پروجیکٹ گورننس ساخت

کیا آپ جانتے ہیں کہ کونسل حکومتی کونسل ہے اور کیا ایسا لگتا ہے؟ یا اگر آپ ماحول میں کام کر رہے ہیں تو کیا کرنا ہے جہاں یہ موجود نہیں ہے؟ چلو ایک تعریف کے ساتھ شروع کرتے ہیں.

پراجیکٹ گورننس: ایک تعریف

پراجیکٹ مینجمنٹ کی شرائط میں 'گورننس' پالیسیوں، عمل، معیار، طریقہ کار، اور ہدایات سے متعلق ہے جو اس بات کا تعین کرتی ہے کہ منصوبوں کی قیادت کی جاتی ہے، آپ کی تنظیم کی طرف سے چلائے جاتے ہیں اور کیسے کنٹرول کرتے ہیں.

گورننس وسیع پیمانے پر اور 'بیورو' بہت سارے بیوروکسیسی کے ساتھ ہو سکتا ہے، یا خاکی اور 'روشنی' (جس صورت میں یہ شاید ممکن نہیں ہے). مینیجرز کو اپنے ماحول اور ثقافت کے لئے صحیح سطح پر گورننس کا مقصد دینا چاہئے. اس بات کا یقین کر لیں کہ آپ کی حکمرانی کی پالیسییں مقصد کے لئے موزوں ہیں، اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ وہ مؤثر ہیں.

گورننس سب سے اوپر شروع ہوتا ہے. کمپنی کے بورڈ کو اچھی حکمرانی اور اس حقیقت کا خیال ہے کہ منصوبوں کو مناسب طریقے سے منظم کیا جانا چاہئے، مخصوص ہدایات کے اندر. اس رویے اور معیار جو توقع کی جاتی ہیں ان منصوبوں کے منصوبوں اور پروجیکٹ کے رہنماؤں (اور پروگرام ٹیموں، جہاں یہ موجود ہیں) کو فلٹر کریں گے.

کیوں پراجیکٹ گورننس معاملات

آپ کے پروجیکٹ اسپانسر اور دیگر کلیدی ممبران کو یہ جاننا چاہتی ہے کہ آپ صحیح طریقے سے منصوبے بجٹ خرچ کر رہے ہیں. وہ دیکھنا چاہتے ہیں کہ آپ اپنے پروجیکٹ کی ترقی کو مؤثر طریقے سے ٹریک کر رہے ہیں اور ضروری طور پر منصوبے کے خطرے کو منظم کرنے میں قدم رکھتے ہیں.

لیکن منصوبوں پر اچھی حکمرانی کے لئے منطق اس سے زیادہ ہے.

حکومت کو گاہکوں کی طرف سے مطالبہ کیا جاتا ہے، خاص طور پر عوامی شعبے میں. حکومتی اداروں اور ریگولیٹریز (اور بعض معاملات میں، بعض منصوبوں کے لئے مخصوص معیار) سے پوچھتے ہیں. گورننس صرف ایک اندرونی مسئلہ نہیں ہے: ریگولیٹری مارکیٹوں میں کام کرنے والے بہت سے کمپنیوں کو بیرونی قانون سازی سے متعلق ہدایات پر عمل کرنا پڑے گا، جیسا کہ سرببان - آکسلے. پروجیکٹ گورنمنٹ کو ثابت کرنے کے قابل ہونے کا ایک چھوٹا سا حصہ بنتا ہے کہ آپ کی کمپنی آپ کی صنعت کے لئے مؤثر طریقے سے اور مخصوص ہدایات اور قواعد و ضوابط کے مطابق ہے.

پراجیکٹ گورننس آپ کی مدد کرتا ہے:

• سرمایہ کاری پر اپنی واپسی کو بہتر بنانے اور ان سرمایہ کاری کو مؤثر طریقے سے ٹریک کریں
• منصوبوں کے لئے فائدہ خریدنے میں
• منصوبوں میں ناکامی کیوں عام وجوہات سے بچیں
• زیادہ مؤثر طریقے سے بات چیت کریں
• تمام منصوبوں کو معیاری کاری متعارف کروانا، کارکردگی کا موازنہ کرنا آسان بنانا
• خطرے کو کم سے کم کریں
• منظم ماحول میں عملے کی ترقی اور حوصلہ افزائی کریں

