عام استقبالیہ انٹرویو کے سوالات اور بہترین جوابات

بہت سے تنظیموں میں، استقبال ساز کمپنی کا سامنا ہے. ہر نئے کلائنٹ، ملازمت کے درخواست دہندگان، ملازم، یا تیسری پارٹی کے فروغ کو ایک استقبالیہ کے ساتھ منتقل یا چیک کریں گے، لہذا نوکرین کسی ایسے شخص کو تلاش کرنا چاہتے ہیں جو ذمہ دار، دوستانہ اور پرسکون ہوں گے.

Receptionist انٹرویو میں 10 عام سوالات سے پوچھا

یہاں آپ کو اپنے انٹرویو کے دوران استقبال کرنے والوں، نمونے کے جوابات، اور جو کہنے کے لئے تجاویز کے لئے اکثر پوچھے جانے والے سوالات ملیں گے.

1:53

اب دیکھیں: 4 مشترکہ ریفائسٹسٹ انٹرویو سوالات کا جواب کس طرح

1. تیز رفتار کام کے ماحول میں رکھنا آپ کیا کرتے ہیں؟

وہ جاننے کے لئے کیا چاہتے ہیں: آپ کا انٹرویو اس بات کا یقین کرنا چاہتا ہے کہ آپ رہ سکتے ہیں. آپ یہ کیسے کرتے ہیں کہ یہ غیر متعلقہ ہے، لیکن آپ کو ایک صاف اور اعتماد جواب تیار ہونا چاہئے.

جس میں میں ایک کام کرتا ہوں وہ پرسکون رکھتا ہے، کیونکہ زنا، زور سے رویہ مددگار نہیں ہے اور کسی بھی عملے یا گاہکوں کے سامنے کوئی اچھی نظر بھی نہیں ہے. میں triage کے کام کرنے کی کوشش کرتا ہوں، تاکہ میں ہمیشہ سب سے اہم کام پر کام کروں. عام طور پر، کچھ بھی ہے جو کمپنی کے گاہکوں میں سے ایک میں شامل ہے. اس کے ساتھ ساتھ، میں ہر چیز کی ایک دوڑ کی فہرست رکھتا ہوں جو مجھے کرنے کی ضرورت ہے، تاکہ میں کسی اہم ذمہ داریوں کو نظر انداز نہیں کروں.

2. آپ اپنے روزمرہ شیڈول کیسے منظم کرتے ہیں؟

وہ جاننے کے لئے کیا چاہتے ہیں: آپ اپنا دن کیسے منظم کرتے ہیں واقعی یہ بات نہیں ہے. نقطہ نظر یہ ہے کہ آپ اچھی طرح سے منظم ہیں اور آپ کے تمام فرائض کو مناسب اور بروقت انداز میں مکمل کریں گے.

میں ہر چیز کا آغاز کروں گا جس میں مجھے پورا کرنا ہوگا. میں اپنے کیلنڈر کو کسی بھی اجلاسوں یا تقرریوں کی جانچ پڑتا ہوں، لہذا میں ان سے آگاہ ہوں اور اگر ضرورت ہو تو سامنے کی میز پر کوریج حاصل ہو. میری نوکری میں، مواصلات کلیدی ہے، لہذا میں مسلسل فون کا جواب دے رہا ہوں اور اپنے ای میل کو نئے درخواستوں کے لۓ چیک کر رہا ہوں، پھر میری پیروی کرنے والی فہرست کو اپ ڈیٹ کرنے کے لۓ اپ ڈیٹ کریں.

3. ایک کسٹمر کا ایک تنظیم کے پہلے تاثر میں ایک استقبالیہ کا کردار کس کردار ادا کرتا ہے؟

وہ جاننے کے لئے کیا چاہتے ہیں: آپ کا انٹرویو اس بات کا یقین کرنے کی ضرورت ہے کہ آپ اس پوزیشن کو سمجھتے ہیں جو آپ درخواست کر رہے ہیں، لیکن یہ سوال ثقافتی ہوسکتا ہے، آپ کے کام کے فلسفہ کو چھونے کی ضرورت ہے.

