ذیلی کمیٹی کا کام کیسے کریں

جب آپ ماتحت کاموں کو تفویض کرتے ہیں تو، آپ ان کی ترقی کے بہت سے پہلوؤں کی نگرانی کرتے ہیں، لیکن آپ بنیادی طور پر اس بات کا خدشہ رکھتے ہیں کہ کام صحیح ہو جاتا ہے اور وقت پر کیا جاتا ہے.

وقت پر کام ہو گیا

وقت پر ان کے کام کو حاصل کرنا دونوں کی نگرانی کرنے میں آسان ہے. یہی وجہ ہے کیونکہ معیار سے زیادہ وقت کی پیمائش کرنا آسان ہے. آپ کو واضح ضروریات مقرر کرنے کی ضرورت ہے، بشمول سنگ میل اور ضرب الارم، لیکن آپ کو کچھ لچکدار کرنے کی بھی ضرورت ہے. ان کے شیڈول کی منصوبہ بندی کریں، یا ان کو اپنے شیڈول کی منصوبہ بندی کریں، کچھ سست وقت شامل کرنے کے لئے. وہاں ہمیشہ کچھ غیر متوقع واقعات ہوں گے، لہذا یہ شیڈول میں کم از کم تھوڑا سا سست تعمیر کرنے کے لئے پرجوش ہے. سستے کی رقم جسے آپ ان کے شیڈول میں اجازت دیتے ہیں انفرادی طور پر انفرادی افراد سے زیادہ سینئر اور باصلاحیت افراد کو کم سست کی ضرورت ہوتی ہے.

شیڈول کو ٹریک کرنے کے لئے پیش رفت کی رپورٹ کا استعمال کرتے ہوئے

ٹریکنگ کا سب سے عام طریقہ یہ ہے کہ آیا وقت پر کام کیا جاتا ہے، عام طور پر چھوٹے منصوبوں کے لئے اور بڑے منصوبوں کے لئے ماہانہ بنیاد پر ایک ہفتہ وار بنیاد پر ہوتا ہے. جب آپ کے ماتحت ادارے لکھی ہوئی پیش رفت کی رپورٹیں پیش کرتے ہیں تو ان میں سے ایک چیز جس میں وہ رپورٹ کریں گے وہ شیڈول کے مطابق ہے. فوری طور پر نشاندہی کی حیثیت کا استعمال کرنے کا ایک عام طریقہ سٹاپ لائٹ رنگ ہے. اگر منصوبے شیڈول پر ہے، تو وہ سبز علامت دکھائے جائیں گے. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے.

کبھی کبھی پیلے رنگ بھی اس کی نشاندہی کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے جب ایک چھوٹی سی مسئلہ ہے جو لال رنگ کی وارنٹی کے لۓ کافی شدید نہیں ہے.

آپ یہ بھی چاہتے ہیں کہ وہ ان چیزوں کی رپورٹ کرنا چاہتے ہیں جو ان کی ترقی کو روک رہے ہیں. اس سیکشن میں یہ ہونا لازمی ہے کہ انہوں نے بلاکر کو صاف کرنے اور ان کوششوں کے نتائج کو صاف کرنے کی کوشش کی ہے. اگر وہ آپ سے یا کسی کے کسی علاقے سے باہر کی مدد کی درخواست کررہے ہیں، تو یہ واضح طور پر اشارہ کیا جانا چاہئے.

انہیں ان کی کامیابیاں بھی شامل کرنے کے لئے مت بھولنا. اگر انہوں نے کچھ ایسا کیا ہے جس نے بلاکر کو صاف کیا ہے تو، مسئلہ کو روکنے یا کسی دوسرے طریقے سے شیڈول برقرار رکھنے میں مدد ملی ہے کہ ان کی ترقی کی رپورٹ میں غور کیا جاسکتا ہے.

آخر میں، پیش رفت کی رپورٹ میں فی صد مکمل ہونا چاہئے. زیادہ سے زیادہ منصوبوں شروع میں بہت کم پیش رفت کرتے ہیں، پھر وہ تیز رفتار سے رگڑتے ہیں، اور اس منصوبے کے اختتام پر دوبارہ سست پیش رفت کرتے ہیں. اس پروجیکٹ شیڈول کے مطابق آپ اور آپ کے ملازم نے تیار کیا ہے. آپ نے شیڈول میں اس حقیقت کا تعین کیا ہے یا نہیں، آپ کو ملازم کی طرف سے رپورٹ کی پیشرفت کا اندازہ کرنے کی ضرورت ہے. فی صد منصوبہ بندی مکمل طور پر، عکاسی کرنا چاہئے، عام طور پر، اس منصوبے کو مختص کردہ کتنے وقت گزر چکے ہیں.

