میٹنگ کے بارے میں جانیں اور وہ کیوں اہم ہیں

منٹ منٹ ملاقات یافتہ صحابہ ہیں جو حاضریوں اور غیر حاضریوں کو مطلع کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے اس بارے میں بحث کیا گیا ہے یا میٹنگ کے دوران کیا ہوا. منٹوں یا نوٹوں کا اجلاس عام طور پر لے جانے والی میٹنگ منٹ منٹ ریکارڈر کی طرف سے لیا جاتا ہے تاکہ ایک درست ریکارڈ موجود ہے جو میٹنگ کے دوران منتقل ہوا.

منٹ میں عام طور پر شامل ہیں:

• شرکاء کے نام
• اجنبی اشیاء شامل ہیں
• شرکاء کی طرف سے بنایا فیصلے
• شراکت داروں کی جانب سے تعقیب عمل کی
• وعدوں کی تکمیل کیلئے تاریخ کی تاریخ
• مستقبل کے جائزہ لینے یا تاریخ کے لئے دستاویزات کے قابل کسی بھی دوسرے واقعات یا بات چیت

میٹنگ منٹ ایک تاریخی دستاویز کے طور پر

ایک تاریخی دستاویز کے طور پر، کلیدی خیالات یا بحث کے نقطہ نظروں کو دستاویز کرنے کے لئے منٹ مفید ہوتے ہیں جو ایک فیصلے کی وجہ سے ہیں. مثال کے طور پر، موثر میٹنگ منٹ پانچ متبادلات کی ٹیم کو بات چیت کر سکتی ہے اور اس کی اہم وجہ یہ ہے کہ دوسروں کو منتخب کیا گیا تھا.

عام کاروبار کے اجلاس کے لئے منٹ ہر بحث یا ریاست سے متعلق تفصیل کی ضرورت نہیں ہے جس نے کیا کہا. یقینا، یہ اصول دوسرے قسم کے اجلاسوں کے لئے مختلف ہے جیسے عدالت کی سماعت اور حالات جہاں قانونی کارروائی پر تبادلہ خیال کیا جا رہا ہے. ان قسم کے اجلاسوں کے گفتگو اور بیانات کی صحیح ریکارڈ کی ضرورت ہوتی ہے. لیکن، جب تک انسانی وسائل ایک مقدمہ پر بحث کررہے ہیں، عام کام کی جگہ کا اجلاس ہر ایٹا کو دستاویز نہیں کرتا.

جب اور میٹنگ منٹ کیسے شریک ہوں

مثالی طور پر، میٹنگ منٹ ایک الیکٹرانک ڈیوائس، جیسے لیپ ٹاپ یا رکن پر ریکارڈ کیا جاتا ہے، اور میٹنگ کے اختتام پر الیکٹرانک طور پر اجلاسوں کو میٹھا کرنے کے لئے تقسیم کیا گیا ہے، توڑ، گرامر، اور وضاحت کا فوری جائزہ لینے کے بعد. اس طرح، شرکاء میں ان کے عزم اور ضرب کے فوری نوٹس ہے اور سوالات بلند کرسکتے ہیں یا وضاحت کرنا چاہتے ہیں. اگر یہ ممکنه نہیں ہے کیونکہ ریکارڈر منٹ منٹ میں ٹرانسمیشن کرنا چاہتی ہے یا غلطیوں کے لئے ان کی جانچ پڑتال کرتا ہے تو اسے میٹنگ کے بعد 24 گھنٹوں کے اندر ان کو تقسیم کرنا چاہئے.

منٹ بھی میٹنگ کے دوران کئے گئے عزم ٹیم کے ممبروں کے یاد دہانی کے طور پر کام کرتے ہیں اور شرکاء کو ان اشیاء کو ان کے کیلنڈروں اور روزانہ کام کی فہرستوں میں منتقل کرنے میں مدد کرتی ہیں.

ریڈرڈر ہمیشہ اگلے میٹنگ کے آغاز میں پہلے میٹنگ کے منٹ کو نظر انداز کرنا چاہئے تاکہ لوگوں کو ان کی درستگی اور اگلے مرحلے کے لۓ چیک کر سکیں.

کس طرح تنظیمیں میٹنگ منٹ لے جا رہے ہیں

میٹنگ کی کامیابی کے لئے اہم، منٹ منٹ کے شرکاء اور ملازمتوں کے لئے ریکارڈ کی تاریخ پیش کرتے ہیں جو شرکت کرنے میں کامیاب نہیں تھے. مکمل میٹنگ منٹ کے بغیر، کامیابی کے لئے میٹنگ کے امکانات کم ہو گئے ہیں کیونکہ لوگ، توازن پر، جذباتی اور ایک وقت میں معلومات کی دولت کو برقرار رکھنے میں نہیں رکھ سکتے ہیں.

ملازم جو میٹنگ منٹ لیتا ہے عام طور پر ٹیم کا ایک رکن ہے اور میٹنگ میں شرکت کرتے ہوئے نوٹ لیتا ہے. جس میں قانونی یا حکومت سے متعلقہ کارروائی یا کارپوریٹ بورڈ کے اجلاسوں میں ملوث ہونے والے اجلاسوں میں، کسی غیر متوقع فرد نے سرکاری منٹ لے لیتے ہیں اور اکثر کارروائی کو ریکارڈ کرتے ہیں.

درست معلومات کو درست طریقے سے ریکارڈ کرنے کے لئے، میٹنگ منٹ کے ریکارڈر کو تفصیل کے لئے کان اور توجہ مرکوز کرنے کی صلاحیت ہونا ضروری ہے. منٹ میں ریکارڈ کرنے کے دوران اس ملازم کو مؤثر طریقے سے مل کر کام کرنے میں بھی مدد ملے گی.

کچھ تنظیموں میں، ایک ہی ملازم ہر ملاقات میں منٹ لیتا ہے. یا ذمہ داری ملازم سے ملازم کو منتقل کر سکتا ہے. منٹ منٹ کے کردار کو مؤثر قیادت اور مواصلات کی مہارت بناتی ہے اور ایک معروف کام ہوسکتا ہے.

میٹنگ منٹ ریکارڈر کے لئے ضروریات

ریکارڈر کی ضروریات میں شامل ہونے کی صلاحیت شامل ہے:

• اجلاس میں کئے گئے فیصلوں، وعدوں، اور اہم بحث پوائنٹس درست طریقے سے ریکارڈ کریں
• عمل اشیاء اور ریکارڈ شدہ تاریخوں کو ریکارڈ کریں جو مجوزہ ممبروں سے ملنے والے ہیں (کارروائی اشیاء کے ناموں کے ساتھ منسلک ہیں، لیکن منٹ یہ بتاتا ہے کہ غیر سرکاری ملازمتوں کے اجلاسوں میں کیا کہا گیا ہے)
• میٹنگ کے اختتام پر اہم فیصلے اور تفویض یا رضاکارانہ وعدے اور کارروائی کی اشیاء کا جائزہ لیں تاکہ شرکاء چھوڑنے سے پہلے ان پر متفق ہوسکیں.
• ایک ٹیم پلیئر بنیں اور لچکدار بنیں کیونکہ حاضرین کسی بھی چیز کو شامل کر سکتے ہیں یا کچھ بھی کرسکتے ہیں جو منٹ میں متفق ہیں

• میٹنگ کے بعد 24 گھنٹوں کے اندر میٹنگ منٹوں کی کاپیاں تقسیم کرنے کے لئے تیزی سے کام کرنا