ایک منصوبے کے پانچ مراحل

جبکہ کچھ پراجیکٹ کے طریقہ کار جیسے تیز رفتار نقطہ نظر تیز رفتار میں مندرجہ ذیل مراحل کو کمپکری یا تکرار کرتے ہیں، اس کے دوران، ہر مرحلے کا کام ہر منصوبے میں نظر آتا ہے اور واضح ہوتا ہے.

رسمی منصوبوں کو پیروکاروں کے طور پر پانچ مرحلے کے عمل کی پیروی کریں

1. شروع: پروجیکٹ ٹیم تشکیل، پراجیکٹ چارٹرنگ اور کک آف.
2. منصوبہ بندی: پراجیکٹ گنجائش کو حتمی شکل دینے، تفصیلی کام کی خرابی کی وضاحت، خطرے کا اندازہ، وسائل کی ضروریات کی شناخت، شیڈول کو حتمی شکل دینے اور اصل کام کے لئے تیاری کر رہا ہے.
3. عملدرآمد: منصوبے کی تعریف اور گنجائش کی طرف سے ضروری اصل کام کو انجام دے رہا ہے.
4. مانیٹر اور کنٹرول: عملدرآمد مرحلے کے دوران وسائل اور بجٹ کے اصل انتظام، رپورٹنگ، اور کنٹرول.
5. پروجیکٹ بند: منصوبے کی ترسیل، سیکھا جانے والے سبق کی تشخیص، منصوبے کی ٹیم کے اختتام پر.

روایتی پروجیکٹ بہاؤ

اس منصوبے کے سائز کے باوجود، مراحل کے ذریعہ تحریک وہی ہے. منصوبے شروع ہو چکا ہے یا اس منصوبے کے مینیجر کی شناخت کرتا ہے جو چارٹر کے ساتھ بند کر دیا جاتا ہے اور اس منصوبے کی اہمیت کی وضاحت کرتا ہے.

ایک بار جب منصوبے شروع ہو چکا ہے تو یہ منصوبہ بندی کے مرحلے پر چلتا ہے. یہاں، بنیادی اور کام ٹیموں کو منصوبے کی گنجائش حاصل کرنے کے لئے ضروری کام کی شناخت اور وقت، اخراجات، وسائل، اور خطرات کے تخمینے اور تشخیص کی ترقی کی شناخت.

منصوبہ سازی کے مرحلے کے بعد، کام شروع ہوتا ہے اور ایک پیش قدمی یا سابق سرگرمیوں سے جانبدار سرگرمیوں کو منتقل کرنے کے لئے ضروری مقررہ حکم میں ہوتا ہے. اس مرحلے میں پروجیکٹ انحصار ایک اہم کردار ادا کرتے ہیں.

جبکہ پھانسی اہم منصوبے کے مینیجر اور ٹیم کے ارکان کو نگرانی، چل رہی ہے اور مجموعی منصوبے کو کنٹرول کرتی ہے جبکہ اہم راستے سرگرمیوں پر زور دیا جاتا ہے. اس کام تک جاری رہتا ہے جب تک پھانسی کے مرحلے کو مکمل نہیں کیا جاسکتا ہے اور یہ منصوبہ گاہک کو پہنچ جاتا ہے.

حتمی مرحلے، منصوبے کے قریبی حصے میں، ترسیل کو ریپنگ کرنا، پروجیکٹ ٹیم کو سیکھا اور اختتام کے سبق کا اندازہ لگانا ہے تاکہ اراکین اپنی اگلی پہل پر آگے بڑھ سکیں.

کسٹمر کی اطمینان کے منصوبے تک مکمل ہونے تک اس مرحلے پر دوبارہ مرحلے کے ساتھ، مختصر افادیت یا اسکرین میں فرشتوں یا ابتدائی ترقیاتی قسم کے منصوبوں، منصوبہ بندی اور عملدرآمد کے لۓ.

