آپ کو کامیابی سے پروجیکٹ کا انتظام کیسے کیا جائے؟

مبارک ہو! آپ کو صرف ایک نئی نئی منصوبہ بندی کے الزام میں ڈال دیا گیا ہے. واضح طور پر، آپ کا مالک اس موقع کو آپ کی مہارت میں اعتماد کا ووٹ کے طور پر پیش کر رہا ہے. اور جب آپ حوصلہ افزائی کرتے ہیں تو یہ آپ کی پہلی بار مجموعی منصوبے کے ذمہ دار ہے اور یہ تھوڑا سا خوفناک ہے

آپ کے ذہن میں کئی سوالات چلتے ہیں:

• میں کیسے شروع کروں؟
• منصوبے کو بند کرنے سے روکنے کے لئے ضروری اقدامات کیا ہیں؟
• میں اعلی کارکردگی منصوبے کی ٹیم کی تعمیر کیسے کرسکتا ہوں؟
• میں اس عمل میں مدد کے لئے کون سے پوچھتا ہوں؟ کیا ایک انتظامی اسپانسر ہے؟

یہ تجاویز ایک ایسی سرگرمی کے لئے منصوبے، کمیٹی، یا ٹیم کی پہل کی قیادت میں کسی کو نئی مدد کرنے پر توجہ مرکوز کرتا ہے جو تنظیم سے منفرد ہے. چاہے آپ چھٹی پارٹی کی تنظیم یا نئی مصنوعات کی ترقی کے ابتدائی پہلوؤں کو منظم کررہے ہیں، آپ کی کامیابی کی امکانات زیادہ سے زیادہ بنانے کے لئے پراجیکٹ مینجمنٹ کے اوزار اور عمل موجود ہیں.

پروجیکٹ کے عمل کے 5 مراحل:

1. شروع: اس منصوبے کو مار ڈالو.
2. منصوبہ بندی: منصوبے کے تمام کام کی منصوبہ بندی.
3. عملدرآمد: اصل میں کام انجام دے رہا ہے.
4. انتظام اور کنٹرول: ترقی کے نگرانی کے منصوبے کے دوران آپ کام کرتے ہیں.
5. بند: منصوبے کو مکمل کرنے اور فراہمی دینے اور ٹیم کو ملتوی کرنا.

یہ اقدامات ہر منصوبے کے لئے ایک جیسی ہیں.

پروجیکٹ نوشی کیلئے 13 بنیادی اقدامات:

1. دائرہ کار کی وضاحت کریں:کسی بھی منصوبے میں پہلا اور سب سے اہم قدم اس منصوبے کی گنجائش کی وضاحت کر رہا ہے. کیا آپ کو پورا کرنا یا تخلیق کرنا ہوگا؟ منصوبے کا مقصد کیا ہے؟ اسی طرح اہم بات یہ ہے کہ آپ کے منصوبے کے دائرہ کار میں کیا شامل نہیں ہے. اگر آپ کو اپنے باس سے کافی تعریف نہیں ملتی ہے، تو اپنے آپ کو گنجائش واضح کرنا اور اس کی تصدیق کے لۓ اسے بھیجیں. مثال کے طور پر مثال کے طور پر کاروباری موضوع سے تھوڑا سا دور ہے، ہم سب شادی کی استقبال سے متعلق ہیں. شادی کے استقبال کی منصوبہ بندی کرنے کے لۓ، آپ کے پاس آپ کی گنجائش کی منصوبہ بندی ہوسکتی ہے: 100 مہمانوں کے لئے ایک شادی کے استقبال کی تیاری کرو جس میں رات کے کھانے، کھلے بار، شادی کے کیک اور ایک مخصوص تاریخ کے مطابق رقص کے لئے ایک $ 20،000 سے زیادہ رقص کے لئے رقص کے لئے مکمل رہنا.

