بنیادی پروجیکٹ مینجمنٹ 101: یہ کیا ہے؟

پراجیکٹ مینجمنٹ کامیاب کاروبار کے سب سے اہم اجزاء میں سے ایک ہے. یہ آمدنی اور ذمہ داریوں کو متاثر کرتا ہے، اور بالآخر کسٹمر یا کلائنٹ اطمینان اور برقرار رکھنے کے ساتھ بات چیت کرتا ہے. آپ کی کمپنی ایک وقت میں کاموں میں صرف ایک منصوبے ہوسکتی ہے، جبکہ دیگر بڑے کارپوریشنز اور اداروں کو ایک ہی وقت میں بہت سے منصوبوں کو جیل مل سکتی ہے. ان کی فطرت سے، منصوبوں عارضی ہیں.

منصوبوں کا ایک مقصد ایک طرف ہے، اور مقصد آخر تک پہنچ جائے گی. آپ کا کاروبار کسی اور منصوبے پر منتقل ہوسکتا ہے … یا نہیں. شاید یہ ایک بار مقصد ہوسکتا ہے.

منصوبوں کے عملے میں تیزی سے ضرورت کی ضرورت ہے. پراجیکٹ مینجمنٹ انسٹی ٹیوٹ کا اندازہ لگایا گیا ہے کہ، 2010-2020 کے دورے کے دوران، دنیا بھر میں 15 ملین سے زائد نئے پروجیکٹ مینجمنٹ پوزیشنوں کو شامل کیا جائے گا.

پراجیکٹ مینجمنٹ کیا ہے؟

پروجیکٹ مینجمنٹ آپ کی کمپنی کا مکمل عمل نہیں ہے. یہ صرف ایک طبقہ ہے، ایک تفصیلی منصوبے کے ساتھ ایک مخصوص منصوبے کے طور پر آپ اور آپ کا کاروبار اس مقصد کو حاصل کرنے کے لئے جا رہے ہیں. یہ ایک سلسلہ کی ایک سلسلہ میں تفصیلی ہے، ان میں سے ہر ایک دوسرے کے طور پر اہم ہے. اگلے طور پر اگلے مرحلے پر منتقل کرنے کیلئے آپ کو ایک کو حاصل کرنا ہوگا.

پراجیکٹ مینجمنٹ کے بارے میں سوچیں کہ ایک سیڑھی کے طور پر آپ چڑھ جائیں گے. آپ سب سے اوپر نہیں لیتے ہیں. آپ کو انتہائی کارکردگی کے لۓ گنگھائی سے لے جانا چاہئے. آپ کی ٹیم کو لازمی طور پر ہر مرحلے پر عمل کرنے اور اگلے پر منتقل کرنے کے لئے ان کے آلات دستیاب ہیں اور ان کے ماہرین اور علم کو بھی لاگو کرنا ضروری ہے.

یہ کہنا کافی آسان ہے کہ آپ باکس اے کو حاصل کرنا چاہتے ہیں، لہذا آپ اس سمت میں 25 قدم لے جا رہے ہیں. لیکن آپ کو اپنے منصوبے کی منصوبہ بندی میں وقت کے بارے میں غور کرنے کا بھی عنصر ہونا ضروری ہے، اور آپ کو اکثر بجٹ کے اندر کام کرنا پڑے گا. آپ ان 25 مراحل کو کرال سکتے ہیں یا آپ کو جھگڑا کر سکتے ہیں. اس پر انحصار کرتا ہے کہ آپ کو اس منصوبے کے کامیاب تکمیل کے لۓ کس طرح جلدی ملے گی. آپ پیسے پر سفر کرکے پیسے بچ سکتے ہیں، یا آپ ایک ڈرائیور کرایہ پر لے سکتے ہیں. یہ ان منصوبوں پر منحصر ہے جسے آپ نے منصوبے میں وقف کیا ہے.

کوئی اندازہ نہیں ہے - تمام نقطہ نظر، نظام، یا منصوبہ. ہر پراجیکٹ آپ اور آپ کی کمپنی سے نمٹنے کا امکان زیادہ تر اس کا ٹائم لائن، مقصد، اور بجٹ ہوگا. لہذا شو کو چلانے کے لئے ایک پریمی، باصلاحیت پروجیکٹ مینیجر کو بہت اہم ہے.