پراجیکٹ گورننس کی طرح لگتا ہے

لہذا اب ہم جانتے ہیں کہ کونسل گورنمنٹ کیا ہے، اس منصوبے کی طرح کیا نظر آتا ہے؟ یہاں ایک ایسے منصوبے کی سرگرمیوں ہیں جو پراجیکٹ ماحول میں حکمرانی کا مظاہرہ کرتے ہیں:

• ایک نظم و ضبط پروجیکٹ مینجمنٹ کی زندگی سائیکل ہے جس میں منظوری کے لئے بیان کردہ پوائنٹس بھی شامل ہیں. یہ ایسے نقطہ ہیں جہاں منصوبے کی استحکام پر تبادلہ خیال کیا گیا ہے اور یہ فیصلہ کیا گیا ہے کہ کام کے ساتھ جاری رکھنے کے لئے یا نہیں.
• پراجیکٹ ایک واضح کاروباری کیس ہیں، اور کاروباری معاملات میں انتظامی ٹیموں کو صحیح فیصلے کرنے کے قابل بنانے کے لئے کافی معلومات موجود ہیں.
• ان فیصلوں کو مناسب طریقے سے دستاویزی اور بات چیت کی جاتی ہے.
• منصوبوں پر کام کرنے والے لوگوں نے کردار اور ذمہ داریوں کا تعین کیا ہے.
• مسلسل سیکھنے کی ثقافت ہے جس میں پروجیکٹ ٹیموں کو مسلسل غلطی سے پاک ماحول میں سیکھنے والے سبقوں کو بہتر بنانے اور گفتگو کرنے کی اجازت دیتا ہے.

• اس پروسیسنگ اور طریقہ کار ہیں جو پروجیکٹ ٹیموں کو ان کے منصوبے کا جائزہ لینے کے قابل بناتی ہیں اور اگر ضرورت ہو تو وہ خود مختاری کی حمایت طلب کریں.
• اسٹیک ہولڈرز مصروف ہیں اور وہ عمل پر بھروسہ کرتے ہیں.
• پروجیکٹ ٹیموں ان افراد سے بنا رہے ہیں جو متعلقہ کرداروں میں تجربہ کار اور قابل قدر ہیں.

منصوبوں کی حکومت مجموعی طور پر تنظیم میں گورنمنٹ ڈھانچے سے منسلک ہے. اگر آپ سوچتے ہیں کہ منصوبے کے گورنمنٹ کا بنیادی مقصد اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ اس منصوبے کو صحیح طریقے سے کیا جائے تو، آپ یہ دیکھ سکتے ہیں کہ وہ کس طرح مالیاتی انتظامیہ کو ایک کارپوریٹ سطح، کارپوریشن خطرے کے انتظام اور زیادہ سے زیادہ سے منسلک کرتا ہے.

پراجیکٹ گورنمنٹ کو آپ کے موجودہ تنظیم سازی کے عمل میں بے حد فطری طور پر فٹ ہونا چاہئے. دوسرے الفاظ میں، جب آپ کے پاس پہلے سے ہی ایک دوسرے کو دوسرے علاقوں میں کام کرنے کا کوئی نیا مالی مینجمنٹ عمل نہیں بنانا ہے! اس کا استعمال اس وقت موجود ہے اور کارپوریٹ عملوں کو ان منصوبوں کے ماحول میں استعمال کرنے کے لئے مناسب بنانے کے لئے تیار کریں.

5 پراجیکٹ گورننس کے لئے فوکس کے علاقوں

جب آپ اس پر غور شروع کرتے ہیں، تو آپ سمجھ لیں گے کہ پراجیکٹ گورنمنٹ پراجیکٹ مینجمنٹ کے تمام عناصر کے ذریعہ وسیع ہے. تاہم، کچھ اہم توجہ والے علاقوں میں جہاں حکمران خاص طور پر متعلقہ ہے.

