میٹنگ لیڈر کے کردار اور ذمہ داریاں

میٹنگ رہنما ملازم ہے جس کے بارے میں تفصیلات، انتظام کرنے، شرکاء کو منظم کرنے، اور شرکاء کو ایک اجلاس میں مدعو کرنے کے لئے ذمہ دار ہے. وہ وہ ملازم ہیں جو اصل مشن کی ترقی کے ذمہ دار ہیں اور ذمہ دار ہیں. میٹنگ سے قبل، دوران، اور اس کے بعد کارروائی کو یقینی بنانے کے لئے اجلاس کامیابی سے اپنے مقاصد کو پہنچ گئی ہے.

ملاقات کون کرتا ہے؟

میٹنگ لیڈر اجلاسوں اور ٹیموں کو کامیاب بنانے میں اہمیت رکھتی ہے. ملازم جو مشترکہ رہنما کے طور پر کام کرتا ہے وہ انتہائی اہم ہے. کچھ اجلاسوں میں، رہنما ڈیپارٹمنٹ کے سربراہ، ٹیم کے رہنما، یا اس شخص کو ایک پہل کی قیادت کیلئے سینئر مینجمنٹ کے ذریعہ مقرر کردہ شخص ہے. ان ملازمتوں کو ان کے مشورے کی مہارتوں کے باعث مینیجر یا رہنما کے طور پر ان کی قیادت کے کردار کے لئے منتخب کیا گیا تھا.

دوسری بار، ایک ملازم قدرتی طور پر رہنما کے طور پر ابھر سکتا ہے. یہ رہنماؤں ملازمین ہیں کہ دوسرے ملازمین کو نظر آتے ہیں اور احترام کرتے ہیں. دوسرے مواقع پر، کسی ٹیم کو تمام اراکین کے درمیان قیادت کے رول کو گھومنے کا فیصلہ کر سکتا ہے. یہ تمام ٹیم کے ارکان کی مدد سے رہنماؤں سے ملنے اور مشترکہ اجلاسوں کو عام طور پر بنانے کے طور پر اپنی صلاحیتوں کو فروغ دینا جاری رکھتی ہے.

میٹنگ لیڈر کے ذمہ داریاں

مندرجہ ذیل رہنما کے اہم ذمہ داریاں ہیں.

• مقصد، کام، یا مقصد کا تعین کرتا ہے جو پورا کرنا ہوگا. یہ اکثر ایک تفویض یا رہنما کے کام کی تفصیل کا حصہ ہے.
• فیصلہ کرتا ہے کہ آیا میٹنگ مقصد یا مقصد حاصل کرنے یا مطلوبہ نتائج حاصل کرنے کے لئے بہترین ممکنہ طریقہ ہے. سوال کا جواب دیں: کیا ایک میٹنگ کی ضرورت ہے؟
• اس بات کا تعین کرتا ہے کہ اجلاس کی منصوبہ بندی کرنے میں کونسی مدد کی ضرورت ہے.
• ایک ٹیم یا رہنما کے ساتھ، اجلاس کے اجنبی پر فیصلہ. (موجودہ اجلاسوں میں، یہ کام موجودہ اجلاس کے اختتام پر مکمل کیا گیا ہے.)
• مشترکہ تنظیمی کیلنڈر کا استعمال اکثر تاریخ، وقت، اور مقام کا تعین کرتا ہے.

• پڑھنے، مالی معلومات، تاریخ، متعلقہ ٹیم کے اجلاس کے منٹ، اور اس طرح کے پہلے پری کام سے مل کر ایک دوسرے کو جمع کرتا ہے.
• شرکاء کو مدعو کرتا ہے اور تفویض اور پہلے سے ہی کام کو پہلے ہی ممکنہ طور پر تقسیم کرتا ہے تاکہ شرکت کرنے والوں کو میٹنگ میں تیار ہو.
• اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ اجلاس میں ریکارڈنگ اور کسی بھی وعدے، کارروائی اشیاء، یا فیصلے کی دستاویز کے لئے ایک ریکارڈر یا لمحہ سازی ہے. جب ایک میٹنگ کے حکم سے متعلق ضروریات کے لئے لازمی طور پر ٹائمیکپر مقرر ہوتا ہے.
• شرکاء کو گرم کرنے کے لئے برفبرکار استعمال کر سکیں اور ماحول تخلیق کریں جس میں میٹنگ شرکاء ایک دوسرے کے ساتھ بات چیت کرتے ہوئے اور خیالات اور معلومات کو تبدیل کرنے کے لئے آرام دہ اور پرسکون بات کر رہے ہیں.