ایک منصوبے کے عناصر

ایک کامیاب پروجیکٹ مینیجر کے ساتھ ساتھ ایک منصوبے کے چار بنیادی عناصر کو منظم کرنا لازمی ہے. یہ عناصر منسلک ہیں.

• دائرہ کار: اس میں منصوبے کے سائز، مقاصد، اور ضروریات شامل ہیں.
• وسائل:آپ کو جگہ، لوگوں، سامان اور جگہ کی ضرورت ہوگی.
• وقت: اس سے یہ پتہ چلتا ہے کہ اس منصوبے کو مجموعی طور پر کتنا وقت نہیں ملے گا. یہ کام کے پائیدار، انحصار، اور اہم راستے میں ٹوٹ جانا چاہئے.
• رقم:قیمت، احتیاط، اور منافع پر ایک فرم سمجھو.

سب سے اہم عنصر: دائرہ کار

پراجیکٹ کے دائرہ کار کی تعریف یہ ہے کہ اس منصوبے کو پورا کیا جانا چاہیے اور ان مقاصد کو حاصل کرنے کیلئے وقت اور پیسہ خرچ کرنے والے بجٹ. اس منصوبے کے گنجائش میں کسی بھی تبدیلی میں بجٹ، وقت، وسائل، یا تینوں میں مماثلت کی تبدیلی ہونا ضروری ہے.

اگر پراجیکٹ گنجائش $ 100،000 کے بجٹ پر تین ویجٹ گھرانے کے لئے عمارت کی تعمیر کرنا ہے تو، اس منصوبے کے مینیجر کو ایسا کرنا ہوگا. اگر چار ویجٹ کے لئے عمارت میں گنجائش تبدیل ہوجائے تو، پروجیکٹ مینیجر کو وقت، پیسہ اور وسائل میں مناسب تبدیلی ملنی چاہئے.

وسائل

وسائل، سامان، اور مواد وسائل کو سمجھنے اور انتظام کرنے کے تین پہلو ہیں.

ایک کامیاب پروجیکٹ مینیجر منصوبے کی ٹیم، فروش کے عملے، اور ذیلی کنسریکٹرز کے ارکان سمیت منصوبے کو تفویض کردہ وسائل کو مؤثر طور پر منظم کرے. اس بات کو یقینی بنانا چاہیے کہ اس کے ملازمتوں کو وہ کام مکمل کرنے کی ضرورت ہے جس میں مہارت اور وسائل موجود ہیں، اور اسے مسلسل نگرانی کرنا چاہیے کہ اس منصوبے کو آخری وقت پر مکمل کرنے کے لۓ کافی جگہ ہے. ان کا کام اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ ہر فرد کو کام اور منصوبے کی آخری تاریخ کو سمجھا جائے.

ملازمین کے ہر گروہ کے سینئر ممبر اس منصوبے مینیجر کو رپورٹ کرتا ہے جب وہ براہ راست ملازمین کا انتظام کررہا ہے، لیکن ملازمین بھی ایک مینی مینیجر بھی ہیں جو تکنیکی سمت فراہم کرتی ہیں. ایک پروجیکٹ ٹیم کی طرح میٹرکس مینجمنٹ کی صورتحال میں، پروجیکٹ مینیجر کا کام لائن مینیجرز کو پروجیکٹ سمت فراہم کرنا ہے. لیبر ذیلی کنسرٹ کا انتظام عام طور پر ذیلی کنسرٹ کارکنوں کے لئے ٹیم کی قیادت کا انتظام کرتا ہے، جو ان کارکنوں کو تبدیل کرنے میں ہے.

ایک پروجیکٹ مینیجر اکثر سامان اور سامان خریدتا ہے اور اس کے ساتھ ساتھ ان کے استعمال کا انتظام کرنا چاہتا ہے تاکہ ٹیم کو مؤثر طریقے سے کام کرسکتا ہے. صحیح وقت پر صحیح جگہ میں مناسب سازوسامان اور مواد رکھنے کے لئے وہ ذمہ دار ہے.

وقت

کامیاب وقت کے انتظام کے تین عناصر کام، شیڈول، اور اہم راستے ہیں.

