پراجیکٹ مینجمنٹ میں گنجائش، خطرہ، اور استحکام

پراجیکٹ مینجمنٹ کے میدان، مہارت کے کسی بھی دوسرے علاقے کی طرح، ایک منفرد الفاظ ہے جس میں لکھا ہوا اور مخصوص اصطلاحات سے بھرا ہوا ہے. تین لازمی شرائط اور تصورات جو آپ کو سمجھنا ضروری ہے میں شامل ہیں:

• دائرہ کار
• خطرہ
• مفروضے

یہ ان تین لازمی پراجیکٹ مینجمنٹ کے شرائط کی ایک سطر ہے اور اضافی پڑھنے کے لئے لنکس اور تجاویز بھی شامل ہیں.

دائرہ کار

پراجیکٹ مینجمنٹ میں، دائرہ کار کی حدوں کا ایک سیٹ ہے جو پراجیکٹ کی حد کی وضاحت کرتی ہے. گنجائش یہ بتاتا ہے کہ اس منصوبے کے پہلو کے نتیجے میں گاہکوں کو کیا کیا جانا چاہئے.

دائرہ کار کو سمجھنے کے منصوبے مینیجر اور پروجیکٹ ٹیم کو یہ سمجھنے کی اجازت دیتا ہے کہ اس منصوبے کی حدود کے اندر یا باہر کیا ہو. اگر کچھ "گنجائش میں نہیں" ہے تو اس منصوبے کی منصوبہ بندی کے کام میں یہ حقیقت نہیں ہے. گنجائش کے بیان کے حدود کے اندر اندر گرنے والی سرگرمیاں "گنجائش میں" سمجھا جاتا ہے اور شیڈول اور بجٹ میں حساب کی جاتی ہے. اگر ایک سرگرمی حدوں سے باہر آتا ہے تو اسے "گنجائش سے باہر" سمجھا جاتا ہے اور اس کے لئے منصوبہ بندی نہیں ہے.

چاہے آپ پراجیکٹ مینیجر یا پروجیکٹ ٹیم کا حصہ ہو، آپ کو غور کرنا چاہیں گے کہ اگر آپ کچھ آگے بڑھتے ہیں تو گنجائش یا دائرہ کار سے باہر ہے. مثال کے طور پر، تصور کریں کہ ایک کلائنٹ نے آپ کو ایک ویب سائٹ بنانے کے لئے کہا ہے. جیسا کہ آپ اس منصوبے کے گنجائش (یا حدوں کو مقرر کرتے ہیں) کے طور پر، آپ کو مندرجہ ذیل اشیاء میں دائرہ کار کے طور پر اشارہ کرتے ہیں:

• سائٹ کے ڈیزائن اور تار فریم ڈایاگرام
• ایک ٹیسٹ کے بستر کا قیام
• منظور شدہ wireframe کو کوڈنگ
• ویب سائٹ مرکزی خیال، موضوع کے لئے گرافکس کی ترقی
• ویب سائٹ کرنے سے قبل آزمائشی اور ڈیبگنگ

اس منصوبے کے دوران، کلائنٹ آپ کو کمپنی کے ویڈیو کا جائزہ شامل کرنے سے پوچھتا ہے. ویڈیو اس منصوبے کی گنجائش میں متعین نہیں ہے اور اس وجہ سے دائرہ کار سے باہر ہے. جب آپ اضافی چارج کے لئے ویڈیو کام کرنے کے لئے خوش ہوں گے تو، اس منصوبے کے لئے گنجائش اور لاگت اور وقت کی تخمینہ کی نظر ثانی کی ضرورت ہوگی.

دائرہ کار دستاویز پر واضح اور متفق ہونے کی غیر موجودگی میں، ویڈیو کا مسئلہ آپ کی ٹیم اور گاہک کے نمائندوں کے درمیان متضاد ہوسکتا ہے. ایک واضح گنجائش کا بیان آپ کو صورت حال کو خراب کرنے اور منظم طریقے سے ترتیب سے نمٹنے کے لئے کی اجازت دیتا ہے.

تو آپ کا اندازہ کیا ہے کہ دائرہ کار میں کیا یا باہر ہے؟ آپ سب سے پہلے اس پراجیکٹ کے تمام تفصیلات کی وضاحت کرنا چاہتے ہیں جو آپ فی الحال کلائنٹ یا پراجیکٹ مالک کے ساتھ بات چیت پر مبنی جانتے ہیں. اس کے بعد آپ کلیدی مفادات بنانا چاہتے ہیں جو گنجائش سے باہر یا باہر سے باہر نکلے گا.

مفروضے

کچھ عرصے سے آپ کی زندگی میں آپ کو شاید کہا گیا ہے کہ "تصورات کو کبھی نہ بنائیں." تاہم، پراجیکٹ مینجمنٹ میں مفکوم بنانے کا ایک روزانہ سرگرمی ہے. شکایات آپ کو وقت اور قیمت کے لئے گنجائش اور خطرات کی وضاحت کرتے ہیں اور اپنے تخمینہ کو ٹھیک کرنے میں مدد کرتی ہیں. یقینا، یہ ضروری ہے کہ آپ اپنے عقائد کو دستاویز اور درست کریں.

کسی چیز کو آسان بنانا، جیسا کہ ایک کتاب بنانا. آتے ہیں کہ آپ کے دوست کو کافی میز کی کتاب کے لئے ایک خیال ہے اور آپ نے اس منصوبے کا انتظام کرنے کے لئے کہا ہے. اس کی پہلی درخواست ایک بجٹ کے لئے ہے لہذا وہ فنڈز محفوظ کرسکتے ہیں. جیسا کہ آپ گنجائش کی وضاحت کرتے ہیں، یہ واضح ہے کہ آپ کے دوست کو بہت سے تفصیلات پر، صفحہ گن، تصویر شامل کرنے، کور سٹائل اور صفحات کے لئے استعمال ہونے والے کاغذ کا وزن بھی شامل ہے.

چونکہ یہ تمام عوامل لاگت اور پیداوار کی پیچیدگی کو متاثر کرے گی، آپ کو وضاحتیں کے بارے میں تصورات مرتب کرنا پڑے گا اور ان کے خیالات کو آپ کے دوست کے قابل قبول یا غیر منقولہ طور پر درست کرنا ہوگا. مزید بحث کے بعد آپ کا دوست آپ کو بتاتا ہے کہ وہ کتاب میں 50 تصاویر شامل کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں. آپ 50 تصویروں پر اپنے خیالات کو بنیاد بنا سکتے ہیں یا، امید کرتے ہیں کہ یہ نمبر وقت کے ساتھ بڑھ جائے گا، آپ کو یہ تصور کر سکتے ہیں کہ تصاویر کے ساتھ 75-90 صفحات کے درمیان ہو گا.

آپ دیکھ سکتے ہیں کہ کس طرح تصورات کو براہ راست شیڈول پر بھی اثر انداز ہوتا ہے. مثال کے طور پر، تصور کریں کہ آپ ایک پارک پر ایک منصوبے کی قیادت کر رہے ہیں جو سوئنگ سیٹ کی تعمیر میں شامل ہے. آپ کے منصوبے کی ترتیب دینے کے بعد آپ کو بجٹ اور تفویض ٹیم کے ارکان دیئے جاتے ہیں، جن میں سے ایک مواد کا چارج ہے. جب آپ اپنا شیڈول بناتے ہیں تو آپ اس شخص کو مواد پر چارج کرتے وقت جب سیمنٹ پہنچ جائیں گے. یہ شخص اس بات کا جواب دیتا ہے کہ اس بات کا یقین نہیں ہے کہ سیمنٹ کیوں آئے گا لیکن اس کا خیال ہے کہ یہ 1 جون اور 10 جون کے درمیان ہوگا.

جیسا کہ آپ اپنے گنجائش اور شیڈول کی تعمیر کرتے ہیں، آپ کو یہ خیال ہے کہ سیمنٹ 10 جون کے بعد بعد میں نہیں آئے گا. یہ مثال افواج بنانے کے لئے دو فوائد دکھاتا ہے.

پہلا فائدہ یہ ہے کہ 10 جون سے بعد میں سیمنٹ کو حاصل کرنے کا فرض آپ کو ایسی سرگرمیوں کی منصوبہ بندی کرنے کی اجازت دیتا ہے جو سیمنٹ پہنچنے پر متفق ہو. دوسرا فائدہ یہ ہے کہ یہ سیمنٹ کو فراہم کرنے کے لئے آخری وقت کے ساتھ مواد کا چارج فراہم کرتا ہے، جسے وہ اپنے سپلائر سے ریلے کر سکتا ہے. آگے بڑھنے کے لئے اس منصوبے کے لئے اس نے ناقابل یقین حد تک اہم کلید لائن قائم کی ہے.

تصورات کے معیارات کو بنانا جو اکثر منصوبے کے دوران گنجائش، وقت اور بجٹ کے اندر اندر منصوبے کی ٹیم کی مدد کے لئے دوبارہ نظر ثانی کی جاتی ہے. لیکن کیا ہوتا ہے جب تصورات غلط ہیں؟ یہی ہے جہاں خطرہ کھیل میں آتا ہے.

خطرہ

ایک بار جب آپ نے اپنا گنجائش بنایا ہے اور اس کی شناختیں جن کی گنجائش اور تخمینوں کے پیچھے ہیں، آپ کو خطرے کے علاقوں کا اندازہ کرنا شروع کرنا ہوگا. خطرے میں اس منصوبے کے انتظام میں وہی ہے جیسے حقیقی دنیا میں ہے. یہ خطرہ یا موقع ہے جو نقصان پیدا کر سکتا ہے.

تمام منصوبوں کے خطرے پر مشتمل ہے اور اگر آپ پروجیکٹ مینیجر یا پراجیکٹ مالک ہیں، تو یہ صرف آپ کی ذمہ داری نہیں ہے کہ خطرے کی توقع کی جائے، لیکن یہ بھی آپ کا کام ہے کہ ان منصوبوں کی ٹیم کے ان خطرات کے ممکنہ اثرات اور مواقع کو کم کرنے کے لئے تیار کریں.

مختلف ڈگری میں خطرہ آتا ہے. بعض اوقات خطرے کا مطلب یہ ہے کہ اس منصوبے کو تھوڑا سا مختلف طور پر چلائے گا یا ایک غیر متوقع طور پر موڑ لے جائے گا. تاہم، بعض صورتوں میں، خطرے کے نتیجے میں تباہی کا باعث بن سکتا ہے جو آپ کے منصوبے کو اس کے سر پر تبدیل کرتی ہے.

مندرجہ بالا سیمنٹ مثال کے طور پر کھیل کے میدان کے منظر کا استعمال کرتے ہیں. خطرات میں سے ایک یہ ہے کہ 10 جون کی متوقع تاریخ کی طرف سے سیمنٹ نہیں آتی ہے. اس خطرے کا کیا امکانات ہیں؟ سیمنٹ کے بعد عملدرآمد کی تمام سرگرمیوں کو اس مسئلے کے نتیجے میں تاخیر کی جاتی ہے.

خطرات بھی مثبت ہوسکتے ہیں. اس منصوبے کے اثرات پر غور کریں اگر سیمنٹ کی پیشکش سے قبل ظاہر ہوتا ہے. جبکہ یہ ایک مثبت نتیجہ کی طرح لگتا ہے، یہ اب بھی منصوبے کے تمام مرحلے کے وقت اور ترتیب کے لئے ایک مسئلہ پیدا ہوتا ہے.

پروجیکٹ مینیجرز ان منصوبوں کی ٹیموں کے ساتھ کام کرتے ہیں اور ممکنہ خطرات کی شناخت کرتے ہیں. وہ عمل ایک قدم آگے لے جاتے ہیں اور خطرے کی ممکنہ شدت اور اس کے امکانات کا امکان دیکھتے ہیں. مزید برآں، وہ ان افراد کو شناخت کرتے ہیں جو خطرے میں واقع ہونے کی شناخت کرنے کے لئے موزوں ہیں اور وہ خطرے سے متعلق خطرے سے متعلق منصوبوں پر اتفاق کرتے ہیں.

بہت سے اداروں کے پاس خطرے سے متعلق ٹیمپلیٹس ہیں جنہوں نے وقت اور تجربے سے دوسرے منصوبوں کے ساتھ تیار کیا ہے. کچھ صنعتوں نے خطرے کی تشخیص کے لئے ابتدائی نقطہ کے طور پر استعمال کیا جاتا ہے خطرے کی پروفائلز مرتب کی ہے. بہت سے صنعت خطرے کی منصوبہ بندی کے ساتھ ساتھ بہت تفصیلی اعداد و شمار کے تجزیہ پر عمل کرتے ہیں.