• ابتدائی آتی ہے اور کام پر رکھنا، ٹریک پر، اور تمام شرکاء کو شامل کرکے میٹنگ کی طرف جاتا ہے لہذا ہر ایک کو میٹنگ میں لازمی طور پر محسوس ہوتا ہے. یہ اگلے اجلاس میں ان کی شرکت کو یقینی بناتا ہے
• کمپنی میٹنگ میں مصالحہ کرتا ہے تاکہ شرکاء سست اور بور محسوس نہ کریں. آئس بریکر، مزاح، یا مذاق مثال کا استعمال کرتے ہوئے چاہے بغیر کسی ہنس کے بغیر کوئی میٹنگ ختم نہ ہو.
• اس بات کا یقین ہے کہ اگلے مرحلے اور کارروائی کی اشیاء کو تفویض کیا جاسکتا ہے اور سنبھال لیا جاتا ہے.
• میٹنگ کو مشورہ دیتے ہیں اور اگلے اجلاس کے لئے ایجنڈا کی منصوبہ بندی کرتے ہیں.

• میٹنگوں کے درمیان شرکاء کے ساتھ تعقیب کریں کہ اس بات کا یقین کرنے کیلئے کہ کارروائی کی چیزیں ٹریک پر ہیں اور رضاکارانہ مسائل کا سامنا کرنا پڑا تو امداد اور / یا وسائل پیش کریں.

اضافی لیڈر رولز

اجلاس کے رہنما نے ان ذمہ داریوں کو لیتا ہے لیکن مواصلات، رپورٹنگ، اور ٹیم کی کارکردگی سے بھی متعلق کردار ادا کرتی ہے.

کسی ٹیم کے ہر رکن یا جس سے مل کر مل کر کام کرنے کی ذمہ داری ہے وہ اپنے محکمہ یا تقریب کو ایک میٹنگ یا جاری ٹیم کی سرگرمیوں اور ترقی کے بارے میں مطلع کرنے کے لئے ایک ذمہ داری ہے. ان کے پاس یہ بھی ذمہ داری ہے کہ وہ ساتھیوں سے انضمام تلاش کریں جو ٹیم یا میٹنگ میں نہیں ہیں. ہر ملازم ہر میٹنگ میں شرکت نہیں کر سکتا.

اس رہنما کے علاوہ سینئر مینیجرز کو شامل رکھنے اور موثر مواصلات اور آراء کے ذریعے مطلع کرنے کی اضافی ذمہ داری ہے. ٹیم یا اجلاس کے باہر ملازمین سے عمارت کی ملکیت، خاص طور پر تنظیم کے رہنماؤں کو یقینی بناتا ہے کہ ٹیم یا اجلاس اپنے حل یا خیالات کی ترقی، انعقاد اور انعقاد پر کامیاب ہے.

اگر میٹنگ شرکاء اجلاس میں ناقابل یقین حد تک کارکردگی کا مظاہرہ کررہا ہے تو، رہنما کو اجلاس کے دوران مؤثر میٹنگ لیڈر کی تکنیک کے ذریعے رویے کو درست کرنے اور مؤثر کوچنگ کو مسؤلیت کی ذمہ داری ہے. میٹنگ شرکاء جو شخص اپنی رائے کے ساتھ میٹنگ کو مرتب کرتا ہے یا ان کے لئے دوسرے اراکین کو تنقید کرتا ہے، اس سے پہلے فرد فرد کی کامیابی کو ختم کرنے سے قبل درست ہونا ضروری ہے.

یہ کام لازمی ہیں جب تک کہ شرکاء کو سکون اور پختگی کی سطح تک پہنچنے میں مدد ملے گی جو انہیں اپنے آپ کو چیمنج کرنے میں مدد دیتا ہے کیونکہ غیر فعال واقعات کو غیر فعال اور غیر فعال ارکان ترقی میں مداخلت کرتے ہیں.

ایک موثر میٹنگ لیڈر اس بات کی ضمانت نہیں دیتا ہے کہ ایک منصوبے یا ٹیم کامیابی سے انجام دیتا ہے، لیکن اس منصوبے، محکموں، اجلاسوں یا ٹیموں کو کامیاب ہونے میں اہم کردار ادا کرنا ہے.

منٹ منٹ ملاقات کامیاب اجلاسوں میں مؤثر شراکت دار ہیں جب منٹ مناسب طریقے سے تحریر اور تقسیم بروقت انداز میں ہوتے ہیں.