پراجیکٹ اور کاروبار کے درمیان عام طور پر 5 اختلافات

کیا آپ ایک منصوبے پر کام کر رہے ہیں؟ یا کیا آپ اپنے کاروبار کے روزمرہ عمل کا حصہ کر رہے ہیں؟

جب میں ٹیموں میں لوگوں سے گفتگو کرتا ہوں تو، وہ اکثر مجھے بتاتا ہے کہ وہ اس بات کا یقین نہیں کر رہے ہیں کہ وہ ایک منصوبے پر کام کرتے ہیں یا ایک معمولی تقریب کے طور پر کاروبار کرتے ہیں. دونوں کو ایک تنظیم میں ضرورت ہے اور مساوات درست ہے، لیکن یہ سمجھنے میں مدد ملتی ہے کہ آپ اس کام پر کام کر رہے ہیں تو آپ کو یہ دیکھ سکتے ہیں کہ یہ تنظیم میں کہاں بیٹھتا ہے.

پروجیکٹ کے کام اور کاروبار کے درمیان پانچ اہم اختلافات معمول کے طور پر ہیں (اکثر بی اے یو کے طور پر کام).

بزنس کی شناخت بنانا بدلاؤ

سب سے پہلے، اس طرح کا فرق سنبھالنے میں فرق ہے.

بزنس معمول کے عملے کے کاروبار کو چلاتے ہیں. وہ روشنی کو برقرار رکھنے، گاہکوں کی خدمت کرتے ہیں اور ہدف کو مارتے ہیں. BAU ٹیمیں یہ بھی جاننے کے لئے بھی پہلی ہیں کہ موجودہ عمل کام نہیں کررہے ہیں اور اب مفید نہیں ہیں. جب ایسا ہوتا ہے، بی اے یو ٹیموں کو تبدیلی کی ضرورت کی نشاندہی کرتی ہے.

ایک مینیجر، ایک اسٹریٹجک جائزہ لینے کے سلسلے میں، اس بات کا مشورہ دیتا ہے کہ کسی یونٹ کے لۓ اپنے مقاصد تک پہنچنے کے لئے کیا تبدیلی کی ضرورت ہے. یا ٹیم کے کسی رکن کو تبدیلی کے لۓ ایک مشورہ مل سکتا ہے. سپیکٹرم کے دوسرے اختتام پر، آپ کو ان کے ڈویژن اپنے سالانہ اہداف تک پہنچنے میں مدد کرنے کے لئے ضروری تبدیلیوں کو فراہم کرنے کے لئے ایک سینئر منیجر کی طرف سے تیار ایک مکمل کاروباری کیس ہو سکتا ہے.

یہ صرف کاروباری عمل کو چلانا نہیں ہے. بی اے یو کرداروں میں کام کرنے والوں کو بھی ریگولیٹری فریم ورک میں تبدیلیوں کی وجہ سے یا تنظیم کے لئے مسابقتی زمین کی تزئین کی شکل کے طور پر تبدیل کرنا لازمی ہے. فرنٹ لائن اسٹاف حکمت عملی کو فروغ دینے کے لئے کام کرتا ہے اور یہ جانتا ہے کہ یہ وہاں حاصل کرنے کے لئے کیا مختلف ہے.

اس منصوبے، دوسری طرف، اس تبدیلی کے تمام عمل کو فروغ دینے میں مدد. منصوبوں پراجیکٹ مینجمنٹ کا استعمال کرتے ہوئے BAU افعال میں اور اس کے ذریعے تبدیل کرتے ہیں. ہم واضح کریں گے کہ پراجیکٹ مینجمنٹ مزید ہے. منصوبے کی تنظیم نے تبدیلی کی BAU ٹیموں کی فراہمی پر کام کیا ہے. ایسا ہوتا ہے جب اس منصوبے کو منظور شدہ عمل کے ذریعے چلے گئے، جو عام طور پر کاروباری معاملہ اور سینئر مینجمنٹ کی منظوری ہے.

یہ کہنا نہیں ہے کہ ایک منصوبے کے کردار میں لوگوں کو کاروباری مشقوں میں بہتری کی پیشکش نہیں کی جا سکتی، لیکن وہ ان کے کردار کے تحت ان کے کردار کے کردار کے بجائے ملازمت کے طور پر کام کر رہے ہیں.