شروع

ایک ٹھوس پروجیکٹ کی ابتدائی کامیابی کو آپ کے منصوبے کامیابی کے لۓ مقرر نہیں کرے گی، لیکن یہ مستقبل کے تمام مرحلے کے لئے بنیاد بھی قائم کرے گا. ابتدائی مدت کے دوران، آپ منصوبے کی ٹیم کے ارکان کو تفویض ملے گی، مجموعی طور پر منصوبے کی اہداف پر مختصر کریں اور کلائنٹ یا پراجیکٹ کے مالک سے کہیں زیادہ ممکنہ سوال پوچھیں تاکہ آپ اس منصوبے کو مؤثر طریقے سے منصوبہ بنا سکتے ہیں. منصوبے کے بارے میں ٹیم کی حوصلہ افزائی کی تعمیر کے لئے یہ ایک اچھا وقت بھی ہے اور آخری منٹ کی تفصیلات جمع کریں جو پراجیکٹ کی منصوبہ بندی پر اثر انداز ہوسکتی ہے. اضافی اقدامات میں شامل ہیں:

• اسٹیک ہولڈر تجزیہ
• ایک انتظامی اسپانسر کی تفویض
• چارٹر دستاویز ترقی اور مواصلات
• رسمی کک آف میٹنگ

منصوبہ بندی

ایک بار جب آپ نے اس منصوبے کو شروع کیا اور سبھی متعلقہ معلومات جمع کی، آپ اپنے منصوبے کی منصوبہ بندی شروع کر دیں گے. منصوبہ بندی کا مرحلہ آپ کے منصوبے کے سائز پر منحصر ہے، آپ کو کتنی معلومات منظم کرنا اور آپ کی ٹیم بڑی ہے. منصوبہ بندی کا نتیجہ واضح منصوبے کی منصوبہ بندی یا شیڈول ہونا چاہئے، جس سے ہر ایک کو ان کے تفویض کردہ کاموں پر عمل کریں. منصوبے کی منصوبہ بندی کے پروگرام کا استعمال کرتے ہوئے جیسے مائیکروسافٹ پروجیکٹ یا باسیسمپ منصوبے کی منصوبہ بندی کرتے وقت انتہائی مددگار ثابت ہوتا ہے. اگر آپ کو ان پروگراموں میں سے کسی ایک تک رسائی حاصل نہیں ہے تو، مفت پراجیکٹ پلاننگ کی سافٹ ویئر کے لئے عام تلاش آن لائن کرتے ہیں.

اگرچہ منصوبے کی منصوبہ بندی کے پروگرام کا استعمال کرتے ہوئے اگرچہ فائدہ مند ہے تو یہ ہمیشہ ضروری نہیں ہے. ایکسل اور لفظ کا استعمال کرتے ہوئے آپ کی منصوبہ بندی اور ٹیم میں بات چیت کرنے کے لئے اسی طرح مؤثر ہے. منصوبہ بندی کے مرحلے میں مخصوص کام شامل ہیں:

• مختلف حصص داروں کے لئے رابطے کی منصوبہ بندی کی تشکیل.
• تفصیلی کام کی خرابی کا ڈھانچہ تیار کرنا.
• اہم راستے کی شناخت.
• منصوبے کی منصوبہ بندی پر وسائل کی منصوبہ بندی اور منصوبے پر انحصار اور وسائل کی رکاوٹوں پر مبنی کام کی ترتیب کو بہتر بنانے.
• تفصیلی شیڈول تیار کرنا.
• خطرے کی تشخیص اور خطرے کی ترجیحی اور تخفیف کی منصوبہ بندی کا جائزہ لینے کے.

عملدرآمد

اب آپ کے پاس ایک ٹھوس منصوبے کی منصوبہ بندی ہے، ٹیم ان کے تفویض کردہ کاموں کے خلاف منصوبے کو شروع کر سکتا ہے. یہ وہ مرحلہ ہے جہاں سب کام شروع ہوتا ہے. آپ سرکاری طور پر اجلاسوں کے ساتھ پھانسی کے مرحلے کو سرکاری طور پر دستخط کرنا چاہتے ہیں اور اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ ان منصوبے کے ان حصے کو انجام دینے کے لۓ ہر ایک کو کیا کرنا ہوگا. ٹیم کو صحیح راستے پر شروع کرنا ایک منصوبے کی کامیابی کے لئے لازمی ہے، لہذا شیڈول اور مواصلات واضح طور پر واضح کریں.

