ملازمن کے عملے کی فائل میں کیا تعلق ہے؟

ملازم کے اہلکاروں کی فائل ایک اہم ملازم کی فائل ہے جس میں ملازمت کی درخواست سے ملازمت سے باہر نکلنے والے انٹرویو اور ملازمت کے خاتمے کی دستاویزات کے ذریعہ روزگار کا تعلق ہے. صرف انسانی وسائل کا عملہ اور ملازم کے فوری سپروائزر اور مینیجر کو ملازم کے اہلکار فائل میں معلومات تک رسائی حاصل ہوسکتی ہے، اور یہ انسانی وسائل کے دفتر کو کبھی نہیں چھوڑتا ہے.

ملازم کے اہلکاروں کی فائل عام طور پر ایک مقفل، فائر پروف پروفیشنل فائل میں کابینہ میں محفوظ ہے جس میں ایک مقفل جگہ ہے جس میں انسانی وسائل کے عملے تک رسائی حاصل ہے. اہلکاروں کی فائل میں ملازم کی معلومات کی رازداری انتہائی اہمیت کا حامل ہے.

تمام کمپنی کے ملازمین کی فائلوں میں سے، ملازمین کی فائلوں کو اکثر نرس، سپروائزر، یا انسانی وسائل کا عملہ کی طرف سے معلومات کے لئے روزانہ تک رسائی حاصل ہے.

ملازمت کے عملے کی فائل کا مواد کے بارے میں غور

ملازمین کے اہلکار فائل میں کسی بھی دستاویز کو دلہن کرنے پر بنیادی اصول اور سوالات یہ ہیں.

• کیا آجر کو مقدمہ چلانے کے لۓ فیصلے کو جائز قرار دینے کے لئے نرس کسی مخصوص دستاویز کی ضرورت ہوگی؟ کیا آجر دستاویز کی عدالت میں عدالت کی ضرورت ہوگی؟
• کیا ملازم کو معلوم ہے کہ اس دستاویز کو اس کے اہلکاروں کی فائل میں درج کیا جائے گا؟ زیادہ تر معاملات میں، آجروں کو یہ ہونا چاہئے کہ ملازم دستاویز پر دستخط کریں، دستاویز کے مواد کے ساتھ معاہدے پر دستخط نہ کریں، لیکن یہ تسلیم کرنے کے لئے کہ وہ دستاویزات سے واقف ہیں اور اسے پڑھتے ہیں.
• ملازمت کے بارے میں کوئی تعجب، رائے، یا ذاتی نوٹوں کو کسی ملازمت کے عملے کی فائل میں کبھی بھی رکھا جانا چاہئے. صرف حقائق، کوئی احتیاطی خیالات، ملازم اہلکار فائل میں نہیں ہیں.

ایک ملازمت کے عملے کی فائل کی فہرست

درج ذیل دستاویزات کے بارے میں سفارشات ہیں کہ ایک ملازم ملازمین کے اہلکار فائل میں رکھنا چاہئے.

ملازمت کا ریکارڈ

• ملازمت کی درخواست
• دوبارہ شروع کریں
• کور کو دوبارہ شروع کریں
• تعلیم کی توثیق
• روزگار کی توثیق
• ردعمل کا خط
• نوکری کی حیثیت
• ملازمت کا تجزیہ ریکارڈ
• ملازمت کی پیشکش کا خط یا ملازمت کا معاہدہ
• ملازم ایجنسی یا طلبا ایجنسی کے معاہدے، اگر استعمال کیا جاتا ہے
• ہنگامی رابطے کی معلومات
• ملازم ہینڈ بک تسلیم شدہ فارم کو ملازم ہینڈ بک کی رسید دکھا رہا ہے
• نئی ملازم کی طرف سے جانچ پڑتال کی فہرست میں شامل موضوعات دکھایا اور جن کے ذریعہ
• کسی نقل مکانی کے معاہدے اور دستاویزات
• ملازم اور نجر کے درمیان کسی بھی معاہدے، تحریری معاہدے، رسید، یا تسلیم کرنا (جیسے غیر غیر قانونی معاہدے، روزگار کے معاہدے، یا کمپنی فراہم شدہ کار سے متعلق معاہدے)

• منتقلی، فروغ، اندرونی ملازمت کے ایپلی کیشنز، اور اس کے علاوہ درخواستوں سمیت ملازمن کی رسمی شکلوں کی زندگی
• ملازمت سے متعلق کسی دوسرے دستاویزات

ملازمین کی کارکردگی کی ترقی، ترقیاتی منصوبوں، اور بہتری

• کسی بھی کارکردگی کی تشخیص کا کاپی استعمال کیا جاتا ہے یا ملازم ترقیاتی منصوبوں
• ملازم خود کی تشخیص
• کسی بھی رسمی مشاورت کے سیشن سے ریکارڈ
• حاضری یا tardiness پر نوٹس
• کارکردگی کی بہتری کی منصوبہ بندی کی دستاویزات
• تفسیر کارروائی کی رپورٹ
• ملازمت کی شناخت جیسے سرٹیفکیٹ، شناختی خطوط، اور اس طرح پیش کی گئی
• ملازم رسمی تجاویز اور سفارشات، تنظیم کے جوابات
• ٹریننگ ریکارڈ
• تربیت کے لئے درخواست
• مقابلہ کی تشخیص
• ٹریننگ کلاس یا سیشن اطلاعات یا شیڈولز

• دستخط کی ضروریات پر دستخط
• ٹریننگ اخراجات کی رپورٹ
• صارفین یا شریک کارکنوں سے شکایت

ملازمت ختم کرنے کے ریکارڈز

• ملازم استعفی خط
• انٹرویو انٹرویو دستاویزات
• کوبرا نوٹیفیکیشن
• روزگار کی جانچ پڑتال کی فہرست
• ملازم کے ملازمت کے تمام پہلوؤں کے لئے حتمی اکاؤنٹنگ جیسے حتمی تنخواہ، چھٹیوں کی ادائیگی، کمپنی کی جائیداد کی واپسی، اور اس طرح کے