کامیاب پروجیکٹ مینیجرز کے 10 امدادیات

کچھ پراجیکٹ مینیجرز اپنے منصوبوں کو وقت، بجٹ پر اور مطمئن گاہکوں کے ساتھ کیوں لاتے ہیں جبکہ دوسروں کو مشکل وقت لگتا ہے؟ چلو دس عادات کو دیکھو کہ انتہائی کامیاب منصوبے کے مینیجرز کو تلاش کرنے کا حصہ ہے.

یہ عادات دوبارہ کارکردگی کا اطلاق اور اس کے آخر میں پروجیکٹ کے جائزے میں ذکر کیا جاتا ہے جہاں کلائنٹ، ٹیم یا اسپانسر پراجیکٹ مینیجر پر رائے پیش کررہے ہیں.

آپ کو کامیابی سے ہر وقت کامیابی فراہم کرنے کے لئے دس سال کا تجربہ کرنے کی ضرورت نہیں ہے. اپنی عادات کو تبدیل کرنے اور اپنی صلاحیتوں کو برش کرنے سے آپ اپنے منصوبے کے امکانات کو بہتری میں بہتری سے بہتر بنا سکتے ہیں اور اپنے آپ کو بھی کام میں کم کشیدگی کا وقت فراہم کر سکتے ہیں.

دائیں ٹیم کا استعمال کرتے ہوئے

سب سے زیادہ مؤثر اور کامیاب پروجیکٹ مینیجرز ان کے ٹیم کے ارکان کی صلاحیتوں کو جانتے ہیں. اس کا مطلب ہے کہ وہ صحیح لوگوں کو صحیح کام مختص کرسکتے ہیں.

کسی کام پر غلط وسائل کا استعمال کرتے ہوئے اسے طویل عرصے سے لے جانے یا غریب ہونے کا سبب بن سکتا ہے. یہ آپ کے ساتھ کام کرنے والے افراد کی طاقت اور کمزوریوں کو جاننے میں مدد ملتی ہے تاکہ آپ انہیں کاموں کے منصوبے کے لئے مختص کرسکیں.

پروجیکٹ کے مسائل کا انتظام

تمام منصوبوں کو وقت سے وقت کے مسائل کا سامنا ہے. کامیاب منصوبے کے مینیجرز کو ان پر فکر نہیں ہے. وہ مسئلے کے انتظام کے عمل کو جانتا ہے اور اس کے ساتھ ساتھ مسائل سے نمٹنے کے لئے کس طرح بھی بہتر ہے.

تم بھی ایسا کر سکتے ہو. ایک بار آپ جانتے ہیں کہ ایک منصوبے کے مسئلے کا جائزہ لینے کے لۓ، آپ یہ محسوس کریں گے کہ مسئلے کا انتظام آپ کے ہفتہ وار معمول میں شامل کرنے کے لئے آسان عادت بن جاتا ہے. کچھ عرصے سے اپنے مسئلے سے ہر ہفتے لاگ ان کریں، اور آپ جلد ہی دیکھیں گے کہ مسائل کا انتظام کرنے کے سب سے اوپر رہنے کے لئے یہ ایک آسان کام ہے.

تبدیلیوں سے نمٹنے

منصوبوں کو چیزوں کو تبدیل کرنے کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے، لیکن دوسرے لوگوں کو اس قسم کا تبدیلی ہو رہا ہے! تبدیلی کا انتظام کرنے میں مشکل ہے جو پراجیکٹ ٹیم میں خالی جگہ کا حامل ہے، تفصیلی پراجیکٹ شیڈول کو اپنانے اور نئے کام اور دستاویزی کی تازہ کاریوں کا مکمل ڈھیر بنانا.

کامیاب منصوبے کے مینیجرز میں تبدیلی کی انتظامی عمل ہے جو وہ عمل کرتے ہیں. مندرجہ ذیل بیان کردہ اقدامات کو کسی عادت میں تبدیل کرنے میں آسان بناتا ہے کیونکہ اس کی بناوٹ اور تکرار ہے.

تبدیلی کے انتظام کے عمل کو اس طرح لگتا ہے:

• تبدیلی کے بارے میں معلومات حاصل کریں.
• تبدیلی کا اندازہ لگائیں.
• اس بات کا تعین کریں کہ تبدیلی کرنا کتنے کام کرے گا.
• اس بارے میں ایک سفارش تیار کریں کہ آگے بڑھنے کے قابل ہو یا نہیں.

ایک بار جب آپ نے ایک سفارش تیار کی ہے تو، اپنے اسپانسر سے پوچھیں کہ یہ فیصلہ آپ کے پاس ہونا چاہئے یا نہیں. آپ اپنے چھوٹے چھوٹے تبدیلیوں کو قبول کر سکتے ہیں جب تک کہ وہ آپ کے رخصت اور اختیار کی سطح کے اندر نہیں ہیں. کامیاب منصوبے کے مینیجرز کو پتہ چلتا ہے کہ تبدیلیوں کے ساتھ نمٹنے کے کام کا حصہ ہے اور ان کے ساتھ اور جب وہ پیدا ہوتا ہے تو ان کے ساتھ نمٹنے کا منصوبہ ہے.