فہرست کے ذریعے پراجیکٹ شیڈول کی تعمیر، ترتیب میں، تمام کاموں کو مکمل کرنا ضروری ہے. بعض ترتیبات کو لازمی طور پر کیا جانا چاہئے جبکہ دوسروں کو تمدن میں اوورلوپ یا کئے جا سکتے ہیں. ہر کام کی مدت کو تفویض کریں. مطلوبہ وسائل کو مختص کریں. پیش گوئی کا تعین کریں- دوسروں اور جانشینوں سے پہلے کیا کاموں کو مکمل کیا جانا چاہئے، ایک دوسرے کے کام کے بعد تک کام شروع نہیں ہوسکتے ہیں. پراجیکٹ مینجمنٹ کے یہ پہلو کبھی کبھار کہا جاتا ہے آبشار کے انتظام کیونکہ ایک کام زیادہ یا کم ترتیب آرڈر میں ایک دوسرے کی پیروی کرتا ہے.

پراجیکٹ مینجمنٹ سافٹ ویئر پراجیکٹ شیڈول بنانے اور منظم کرنے کے کام کو آسان بنا سکتا ہے.

کچھ کاموں کو ان کے لازمی آغاز اور ختم تاریخوں میں تھوڑا لچکتا ہے. اسے "فلوٹ" کہا جاتا ہے. دیگر کاموں میں کوئی لچک نہیں ہے. ان کے پاس صفر فلوٹ ہے. صفر فلوٹ کے ساتھ تمام کاموں کے ذریعہ ایک لائن کہا جاتا ہے مشکل راستہ. اس راستے پر تمام کام - اور متعدد، متوازی راستے ہوسکتے ہیں- وقت پر مکمل ہونا ضروری ہے اگر اس منصوبے کو اس کی آخری تاریخ کے ذریعہ ہو. پروجیکٹ مینیجر کا کلیدی ٹائم مینجمنٹ کام اہم راستے کی نگرانی کر رہا ہے.

پیسہ

پیسے کے انتظام میں تین خیالات، اخراجات، ہنگامی حالتوں اور منافع ہیں.

ہر کام کی قیمت ہے، چاہے کمپیوٹر کمپیوٹرر کے مزدور گھنٹے یا کنکریٹ کی کیوبک یارڈ کی خریداری کی قیمت ہے. ان منصوبوں میں سے ہر ایک کا اندازہ لگایا جاتا ہے اور اس منصوبے کے بجٹ کو تیار کرنے کے لئے کل ہے.

کچھ تخمینہ دوسروں کے مقابلے میں زیادہ درست ہو جائیں گے. لہذا، منصوبے کے بجٹ میں لازمی طور پر ایک احتساب کی بونس شامل ہے - رقم "صرف صورت میں" رقم میں الگ الگ ہے، کسی چیز کی اصل قیمت اندازے سے بھوک مختلف ہے.

منافع یہ ہے کہ کمپنی اس کام سے کام کرنا چاہتا ہے. یہ قیمت کے اوپر ڈال دیا گیا ہے.

لہذا ایک منصوبے کا بجٹ تخمینہ اندازے کی قیمت سے متعلق ہے، اس کے علاوہ، احتساب، علاوہ کسی بھی منافع. پروجیکٹ مینیجر کا کام اصل قیمت پر متوقع قیمت پر یا کم سے کم رکھنے کے لئے ہے اور کمپنی کو اس منصوبے پر منافع بخش منافع کو زیادہ سے زیادہ کرنا ہے.

پراجیکٹ مینجمنٹ آرٹ اور سائنس ہے

کامیاب پراجیکٹ مینجمنٹ پر عمل ہوتا ہے. یہ خیالات آپ کو پراجیکٹ مینجمنٹ کی بنیادی تفہیم فراہم کر سکتے ہیں لیکن یہ صرف ایک آغاز پر غور کر سکتے ہیں. اگر آپ کا کام یا کیریئر کا راستہ پراجیکٹ مینجمنٹ میں شامل ہے، اور اگر آپ اپنی مہارت کو بہتر بنانا چاہتے ہیں تو، کامیاب پراجیکٹ مینیجرز سے بات کرتے ہیں، پڑھنے اور عمل کریں. پروجیکٹ مینجمنٹ ایک بہت سستا فنکار ہوسکتا ہے.