استقبالیہ ایک بڑے تاثرات یا مثبت منفی گاہکوں کو بنا سکتا ہے. چونکہ میں سب سے پہلے لوگوں میں سے ایک ہوں جو گاہکوں کو دیکھتے ہیں، ایک مایوسی یا غریب بات چیت واقعی کمپنی یا مجموعی تجربے پر ان کی رائے کو کھا سکتا ہے. مجھ سے، میزبان آپ کو ایک ریستوران میں خوش آمدید جب اسی طرح ہے. اگر وہ فرنٹک لگتے ہیں یا بدقسمتی سے کام کرتے ہیں، تو بعد میں یہ محسوس کر سکتا ہے کہ آپ کا کھانا صرف مزیدار کا ذائقہ نہیں ہے. لہذا میں ہمیشہ اپنے چہرے پر مسکراہٹ کے ساتھ لوگوں کو مبارکباد دیتا ہوں اور اس بات کو یقینی بنانا کہ تمام گاہکوں کی طرح محسوس ہوتا ہے کہ مجھے مکمل توجہ ملی ہے.

4. مجھے اس وقت کے بارے میں بتاؤ جو آپ نے ناراض کسٹمر یا مہمان سے نمٹنے کے لئے تھا، یا تو فون یا شخص میں. آپ نے حال ہی میں کس طرح کام کیا؟

وہ جاننے کے لئے کیا چاہتے ہیں: یہ بہت سے سوالات میں سے ایک ہے جن سے آپ کو اس بات کا سامنا کرنا پڑا کہ آپ کس طرح سخت اور مشکل حالات کو سنبھالتے ہیں. آپ یہ بھی کہا جا سکتا ہے کہ آپ نے جواب دیا کہ کس طرح آپ نے جواب دیا کہ مجرمانہ یا غیر اخلاقی سرگرمی کا جواب دیا گیا ہے. ایماندار ہو. مبالغہ نہ کریں اور اپنے آپ کو مختصر طور پر فروخت نہ کریں.

ڈاکٹر کے دفتر استقبالیہ کے طور پر، میں نے اکثر فون پر مبتلا مریضوں سے نمٹنے کی. ایک دفعہ، ایک عورت اتنی غصہ تھی کہ بلنگ کے محکمہ نے انہیں اسی دن واپس نہیں بلایا تھا، کہ وہ فون پر مجھ پر چل کر شروع کررہا تھا. یہ ناخوشگوار تھا! میں ان حالات میں کیا کرنے کی کوشش کرتا ہوں اس بارے میں سوچ رہا ہے کہ کس طرح پریشان ہونا چاہئے کہ اس طرح سے سلوک کرنا ہوگا. ایک منٹ کے بعد میں نے کہا، "آپ واقعی میں مایوس ہونا ضروری ہے. کیا آپ مجھے کیا کہہ رہا ہے کے بارے میں مزید بتا سکتے ہیں؟" اس نے گفتگو کو سست اور اس کی حجم کو کم کرنے میں مدد کی. اس نے پوری صورت حال کی وضاحت کی، اور میں نے اسے یقین کیا کہ ہمارے بلنگ شخص صرف دن کے لئے باہر تھا اور رابطے میں رہیں گے. میں نے اسے بھی بتایا کہ میں بلنگ کے شخص کی میز پر ایک نوٹ پیش کروں گا، اس سے پہلے کہ وہ عورت کو اپنے کام کے طور پر واپس بلاؤ. کال کے اختتام تک، وہ بہت پرسکون تھے، اور اس کے پہلے ہی سخت الفاظ کے لئے معافی کی درخواست کی تھی.

5. آپ اضافی وقت کام کرنے کے لئے تیار ہیں؟

وہ جاننے کے لئے کیا چاہتے ہیں: اگر آپ اضافی وقت کام کرنے کے لئے تیار نہیں ہیں، تو کہو. اگر آپ کو اضافی حد تک کام کرنے کے لئے تیار ہیں لیکن صرف مخصوص حدود کے اندر، وہ بھی کہتے ہیں. جی ہاں، ایسی ایسی کمپنیاں موجود ہیں جن پر آپ کو اضافی کام نہیں کرنا پڑے گا. لیکن یہ ایک عزم ہے کہ آپ اپنے آپ کو اپنی حیثیت کے لۓ اپنے فلاح و بہبود یا آپ کے خاندان کی قربانی کرنے کی پوزیشن میں نہیں رکھ سکتے یا اپنے آپ کو نہیں رکھ سکتے ہیں، یہ قابل قبول اختیار نہیں ہے. آپ کو ایک ایسا کام کی ضرورت ہے جو آپ کی دستیابی سے مماثلت رکھتی ہے

میں مہینے میں چند بار زیادہ وقت کام کر رہا ہوں، جب تک میرے پاس دن کا نوٹس ہو. سر اپ ہونے کے بعد میں اپنی منصوبہ بندی کو دوبارہ ترتیب دینے میں آسان بناتا ہوں. ایک چوٹ میں، میں بہت امکان رکھتا ہوں کہ ایک ہی دن کے اوقات وقت میں بھی ہو، لیکن میں واقعی دن کے نوٹس کو ترجیح دیتا ہوں.

