پروفیشنل ای میل کو کس طرح لکھتے ہیں - 7 آپ کو بھیجنے سے پہلے اپنے آپ سے پوچھیں

بہت سارے سالوں کے لئے، لوگ ای میل کی وفات کی پیش گوئی کر رہے ہیں. یہ سچ ہے جبکہ ہم اپنے دوستوں کے ساتھ "بات چیت" کرنے کے لئے ٹیکسٹنگ اور سوشل میڈیا جیسے دوسرے مواصلات کا استعمال کرتے ہیں یا ہمارے ساتھیوں کو فوری پیغامات بھیجتے ہیں، ہم ابھی بھی ای میل استعمال کرتے ہیں، خاص طور پر کام سے متعلق مواصلات کے لئے. جب آپ کسی نوکری کے لئے درخواست دے رہے ہیں تو یہ رابطہ کا بنیادی ذریعہ بھی ہے. پیشہ ورانہ ای میل لکھنے کے بارے میں یہ جاننا ضروری ہے کہ.

ای میل کسی کے ساتھ رابطے کا ابتدائی نقطہ ہو سکتا ہے اور اس کی وجہ سے، یہ تاثرات کا پہلا موقع ہے. اپنے پیغامات کی تشکیل میں بہت اچھا خیال رکھو. بھیجنے سے قبل، ان 7 سوالات کا جواب دیں.

1. کیا میرا پیغام غلطی سے آزاد ہے؟

غلطی کے لئے اپنے ای میل کی جانچ پڑتال کرنے سے قبل آپ کو یہ سب سے اہم چیز ہے جو آپ کرسکتے ہیں. غلط ہجے اور برا گرامر آپ کو بے گھر نظر آئے گا. یہ تاثرات کے خلاف ہوتا ہے جو آپ کو بنانے کی کوشش کررہا ہے، خاص طور پر اگر آپ کسی نوکری کے لئے درخواست دے رہے ہیں.

جب تک کہ آپ کو یقین ہے کہ جب تک آپ کو اعتماد نہیں پڑتا ہے تو آپ نے تمام ہجے اور گرامیٹیکل غلطیوں کو پکڑ لیا ہے، جیسے کہ ٹائپس. Grammarly.com میں مفت آلات ہیں، بشمول Chrome براؤزر کے لئے ایک توسیع بھی شامل ہے، جو آپ کو اس کے ساتھ مدد کرسکتا ہے.

2. میرے ای میل ایڈریس میرے بارے میں کیا کہتے ہیں؟

آپ کا کام ای میل ایڈریس - جس طرح سے، آپ کو کبھی بھی ملازمت کی تلاش کے لئے استعمال نہیں کرنا چاہئے- شاید بہت آسان ہے. زیادہ سے زیادہ امکان یہ آپ کے نام کے کچھ مختلف قسم کے ہے. آپ ذاتی ای میل کے لئے استعمال کرنے کے لئے کم کاروباری طرح کا ایڈریس منتخب کر سکتے ہیں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں.

ایک ای میل ایڈریس قائم کریں جو آپ کا اصل نام استعمال کرتا ہے. اپنے پہلے اور آخری نام کی کوشش کریں؛ آپ کا پہلا نام، درمیانی ابتدائی اور آخری نام؛ یا ان کا کچھ مجموعہ [email protected] سے اپنا پیشہ ور ای میل کبھی نہیں بھیجیں.

3. "میدان" میں نام اور ای میل ایڈریس درست ہے؟

جب آپ وصول کرنے والے کا نام "سے" میدان میں لکھتے ہیں تو، زیادہ سے زیادہ ای میل کلائنٹس آپ کے رابطوں میں سے ایک کے ساتھ باقی نام میں بھرے جائیں گے. آپ آسانی سے اس میدان میں غلط نام کے ساتھ ختم ہوسکتے ہیں تاکہ اس پر توجہ دینا یقینی بنائیں.

