پروفیشنل ای میل پیغامات کیسے لکھیں اور بھیجیں

جب بھی آپ پیشہ ورانہ ای میل کے پیغامات بھیجتے ہیں، تو یقینی بنانے کے لئے یہ ضروری ہے کہ پیغام کامل ہے. آپ کسی بھی غلطی کی طرف سے ایک موقع دھکا نہیں کرنا چاہتے ہیں - یا تو آپ کس طرح ای میلز بھیجتے ہیں یا آپ ان کا کیسے تعاقب کرتے ہیں. اعلی درجے کی ای میل پیغامات لکھنے اور بھیجنے کے بارے میں جاننے کے لئے پڑھیں.

آپ پیشہ ورانہ ای میل کیوں بھیجیں گے؟ کئی وجوہات ہیں. آپ ممکنہ طور پر آجر کو اپنا کور خط بھیج سکتے ہیں، ایک ساتھی کے لئے ایک خط خطہ جو آپ کے حوالہ، آپ کے موجودہ باس کے استعفی خط، یا سفارش کے ایک خط کے لئے درخواست پر اتفاق کیا.

آپ غیر ذاتی ای میلز بھیجنے کے لۓ دیگر وجوہات ہوسکتے ہیں، اور حقیقت میں، یہ یقینی بنانا ہے کہ آپ کا ای میل منظم اور پیشہ ورانہ ہے.

یہاں آپ کے پیغامات میں شامل کیا ہے، کیا شامل نہیں ہے، اور اپنے ای میل پیغامات کو کس طرح بند کرنا، سائن ان اور بھیجنے کے لئے.

پیشہ ورانہ ای میل پیغام کے رہنماؤں

ایک اعلی معیار کے پیشہ ورانہ ای میل کو لکھنے کے لئے ان اقدامات کا جائزہ لیں، اور آپ وصول کنندہ پر ہمیشہ ایک عظیم تاثر بنائے گا:

• موضوع لائن: موضوع کی لائن کو اپنے مقصد کو لکھنے کے لۓ اپنا مقصد فراہم کرنا چاہئے. آپ کے موضوع کی لائن کے طور پر "شکریہ" یا "سفارش کے لئے درخواست" کے طور پر آسان ہوسکتا ہے.
• سلامتی یہاں تک کہ اگر آپ بہت مختصر ای میل لکھ رہے ہیں، تو سلام بھی شامل ہیں. اگر آپ شخص کے نام کو جانتے ہیں تو اس میں شامل ہیں. جب تک آپ کسی شخص کے ساتھ پہلے نام کی بنیاد پر نہیں ہیں، جب تک کہ انہیں ان کے عنوان سے بلایا جائے.
• لمبائی: اپنے ای میل کو ممکن حد تک جامع طور پر رکھیں. لوگوں کو طویل ای میلز سکم کرنا ہوتا ہے، لہذا صرف ضروری معلومات شامل ہیں.
• لکھائی کا انداز: اخلاقی، چنچل، یا رنگ کے فونٹ سے بچیں؛ یہ صرف آپ کے اصل پیغام سے وصول کنندہ کو پریشان کرتی ہے. جرات مندانہ اور اطالوی استعمال کرنے سے بھی بچیں، جو ایک ای میل نظر آتی ہے. تمام دارالحکومت خطوط میں نہ لکھنا. یہ ایک ای میل میں ناراض یا زیادہ سے زیادہ آتا ہے.

• ایموٹیکننس:ایک پیشہ ور ای میل میں اموٹوکینٹس شامل نہ کریں؛ ذاتی خطوط کے لئے ان کو بچاؤ.
• ہجے اور گرامر: صرف اس لیے کہ آپ ایک ای میل لکھ رہے ہیں اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ کو ہجے اور گرامر کے بارے میں فلاپی ہونا چاہئے. بھیجنے سے پہلے اپنے ای میل کو احتیاط سے ترمیم کریں. غلطی سے آزاد پیغام وصول کنندہ کو بتاتی ہے کہ آپ کا ای میل سنجیدگی سے لے جانا چاہئے.
• بند:ایک چھوٹا سا "شکریہ،" "بہترین،" یا کسی اور سادہ بھیجنے کے ساتھ سائن اپ کریں، اور پھر آپ کا نام. زیادہ تر ای میل اکاؤنٹس آپ کو آپ کے نام، عنوان، اور رابطے کی معلومات کے ساتھ ہر ای میل میں ایک دستخط کی اجازت دیتا ہے. ہر خطے میں زیادہ پیشہ ورانہ بنانے کا یہ بہت اچھا طریقہ ہے.

