مثال کے ساتھ آفس اسسٹنٹ مہارت کی فہرست

دفتری اسسٹنٹ پوزیشن تمام صنعتوں میں پایا جا سکتا ہے، اور مہارتوں کی بجائے بڑے پیمانے پر حصوں کا اشتراک. دفتری اسسٹنٹ کبھی کبھی سیکریٹری یا انتظامی اسسٹنٹ کے طور پر جانا جاتا ہے، لیکن وہ کیا کرتے ہیں جو دفتر کے کام میں مدد کرتے ہیں. چاہے دفتر ایک قانونی فرم، ایک طبی مشق، ایک تعلیمی ادارہ، یا ایک کارپوریشن سے تعلق رکھتا ہے، ضروریات اسی طرح کی ہوتی ہیں؛ کسی کو ریکارڈ کرنا فائل، شیڈول برقرار رکھنا اور آفس کا استعمال کرتے ہوئے لوگوں کی جانب سے معمولی مواصلات کا خیال رکھنا ہوگا.

یہ آپ کو ہو سکتا ہے.

آفس اسسٹنٹ ایوب ذمہ داریاں

دفتری اسسٹنٹ پوزیشن عام طور پر ایک دوسرے سے ملتے جلتے ہیں، کام ابھی بھی متغیر ہے - یہ صرف دفتر سے دفتر کے بجائے دن سے مختلف ہوتی ہے. آج آپ شاید ایک استقبالیہ کے طور پر کام کر سکتے ہو، کل پرنٹر کی مرمت کی ضرورت ہوسکتی ہے، اور اس کے بعد آپ کو پورے فائل کا کابینہ بیس صدی میں لانا ہوگا. کامیاب ہونے کے لئے آپ کو بہت وسیع مہارت کی ضرورت ہوگی.

دفتری اسسٹنٹ کاروباری دنیا کے عظیم ناپسندیدہ ہیرووں میں سے ہیں، کیونکہ جب آپ اپنا کام صحیح کرتے ہیں تو کوئی نوٹس نہیں دیتا ہے. دفتر خود کو چلاتا ہے. لیکن کچھ لوگ تیز رفتار ابھی تک لچکدار کام سے لطف اندوز ہوتے ہیں، ہر چیز کے دل میں ہونے کا احساس. اور ایک اچھا سیکرٹری اب بھی کسی بھی قسم کی تنظیم میں تقریبا کہیں بھی کام تلاش کر سکتا ہے.

مہارت کی فہرستوں کا استعمال کیسے کریں

آپ ان مہارتوں کا استعمال کرسکتے ہیں جو آپ کے پورے کام کے تلاش کے عمل میں ہیں. سب سے پہلے، ان کی مہارتوں کے نام مطلوبہ الفاظ کے طور پر کام کرتے ہیں، لہذا آپ کو دوبارہ شروع لکھنے کے لۓ زیادہ سے زیادہ استعمال کریں. سپروائزروں کو ملازمت کرنے پر متفق نہ ہونا کہ یہ معلوم کرے کہ آپ کو کیا کرنا ہے، انہیں براہ راست بتائیں.

دوسرا، آپ ان الفاظ کو اپنے احاطہ خط میں استعمال کرسکتے ہیں. خاص طور پر ان لوگوں پر توجہ مرکوز کریں جو آپ کے ممکنہ آجر کے بارے میں سب سے زیادہ پرواہ ہے. آپ کو آپ کی تحقیق کرنا پڑے گا، کیونکہ دفتری اسسٹنٹ کی ملازمتیں اکثر اکثر اسی طرح کی ہوتی ہیں، نوکری نگرانی کرنے والے اپنی ترجیحات میں مختلف ہوتی ہیں. کام کی تفصیل شاید ممکنہ مہارتوں کی فہرست میں شامل ہو گی. اس پر توجہ دینا.

آخر میں، آپ اس انٹرویو کو اپنے انٹرویو کی منصوبہ بندی کے لئے استعمال کر سکتے ہیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ یہاں ایک درج ذیل وقت کے لئے ایک کم از کم ایک مثال تیار کریں جو آپ یہاں درج کردہ ہر قسم کی مہارتوں کا مظاہرہ کرتے ہیں.

یہ نوکری اور مہارت کی مہارت کے مطابق درج کی مہارتوں کی ہماری فہرستوں کا جائزہ لینے میں بھی مدد مل سکتی ہے.

اوپر آفس اسسٹنٹ مہارت

زبانی مواصلات کی مہارت: دفتری اسسٹنٹ کے لئے مواصلات ایک نازک نرم مہارت ہے. آپ اپنے سپروائزر، ساتھی آفس کے عملے، پیشہ ور آپ کی مدد کرتے ہیں، اور ممکنہ طور پر گاہکوں یا اسی تنظیم کے دیگر دفاتر میں لوگوں کے ساتھ بات چیت کرنا پڑے گی. آپ سب ایک ٹیم کے طور پر کام کرتے ہیں، اور آپ اس کے اہم مواصلاتی مرکز ہیں. آپ کو ہر دن خوشگوار، مددگار، اچھی طرح سے مطلع، صاف، اور ایک اچھا سننے والا ہونا پڑے گا.

