10 چیزوں کو ہر نیا پروگرام مینیجر ہونا چاہئے

پروگرام مینجمنٹ ایک ثواب مندانہ اور اچھی طرح سے پیارے کیریئر کا انتخاب ہے، لیکن یہ بھی ایک مشکل کردار بھی ہوسکتا ہے. اگر آپ نے اپنا پہلا پروگرام مینجمنٹ کام حاصل کیا ہے، یا یہ جاننا چاہتے ہیں کہ اگر آپ کو پروگرام مینجمنٹ کیریئر میں چھلانگ بنانا چاہئے تو، یہ جاننا اہم ہے کہ کیریئر کس میں داخل ہوتی ہے. ان 10 چیزوں پر غور کریں جس میں ہر نیا پروگرام مینیجر پروگرام مینجمنٹ کردار شروع کرنے سے پہلے آگاہ ہونا چاہئے.

پروگرام مینجمنٹ پراجیکٹ مینجمنٹ کے طور پر ہی نہیں ہے

پروجیکٹ مینجمنٹ کام کرنے، کاموں اور وسائل کو منظم کرنے، عمل کو کنٹرول کرنے، اور مخصوص مقاصد کی فراہمی کے بارے میں ہے. چاہے نیا دفتر کھولنے، ایک نیا اے پی پی شروع کرنا، یا اولمپک اسٹیڈیم کی تعمیر کرنا، منصوبوں میں ایک ابتدائی آغاز، وسط اور اختتامی مقاصد کے واضح سیٹ کے ساتھ ہے.

پروگرام کا انتظام مختلف ہے اور عام طور پر زیادہ وسیع ہے. ایک پروگرام مینیجر ایک بار ایک سے زیادہ منصوبوں کی نگرانی کرسکتا ہے، ان میں سے ہر ایک اپنی پراجیکٹ ٹیم اور پروجیکٹ مینیجر ہوسکتا ہے. ان منصوبوں کے ساتھ مل کر ان سب کو ایک بڑی پروگرام کا حصہ بن سکتا ہے جو اس وقت تنظیم کے ساتھ قدر میں کچھ قدر فراہم کرے.

بے چینی کی توقع

پروگرام مینیجر غیر یقینی ہیں. آپ کو معلوم ہوسکتا ہے کہ جب بڑی تصویر ہے، تو یہ صرف ایک وژن کا بیان ہے جب آپ شروع کریں گے. وہاں جانے کے لئے کس طرح کا صحیح راستہ، اور توسیع شدہ مدت کے دوران کونسی منصوبوں کی ضرورت ہو گی، کیا چیز ہے جس کے ساتھ آپ کو کام کرنا پڑے گا.

آپ اس کے بارے میں تفصیلی منصوبہ بندی کے ساتھ شروع کریں گے جو آپ کرتے ہیں اور اس کے باقی حصوں کو کیسے جانتے ہیں اس کی تصویر کی تعمیر کریں گے. ترقیاتی طور پر آپ کی منصوبہ بندی اور ترسیل افق کی توسیع تک جب تک آپ مزید نہیں جا سکتے.

اگلے مرحلے کی منصوبہ بندی کرنے کے لئے باقاعدگی سے وقفے پر وقت بند کریں. آپ اس موقع کو بھی اس بات کا یقین کرسکتے ہیں کہ آپ ابھی بھی کاروباری قدر کو فروغ دینے کے لۓ ٹریک پر ہیں.

برائٹ آؤٹ کے لئے دیکھیں

اگرچہ اس منصوبے میں ایک سال یا اس سے زیادہ ہوسکتا ہے، پروگراموں کو غیر یقینی طور پر غیر یقینی طور پر مسلسل بڑھا سکتا ہے.

پروگرام مینجرز کو اپنی ٹیموں کو جلانے سے بچنے کی ضرورت ہے. آپ بغیر کسی حد تک تیز رفتار رفتار پر کام نہیں کر سکتے ہیں، لہذا اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے عملے کے ارکان کو کافی دیر سے مل جائے. اس میں کم ڈیلیوریبلز کے ساتھ کام پر خاموش وقت کی مدت اور چھٹیوں کے لئے دفتر سے کافی وقت دور ہونا چاہئے.

قریبی بیماری سے باخبر رہنے کا انتظام کریں، اپنے اوور ٹائم کی رپورٹیں دیکھیں، اور اس حقیقت سے خبردار رہیں کہ آپ کی ٹیم کی فلاح و بہبود کو انتہائی قابل قدر ہے اگر آپ کو چھٹکارا سلیش کرنا اور اپنے باصلاحیت افراد کو پروگرام کی زندگی کے لۓ رکھنا ہے.

آپ کو رفتار کا انتظام کرنے کی ضرورت ہے

جب آپ ایسے پروگرام کی فراہمی کررہے ہیں جو تکمیل تکمیل کی تاریخ ہے، تو آپ کو کام کی رفتار کا انتظام کرنا ہوگا.ایک سے زیادہ سالوں تک رفتار کو برقرار رکھنا مشکل ہے، لہذا آپ کو پروگرام کے مینیجر کے طور پر کردار کی ترجیحات اور منصوبوں کو جھٹکا دینا ہے لہذا پیمائش کے نتائج باقاعدگی سے فراہم کیے جا رہے ہیں.