1. دستیاب وسائل کا تعین:پراجیکٹ کے مقاصد کو حاصل کرنے کے لئے آپ کو کیا لوگوں، آلات، اور پیسہ دستیاب ہوں گے؟ پراجیکٹ مینیجر کے طور پر، آپ کو عام طور پر ان وسائل کا براہ راست کنٹرول نہیں ہوگا، لیکن میٹرکس مینجمنٹ کے ذریعہ ان کا نظم کرنا ہوگا.
2. ٹائم لائن سمجھیں:منصوبے کو مکمل کیا جانا پڑتا ہے؟ جب آپ اپنی پروجیکٹ کی منصوبہ بندی کو تیار کرتے ہیں تو آپ اس منصوبے کے دوران وقت کا استعمال کرتے وقت کچھ لچکدار ہوسکتے ہیں، لیکن شادی کی استقبال کے معاملے میں، عام طور پر مقررہ مقررہ مقرر ہوتے ہیں. اگر آپ شیڈول سے ملنے کے لئے زیادہ سے زیادہ گھنٹے کا استعمال کرتے ہیں تو، آپ کو اپنے بجٹ کی حدود کے خلاف وزن کرنا ہوگا.

1. آپ کے پروجیکٹ ٹیم کو جمع کریں:لوگوں کو اپنی ٹیم کے ساتھ مل کر ایک ڈائیلاگ شروع کریں. وہ تکنیکی ماہرین ہیں. اس وجہ سے ان کے فنکشنل سپروائزر نے ان منصوبے کو تفویض کیا. آپ کا کام ٹیم کا انتظام کرنا ہے.
2. کام کی تفصیل، حصہ 1:اس منصوبے کو مکمل کرنے کے لئے کیا اہم ٹکڑے ٹکڑے یا اجزاء پیدا کیے جائیں گے؟ مثال کے طور پر، ایک شادی کا استقبال اعلی سطح پر ضروری ہے: ایک استقبال ہال، کھانا، پینے، کیک، مہمانوں اور تفریح. بے شک، ان میں سے ہر ایک بڑی چیزیں بہت سے اضافی اشیاء میں ٹوٹ سکتی ہیں. یہ اگلا مرحلہ ہے.

1. کام کی تفصیل، حصہ 2: ہماری شادی میں استقبالیہ مثال کے طور پر، آپ کو ممکنہ طور پر مختلف اجزاء کے ایک ٹیم یا شخص کی ضرورت ہے. ہر اہم چیز کو حاصل کرنے کے لئے ضروری تفصیلات بیان کرنے کے لئے اپنے ٹیم کے ارکان کے ساتھ کام کریں. کھانے کے چارجز کو اختیارات، لاگت کی حدود، اور گنجائش حاصل کرنے کی حمایت کرنے والے انتخاب کو سمجھنا ضروری ہے. ہر بڑے مرحلے میں چھوٹے اقدامات درج کریں. آپ کو زیادہ سے زیادہ کتنے سطحوں میں گزرنا آپ کے منصوبے کے سائز اور پیچیدگی پر منحصر ہے.

1. ابتدائی منصوبہ تیار کریں:اپنے منصوبوں میں اپنے تمام اقدامات جمع کرو. ایسا کرنے کا ایک اچھا طریقہ سابقہ ​​میز کی شناخت کا استعمال کرنا ہے جو چیزیں دوسری اشیاء سے پہلے ضروری ہے. رسمی پروجیکٹ مینجمنٹ کے طریقوں کو ایک نیٹ ورک ڈایاگرام کی نشاندہی اور اہم راستے کی شناخت کی ترقی کے لئے کال کریں. اگرچہ یہ آپ کی ضروریات یا علم کی سطح سے باہر ہوسکتا ہے، بنیادی مسئلہ صحیح ترتیب میں سرگرمیوں کو ترتیب دینے اور پھر وسائل کو سرگرمیوں کے لئے مختص کرنا ہے. پوچھنا سوالات شامل ہیں: سب سے پہلے کیا ہوتا ہے؟ اگلا مرحلہ کیا ہے؟ مختلف وسائل کے ساتھ ایک ہی وقت میں کیا اقدامات کر سکتے ہیں؟ کون ہر قدم کرنے والا ہے یہ کتنی دیر تک لے جائے گا؟ دستیاب بہت سارے سافٹ ویئر پیکیجز موجود ہیں جو آپ کے لئے اس تفصیل کا ایک بہت خودکار کرسکتے ہیں. دوسروں سے اسی طرح کے عہدوں سے پوچھیں جو وہ کیا کرتے ہیں.

1. اپنے بیس لائن منصوبہ بنائیں:اپنی ٹیم سے اور کسی دوسرے اسٹیک ہولڈرز سے اپنی ابتدائی منصوبہ پر رائے حاصل کریں. دستیاب وقت میں اس منصوبے کو فٹ ہونے کے لئے اپنی ٹائم لائنز اور ورک شیڈول کو ایڈجسٹ کریں. ایک بنیادی لائن تیار کرنے کے لئے ابتدائی منصوبہ میں کسی بھی ضروری ایڈجسٹمنٹ بنائیں.
2. درخواست پروجیکٹ ایڈجسٹمنٹ:تقریبا ایک کافی وقت، پیسہ، یا ایک منصوبے کو تفویض کبھی نہیں ہے.آپ کا کام محدود لوگوں کے مقابلے میں محدود وسائل کے ساتھ زیادہ کرنا ہے. تاہم، اکثر اس منصوبے پر محدود ہے جو صرف غیر معمولی ہیں. آپ کو اپنے کیس بنانے اور اپنے مالک کو پیش کرنے کی ضرورت ہے اور ان غیر حقیقی حدود کی درخواست کرنے کی ضرورت ہے. منصوبے کے آغاز میں تبدیلیوں کے لئے پوچھیں. جب تک آپ کی ضرورت ہو گی اس سے متفق ہونے تک تکلیف دہ ہونے تک انتظار نہ کرو. تاہم، اگر آپ کی منصوبہ بندی میں شادی ہوتی ہے تو، بہت سے اہم تبدیلیاں کرنے کے لئے کامیاب پوچھ گچھ نہ ہونے کی توقع نہیں!

1. اپنا منصوبہ کام کرو، لیکن اس کے لئے مر نہ کرو.منصوبہ بنانا ضروری ہے، لیکن منصوبہ تبدیل ہوسکتی ہے. آپ ہر صبح کام کرنے کی ڈرائیونگ کے لئے ایک منصوبہ ہے. اگر ایک چوک حادثہ کی وجہ سے بند ہو جاتا ہے، تو آپ اپنی منصوبہ بندی کو تبدیل کرتے ہیں اور ایک مختلف راستے میں جاتے ہیں. اپنی پراجیکٹ کی منصوبہ بندی کے ساتھ ہی کریں. انہیں ضرورت کے طور پر تبدیل کریں، لیکن ہمیشہ دماغ اور وسائل کو ذہن میں رکھیں.
2. آپ کی ٹیم کی ترقی کی نگرانی کریں:آپ منصوبے کے آغاز میں تھوڑی ترقی کریں گے، لیکن اس کے بعد شروع کریں گے جو ہر کوئی بھی کیا کر رہے ہیں. اس سے پہلے وہ مسائل بننے سے پہلے مسائل کو حل کرنے میں آسان بن جائیں گے.
3. سب کچھ دستاویز:ریکارڈ رکھنا. ہر بار جب آپ اپنی بنیادی لائن کو تبدیل کرتے ہیں تو لکھیں کہ تبدیلی کیا تھی اور کیوں ضروری تھا. ہر بار اس منصوبے میں ایک نیا تقاضہ شامل ہے جہاں ضرورت ہوتی ہے اور اس کی وجہ سے ٹائم لائن یا بجٹ ایڈجسٹ کیا گیا تھا. آپ ہر چیز کو یاد نہیں کر سکتے ہیں، لہذا انہیں لکھیں تاکہ آپ ان منصوبوں کے اختتامی جائزہ پر نظر آئیں اور ان سے سیکھیں.
4. ہر کوئی مطلع رکھوتمام منصوبوں کے حصول داروں کو ترقی کے بارے میں مطلع رکھنا. جب آپ ہر سنگ میل کو مکمل کرنے کے لۓ ان کی کامیابی سے واقف کرتے ہیں، لیکن جیسے ہی وہ آتے ہیں ان کو بھی ان مسائل سے آگاہ کریں. اس کے علاوہ، اپنی ٹیم کو مطلع رکھنا. اگر تبدیلیوں پر غور کیا جارہا ہے، تو ان ٹیموں کے بارے میں جہاں تک آپ کرسکتے ہیں ان سے کہیں گے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ ٹیم میں سب کو معلوم ہے کہ سب کچھ کیا کر رہا ہے.

نیچے کی سطر

آپ کو ایک پروجیکٹ پہل کی قیادت کرنے کے لئے ایک سرکاری مینیجر بننے کی ضرورت نہیں ہے. تاہم، آپ کو اپنے مقاصد کو واضح کرنے، کام کی تفصیل، ایک ٹیم کی تعمیر، اور کام کی نگرانی اور نگرانی کے کام کے لئے منصوبوں کے انتظام کے اوزار اور منطق کو لاگو کرنا چاہئے. کامیابی کا بہترین!