ایک کامیاب پروجیکٹ کے 5 اہم عناصر

01 ایک کمیٹی پروجیکٹ اسپانسر

منصوبے اسپانسر اس تنظیم میں اعلی سطحی شخص ہے جو اس منصوبے کی ملکیت ہے. ایک باضابطہ پروجیکٹ اسپانسر کی امید ہے کہ اس منصوبے کو کامیابی ملے گی اور وہ کامیابی حاصل کرنے کے لئے جو کچھ بھی کرسکتا ہے وہ کر سکتا ہے.

پروجیکٹ اسپانسر سے اس منصوبے سے متعلق چار بنیادی ذمہ داریاں ہیں. سب سے پہلے، اسپانسر چیمپئنز منصوبے. وہ پراجیکٹ ٹیم پر عام طور پر اور نجی طور پر جانتا ہے. دوسرا، اسپانسر منصوبے مینیجر کی حمایت کرتا ہے. جب ایک پروجیکٹ مینیجر کو رکاوٹوں کی ضرورت ہوتی ہے، تو وہ سپانسر پر مدد کرتا ہے کیونکہ اس کے اسپانسر کو تنظیم بنانے کے لئے چیزیں ہوتی ہے. تیسری، اسپانسر وسائل کو حاصل کرنے کیلئے انہیں براہ راست فراہم کرنے یا دیگر اعلی درجے کے لوگوں کے ساتھ کام کرنے کے ذریعے وسائل کو سیدھا کرتی ہے. جب اسپانسر ایک پروجیکٹ کے لئے ایک مضبوط چیمپئن ہے، اسپانسر کے ساتھیوں کو نمایاں وسائل میں حصہ لینے کا امکان زیادہ ہوتا ہے. چوتھا، سپانسر فیصلہ سازی کی سہولت فراہم کرتا ہے. جب پراجیکٹ کی ٹیم نیچے گزرتی ہے، تو اسپانسر فیصلے یا فلیٹ کو بروکر کر سکتے ہیں.

اس اسپانسر نے پروجیکٹ مینیجر کے ساتھ مسلسل مواصلات کے ذریعے مطلع کیا ہے. دو کام ایک دوسرے کے ساتھ مل کر کام کرنے کے لئے جب اسپانسر کو اس منصوبے کے مینیجر کی حمایت میں اسپانسر کی ذمہ داریوں کو زبردست طور پر استعمال کرنا پڑتا ہے. مثال کے طور پر، ایک پراجیکٹ مینیجر تنظیم کے مالیاتی شعبہ سے معلومات حاصل کرنے میں مصیبت رکھ سکتا ہے. اس منصوبے کا اسپانسر اس صورتحال کے بارے میں اہم مالیاتی افسر سے رابطہ کرسکتا ہے اور اس سے پوچھتا ہے کہ معلومات حاصل کرنے کا کام مسابقتی کاموں کے اوپر ترجیح دی جاتی ہے.

02 واضح اہداف اور دائرہ کار

منصوبے پر کام کرنے سے پہلے یا اس سے بھی منصوبہ بندی کی جانے سے پہلے، اس منصوبے کے اسپانسر کو اس منصوبے کے مقاصد اور گنجائش کو واضح کرنا ہوگا. منصوبوں کو پورا کرنے کے لئے یہ مقصد بڑی چیزیں ہیں. مثال کے طور پر، ایک سافٹ ویئر بڑھانے کا منصوبہ لیں. انسانی وسائل کے شعبے کو پیروال کا انتظام کرنے کے لئے معروف حسب ضرورت کاروباری سافٹ ویئر کا استعمال کرتا ہے. تنظیم کو سیکھنے کے انتظام کے لئے ایک ماڈیول شامل کرنا چاہتا ہے. منصوبے کے مقاصد تنظیم کے کاروباری ضروریات کو سیکھنے کے انتظام کے سافٹ ویئر کو اپنی مرضی کے مطابق بنانے اور موجودہ تنخواہ کے نظام کے ساتھ ضم کرنے کے لئے ہیں.