بڑے تصویر کے مقاصد کی طرف تیزی سے جیت اور مستحکم پیش رفت کو ملائیں. اس ٹیم کی مدد ملتی ہے کہ آپ آگے آگے بڑھ رہے ہیں اور اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ حوصلہ افزائی زیادہ رکھنے کے لۓ کچھ مختصر مدت کی کامیابی کی کہانیاں. آخر میں، سرمایہ کاروں اور ایگزیکٹو مینیجرز میں یہ مدد ملتی ہے کہ ترقی کی جا رہی ہے.

کامیابی کے لئے اپنی ٹیم کو تربیت دیں

پروگرام اکثر ایک تنظیم کے لئے کسی ناول، منفرد، یا تبدیلی کی فراہمی کرتی ہیں. ان قسم کے پہلوؤں پر کام کرنے کے چیلنجوں میں سے ایک یہ ہے کہ آپ شاید گھر میں مہارت حاصل نہیں کرسکتے ہیں تاکہ وہ تمام کاموں اور منصوبوں کو پورا کرنے کے قابل ہو.

یہ ٹھیک ہے اور توقع کی جائے گی. نیا پروگرام مینیجر کے طور پر آپ کا کام یہ ہے کہ آپ اس بات کو یقینی بنائے کہ آپ ان لوگوں کو آگے بڑھا سکتے ہیں، دوبارہ پڑھائیں، اور ان لوگوں کو ترقی دے سکیں جو آپ کے ساتھ ہیں تاکہ آپ سبھی وسائل کی ضروریات کو حل کرسکیں.

شاید کچھ ایسے علاقوں ہوسکتے ہیں جہاں آپ کو محدود مدت کے لئے صرف ایک مخصوص وسائل کی ضرورت ہوتی ہے. مثال کے طور پر، آپ اپنے عملے میں سے کسی کو تربیت نہیں دیں گے کہ فورکلفٹ کیسے چلائیں تو اگر یہ مہارت صرف ایک ہفتے کے لئے ضروری ہے. تاہم، اگر آپ اپنی کمپنی کی آن لائن موجودگی کو منظم طریقے سے تبدیل کررہے ہیں تو شاید یہ ممکن ہو کہ سوشل میڈیا یا تلاش کے انجن کی اصلاح کے بارے میں کچھ مہارت کے ساتھ گھر میں ویب سائٹ کی ترقی کی مہارت حاصل کرسکیں. یہ مہارتیں ہیں جو کاروبار طویل مدتی میں متفق ہوں گے.

فیصلوں کو ان میں سے جس میں آپ کو ٹیم میں سرایت کرنے کی ضرورت ہے اور اس سے باہر آنا چاہئے، اس بات کا یقین کریں کہ آپ کے پروگرام کو ہر منصوبے کو بچانے کے طور پر آؤٹ پٹ کو منظم کرنے کے لئے تیار ہونا ضروری ہے کہ آپ کے پروگرام تربیت اور بھرتی کے کاموں کو فراہم کرسکیں.

گورننس زیادہ پیچیدہ ہے

اگر آپ ایک پراجیکٹ مینجمنٹ کے پس منظر سے آئے ہیں، تو گورنمنٹ آپ کے لئے حیرت نہیں ہوگی. یہ ایک ایسا طریقہ ہے جس میں پروجیکٹ اور پروگرام کا ڈھانچہ منظم اور کنٹرول کیا جاتا ہے اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ فیصلہ سازی صحیح طریقے سے کیا جاسکتا ہے اور صحیح لوگوں میں ملوث ہے. اس بات کو یقینی بنانا اہم ہے کہ مجموعی طور پر کاروباری معاملہ کے ساتھ کام کر کے کام میں ترقی کی جا رہی ہے، اور یہ لوگوں کو احتساب رکھنے میں مدد ملتی ہے.

گورننس بھی یہ ہے کہ پراجیکٹ مینجمنٹ آفس اور سینئر ایگزیکٹوز اس بات کا یقین کر سکتے ہیں کہ یہ پروگرام فائدہ حاصل کرنے کے لۓ ایک پروگرام پر ہے. اس منصوبوں یا پورے پروگرام کو بند کرنے کے لئے ایک رسمی راستہ فراہم کرتا ہے اگر یہ دکھایا جاسکتا ہے کہ ان کے فوائد اب نہیں ملے گی.

منصوبے ماحول کے مقابلے میں حکومت کے ماحول میں گورننس زیادہ پیچیدہ ہے. پروجیکٹ بورڈز اور سٹیئرنگ گروپس عام طور پر ایک ایگزیکٹو سطح کی رکنیت رکھتے ہیں. یہ توقع ہے کہ اس پروگرام کے اختتام کے نتیجے میں عام طور پر کاروباری تبدیلی ہے.

