٹس کو تقسیم کریں. منٹ اور نوٹس شرکاء کے ساتھ ساتھ دوسرے اسٹیک ہولڈرز کے لئے ایک معلومات کے ذریعہ کے طور پر کام کرتے ہیں یا ان لوگوں کے لئے جنہوں نے اجلاس کو یاد کیا. لوگوں کو ان کے وعدہ کردہ اقدامات کے اقدامات اور ٹیموں کو یاد دلانے کے لۓ منٹ کا ایک بڑا ذریعہ ہے.

نیچے کی سطر

یہ ممکن ہے کہ میٹنگ ایک مثبت نتیجہ کے نتیجے میں، منصوبوں اور لوگوں کو آگے بڑھانے میں مدد ملتی ہے، صرف اس پر شمار نہ کریں. آپ میٹنگ مینجمنٹ کی تکنیکوں کے کچھ محتاج اور جانبدار بنانے میں بہت اچھا نتیجہ ملتا ہے.

آرٹ پیٹی کی طرف سے اپ ڈیٹ