6. آپ کے آخری دفتر میں کتنے ملازمین نے کام کیا؟

وہ جاننے کے لئے کیا چاہتے ہیں: انٹرویوکار یہ جاننا چاہتی ہے کہ آپ نے کس قسم کے ماحول میں کام کیا ہے، اس سے آپ اس کمپنی کے ساتھ کس طرح موازنہ کرتے ہیں جو آپ انٹرویو کر رہے ہیں، اور آپ چھوٹے اور / یا بڑے ورکشاپوں میں کام کر رہے ہیں.

میرے آخری دفتر میں پانچ ملازمین تھے. یہ کافی چھوٹا ہے کہ ہم نے ایک خاندان کی طرح محسوس کیا. آپ جانتے ہیں، سب جانتے تھے کہ مارٹا بلنگ کے شعبے میں دو کپ کی کافی ضرورت تھی، آپ پیچیدہ سوالات سے پوچھ سکتے تھے. اس سے پہلے، اگرچہ میرا دفتر کافی 60 ملازمین تھا. مجھے دونوں ماحول میں آرام دہ محسوس ہوئی، اگرچہ بڑے بڑے دفتر میں پہلا مہینے تھوڑا چیلنج تھا کیونکہ مجھے پتہ چلا تھا کہ اس نے کیا کیا، اور بہت سے اختیارات کے ساتھ فون کرنے کے لۓ کہاں رہیں.

7. انتظامی اسسٹنٹ، سیکرٹری، یا استقبالیہ کے طور پر اپنے پچھلے فرائض کی وضاحت کریں.

وہ جاننے کے لئے کیا چاہتے ہیں: انٹرویوکار آپ کو اپنے دوبارہ شروع میں درج کردہ ذمہ داریوں پر جانا چاہتا ہے، اور اس بات کی توثیق کرتے ہیں کہ وہ پیش کی جا سکتی ہے. یہ بھی آپ کے کام کے تجربے میں نمایاں پوائنٹس پر وسیع کرنے کا ایک اچھا موقع ہے.

ABC فنانس میں استقبالیہ کے طور پر، میں گاہکوں کے لئے پہلا شخص تھا. میں نے جنرل فون لائن کے ساتھ ساتھ کمپنی کے پانچ وی پیز کے لئے فون کا جواب دیا. میں بھی پیکجوں کو وصول کرنے اور میٹنگ کے کمرے میں مشترکہ گاہکوں اور فروشوں کو میل، سلامتی اور تخرکشک دینے اور کمپنی کی عام معلومات کے ای میل ایڈریس سے رکھنا کرنے کا بھی الزام تھا. مجھے بہت انتظامی ذمہ داریاں بھی تھیں: میں نے ان پی ایچ پی کے کیلنڈروں کو منظم کیا، ان کی کاروباری سفر کا اہتمام کیا، اور واقعات میں تقسیم کرنے کے لئے پاورپوائنٹ پریزنٹیشنز اور دیگر مواد کو تخلیق اور بہتر بنانے میں مدد ملی.

8. آپ کال، گاہکوں، ترسیل، اور دیگر مسائل کو کس طرح ترجیح دیتے ہیں جو فوری طور پر خطاب کرنا ضروری ہے؟

وہ جاننے کے لئے کیا چاہتے ہیں: انٹرویوجاننا چاہتی ہے کہ آپ ملٹی ماسک، منظم کرنے کا وقت، اور کاموں کو ترجیح دیتے ہیں کتنے اچھے ہیں. یہ ایک اچھا موقع بھی ہے کہ آپ کس طرح سے بہت سے ترجیحات کا سامنا کریں اور اس کی وضاحت کریں کہ کس طرح آپ نے ان سب کو سنبھالا.