گنجائش منصوبے کے پیرامیٹرز کی وضاحت کرتا ہے. سافٹ ویئر پراجیکٹ مثال کے ساتھ جاری رکھیں؛ اس منصوبے کی گنجائش سیکھنے کے انتظام کے نظام پر لانے اور پیروال کے نظام کے ساتھ ضم کرنے کے لئے محدود ہے. بہت سے بار، یہ چیزوں کی شناخت کرنے میں مددگار ثابت ہے جو گنجائش سے باہر ہیں، اس کے بارے میں سمجھنے کے لئے گنجائش سے باہر ہیں. اس منصوبے کے لئے، مزید ماڈیولز گنجائش سے باہر ہے. اکاونٹنگ ڈیپارٹمنٹ پراجیکٹ مینیجر میں نہیں آسکتی ہے اور بلنگ کے لئے طلب کر سکتا ہے، وصول شدہ اکاؤنٹس یا قابل ادائیگی اکاؤنٹس ماڈیولز.

ایک ماڈیول کو شامل کرنے کے بعد جب اس منصوبے کی وضاحت کی گئی ہے تو اس کی گنجائش کو روکنے کی اجازت دیتا ہے. گراؤنڈ منصوبے کے اسپانسرز اور پراجیکٹ مینیجرز گنجائش کے دائرے کے خلاف محافظ ہیں اور گنجائش وسط پروجیکٹ کو شامل کرنے کے لئے بہت ناگزیر ہیں. پراجیکٹ کی گنجائش کو بڑھانے کے وسائل کے لئے وقت اور پیسہ جیسے پراجیکٹ کی ضرورت میں اضافہ ہوتا ہے. اضافی طور پر، اضافی گنجائش پر کام کرنے والے کام کی مصنوعات کو خطرے میں رکھتا ہے.

03 ایک اچھا پروجیکٹ مینیجر

ایک پروجیکٹ مینیجر نے کام کیا ہے اور اس منصوبے کو حاصل کرنے کے لئے وسائل کو منظم کیا ہے. یہ شخص اس منصوبے اسپانسر کے درمیان لنک ہے جس نے نقطہ نظر اور پروجیکٹ ٹیم کو مقرر کیا ہے جو اسے پورا کرتی ہے. مناسب اور بروقت طریقوں سے، پروجیکٹ مینیجر ان پٹکوں کو ان پٹ پیش کرنے کے لۓ لاتا ہے.

پروجیکٹ مینیجرز عام طور پر مندرجہ ذیل علامات ہیں جو ان کے ساتھ ساتھ منصوبے کو منتقل کرنے میں مدد کرتے ہیں:

• پروجیکٹ مینیجرز منصوبہ ساز ہیں. وہ کام کے ترتیب کے بارے میں سوچتے ہیں اور معلوم کرتے ہیں کہ ٹیم کے بعد کام کرنے کے بعد کیا ضروری ہے. وہ اچھے منصوبے کرتے ہیں لیکن یہ بھی جانتے ہیں کہ جب ایک لچکدار ہونے اور ایک منصوبہ سے تبدیل کرنے کے لئے.
• پروجیکٹ مینیجر قابل اعتماد ہیں. دوسروں کے کام کے لحاظ سے ان کی کامیابی کے ساتھ، پروجیکٹ مینیجرز کو لوگوں کو ان کے اچھے ارادے اور صلاحیت پر بھروسہ کرنے کی ضرورت ہے. ٹرانس مینیجر اور پروجیکٹ اسپانسر کے درمیان تعلق میں ٹرسٹ خاص طور پر اہم ہے.
• پراجیکٹ مینیجرز ختم ہو جاتے ہیں کیونکہ ان کے کام میں سے زیادہ تر مواصلات شامل ہیں.