1. طریقوں اور عمل: یہ آپ کو معتبر طریقے سے اور برقرار رکھنے کے کام کو فراہم کرنے میں مدد کرتا ہے.
2. علم مینجمنٹ: سبق سیکھنے اور اس بات کو یقینی بنانے کے لئے یہ اہم ہے کہ تنظیم پراجیکٹ کے تجربے سے سیکھے. اگر آپ اسی غلطی کو کئی مرتبہ بنانے کے لئے چاہتے ہیں تو علم کا انتظام لازمی ہے.
3. پروجیکٹ مینجمنٹ پختگی: آپ کے تنظیمی پراجیکٹ مینجمنٹ کی پختگی میں اضافے کے طور پر، تو کامیابی سے آپ کی فراہمی کی صلاحیت ہوگی.
4. سینئر لیول خریدنے میں: حکومت کے منصوبے کے عزم سب سے اوپر شروع ہوتا ہے. اگر آپ مینجمنٹ کی حمایت رکھتے ہیں، تو یہ کاروبار کے تمام درجے کے ذریعے جھگڑا کرے گا اور گورننس کے نقطہ نظر کو زیادہ پائیدار ہوگا.

1. معاون ثقافت: معاونت، ثقافت کی ایک ثقافت، اس بات کو یقینی بنائے گا کہ پروجیکٹ مینیجرز کو مناسب ماحول حاصل ہے جس میں ترقی پذیر ہو. پروجیکٹ مینجمنٹ آفس یا پروجیکٹ ڈائریکٹر کی قیادت میں ایک معاون ثقافت، منصوبے کے مینیجرز کو ان کے مقاصد اور منصوبے کے ان تک پہنچنے میں مدد ملے گی.

کیا کرنا ہے اگر کوئی کارپوریٹ معیار نہیں ہے

چھوٹے تنظیموں میں بہت سے پراجیکٹ مینیجرز خود کو ایسے ماحول میں منصوبے چلاتے ہیں جو معاون ہیں، اور جہاں پراجیکٹ مینجمنٹ کے تصور کے لئے خریدنے میں ہے، لیکن غیر سرکاری تنظیمی ڈھانچے کے بغیر جس میں سے کھانا کھلانا ہے.

اس صورت حال میں - اور یہ چھوٹے تنظیموں کے لئے خاص نہیں ہے - آپ اپنے پروجیکٹ گورنمنٹ ماڈل کو خرگوش سے ڈیزائن کر رہے ہیں. اگر وہاں پراجیکٹ گورننس نہیں ہے تو آپ شیلف کو اتار سکتے ہیں اور آپ کے منصوبے کو فٹ کر سکتے ہیں، آپ کو خود کو تعمیر کرنا ہوگا.

ایسا لگتا ہے کہ یہ مشکل نہیں ہے!

بنیادی باتیں ترتیب دینے کے ساتھ شروع کریں:

• ایک کردار اور ذمہ داریاں دستاویز بنائیں
• اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس پراجیکٹ اسپانسر ہے
• اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس ایک پراجیکٹ بورڈ یا اسٹیئرنگ گروپ ہے اور باقاعدہ اجلاسوں کا بندوبست کریں جس کے لۓ آپ منٹوں کو لے اور تقسیم کرتے ہیں
• خطرے کے انتظام کے عمل کو قائم کریں
• تبدیلی مینجمنٹ عمل قائم کریں
• اپنے پراجیکٹ شیڈول میں پوائنٹس کی تعمیر کریں جہاں آپ کاروباری کیس کے اصل اہداف (مرحلے کے ہر مرحلے کا اختتام ان چیکوں کو رکھنے کے لئے قدرتی نقطہ نظر) کے خلاف منصوبے کی اہلیت کی جانچ پڑتال کرتے ہیں.

بالآخر یہ اس منصوبے کے اسپانسر کی ذمہ داری ہے اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ کافی حکومتی حکمرانی ہے، لیکن پروجیکٹ مینیجرز بھی اس میں فعال کردار ادا کرسکتے ہیں.

گورننس پراجیکٹ مینجمنٹ میں ریلر مضامین میں سے ایک ہو سکتا ہے لیکن یہ سب سے اہم ہے. یہ طریقہ کار ہے کہ سینئر مینجمنٹ ٹیموں کو معلوم ہے کہ آپ اچھے کام کر رہے ہیں اور یہ ان کو یقین دلاتے ہیں کہ یہ منصوبہ لازمی طور پر ہے. یہ مینیجرز کو معلوم کرنے کے لئے ضروری چیک اور بیلنس بھی فراہم کرتا ہے کہ پیسہ مناسب طریقوں میں خرچ کیا جا رہا ہے اور کاروباری کیس سے منسلک ہوتا ہے.