تین ماہ کے شیڈول کے ساتھ ایک منصوبے میں، ملازم کو پہلے ماہ کے اختتام پر تقریبا 1/3 کی منصوبہ بندی کا مکمل فیصد ہونا چاہئے. اگر انہوں نے ایک بہت چھوٹا یا بہت بڑا بیان کیا ہے تو یہ آپ کے لئے تھوڑی گہرائی کو دیکھنے کے لئے پرجوش ہو جائے گا. اس کے علاوہ، آپ کو اصل فیصد مکمل کرنے کے لئے کیا رپورٹ کی درستگی کے بارے میں ایک فیصلے کرنے کی ضرورت ہے. اس منصوبے کے بارے میں آپ کے علم اور اس کی مجموعی حیثیت کے مطابق، آپ کو فیصلہ کرنے کے قابل ہونا چاہئے، تقریبا، چاہے ملازم کی طرف سے رپورٹ کردہ مکمل طور پر درست ہو یا نہیں.

مثال کے طور پر، اگر وہ 60 فیصد کی منصوبہ بندی مکمل اعداد و شمار اور 65 فی صد کا اصل حصہ ادا کرتے ہیں، لیکن آپ جانتے ہیں کہ اس منصوبے کو مشکلات سے گریز کیا گیا ہے، تو آپ کو مزید تفصیل سے رپورٹ کی تحقیقات کرنا چاہئے.

کام مکمل ہو گیا

پیمائش اور نگرانی کرنے کے لئے یہ مشکل ہے کہ آپ کے ملازم کا کام صحیح ہو یا نہیں. یہی وجہ ہے کہ "کیا صحیح" کا مطلب ہے کہ اس کی وضاحت اور محیط کرنا مشکل ہے. اس بار پھر، جیسا کہ شیڈول کے ساتھ، آپ کو واضح اور مخصوص توقعات اور مقاصد کو قائم کرنے کی ضرورت ہے. اور جب بھی شیڈول کے ساتھ آپ کو کچھ لچکدار اور سست کی اجازت ہوتی ہے تو آپ کو معیار کے حوالے سے کم لچکدار ہونے کی ضرورت ہے. اچھا اچھا ہے

اپنے ہدف کی نظر مت چھوڑیں. جب ہم "درست کام" کے بارے میں بات کرتے ہیں، تو یاد رکھیں کہ آپ "بہترین" نہیں "بہترین" کے لئے جا رہے ہیں. اور عمل کے بجائے نتائج پر توجہ مرکوز نہ کرنا.

کارکردگی کا اندازہ

کام کرنے کے حق کے لۓ اپنے ملازمتوں کی ترقی کے راستے کا اندازہ کرنے کا بہترین طریقہ اکثر مشترکہ اجلاس ہے اور "لانے اور بتائیں" کے لبرل استعمال کرنا ہے. جب ایک ملازم نے رپورٹ کی ہے کہ قابل ذکر پیش رفت ہوئی ہے، تو وہ آپ کو دکھائیں کہ وہ کیا کرتے ہیں. منصوبے کے آغاز میں، یہ کام تھوڑا سا اور صرف جزوی طور پر مکمل ہوسکتا ہے. یہ توقع کی جائے گی. تاہم، جب تک منظور ہوجاتا ہے، نوکری کے مظاہروں کو کام کے ساتھ آگے بڑھنے اور زیادہ مکمل ہونے کے ساتھ پیش رفت ظاہر کرنا چاہئے.

ان معیار کے جائزے کے دوران اہم بات یہ یقینی بنانا ہے کہ ملازم کا اندازہ کیا جاسکتا ہے کہ ابھی تک کام کی کیفیت ہے. اگر آپ کو یہ معلوم ہوتا ہے کہ اس نقطہ پر کیا کام کی کیفیت اب بھی تنگ اور ابتدائی ہے، آپ کو ملازم کے ساتھ فرق پر تبادلہ خیال کرنے اور اپنی توقعات کو دوبارہ ترتیب دینے کی ضرورت ہے. اگر آپ نہیں کرتے ہیں تو، جب وہ سوچتے ہیں کہ ان کو مکمل معیار حاصل ہوئی ہے، تو آپ کا اندازہ لگانے کا امکان ہے کہ کام صرف معتبر طور پر ختم ہو گیا ہے.

نیچے کی سطر

جب ماتحت اداروں کو مجوزہ کام کا جائزہ لینے کے بعد، یاد رکھیں کہ آپ ان کے کام کے لئے اب بھی ذمہ دار ہیں. لہذا اس بات کو یقینی بنائیں کہ وقت پر کام کیا جاسکتا ہے اور اوپر دائیں حق کے طور پر کام کیا جاتا ہے. مشکل کا پہلا نشان، آپ کو اپنی مرضی کے مطابق ملازمت کے معیار میں قدم اور ایڈجسٹ کرنے کی ضرورت ہے.