پراجیکٹ چارٹر کے کردار اور مقصد

پروجیکٹ چارٹر کی وجہ سے منصوبوں کو ایک تنظیم میں رسمی طور پر موجود ہے. یہ ایک ایسا دستاویز ہے جو کام کرنے کے لئے کام کو مستحق کرتا ہے اور منصوبے مینیجر کو مقرر کرتا ہے. یہ آپ کو دیتا ہے، جیسا کہ پروجیکٹ مینیجر، اس میں بیان کردہ کام کرنے کا مینڈیٹ.

پراجیکٹ چارٹر کا سب سے اہم کردار یہ ہے کہ اس منصوبے کو حاصل کیا جاسکے. آئیے اس لازمی منصوبے کے دستاویز میں کیا خیال ہے.

پراجیکٹ چارٹر میں کیا جاتا ہے؟

ایک منصوبے کے چارٹر کے پہلے حصے میں منصوبے کا نام، سپانسر اور پروجیکٹ مینیجر کے نام، اور دستاویز تیار کی تاریخ سے باہر نکل جائے گا. پھر آپ دستاویز کے گوشت میں داخل ہو جاتے ہیں.

ایک منصوبے کے چارٹر کے اہم حصے مندرجہ ذیل ہیں.

• پراجیکٹ مقصد: یہ بتاتا ہے کہ یہ منصوبہ کیوں چاہتا ہے. آپ ایک کاروباری کیس یا اس منصوبے کو چلانے والے معاہدے کا حوالہ دے سکتے ہیں یا صرف اس سے باہر نکل سکتے ہیں کیوں کہ یہ کام کیوں کرنا ضروری ہے.
• پروجیکٹ تفصیل: اس سیکشن میں وضاحت کریں کہ یہ منصوبہ کونسا ہے. آپ کو ان اشیاء پر تفصیلات شامل کرنا چاہیئے جو بقایا جا رہے ہیں یا خدمات فراہم کرنے جا رہے ہیں.
• بجٹ: اس موقع پر آپ کے منصوبے کے کاموں کے بارے میں تمام تفصیلات نہیں ہوسکتی ہیں، لہذا آپ کو ایک ساتھ مکمل اور تفصیلی منصوبے کا بجٹ نہیں مل سکتا. کسی بھی بجٹ کی رکاوٹوں یا اخراجات کی اعلی سطحی ابتدائی رینج کو یاد رکھیں جو آپ کی توقع رکھتے ہیں.

• خطرات: تمام منصوبوں کے خطرات ہیں. منصوبے کے چارٹر کے اس حصے کو آپ کے منصوبے کے خطرے کی لاگت کا ابتدائی ورژن بناتا ہے. کسی بھی خطرے کو جو دستاویز آپ جانتے ہو اس دستاویز کے بارے میں جانتے ہیں تاکہ انتظامی ٹیم کو یہ دیکھ سکے کہ مستقبل میں اس منصوبے کو کیا اثر انداز ہوسکتا ہے.
• میل میل: اگر آپ اعلی درجے کی سنگ میل جانتے ہیں، تو اس سیکشن میں اس منصوبے کے چارٹر میں شامل ہیں. آپ بعد میں اپنے گنٹٹ چارٹ میں منتقلی کرسکتے ہیں جب آپ ایک مزید تفصیلی منصوبہ بندی کریں گے. اس وقت آپ صرف ڈھونڈ مردہ تاریخوں کی تلاش کر رہے ہیں یا جو کچھ آپ کام کر رہے ہیں اس میں بیان کردہ کچھ بھی.

• پراجیکٹ کے مقاصد: یہ ایک بہت اہم حصہ ہے، لیکن یہ ایک دوسرے کے ساتھ ڈالنے کے لئے مشکل ہوسکتا ہے. آپ اس سوال کا جواب دینے کی کوشش کر رہے ہیں: "ہم کس طرح ختم ہو جائیں گے؟" لکھیں، آپ اس منصوبے کو فراہم کرنے کی توقع کرتے ہیں اور آپ کو معلوم ہو گا کہ آپ کس طرح جان لیں گے. مثال کے طور پر، تمام محکموں کے لئے وقت کی ریکارڈنگ کے نظام کو شروع کرنے کے منصوبے میں، مقصد یہ ہوسکتا ہے: "تمام ٹیمیں سال کے اختتام تک وقت کی شیٹ کے نظام کا استعمال کریں گے." اس کے علاوہ، اس بات کا بھی ایک نوٹ بنائیں اس مقصد پر اتفاق کرنے کے لئے ذمہ دار ہے کہ آپ اس مقصد کو پہنچ گئے ہیں. اس منصوبے کے اختتام پر کسی بھی مسائل سے بچنے سے بچا جاتا ہے جہاں اچانک کام مکمل ہونے پر کوئی اچانک دستخط نہیں ہوتا.

• پراجیکٹ مینیجر اتھارٹی کی سطح: جب تک کہ یہ واضح اور کسی اور سے مستحکم نہیں ہے، جب تک کہ آپ کسی اور سینئر سے زیادہ دستخط کئے بغیر بغیر کر سکتے ہیں اس کے بارے میں چارٹ میں ایک سیکشن بھی شامل ہے. یہ عام طور پر اس بات سے متعلق ہے کہ رواداری کی سطح کو بجٹ اور اوقات کا تعین کیا گیا ہے اور اس طرح کا اظہار کیا جائے گا: "پروجیکٹ مینیجر بجٹ پر 10 فی صد رواداری اور شیڈول پر 5 فیصد رواداری ہے. ان منظور شدہ حدود کے اوپر کسی بھی انحراف کو اس منصوبے اسپانسر کے ذریعہ دستخط کرنا ہوگا. "آپ اس سیکشن کو توسیع کر سکتے ہیں کہ اس کی وضاحت کرنے کے لئے، اگر کوئی ہے تو، پراجیکٹ مینیجر نے پراجیکٹ ٹیم سے عملے کو ملازمت اور فائرنگ کے بارے میں اختیار کیا ہے.

پراجیکٹ چارٹر کی منظوری

منصوبے کے چارٹر کا حتمی حصہ منظور شدہ سیکشن ہے. پروجیکٹ مینیجر اور پروجیکٹ اسپانسر (یا جس شخص نے طویل عرصے سے اسپانسر کو مقرر کیا ہے) وہ کام جو دستخط کیا گیا ہے) اس دستاویز کو دستخط کرنا اور دستخط کرنا چاہئے. آج، یہ ای میل کے ذریعے ہونے کا امکان ہے، لہذا آپ کو اس منصوبے کی فائلوں میں ای میل کی اجازت کاپی کاپی رائٹ کی صورت میں رکھنا چاہئے.