مانیٹر اور کنٹرول

اس منصوبے پر عملدرآمد کے مرحلے میں ہے، آپ اس کے نگرانی اور کنٹرول کو شروع کر دیں گے تاکہ یہ منصوبہ بندی کے ساتھ ساتھ آگے بڑھ جائیں. اس منصوبے کی نگرانی اور کنٹرول کر کے مختلف طریقے موجود ہیں. ٹیم کے رہنماؤں کے ساتھ آرام دہ اور پرسکون چیک ان، روزانہ "اسٹینڈ اپ" منظم یا زیادہ رسمی ہفتہ وار حیثیت کی میٹنگ مؤثر ہیں. ان میٹنگوں یا مواصلاتی چینلز سے متعلق معلومات جو رائے رائے لوپ اور بالآخر کسی دوبارہ منصوبہ بندی اور ایڈجسٹمنٹ کو فراہم کرے گی جو اس منصوبے کے لئے ضروری ہے. اس مرحلے میں اضافی اہم سرگرمیاں شامل ہیں:

• پروجیکٹ کی حیثیت کے حصول کے بارے میں شعور کو باخبر رکھنے کے لئے اپنی پری قائم کردہ مواصلاتی منصوبہ کی تعمیل.
• اہم راستے پر نگرانی کے کام کی ٹیموں اور کام کی سرگرمیاں.
• شیڈول کی کارکردگی کو بہتر بنانے کے مواقع کی شناخت، متوازی یا ضروری طور پر سرگرمیوں کو مکمل کرنے یا وسائل کو مکمل کرنے کے ذریعہ، وسائل کو شامل کرکے شیڈول کو خراب کرنا.
• اصل بمقابلہ منصوبہ بندی کے اخراجات کی نگرانی.
• کچھ معاملات میں، منصوبے کی منصوبہ بندی کے لئے کمائی کی قیمت پر نگرانی، حساب، اور رپورٹنگ.
• نگرانی اور کم خطرات اور ضرورت کے مطابق خطرے کی منصوبہ بندی کو بہتر بنانے کے.

پراجیکٹ بند

ایک بار جب آپ کے منصوبے کی تمام تفصیلات اور کام مکمل ہوجائے اور کلائنٹ یا پروجیکٹ کے مالک کی طرف سے منظوری دی جاتی ہے؛ آپ آخر میں آپ کے منصوبے کو بند کر سکتے ہیں. اس منصوبے کا بندوبست اس کے آغاز، منصوبہ بندی اور عملدرآمد کے طور پر صرف اہم ہے. آپ منصوبے سے تمام معلومات کو دستاویز کرنا چاہتے ہیں اور اسے صاف طور پر منظم کرنا چاہتے ہیں تاکہ ضروری ہو تو آپ اس پر واپس جا سکتے ہیں. اس منصوبے پر پوسٹ مارٹم منعقد کرنے کا ایک اچھا وقت بھی ہے لہذا تمام ٹیم کے ارکان اس بات پر غور کرسکتے ہیں کہ اس منصوبے کے دوران کیا ہو گیا ہے، یا غلط. یہ بھی دستاویزی کیا جانا چاہئے تاکہ نتیجہ دوسرے پروجیکٹ کے ارکان کے ساتھ اشتراک کیا جاسکے اور پراجیکٹ کی تاریخ فولڈر میں درج کیا جا سکے.

آخر میں، یہ ضروری ہے کہ آپ کی فرم کی پالیسی کی طرف سے اشارہ کے طور پر اشارہ اور کارکردگی کی تشخیص فراہم کرنے کے منصوبے کی ٹیم کو باقاعدہ طور پر حل کرنے کی اجازت دی جائے.