یہ تقسیم، جس میں آپ کو بھی "کاروبار کو تبدیل کریں، کاروبار چلائیں" کے طور پر خلاصہ بھی سنائی جائے گی. "منصوبوں کے اختتام پر بھی بہت قابل ذکر ہے. اس منصوبے کو لاگو کرنے میں تبدیلی ایک پیداوار فراہم کرنا ہے. یہ نیا سافٹ ویئر کا ایک ٹکڑا، ایک عمارت، نئی خدمت یا کچھ بھی ہوسکتا ہے. BAU ٹیم کو فوائد دینے کے لۓ اسے لے کر اس کے اچھے استعمال کے لۓ ذمہ دار ہے. دوسرے الفاظ میں، منصوبے فوائد حاصل کرنے کی صلاحیت فراہم کرتی ہے، اور BAU آپریشنز اس صلاحیت کا فائدہ اٹھاتے ہیں.

منیجرنگ بمقابلہ خطرے سے کم خطرہ

کاروباری طور پر معمول کے افعال کے اثرائط ہونے کے لۓ، آپ کو تلاش کریں گے کہ بی اے یو ٹیموں کو تمام خطرات کو کم کرنے کی کوشش کرنا ہے. بہتر تنظیمی استحکام کے لئے کاروبار سے باہر کی غیر یقینی صورتحال کو لے کر اور دوبارہ قابل عمل عمل ایک اچھی چیز ہے.

منفرد اور غیر یقینی ہونے کے ان کی فطرت سے، منصوبوں کو خطرے کا ایک عنصر کی ضرورت ہوتی ہے. کمپنی نامعلوم منصوبوں میں ایک چھلانگ بنا رہی ہے کیونکہ اس کی تبدیلی متعارف کردی جاتی ہے اور کچھ بھی نہیں بچاتا ہے جو اس سے پہلے نہیں تھا.

اس وجہ سے پروجیکٹ ٹیموں، BAU ٹیموں کے مقابلے میں مختلف طریقے سے خطرے کا سامنا کرنا پڑتا ہے. بہترین نتائج حاصل کرنے کے لئے پروجیکٹ مینیجرز خطرے کا انتظام کرنا چاہتے ہیں. اس میں ممکنہ خطرے کو کم کرنے کے لۓ خطرے کو کم کرنے میں شامل ہوسکتا ہے جو یہ ہونے والا ہے، لیکن اس میں دیگر خطرے کے انتظاماتی حکمت عملی بھی شامل ہے. یہ ممکن نہیں ہے کہ آپ کبھی کسی منصوبے پر خطرے کو بجھانا کریں گے، لیکن آپ اپنے BAU کے کام کے لئے اچھے آپریشنل وجوہات کے لئے ایسا کرنے کے قابل ہوسکتے ہیں.

ایک وقت باؤنڈ ہے، دیگر جاری ہے

منصوبوں میں ایک آغاز، درمیانی اور اختتامی تاریخ ہے، اور ایک آف ایونٹ ہے. یہ منصوبے کی زندگی سائیکل ہے. دراصل، ایک منصوبے کی سب سے زیادہ وضاحت کی خصوصیت یہ ہے کہ یہ ختم ہوجاتا ہے. پروجیکٹ مینیجر اور ٹیم کے اس منصوبے پر اس وقت کام کرتے ہیں. آخر میں، ٹیم کو ضائع کر دیا گیا ہے.

BAU روکا نہیں ہے اور جاری ہے. آپ، یقینا، کسی فنکشن کو بند کر سکتے ہیں یا عمل کو روک سکتے ہیں، اگر یہ کاروبار کے لئے اب کوئی ضرورت نہیں ہے - اگرچہ یہ ایک منصوبے کے طور پر منظم کیا جائے گا! بی اے یو فنکشن جاری رکھنے کی تاریخ کے بغیر جاری کام تیار کرتا ہے.

سرمایہ کاری کرنے یا سرمایہ کاری کرنے کے لئے نہیں

منصوبوں کو دارالحکومت بنایا جا سکتا ہے اور اکثر بی اے یو نہیں ہوسکتا ہے - آپ اپنے موجودہ کاروباری ادارے کے معمول کے کام کے لۓ آپریٹنگ اخراجات پر متفق ہیں. دوسرے الفاظ میں، منصوبوں اور دیگر کاموں کے لئے اکاؤنٹنگ علاج مختلف ہیں.