جب دفتر مصروف ہے تو ملٹی ماسک ضروری ہے. جب بھی یہ غصہ نہیں ہے، میں ایک ہی وقت میں کچھ کاموں کو انجام دینے کی کوشش کرتا ہوں. مثال کے طور پر، ترسیل کے شخص سے ایک پیکج کے لئے سائن ان کرتے وقت میں آسانی سے ایک فون کال کا جواب دے سکتا ہوں. جب ملٹی ماسک ممکنه نہیں ہے تو، میں اپنے گاہکوں اور گاہکوں پر نمبر ایک ترجیح کے طور پر اپنا توجہ مرکوز کرتا ہوں. اگر ضروری ہو تو، میں پوچھوں گا کہ وہ مجھے کسی اور کام کے لئے ایک منٹ دے سکتے ہیں- اور اگر، چیزیں واقعی مصروف ہیں تو، میں اپنے ساتھی ملازم میں فون کرنے کی کوشش کرتا ہوں.

9. آپ کے کمپیوٹر کی مہارت کتنی مضبوط ہے؟

وہ جاننے کے لئے کیا چاہتے ہیں: انٹرویوکار آپ کو اس بات کی تصدیق کرنا چاہتا ہے کہ آپ کے پاس کونسی کمپیوٹر کی صلاحیتیں ہیں، چاہے آپ کی مہارت کی سطح کمپنی کی توقعات کے مطابق مطابقت رکھتی ہے، اور کون سے پروگرام آپ کو استعمال کرتے ہوئے زیادہ آرام دہ ہیں. اگر ممکن ہو تو، یہ ایک اچھا خیال ہے کہ اس تحقیق کے بارے میں کونسی پروگرام استعمال کررہے ہیں جو انٹرویو سے پہلے استعمال کررہے ہیں.

میرے پاس بہت مضبوط کمپیوٹر کی مہارت ہے. مائیکروسافٹ آفس سے واقف ہونے کے ساتھ ساتھ، میں نے اپنی آخری کردار میں کمپنی کی ویب سائٹ پر اپ ڈیٹس بھی تیار کیا تھا، لہذا میں ورڈپریس کے ساتھ بھی آرام دہ اور پرسکون ہوں. جب میں کسی نئے پروگرام یا ایپلی کیشن کا استعمال شروع کروں تو، میں عام طور پر یہ جانتا ہوں کہ میرے سوالات کا جواب آن لائن سرچ کے ساتھ کیا جاسکتا ہے، اگرچہ میں نے بھی شریک کارکن سے سبق لینے کی تعریف کی ہے.

10. اپنے کسٹمر سروس کے تجربے کے بارے میں مجھے بتاو.

وہ جاننے کے لئے کیا چاہتے ہیں: انٹرویوکار آپ کے کسٹمر سروس کے تجربے کا ایک جائزہ چاہتا ہے - کتنے سال، مخصوص مثال، اور آپ کو مسائل کو حل کرنے کے لئے آپ کو آرام دہ اور پرسکون صلاحیتوں کا سامنا کرنا پڑتا ہے.

میں ایک نوجوان تھا کیونکہ میں کسٹمر سروس میں کام کر رہا ہوں. میری پہلی نوکری میں ایک کتاب اسٹور میں کام کر رہا تھا، جہاں میں نے گاہکوں کی کتابوں کو تلاش کرنے میں مدد دی اور کبھی کبھار نقد رقم کا احاطہ کیا. کالج کے دوران، میں نے ایک دفعہ خوردہ ملازمت بھی کیا تھا، اس وقت، لباس فروخت کرنا تھا. اس کے بعد، اے بی سی کمپنی میں ایک استقبالیہ کے طور پر، میں نے بھی گاہکوں سے نمٹنے کے لئے، اگرچہ، اس کردار میں، میں براہ راست فروخت نہیں کر رہا تھا. مجھے واقعی گاہکوں سے آرام دہ اور پرسکون محسوس ہوتا ہے اور اپنی دشواریوں کو حل کرنے کے لۓ، چاہے وہ وہ کتاب تلاش کررہے ہیں جو وہ ایگزیکٹو کے ساتھ ملنے کا وقت دیکھ رہے ہیں.

