پراجیکٹ آڈٹ سے آپ کیسے فائدہ اٹھا سکتے ہیں

ہر منصوبے وقت سے وقت سے آڈٹ سے فائدہ اٹھا سکتی ہے. لیکن فکر مت کرو، ایسا لگتا ہے کہ یہ خوفناک نہیں ہے. ایک منصوبے کا تفتیش یہ ہے کہ غیر جانبدار شخص آپ کے منصوبے کا جائزہ لے اور کامیاب ہونے کے امکانات کو بہتر بنانے کے لۓ مختلف طریقے سے کیا کیا جا سکتا ہے. یہ مضمون ہر چیز کی وضاحت کرتا ہے اور آپ کو ایک منصوبے کے آڈٹ کے لئے تیار کرنے کے لۓ لے جاتا ہے.

پراجیکٹ آڈٹ کس طرح رسمی ہے

ایک منصوبے کی تفتیش عام طور پر ایک رسمی مشق ہے. غیر رسمی برابر عام طور پر ہم مرتبہ جائزہ لینے والا ہے. یہ ہے کہ ایک ساتھی آپ کے منصوبے اور منسلک دستاویزات کو دیکھتا ہے اور آپ کو فیڈریشن دیتا ہے جہاں آپ کو تھوڑا سا وقت خرچ کرنا چاہئے.

پراجیکٹ کی آڈٹ رسمی طور پر ہیں کہ وہ عام طور پر سوالات کی وضاحت کردہ سیٹ ہیں اور کسی ایسے شخص کی طرف سے کئے جاتے ہیں جو باقاعدہ قسم کی چیزیں کرتی ہیں.

کون کون پروجیکٹ آڈٹ کرتا ہے

وہ شخص جو آپ کے منصوبے کی تفتیش کر رہا ہے وہ ممکنہ منصوبے کے مینیجر ہو سکتا ہے (شاید کسی کو چلانے والے منصوبوں میں تجربے کا بہت بڑا تجربہ ہو)، لیکن یہ پروجیکٹ آفس سے کسی شخص کی زیادہ امکان ہے جو اکثر آڈٹ چلاتا ہے.

یہ کسی ایسے شخص ہونے جا رہا ہے جو اپنے آپ کو غیر جانبدار سمجھا جا سکتا ہے تاکہ یہ آپ کے مینیجر یا پراجیکٹ اسپانسر نہیں ہوں گے. اس منصوبے کے سائز پر منحصر ہے، یہ لوگوں کی ایک ٹیم بھی ہوسکتی ہے.

ایک پروجیکٹ آڈٹ کے لئے تیار کریں

سب سے پہلے، اور اہم، تنظیم حاصل کرنے کے لئے، آپ کے منصوبے کی دستاویزات کی کاپیاں کرنے کے لئے آڈیٹر جائزہ لینے کے لئے ہے. اگر آپ کے پاس ایک پروجیکٹ کوآرڈینیٹر ہے، تو ان سے پوچھیں کہ دستاویزات کا ایک پیکٹ (ترجیحی طور پر الیکٹرانک) ایک ساتھ ملنے کے لۓ. آپ کو آپ کی تمام معلومات کو آسانی سے قابل رسائی ہونا چاہئے لیکن اگر آپ کرتے ہیں تو، یہ قدم ابھی بھی کچھ وقت لگ سکتا ہے. کم از کم، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے منصوبے کی منصوبہ بندی، خطرے کی لاگت، مسئلہ لاگ ان، بجٹ، اور آڈیٹر کے لئے دستیاب شیڈول.

کون ملوث ہونے کی ضرورت ہے

اس پر انحصار کرتا ہے کہ آڈیٹر دیکھنے کے لئے چاہتا ہے. آپ، پروجیکٹ مینیجر کے طور پر، ان کے ساتھ کچھ وقت خرچ کرنا پڑے گا. آپ کے ٹیم کے ارکان کو آڈیٹر کو چیٹ کرنے کی بھی امید ہے.

ذہن میں رکھو کہ وہ تفتیش سے متعلقہ کاموں پر کام کرتے ہیں، کم وقت میں ان کے منصوبے کے کام کے لئے کام کرتے ہیں، لہذا آپ کو کچھ سرگرمیوں کو دوبارہ شروع کرنا پڑا اور آڈٹ کی مدت کے دوران زیادہ آہستہ آہستہ کام کرنا پڑا.

پراجیکٹ آڈٹ کتنی دیر تک لیتا ہے

پراجیکٹ آڈٹ کے لئے کوئی مقررہ وقت نہیں ہے. بڑے منصوبوں پر، آپ کو مل جائے گا کہ اسے بہت زیادہ وقت لگتا ہے. چھوٹے منصوبوں پر، آڈیٹر چند گھنٹوں کے اندر اندر کیا جا سکتا ہے. جیسے ہی آپ کو معلوم ہے کہ آپ کا منصوبہ آڈیٹ کیا جا رہا ہے، اپنی آڈٹ ٹیم سے پوچھیں کہ ان کا کام کتنا عرصہ تک لے جا رہا ہے.

کیا آڈٹ لگ رہا ہے

اگر ایک خاص تشویش کی وجہ سے آڈٹ کو نامزد کیا گیا ہے، جیسے معیار کے اہداف کو نشانہ بنانے میں ناکامی، پھر اس علاقے میں تیزی سے تحقیقات کی توقع ہے. ایک باقاعدگی سے آڈٹ پراجیکٹ مینجمنٹ کے مختلف شعبوں اور ڈیلیوریبلائٹس پر نظر آئیں گے جو اس منصوبے پر کام کر رہی ہے. یہ آپ کے منصوبے کے وقت، لاگت اور معیار کو شریک کرے گا، اور حصص دہندگان کی مصروفیت.

آڈٹ کا مقصد یہ جاننا ہے کہ آیا اس منصوبے کو اپنے مقاصد کو پورا کرنے کے لئے یا نہیں. اگر آڈیٹر محسوس کرتا ہے کہ موجودہ کارکردگی کی بنیاد پر اس منصوبے کو ان مقاصد کو نشانہ نہیں بنایا جائے گا، تو وہ عمل کے لئے سفارشات پیش کرے گا.

سفارشات پر منحصر کیا ہے

آڈیٹر کی رپورٹ میں سفارشات ان پر انحصار کرے گی. انہیں امید ہے کہ وہ مثبت اور باضابطہ طور پر ہو جس طرح آپ آسانی سے ان کو اپنانے کی اجازت دیں. انہیں عملی ہونا چاہئے.

ایک انتہائی حد تک، آڈیٹر یہ تجویز کرسکتا ہے کہ آپ کا منصوبہ بند ہوجائے گا، اگرچہ یہ محسوس ہوتا ہے کہ اگر یہ محسوس ہوتا ہے کہ اس موقع پر کسی بھی منصوبے کا کام تنظیم کے لئے کوئی قدر نہیں کرے گا.

اپنے پروجیکٹ کی آڈٹ کو مثبت تجربہ کے طور پر دیکھیں. یہ آپ کو کسی بھی نشان کے ابتدائی انتباہ دینا چاہئے کہ آپ کا منصوبہ مصیبت میں ہے اور یہ ایک تجربہ کار پروجیکٹ پیشہ ورانہ کام کے ساتھ کام کرنے کا موقع ہے. ان کی سفارشات کو لاگو کرنا آپ کو، آپ کی ٹیم اور آپ کے منصوبے کو زیادہ کامیاب بنانا چاہئے، اور یہ صرف ایک اچھی چیز ہوسکتی ہے.