ای میل مبارک ہو جو پڑھ لو

بزنس انسپائڈر ڈاٹ کام کے مطابق، اوسط ملازم اس کے سینکڑوں ای میلز کے ذریعے نعرے باز کرنے کے لئے اپنا 25 فیصد حصہ مختص کرتا ہے. جبکہ بعض لوگوں کو بنیادی ای میل کی مثال کے مطابق برش کی ضرورت ہوتی ہے، جبکہ دوسروں کو غلطیوں سے صرف اس وجہ سے ہوتا ہے کہ وہ مواصلات کے بڑے پیمانے پر حجم سے محروم ہوجاتے ہیں.

آپ کے ملازمت کی تلاش کے دوران، آپ کو ممکنہ طور پر بہت سے ای میلز، احاطہ خط، بشمول آپ کے نوٹ، اور نوکریاں تلاش سے متعلق کنکشن تک پیغامات بھی شامل ہوں گے.

شرمندگی کی غلطیاں بنانے سے بچنے کے لئے وقت لگیں، جیسے کسی شخص کا نام یاد رکھنا اور نوٹوں کو لکھنے کے لۓ اس بات کا یقین کریں کہ جواب ملے.

پیشہ ورانہ سلامتی کے ساتھ شروع کریں

اپنی موضوع لائن میں وضاحت کے لئے کوشش کریں. براہ راست کچھ منتخب کریں جو آپ کے ای میل کے مقصد کی شناخت کرتا ہے، جیسے "میٹنگ ٹائم تبدیل" یا "آپ کے پیشکش کے بارے میں فوری سوال."

آپ کے ارادے کو حاصل کرنے کے لئے ای میل کو کھولنے کے لئے پڑھنے کو لالچ کرنے کی کوشش کرتا ہے جیسے چھید سے گزرنے سے بچیں. لوگ اکثر یہ فیصلہ کرتے ہیں کہ موضوع لائن کی بنیاد پر ایک ای میل کھولنے کے لئے چاہۓ، تو اس کا انتخاب کریں جو واضح طور پر آپ کا مقصد بیان کرے.

پیشہ ورانہ سلامتی کا استعمال کریں. حالات اور وصول کنندگان کے لئے مناسب سلامتی شامل کریں. کچھ مبارک باد ای میل میں کام کرتے ہیں لیکن باقاعدہ خط میں استعمال نہیں ہوتے ہیں جبکہ کچھ مبارک باد دونوں کے لئے کام کرتے ہیں.

اس بنیاد پر سلامتی کا انتخاب کریں کہ کس طرح آپ کو وہ شخص جانتا ہے جسے آپ لکھ رہے ہیں اور پیغام بھیجتے ہیں. مثال کے طور پر، اگر آپ کسی شخص کو لکھتے ہیں جو آپ جانتے ہیں، "ہیلو جم" مناسب ہے. "عزیز محترمہ / محترمہ سمتھ" مناسب کام کریں گے جب کسی نوکری کے لۓ درخواست یا کاروباری خط لکھیں.

ای میل کھولنے سے بچیں "ہے" جو بہت غیر رسمی آواز اور عام طور پر کام کی جگہ میں نہیں استعمال ہوتا ہے. اس کے علاوہ "ہیلو لوگ" یا "ہیلو لوگ" سے بھی شرمندہ کریں، یہاں تک کہ اگر آپ کے ای میل کی فطرت آرام دہ ہے.

سلامتی کی مثالیں

• عزیز کا پہلا نام آخری نام (یہ اچھی طرح سے کام کرتا ہے اگر آپ اس شخص کی جنس نہیں جانتے جو آپ لکھ رہے ہیں)
• عزیز کا پہلا نام (کسی کو ای میل کرنے جب آپ جانتے ہیں)
• ہیلو پہلا نام (جب آپ کسی کو ای میل کرتے ہیں)
• محترمہ محترمہ محترمہ. آخری نام
• محترمہ محترمہ محترمہ. پہلا نام آخری نام
• عزیز ڈاکٹر آخری نام
• آپ کی بارگاہ میں عرض ہے
• پیارے انسانی وسائل مینیجر
• پیارے رائڈنگ مینیجر

اپنی سلامتی کے بعد مناسب ضرب الشان استعمال کریں. مزید رسمی ای میلز کے لئے، نام کے بعد ایک نیم کالونی کا استعمال کریں. لوگوں کے لئے آپ جانتے ہیں یا زیادہ آرام دہ اور پرسکون خطوط، سلامتی کا نام کے بعد ایک کما استعمال کریں.

عمومی غلطیوں سے بچیں

جب ای میل لکھتے ہیں تو، ذیل میں غلطی کبھی کبھار ہوتی ہے جب لوگ تیزی سے ایک پیغام کو دور کرنے کے لے جاتے ہیں. اپنے پیغام کا جائزہ لیں اور مندرجہ ذیل اقدامات انجام دینے کا وقت لیں.

• آخری ای میل پتہ شامل کریں.اگر آپ کو ایک ای میل کو غیر فعال کرنے کا اختیار نہیں ہے تو، ایڈریس کو آخری میں شامل کریں اگر آپ کو فوری طور پر ٹرگر کی انگلی ہوتی ہے. وصول کنندہ کا نام درج کریں جب آپ یقین رکھتے ہیں کہ آپ کا ای میل جانا ہے.
• پرانے "جواب دیں" کی غلطی سے بچیں."سب جواب دیں" کو مارنے پر اپنی ٹرگر انگلی دیکھیں. غور کریں کہ کیا فہرست میں سب کو واقعی پڑھنے کی ضرورت ہے کہ آپ کیا کہنا چاہتے ہیں. اس سلسلے میں بھی بڑی عمر کے ای میلز کو ذہن میں رکھنا ہوسکتا ہے کہ آپ جواب دیں پر کسی کو نہیں دیکھنا چاہئے.
• مزاحیہ پر آسان ہو جاؤ. آپ کے ٹون کے ذریعہ چمکنا نہیں ہوگا کیونکہ مزاح کو ای میل میں سمجھنے کے لئے مشکل ہوسکتا ہے. جسمانی زبان کے بغیر، چہرے کا اظہار، یا کیسا، مزاحیہ فلیٹ گر سکتا ہے یا اس سے بھی غیر نصابی طور پر ایک ریڈر کی توہین کر سکتا ہے. اسے محفوظ کرو اور اسے چھوڑ دو

• ثبوتسوچنے کی غلطی مت کرو کہ لوگ غیر رسمی ای میلز میں ٹائپس کو معاف کریں گے یا اگر آپ اپنے فون پر ٹائپ کر رہے ہیں تو اس کی غلطیاں برداشت کی جائیں گی. آپ کو آپ کے ای میل میں غلطی سے سختی سے فیصلہ کیا جاسکتا ہے، خاص طور پر اگر وہ بے حد ہیں. ایک اسپیل چیککر پر متفق نہ ہوں جو اکثر آپ کے لئے غلط لفظ منتخب کرسکتے ہیں. آپ کے ای میلز کو مسترد کرتے ہیں جیسے آپ کو کوئی اہم دستاویز ملے گی. خاص طور پر، ہمیشہ چیک کریں اور ڈبل چیک کریں کہ آپ نے لوگوں کے ناموں کو صحیح طریقے سے بیان کیا ہے.
• emojis یا emoticons استعمال نہ کریں. زیادہ سے زیادہ، ای میل کے پیغامات ٹیکسٹ پیغامات کے مطابق شروع کردیے گئے ہیں. کام جگہ پیغامات میں کبھی کبھی "انگوٹھی اپ" emojis یا مسکراہٹ چہرے شامل ہیں. اگرچہ وہ زیادہ عام ہو جا رہے ہیں، رسمی خطوط میں ایمجیزس اور جذباتیوں سے بچیں. اگر آپ کا ای میل سلامتی ایک شخص کے آخری نام میں شامل ہے تو، یہ یقینی طور پر نشان ہے کہ آپ کو ایججیز اور اموٹوٹکس چھوڑ دینا چاہئے.

• یاد رکھیں کہ یہ ای میل ہمیشہ کے لئے رہتا ہے.کسی ذاتی یا رازداری سے ای میل کرنے سے پہلے کسی کو ای میل کے ذریعے کسی کو فائرنگ، کسی کو تنازعہ، یا غصہ کا جواب دینے سے پہلے دو مرتبہ سوچیں. یہاں تک کہ حذف کردہ ای میلز ڈیٹا بیس بیک اپ سے بھیجیے جا سکتے ہیں.

ان قسم کی بات چیت بہتر ہوسکتی ہے. 24 گھنٹہ کے اصول کو لاگو کریں. اگر آپ اس بات کا یقین نہیں کر رہے ہیں کہ آپ کو پیغام بھیجنا چاہئے، اگلے دن فیصلہ کرنے کا انتظار کریں. انگوٹھے کا ایک اور اچھا حکمران: ای میل میں کسی بھی چیز کو لکھیں کہ آپ عوامی طور پر مشترکہ طور پر شریک نہیں رہیں گے، جیسے جیسے کسی ذخیرہ میں، یا سوشل میڈیا پر، مثال کے طور پر.