تصور کریں کہ اگر آپ غلطی سے غلط وصول کنندہ کو ایک ای میل بھیجتے ہیں تو کیا مصیبت پیدا ہوسکتی ہے. آتے ہیں کہ جب آپ اب بھی ملازم ہیں تو آپ کسی نوکری کی تلاش کر رہے ہیں. ممکنہ آجر کے ملازمین کے ملازمین کا نام آپ کے موجودہ باس کا نام کے طور پر اسی خط سے شروع ہوتا ہے. اگر آپ اپنے مالک کو اس ملازمت کے مینیجر کے لئے ایک پیغام بھیجا تو شرمندہ کیسے ہو گا؟ نہ صرف آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ کا پیغام اپنی منزل مقصود تک پہنچ جائے، لیکن آپ یہ بھی یقینی بنانا چاہیں گے کہ یہ ایک غیر منظم شدہ تک پہنچ جائے.

4. میں نے وصول کنندہ کو خطاب کرنے کے لئے مناسب عنوان کا استعمال کیا ہے؟

اگر آپ پہلے سے ہی ایسے شخص کے ساتھ ہیں جو آپ کو ای میل کر رہے ہیں اس کے ساتھ، پہلے ہی آپ کے پیغام میں ان سے خطاب کرنا ٹھیک ہے. تاہم، اگر یہ آپ کا پہلا وقت کسی کے ساتھ بات چیت کر رہا ہے، یا آپ اس بات کا یقین نہیں کر رہے ہیں کہ وہ کس طرح سے خطاب کرتے رہیں گے، یہ رسمی عنوان جیسے مسٹر، محترمہ، مسز، یا ڈاکٹر اور وصول کنندگان کی آخری کا استعمال کرنا بہتر ہے. نام.

ہمیشہ احتیاط کی طرف سے غلط. رسمی طور پر یہ تکلیف دہ نہیں ہوسکتی. اس بات کے بارے میں اشارہ کیا گیا ہے کہ کس طرح آپ کے پاس پہلے ہی قائم کردہ تعلقات موجود ہے، اس سے پہلے آپ کو خطاب کرنا پڑتا ہے، پہلے پیغامات پر واپس دیکھو کہ وہ کس طرح دستخط کئے جائیں. یہ آپ کو کیا کرنا ہے فیصلہ کرنے میں مدد ملے گی.

5. کیا میرا سر میرے پیغام کو اچھی طرح سے پہنچاتا ہے؟

جیسا کہ کہا جاتا ہے، "یہ آپ نہیں کہتے ہیں لیکن آپ یہ کیسے کہتے ہیں." جب آپ کسی کو چہرے سے گفتگو کرتے ہیں، تو آپ اپنے الفاظ میں اضافی معنی دینے میں مدد کے لئے اندرونی، جسمانی زبان اور چہرے کے اظہار پر بھروسہ کرسکتے ہیں.

جب آپ ایک ہی پیغام کو تحریر میں کرنے کی کوشش کرتے ہیں تو، غلط فہمی کے لئے زیادہ کمرے موجود ہے کیونکہ قاری آپ کے چہرے کو نہیں دیکھ سکتا، اپنی جسمانی زبان کو پڑھتے ہیں یا اپنی آواز سن سکتے ہیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کا پیغام سنجیدہ ہے اور دوستانہ آواز ہے، اور آپ کا ارادہ معنی واضح ہے.

6. کیا میرا پیغام آسان ہے، لیکن جھوٹ نہیں ہے؟

اپنے پیغامات کو مختصر رکھنے اور میٹھی کو سمجھنے میں آسان بنائے گا. اسی وقت، آپ کو کچھ اہم نہیں ہونا چاہئے. آپ اپنے ای میل کے وصول کنندہ پر مجبور نہیں کرنا چاہتے ہیں کہ آپ اندازہ کریں کہ آپ کیا کہنا چاہتے ہیں. آپ کا پیغام ممکنہ طور پر درست ہونا چاہئے لیکن تمام ضروری معلومات شامل کریں.

7. میں نے غیر منسلک منسلکات شامل کئے ہیں؟

بہت سے لوگ ای میل منسلکات کھولنے سے انکار کرتے ہیں جو ان کی توقع نہیں کرتے ہیں. وہ ایسا کرنے سے بچنے کا حق ہیں. کمپیوٹر وائرس اکثر ان منسلکات میں منتقل ہوتے ہیں. اگر آپ کسی شخص کو فائل بھیجنا چاہتے ہیں تو، مثال کے طور پر، آپ کو دوبارہ شروع کرنا، اپنے وصول کنندہ سے پہلے اپنی اجازت کے لئے پوچھیں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں.