آپ کی کمپنی کے اجلاس میں مسکراہٹ کے لئے تجاویز

کیا آپ ماہانہ یا طے شدہ کمپنی یا ڈپارٹمنٹ اجلاس کے منصوبہ ساز ہیں؟ اگر آپ محتاط نہیں ہیں تو وہ مہلک ہوسکتے ہیں. تم ڈرل جانتے ہو لوگوں کو کمپنی کی معلومات دینے کے لئے اوپر سر بات کرنے کا ایک گروپ. جی ہاں، آپ کو اس دورکشی میٹنگ کے لۓ یہ یقینی طور پر آپ کے لئے ضروری ہے.

ملازمتوں کو کمپنی کی اسٹریٹجک سمت سے خود کو سیدھ کرنے کی معلومات کی ضرورت ہے. وہ جاننا چاہتی ہیں کہ کمپنی بھر میں کیا ہو رہا ہے خاص طور پر جب معلومات اپنی ملازمت یا کمپنی کی مجموعی کامیابی کو چھو جاتی ہے. وہ مختلف محکموں میں کیا جا رہا ہے میں مخلصانہ دلچسپی رکھتے ہیں.

لہذا، آپ کے ملازمین دلچسپی رکھتے ہیں، لیکن بات چیت اور متحد طاقتور پوائنٹس سے انہیں ایک وقفے دیتے ہیں. سب سے زیادہ مؤثر اجلاسوں نے ان خیالات کو فروغ دینے والے سوالات اور جوابات، آڈیو-نظریات اور شرکت کے ساتھ تعجب کی. یہ تجاویز آپ کو کامیابی لائیں گے.

آپ کو ایک کامیاب اجلاس کے لئے کیا ضرورت ہے

• اسپیکر کھڑے یا میز
• مائکروفون
• ایجنڈا
• بصری ایڈز
• وڈیو کیمرہ
• تپائی
• انکوڈنگ ڈیوائس
• لائیو سٹریمنگ ٹیکنالوجی

بہتر اجلاسوں کے لئے 10 تجاویز

1. برفباری یا گرم اپ کی سرگرمی کے ساتھ اپنے اجلاسوں، پیشکشوں اور تربیتی سیشن شروع کریں. ایک بڑی میٹنگ یا مختصر میٹنگ میں، آئس بریک ایک واحد سوال ہوسکتا ہے جو اپنے پڑوسی کے ساتھ سوچنے اور بات کر رہا ہے. مثال کے طور پر، اس سوال سے پوچھیں کہ لوگوں کو اپنے ہاتھوں میں اضافہ کرنے کا سبب بنتا ہے. آئس بریکر کی لمبائی آپ کی میٹنگ کی لمبائی پر منحصر ہے، لہذا حکمت عملی کی منصوبہ بندی کریں.
2. آپ کی پریزنٹیشن طریقوں کو الگ کر دیں. اگر ہر اسپیکر ناظرین سے گفتگو کرتے ہیں تو، لیکچر کی شکل میں، دلچسپی کے باعث بھی سردی جلد ہی نوکری کرتے ہیں. لوگوں سے پوچھیں کہ چھوٹے گروپوں میں بات کرتے ہیں. آڈیو بصری مواد جیسے ویڈیوز، سلائڈز، اور پاورپوائنٹ پریزنٹیشنز اور تصاویر استعمال کریں. اگر آپ نئے پینٹنگ کے عمل کے بارے میں بات کر رہے ہیں تو، پینٹ حصوں سے پہلے اور بعد میں اپنے ملازمین کو دکھائیں. مثبت کسٹمر سروے اور تبصرہ کارڈ کے ارد گرد پاس.

1. مہمانوں کی شرکت اور حوصلہ افزائی کے لئے مہمان مقررین کو مدعو کریں. آپ کے گاہکوں کو اپنی ضروریات اور معیار کی ضروریات کے بارے میں اپنے محنت سے بہت زیادہ کہنا ہے. ایک کلائنٹ تنظیم ہے جو غیر منافع بخش، خیراتی تنظیموں کے ساتھ شراکت داروں کو ان تنظیموں سے میل مہمان مقرر کرتا ہے جو اپنے عطیہ وصول کرتے ہیں. تنظیموں سے خطاب کرتے ہوئے آپ کے ملازمین مالی امداد کرتے ہیں.
2. بات چیت کرنے کے لۓ سوالات کی حوصلہ افزائی کریں. لوگوں سے پوچھیں کہ ان کے سوالات کو اجلاس سے پہلے اور میٹنگ کے دوران لکھیں. جب آپ جاتے ہیں تو ہر اسپیکر کو ہدایات دینے کے لئے وقت کی اجازت دیں. اگر آپ فوری طور پر اور صحیح طریقے سے اس سوال کا جواب نہیں دے سکتے ہیں تو، لوگوں کو بتائیں کہ جب درست جواب ملے گا تو آپ ان کے ساتھ واپس جائیں گے. اگر سوالات وقت سے زیادہ ہوتے ہیں، تو موضوع پر ایک میٹنگ شیڈول کریں.