پراجیکٹ فنڈ اکثر خدمات میں اثاثہ لانے سے متعلق ہے - مطلب یہ ہے کہ قیمت سرمایہ کاری کی جا سکتی ہے. کچھ معاملات میں، آپ دنیا اور آپ کے مقامی اکاؤنٹنگ کے قواعد و ضوابط پر منحصر ہے، آپ لائن سے بھی کم قیمت پر لاگو کرسکتے ہیں.

BAU اخراجات عام طور پر اویکس (عملی اخراجات) کے طور پر سمجھے جاتے ہیں اور کمپنی کے منافع اور نقصان کے اکاؤنٹس میں ٹریک کیے جاتے ہیں.

پراجیکٹ فنڈ اور کاروباری فنڈز عام طور پر، ایک بہت ہی خاص علاقہ ہے لہذا آپ ہمیشہ آپ کے فنانس کے ماہرین سے مشورہ لیتے ہیں کہ آپ کو اپنے تنظیم میں کیا ہونا چاہئے اور اس کے بارے میں فیصلہ نہیں کیا جاسکے. اکاؤنٹنگ قوانین ملک کی طرف سے مختلف ہوتی ہیں، اور یہاں تک کہ تنظیم کی طرف سے جہاں انفرادی کاروباری اداروں کو خاص عمل اور کام کرنے کے طریقے ہیں.

جب شک میں، ہمیشہ چیک کریں!

کراس فیکٹری بمقابلہ فنکشنل ٹیموں

آخر میں، پراجیکٹ ٹیموں کے شررنگار میں بڑا فرق ہے. منصوبوں میں ماہرین کے کثیر ڈسپلائین ٹیموں کو شامل کرنے کے لئے ایک خاص پیداوار فراہم کرنے کے لئے مل کر کام کیا جاتا ہے. معلوم ہے کہ پروجیکٹ ٹیم کو کیسے حوصلہ افزائی کرنا ضروری ہے کیونکہ ہر ایک کو ابتداء میں مخصوص مقصد نہیں جان سکتا. اگر لوگ ان پر کام کرنے کے بارے میں واضح سمجھ نہیں رکھتے تو پھر وہ اپنے بہترین کام نہیں کرتے.

پراجیکٹ ٹیمیں خاص کرداروں کو بھرنے والے لوگوں سے بنا رہے ہیں. یہ نجی عنوانات نہیں ہیں لیکن مختلف ذمہ داریوں کے ساتھ اس منصوبے کے اندر پوزیشن. پراجیکٹ ٹیم پر اہم کرداریں ہیں:

• پروجیکٹ اسپانسر
• پروجیکٹ مینیجر
• سینئر سپلائر (کام کرنے کے لئے ذمہ دار تنظیم، جو آئی ٹی کی طرح ایک داخلی ٹیم یا بیرونی ٹھیکیدار یا فروش ہو سکتا ہے)
• کسٹمر (یہ ایک داخلی کسٹمر ہو سکتا ہے جیسے مختلف ڈپارٹمنٹ مینیجر، یا، ایک کلائنٹ کی خدمات کے ادارے میں، جس کے لئے آپ اس پروجیکٹ کو فراہم کر رہے ہو)
• موضوع معاملہ ماہرین (لوگوں کو اس منصوبے کی مدت یا اس کے حصے کے لۓ ٹیم پر لایا جاتا ہے جو اپنی مہارت کا استعمال منصوبے کی کامیابی میں شراکت کے لۓ).

منصوبوں کی ٹیم میں کردار کے بارے میں مزید معلومات حاصل کریں.

دوسری جانب BAU کام، فعال ٹیموں کی طرف سے منظم ہے. وہ ان کے اپنے حق میں ماہرین ہیں لیکن تقسیم کے طور پر ایک ساتھ مل کر گروپ ہیں. پروجیکٹ ٹیموں کے مقابلے میں دیگر محکموں کو عام طور پر کم کراسکمل اتبلاپ ہے.