• جواب فون
• کلائنٹ تعلقات
• مواصلات
• فارورڈنگ فون کالز
• پیغام لے رہا ہے
• روٹنگ فون کالز
• سوئچ بورڈ
• ٹیلی فون
• زبانی مواصلات

لکھا ہوا مواصلات کی مہارت: زیادہ تر دفتری اسسٹنٹ بہت زیادہ لکھتے ہیں. وہ میمو لکھ سکتے ہیں، فارم بھریں یا ڈرافٹ خطوط یا ای میلز لکھ سکتے ہیں. کچھ کمپنی کی ویب سائٹ کے لئے مواد بناتی ہے یا دوسروں کے لئے متن میں ترمیم کریں. صاف، پیشہ ور لکھا ہوا مواصلات لازمی ہے.

• مطابقت
• ای میل
• میل
• میلنگ
• ٹائپنگ
• الفاظ کی چال
• تحریری مواصلات

دوستی: دفتر آفس داخل ہونے پر کلائنٹ اسسٹنٹ کا پہلا شخص ہو سکتا ہے. اگر اس وقت کے آفس پرائمری قبضے سے باہر نکلنا ہوتا ہے تو، آفس اسسٹنٹ صرف ایک ہی شخص ہو سکتا ہے جو وزیٹر کے ساتھ بات چیت کرتا ہے. آپ ہر ایک کو مسکراہٹ اور ایک قسم کی کلام کے ساتھ سلامتی کے لۓ خوش آمدید اور ان کی مدد کرنے کے لۓ تیار ہوسکتے ہیں جو کچھ بھی آپ کی ضرورت ہے ان کی مدد کرنے کے لئے. لہذا، اچھی باہمی مہارت کی ضرورت ہے.

• کسٹمر سروس
• زائرین کو ہدایت
• لچکدار
• دوستانہ
• مہمانوں کو سلام
• بینظیر
• مثبت رویہ
• اعتبار
• خوش آمدید مہمان

ٹیکنالوجی کی مہارت: پرانے دنوں میں سیکریٹریوں نے بہت ٹائپنگ کیا. ٹائمز تبدیل کردیئے گئے ہیں اور اس کے ساتھ ٹیکنالوجی ہے، لیکن آفس اسسٹنٹ اب بھی ایک کی بورڈ کے سامنے کافی وقت خرچ کرنے کی توقع کر سکتے ہیں. ٹائپ رائٹر کے بجائے، آپ کو مختلف قسم کے سافٹ ویئر ایپلی کیشنز کے ارد گرد اپنا راستہ جاننا پڑے گا. کچھ ہلکے ٹیک سپورٹ کو کس طرح جاننے اور ریئلکولیٹر پرنٹر کو ٹھیک کرنے کے بارے میں جاننا معلوم ہے، یا نہیں.

• کمپیوٹر
• ایکسل
• انٹرنیٹ
• مائیکروسافٹ آفس
• مائیکروسافٹ ورڈ
• QuickBooks
• ٹیکنالوجی

تنظیم: ان کے بہت سے کاموں کو جھگڑا کرنے کے مؤثر طریقے سے آفس معاونین کو انتہائی منظم کیا جانا چاہئے.آپ کو منظم رکھنے کے لۓ کیلنڈروں کو برقرار رکھنے سے، دوسرے لوگوں کو بھی منعقد کرنے میں مدد کرنے کی ضرورت ہوگی.

• انتظامی مدد
• اپیلمنٹ
• بلنگ
• کیلنڈر
• کلریکل
• ڈیٹا انٹری
• میل کی فراہمی
• الیکٹرانک دائرہ کار
• اخراجات کی رپورٹ
• دائر کرنا
• فرنٹ ڈیسک آپریشنز
• منی ہینڈلنگ
• آفس فرائض
• دفتری سامان
• آفس سپلائز انوینٹری
• دفتری سامان
• آفس سپورٹ
• تنظیم
• کاغذ کا کام
• شپنگ

مسئلہ حل کرنے کی صلاحیت: مسئلہ کو حل کرنے، یا اہم سوچ کی مہارت، کسی آفس اسسٹنٹ کے لئے اہم ہیں، کیونکہ آپ اکثر ایسے شخص ہوں گے جو سوالات یا مسائل کے ساتھ آتے ہیں.

• آفس کی سرگرمیوں کو منظم کریں
• ملاقاتیں
• مسئلہ حل کرنے کی صلاحیت
• تحقیقات کا جواب
• شیڈولنگ
• اسکریننگ اور ہدایات کالز
• سپریڈ شیٹ
• ٹیم ورک
• وقت کا انتظام
• سفر کے انتظامات