1. اکثر نظر انداز، لیکن اہم، کامیاب میٹنگ کی حکمت عملی ہر اسپیکر سے ہر سوال سے پوچھا جاتا ہے کہ بلند آواز کو پھر سے پوچھنا ہے. اس سوال سے جو سوال پوچھتا ہے اس سے پوچھتا ہے کہ اسپیکر سوال کو سمجھتا تھا. اجلاس میں شرکت کرنے والے دوسرے افراد سننے والے اور سوال بھی جان سکتے ہیں، نہ صرف اس سوال کا سامنا کرسکتے ہیں جو شاید غلط طور پر - اسپیکر کے جواب سے.
2. اپنے دورانیاتی اجلاس کے لئے اہداف مقرر کریں. آپ ایک گھنٹے کے اجلاس میں کمپنی کے کاروبار کے ہر پہلو کو پیش نہیں کرسکتے. لہذا، اہم، بروقت مسائل کا فیصلہ کریں اور ان پر ملاقات کا وقت خرچ کریں. حاضریوں کی اکثریت کے مفادات کو بھی غور کریں. یاد رکھو، آپ کو کمپنی کی معلومات سے گفتگو کرنے کے لۓ دوسرے طریقوں ہیں جن میں ایسے پروگرام شامل ہیں جیسے یرمر، گوگل Hangouts، GoToMeting، اسکائپ برائے بزنس، فلوڈاک، ای میل اور IM. تمام اسٹریٹجک کمپنی کی معلومات کے مواصلات کو میٹنگ میں جگہ نہیں ملتی.

1. اپنے ایجنڈے کو احتیاط سے تیار کریں. شراکت داروں کی اکثریت کی ضروریات اور مفادات کی شناخت. اچھی خبروں کے ساتھ شروع کریں جو حاضریوں کو اچھا محسوس کرے گا.
2. ہر مہینے ایجنڈا پر مقررین کے حکم سے الگ کریں. تم نہیں چاہتے کہ لوگ نمونے کے ساتھ بور ہوتے ہیں. اجنبی میں لازمی کاروباری اشیاء تقسیم کریں تاکہ لوگ میٹنگ کے اختتام کو ختم نہ کریں، یا سوچیں کہ حتمی اشیاء کم اہم ہیں. "وال سٹریٹ جرنل" میں کئی سال پہلے، ایک مضمون نے کہا کہ امریکی مینیجرز وہ ملاقاتیں ضائع کرنے کے 80 فی صد کو محفوظ کریں گے جب انہوں نے دو چیزوں کو صحیح طریقے سے کیا. سب سے پہلے ہمیشہ ایک ایجنڈا ہونا تھا. دوسرا وقت پر شروع اور وقت پر ختم کرنا تھا. میں شامل ہوں گا کہ آپ کو ہر اسپیکر کو ان کے موضوع کا احاطہ کرنے کی ضرورت وقت کی ضرورت ہے. انہیں ان کے وقت کی حد میں رکھو.

1. جسمانی ماحول کو منظم کریں تاکہ لوگ ملاقات کے مواد پر توجہ مرکوز کریں.کوئی بھی آپ کے اسپیکر کے پیچھے بیٹھے یا نہیں بیٹھنا چاہئے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام حاضرین کے لئے نشستیں موجود ہیں، اور اگر نوٹ لینے کی ضرورت ہوتی ہے، تو بھی ایک سطح پر لکھنے کی ضرورت ہے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ بصیرت نظر آتے ہیں، اور لوگ سن سکتے ہیں. آپ مائکروفون کا استعمال کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے. آپ کو دیکھنے کے لئے کمرے کے ارد گرد props یا نمونے منتقل کر سکتے ہیں. اگر آپ کے میٹنگ کا سائز آپ کے میٹنگ روم کے جسمانی ماحول کے لئے بہت بڑا بن گیا ہے تو، میٹنگ کو کئی اضافی کانفرنس روم کے مقامات میں ٹیکنالوجی کو چلانے کیلئے ٹیکنالوجی کا استعمال کریں. جب آپ یقینی طور پر افراد کے لیپ ٹاپوں کو میٹھا کر سکتے ہیں، تو یہ ٹیم کے قیام کے مثبت اثر کو ناراض کرتی ہے جس میں کئی ملازمتوں کے ساتھ ساتھ کئی کانفرنس روم کے مقامات پر حاضری ہوتی ہے.

1. کسی میٹنگ میں کھانا کی طاقت کو کم نہ کریں. کھانے کا ماحول آرام کرتا ہے، لوگوں کو آرام دہ اور پرسکون محسوس کرنے میں مدد ملتی ہے، لوگوں کو مثبت توانائی کی سطح کو برقرار رکھنے میں مدد ملتی ہے اور ٹیم کی کیمرے کو بناتا ہے. یقینی بنائیں کہ آپ اپنے گروپ کی متنوع ضروریات کو پورا کرتے ہوئے کھانے کے ساتھ ملیں. مثال کے طور پر، ڈونٹس کے علاوہ پھل اور دہی پیش کرتے ہیں. باقاعدگی سے فرک کے ساتھ سبزیوں اور کوش گرم گرم کتے پیش کرتے ہیں.