عام طور پر یہ بات واضح ہے کہ BAU ٹیموں کو کیا کام کرنا ہوگا اور مقصد واضح ہیں. انہوں نے محکمہ میں شرکت کی کردار کے لئے اہداف اور نقطہ نظر کی وضاحت کی ہے. ایک مثال ایک کسٹمر سروس ٹیم ہو گی جس میں آپ کے گاہکوں سے آپ کے پروڈکٹ کے بارے میں کالز اور ای میلز کو بڑے پیمانے پر کسٹمر سروس ڈویژن کا حصہ بناتا ہے.

یہ پیچیدہ ہے کیونکہ وہاں اوورلیپ ہوسکتا ہے. مثال کے طور پر، کال کال سینٹر میں ٹیم لیڈر میدان میں ایک ماہر ہے. وہ ایک کام کی ٹیم کو منظم کرنے کے لئے ایک پراجیکٹ کی ٹیم اور دوسری پراجیکٹ کے ذریعے صارفین کے رابطے سے متعلق منصوبے کے حصے فراہم کرنے کے لئے وسائل حاصل کرسکتے ہیں. لیکن ان کے منصوبے کے کام میں، وہ مرکزی خیال، موضوع کے ماہر کا کردار لے رہے ہیں، کسٹمر سروسز ٹیم لیڈر نہیں. پروجیکٹ ٹیم کے رکن کے طور پر، وہ منصوبے کے بجٹ کے ان کے حصے کے ذمہ دار ہوں گے اور اختتام اہداف کو پورا کرنے کے لئے کس طرح کام کیا جاتا ہے کے ارد گرد ایک اعلی درجے کی صوابدید ہے.

شاید یہ ان کے BAU کردار میں نہیں ہے.

BAU اور پروجیکٹ تنازعات

پروجیکٹ کا کام اور BAU کام ایک دوسرے کے ساتھ ساتھ ساتھ بیٹھ سکتا ہے، لیکن اکثر کشیدگی کا باعث بن سکتا ہے. ایسا ہوتا ہے کیونکہ منصوبوں کی حیثیت کو تبدیل کرنے کی کوشش کی جاتی ہے. حیثیت یہ بہت اچھی طرح سے کام کرتا ہے، اور، زیادہ تر حصے کے لئے، لوگ تبدیلی نہیں پسند کرتے ہیں.

دوسرا، جب آپ اپنے منصوبے کی ٹیم میں شامل ہونے کے لئے لوگوں سے پوچھ رہے ہیں تو، وہ وفاداری کے تنازع سے متاثر ہوسکتے ہیں. کیا ان کی پہلی ذمہ داری ان کے روزگار یا منصوبے پر ہے؟ واضح مقاصد اور انتظامیہ سے منصوبے کے لئے ایک مضبوط عزم یہاں کی مدد کرسکتا ہے اور ساتھ ساتھ مواصلات کی کھلی لائنوں کو بھی برقرار رکھتا ہے تاکہ وہ جانیں کہ ترجیحات کیا ہونا چاہئے.

تیسری، کاروبار چلانے کو ہمیشہ رکھنا ہمیشہ ترجیح ہے. اس منصوبے کے ٹیموں کے لئے یہ اثر ہے جو ان کی مالی امداد کو دیکھ سکتا ہے، اہم وسائل BAU کرداروں اور بار بار کی فہرستوں میں تاخیر کی وجہ سے تاخیر کی وجہ سے ادارے کے روزانہ آپریشن کو برقرار رکھتے ہیں توجہ مرکوز کر رہے ہیں.

پروجیکٹ مینیجر اس کے ساتھ مایوس ہوسکتے ہیں لیکن یہ ہمیشہ اس طرح کی جا رہی ہے، اور یہ ہونا چاہئے. اگر اس کمپنی میں اس وقت ٹوٹ گیا ہے تو ایک شاندار منصوبے فراہم کرنے میں کوئی نقطہ نظر نہیں ہے اور آپ نے کیا بنایا ہے استعمال کرنے کے لئے کوئی بھی نہیں باقی ہے!

دماغ میں ان ہدایات کے ساتھ، یہ دیکھنا آسان ہے کہ آیا آپ منصوبوں یا BAU یا دونوں پر کام کر رہے ہیں.