وہ لوگوں کو اپنے وعدوں پر جوابدہی رکھتے ہیں. یہاں ایک مثال ہے. ایک پروجیکٹ ٹیم کے رکن کے سپروائزر نے اس منصوبے کے مینیجر کو بتایا کہ ٹیم کے رکن اس ہفتے منصوبے میں چار گھنٹے وقف کرسکتے ہیں. اس ٹیم کے رکن نے قطار میں دو ہفتوں کی میٹنگوں کو مسترد کر دیا ہے اور اس نے کام کی خرابی کی ساخت میں ان کی تفویض کردہ کاموں پر کوئی پیش رفت نہیں کی ہے. پہلی یادگار میٹنگ کے بعد، پروجیکٹ مینیجر نے ٹیم کے ممبر سے ملاقات کی، غیر حاضری پر غور کرنے اور اختتامی مراحل کے بارے میں بات چیت کی. ٹیم کے رکن نے کہا کہ وہ زیادہ دباؤ کی ترجیحات رکھتے ہیں. اس منصوبے کے مینیجر کو شکست تھی کہ یہ سچ نہیں تھا، تو دوسری یادگار ملاقات کے بعد، پروجیکٹ مینیجر نے ٹیم کے رکن کے سپروائزر سے ملاقات کی. سپروائزر نے پروجیکٹ مینیجر کو بتایا کہ وہ اس بات کا یقین کر لیں گے کہ ٹیم کے رکن کے رویے کے ارد گرد تبدیل ہوجائے گا.

04 انجیکر اسٹیک ہولڈرز

منصوبے پر اسٹیک ہولڈرز ایسے افراد ہیں جو اس منصوبے کی کامیابی میں قابل دلچسپی رکھتے ہیں لیکن پروجیکٹ ٹیم کے ارکان نہیں ہیں. وہ پروجیکٹ مینیجر یا پروجیکٹ کے ممبر کے ممبران جیسے منصوبے کے بارے میں نہیں سوچتے ہیں، لیکن وہ پراجیکٹ کے منصوبوں کے مقاصد کے بارے میں اہم فیصلے اور مجموعی ترقی پر لوپ میں رہنا چاہتے ہیں.

اسٹیک ہولڈرز نے ان منصوبوں کی سرگرمیوں کے بقایا رہنے کے لئے ان کی حوصلہ افزائی کی ہے، لیکن منصوبے کے مینیجر کی ذمہ داری یہ ہے کہ وہ ان منصوبوں کے مقاصد کو آگے بڑھانے کے لۓ ان کو لے آئیں. بہت سے معاملات میں، ایسا کرنے میں بہت زیادہ ان پٹ حاصل کرنے اور بہت کم ان پٹ حاصل کرنے کے درمیان نازک توازن شامل ہے. اسٹیک ہولڈر ہر فیصلہ پر وزن نہیں کر سکتے ہیں. یہ اس منصوبے کو تباہ کرے گا اور ہر فیصلہ کو ایک لڑائی بنا دے گی. اس کے برعکس، اسٹیک ہولڈرز کو بند نہیں کیا جاسکتا ہے کیونکہ تقریبا ہر منصوبے کا ایک اہم پہلو حصول داروں کو تسلیم کر رہا ہے.

05 وقف پروجیکٹ ٹیم کے ارکان

پروجیکٹ ٹیم کے ارکان منصوبے کے کام کو پورا کرتے ہیں. بہت سے اوقات، پروجیکٹ ٹیم کے ارکان اپنے باقاعدگی سے فرائض کے سب سے اوپر ایک منصوبے پر تفویض کیے جاتے ہیں مطلب یہ ہے کہ اس منصوبے کے ذریعہ لایا گیا اضافی کام کے لۓ دوسرے کام میں کوئی کمی نہیں ہے. پروجیکٹ مینیجر اس مسئلے پر ٹیم کے ممبران اپنے نگرانیوں کے ساتھ بات چیت میں مدد کرسکتے ہیں، لیکن منصوبے مینیجر اس منصوبے سے باہر ذمہ داریاں پروجیکٹ ٹیم کے ممبران پر کوئی کنٹرول نہیں رکھتے ہیں.

اس منصوبے کے لئے ٹیم کے ارکان کے وقفے بہت قیمتی ہیں. وقفے کے بغیر، ڈائم لائنز پرچی اور کام کی مصنوعات اچھے معیار کی نہیں ہیں. وقف ٹیم کے ارکان اس منصوبے کے اہداف کو وقت پر، بجٹ کے اندر اور معیار کی توقعات تک پہنچنے کے لئے حوصلہ افزائی کر رہے ہیں.