اضافی تجاویز

ایک بار جب آپ نے اپنا ای میل لکھا ہے تو، "ارسال کریں" کے بٹن پر کلک کرنے سے پہلے ان تمام اقدامات کریں.

• یقینی بنائیں کہ آپ کا پیغام مکمل ہوجائے گا:اس بات کا یقین کرنے کے لئے ڈبل چیک کریں کہ آپ کے ای میل کی موضوع لائن میں بھرپور ہے، آپ نے ایک دستخط بھی شامل کیا ہے، آپ کو صحیح رابطہ شخص کو پیغام بھیج رہے ہیں، اور آپ میں بھرا ہوا ہے بی سی سی فیلڈ اپنے آپ کو ایک نقل بھیجنے کے لئے، لہذا آپ کو ای میل پیغام کا ریکارڈ ہے.
• ثبوت آپ کا ای میل پیغام:آپ کو بھیجنے سے پہلے، یہ یقینی بنائیں کہ آپ چیک کریں اور اپنے گرامر اور دارالحکومت کی جانچ پڑتال کریں. وہ صرف ای میل کام کی تلاش کے خطوط میں اہم ہیں کیونکہ وہ ایک کاغذ خط میں ہیں.

• ٹیسٹ ای میل پیغام بھیجیں:آپ واقعی میں آپ کے ای میل بھیجنے سے پہلے، فارمیٹنگ کے کام کو چیک کرنے کے لۓ اپنے آپ کو پہلے پیغام بھیجیں اور کچھ بھی نہیں لگ رہا ہے. اگر سب کچھ اچھا لگ رہا ہے، آگے بڑھو اور ای میل کو کمپنی یا انفرادی شخص کو بھیجیں جس سے آپ رابطہ کر رہے ہیں.
• اپنے آپ کو ای میل پیغام کاپی بھیجیں:کا استعمال کرتے ہیں بی سی سی فیلڈ اپنے آپ کو ای میل پیغام کا ایک کاپی بھیجنے کے لئے، لہذا آپ کا پیغام بھیجا جب آپ نے پیغام بھیجا اور جس نے آپ کو بھیجا. آپ اپنے بھیجنے والے فولڈر میں بھی اس معلومات کو تلاش کرسکتے ہیں.

• آپ کی کاپیاں فائل کریں:بہت سارے ای میل پروگراموں کے ساتھ آپ فولڈر کو سیٹ اپ کرسکتے ہیں تاکہ اسے کسی بھی اہم ماضی میں تلاش کرنا آسان ہو. اپنے سبھی کام کے تلاش کے ای میلز کیلئے ایک فولڈر قائم کریں اور اپنے ملازمت کی تلاش کے فولڈر میں بھیجنے والے ای میل پیغام کی اپنی کاپیاں فائل کریں.

باقاعدہ طور پر اپنا ای میل چیک کریں

وقت جزو ہے جب آپ کام کی تلاش میں ہیں، لہذا آپ کے ای میل کو باقاعدگی سے اور اکثر چیک کرنے کے لئے ضروری ہے، لہذا آپ کسی بھی اہم مواقع پر مت چھوڑیں. بہت کم از کم، اپنے ای میل کی صبح صبح میں چیک کریں، اور ابتدائی دوپہر کے دوران، اس وقت آپ کو ان پیغامات پر فوری طور پر جواب دینے کا وقت پڑے گا.

ان دنوں، ایک سمارٹ فون ہونے کے لۓ آپ اپنے ای میلز کو چیک کرنے کے لۓ آسان بنا سکتے ہیں جہاں بھی آپ جاتے ہیں اور جب بھی چاہیں گے - آپ کے کمپیوٹر پر زیادہ ہور نہیں. اصل میں، آپ کو نئے ای میل پیغامات کے بارے میں اطلاعات مل سکتے ہیں، لہذا آپ ان کو ان باکس میں مارتے ہی جلد ہی پڑھ سکتے ہیں.