Receptionist سوالات کا جواب دینے کے لئے تجاویز

بہترین استقبالیہ ماہرین تفصیل سے، منظم، اور بہترین مواصلات فراہم کرتے ہیں. لہذا، امیدواروں کو کھلی ہوئی انٹرویو کے سوالات کا جواب دینے کے لئے تیار ہونا چاہئے جو تجزیہ، کام کی جگہ کے اوزار، پروسیسنگ، اور مہارت کے ساتھ واقف ہوں گے - بشمول کسٹمر سروس کے ساتھ کام کرتے ہوئے، ملٹی ماسٹنگ، اور فوری فیصلے کی کال کرنے کی صلاحیت.

اس صورت میں، مرکوز ضروری طور پر ہاں یا کوئی جواب نہیں لگ رہے ہیں. اس کے بجائے وہ امید کرتے ہیں کہ امیدواروں کو مخصوص مثالوں کے جواب دینے کا جواب دیا جاسکتا ہے کہ انہوں نے ماضی کے کام کی جگہوں کو کس طرح سنبھال لیا ہے، اور کمپنی کی ترجیحات، توقعات، اہداف اور چیلنجوں کے بارے میں احتیاط سے سوالات پوچھیں.

کارکنوں میں کبھی بھی بڑھتی ہوئی تکنیکی ترقی کی وجہ سے، استقبال پذیروں کو بھی مضبوط تکنیکی مہارت بھی ہونا ضروری ہے. ایم ایس آفیسر اور صنعت مخصوص سافٹ ویئر جیسے کمپیوٹر ایپلی کیشنز کے علاوہ، آپ کو فون سسٹم اور آفس مشینیں جیسے پرنٹرز، کاپیسر، سکینر اور فیکس مشینیں (جی ہاں، اب بھی) کا استعمال کرنا پڑے گا.

7 انٹرویو سے پوچھنا سوال

انٹرویو آپ سے سوالات کرنے کی توقع کرے گی. یہاں سوالات کی ایک فہرست ہے جو آپ اپنے انٹرویو کے اختتام پر یا آپ سے پوچھ سکتے ہیں:

1. کیا آپ مجھے اس کام کے لئے روزانہ ذمہ داریاں کے بارے میں مزید بتا سکتے ہیں؟
2. آپ کو کمپنی کے لئے کرایہ لینا چاہتے ہیں اس شخص میں کونسی خصوصیات ہیں؟
3. اس کام کے لئے آپ کی توقعات کیا ہیں، اور آپ کامیابی کی پیمائش کیسے کرتے ہیں؟
4. آخری شخص نے اس کام کو کیوں چھوڑ دیا؟
5. یہ پوزیشن کی رپورٹ کونسا ہے؟
6. کمپنی کے ساتھ کیریئر کی ترقی کے مواقع کیا ہیں؟
7. کیا کمپنی ملازمین کے لئے کسی بھی تربیتی مواقع پیش کرتی ہے؟

بہترین تاثر کیسے بنانا

ایک استقبالیہ پوزیشن کو داخلہ سطح پر غور کیا جا سکتا ہے، لیکن یہ کارپوریٹ سیڑھی کا پہلا قدم بھی ہوسکتا ہے. ممکنہ آجر ایک اعتماد، خود یقین دہانی کے شخص کو تیار کیا جائے گا. اکثر آپ کو پہلا شخص ہو گا جب ان کے گاہکوں یا مریضوں کو مل کر دفتر میں چلنے پر مل جائے گا.

اس بات کا یقین کریں کہ آپ کا پہلا تاثر سب سے بہترین ہے. یہاں ایک انٹرویو کے لئے تیار کرنے کا طریقہ یہاں ہے. ایک استحکام شروع کے ساتھ ساتھ، جب آپ انٹرویو کرتے ہیں اس وقت لباس پہنچے. اگر آپ کو ملازمت ملتی ہے تو، آپ فرنل لائن شخص بنیں گے اور آپ کو پیشہ ورانہ تصویر کو آجر کو دکھانے کے لئے ضروری ہے.

اگر آپ اپنے انٹرویو کے بارے میں کیا پہننے کے بارے میں یقین نہیں رکھتے ہیں، تو ان مشورے کو چیک کریں کہ انٹرویو کے لئے کس طرح کپڑے پہننا. اگر آپ دوبارہ شروع کرتے ہیں اور آپ کے پیشہ ورانہ کپڑے نقطہ نظر میں ہیں، اور آپ امکانات کے جوابات کے جواب دینے کے لئے تیار ہیں، آپ کو اس پوزیشن حاصل کرنے میں کامیاب ہو جائے گا جس کے لئے آپ انٹرویو کرتے ہیں.