منصوبہ بندی زیادہ مشکل ہے

پروجیکٹ مینیجرز، جو پروگرام میں ملوث ہیں، عام طور پر ان کے منصوبے کے ساتھ ساتھ منصوبہ بندی کی منصوبہ بندی کرے گی، پھر پروگرام مینجمنٹ کی ٹیم آپ کے سمت کے تحت پروگرام کے مینیجر کے طور پر ملاقات کرے گی اور منصوبوں کو مربوط کیا جائے گا.

اس سے بہتر کہا جاتا ہے. اس منصوبوں اور منصوبوں کے کاموں کے درمیان انحصار کی شناخت کی ضرورت ہوتی ہے. یہ آپ کو پورے پروگرام کے ذریعہ وسائل کی ضروریات کو پورا کرنے اور کلیدی لوگوں کی دستیابی کو یقینی بنانے کے لئے سرگرمیوں کو روکنے کے لئے مجبور کرتی ہے.

ایک بار جب آپ کے مربوط پروگرام کی منصوبہ بندی کی جاتی ہے تو، آپ اسے کسی گنٹٹ چارٹ یا دوسرے سافٹ ویئر کے آلے میں ٹریک کرسکتے ہیں. جیسا کہ آپ کے پروجیکٹ مینیجرز کو حقیقی وقت میں ان منصوبوں کو ٹریک کرنا پڑے گا، آپ کو پروگرام کی منصوبہ بندی میں ایڈجسٹمنٹ کرنا پڑے گا، ہر کسی کو تبدیلی کے بارے میں مطلع کیا جارہا ہے اور اپنے کام کے شعبوں کے لئے یہ کیا مطلب ہے.

آپ کو ہر سطر کی منصوبہ بندی نہیں ہے

پروگرام مینیجر کے طور پر، آپ کو اپنے منصوبے کے مینیجرز پر تفصیلی منصوبہ بندی کرنا ہے. ہزاروں کاموں کے ساتھ آپ کو ایک پروگرام کو باخبر رہنے کے لۓ یہ آپ کے عملی یا قابل قدر نہیں ہے.

آپ کو اس منصوبے کے وسیع سطح پر اعلی درجے کی نقطہ نظر کی ضرورت ہے جو آپ کو ظاہر کرنے کے لۓ کہ آیا کچھ پروگرام سطح کے اثرات کا سامنا کرنا پڑتا ہے.

ایسا کرنے کا سب سے آسان طریقہ سرشار سافٹ ویئر ایپس کے ساتھ ہے. بنیادی سپریڈ شیٹ پر ملٹی ملین ڈالر کا پروگرام منظم کرنے کی کوشش کرنا بھی مشکل ہو گا.

آپ کو نمائندگی کی ضرورت ہے

تاہم، آپ ڈومیننگنگ میں ہیں، پروگرام مینجمنٹ رول میں ہونے کا مطلب یہ ہے کہ آپ کو اس سے بھی بہتر حاصل کرنے کی ضرورت ہے.

اچھی خبر یہ ہے کہ آپ کو پروجیکٹ مینیجرز کی ایک ٹیم ہونا چاہئے، اور شاید آپ کو بھی ایک ٹرانسمیشن پروگرام مینجمنٹ آفس بھی ہوسکتا ہے تاکہ آپ کو تبدیل کرنے میں مدد ملے.

ایک پروگرام پر کرنے کے لئے بہت کچھ کام ہے، اور اس بات کا یقین کرنے کے لئے ترتیب دیں کہ صحیح وقت پر تمام ہلکے حصوں کو ایک دوسرے کے ساتھ منتقل ہوجائے. آپ اسے اکیلے نہیں کر سکتے ہیں اور آپ کو کوشش نہیں کرنا چاہئے. کام کریں کہ آپ کو پروگرام کے آغاز کی کتنی بار ضرورت ہے اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی ٹیم کو آپ کو پیچھے رہنے کے لۓ یقینی بنائیں.

اگر آپ کے پروگرام مینجمنٹ کے دفتر میں آپ کے پاس کوئی بھی نہیں ہے تو، پروگرام مینجمنٹ کی ٹیم کو کسی دوسرے کے لئے سیکھنا ہوگا. ان کے کرنے کے لئے کافی ہے. مثال کے طور پر، کسی منصوبے کے معاہدے کے کردار میں مکمل طور پر پروگرام کی سطح پر لازمی تعاون فراہم کرنے کے لۓ، آپ کو اسٹریٹجک کاموں کے ساتھ ملوث ہونے کے لۓ آزاد کیا جائے گا.

تنازعہ سے متفق نہ ہو

پروگراموں کے بہت سارے کنارے ہیں. مشکل حصول داروں کے ساتھ منصوبوں سے ظاہر ہوتا ہے کہ ناقابل یقین حد تک منحصر خطوط، ہر دن آپ کو تنازعات کے مواقع فراہم کرنے جا رہا ہے. ایسی چیزوں کے لئے دیکھیں جو پراجیکٹ کی کارکردگی کو روکنے کے لۓ اس کو شروع کرنے سے پہلے تنازع کی صورت حال کا سامنا کرنا پڑتا ہے جب اس منصوبے کی کارکردگی کو روکنے کے لئے تیار ہوجائے.