انتظاماتی لاگت کا انتظام

یہ انتہائی امکان ہے کہ آپ کا پروجیکٹ اخراجات کو بڑھانا ہو گا، یہاں تک کہ اگر آپ کو اپنے پرس ڈور پر مکمل کنٹرول نہیں ہے. آپ کے کنٹرول میں مالی عناصر کو منظم کرنے کے قابل ہونے کی عادت ہے. اگر آپ باقاعدگی سے اور باقاعدگی سے اس سے متفق نہیں ہوتے، تو آپ کو مل جائے گا کہ یہ کام بہت اچھا بن سکتا ہے.

تصوراتی، بہترین پروجیکٹ مینیجرز انوائس، حوالہ جات اور تخمینوں کے لئے کام کرنے والی فائلوں کے ساتھ اخراجات کے اوپر رہیں گے. اپنا بجٹ سافٹ ویئر استعمال کرنے کی عادت میں حاصل کریں (اگرچہ یہ صرف ایک سپریڈ شیٹ ہے).

آپ اپنے منصوبے کی لاگت کا انتظام نہیں کر سکتے ہیں جب تک آپ کو خرچ کرنے کے لئے آپ کی منصوبہ بندی نہیں ہے. اس منصوبے کے بجٹ کو کس طرح بنانے کے بارے میں یہ پڑھیں کہ آپ شروع کر سکتے ہیں.

تنطیم سازی

ممکنہ منصوبے کی ٹیم آپ کے لئے براہ راست کام نہیں کر سکتی. لہذا کامیاب منصوبوں کے مینیجرز کی عادات کا حصہ کیوں بنانا ہے؟ اس وجہ سے آپ کو آپ کی ٹیم کو مؤثر طور پر مل کر کام کرنے کی ضرورت ہوتی ہے اور آپ کو ان منصوبوں میں شامل افراد کی ضرورت ہوتی ہے جو فوری طور پر ایک نقطہ نظر میں آتے ہیں جہاں وہ ایک دوسرے پر اعتماد کرتے ہیں. آپ اسے ٹیم کی تعمیر کے ذریعے حاصل کرتے ہیں. ایسی حالتوں کے لئے دیکھو جہاں آپ کی ٹیم الگ ہوجاتی ہے. بدمعاش سلوک، خاص طور پر، ناقابل قبول ہے.

عمل کو سمجھنے

انتہائی کامیابی کے منصوبے کے مینیجرز کی چھٹی کی عادت یہ ہے کہ وہ اپنے عمل کے میدان کے اندر موجود عمل کو سمجھتے ہیں. اس کا مطلب یہ ہے کہ وہ جانتے ہیں کہ کونسی طریقہ کار عمل کرنے کی ضرورت ہے. وہ کاروباری کیس لکھتے ہیں کہ کس طرح کام کرنے کی کوشش کر رہے وقت ضائع نہیں کرتے ہیں کیونکہ وہ جانتے ہیں کہ اس کے لئے ایک طریقہ کار ہے اور وہ اقدامات کی پیروی کرسکتے ہیں.

سب سے زیادہ کامیاب منصوبے کے مینیجر عمل میں غلام نہیں ہیں. وہ جانتے ہیں کہ جب صحیح کام کرنا ہے تو عمل کی پیروی کرنا ہے. وہ جانتا ہے کہ جب یہ ہر ایک کے لئے کاموں کو مجموعی طور پر آسان بنا دیتا ہے تو تھوڑا تھوڑا بہتر بناؤ. اس کی مثال یہ ہے کہ بیوروکسیسی کو ایک چھوٹے سے منصوبے سے ہٹا دیا جاسکتا ہے جس میں عمل کے مطابق عمل کرنا ہو.

شیڈول کو اپ ڈیٹ کرنا

پروجیکٹ شیڈول کو موقع پر نہیں چھوڑا جانا چاہئے. سب سے زیادہ کامیاب پروجیکٹ مینیجرز کو باقاعدگی سے اپنے شیڈول کو درستگی کے لئے چیک کرنے اور انہیں اپ ڈیٹ کرنے کے لئے عادت بنائے گی.

آپ کے منصوبے کے پیش رفت پر عمل کرنے کے بہت سے طریقے موجود ہیں. سب سے اہم بات یہ ہے کہ آپ ایسا کرتے ہیں. اگر آپ اپنی عادت کو اپنا اپنا بنانے کے لئے جدوجہد کررہے ہیں تو پھر آپ اپنے ڈائری میں اور ہفتے کے آخر میں آپکے شیڈول میں مختصر ملاقات کریں. ہر ہفتہ میں ایک ہی وقت کا استعمال کریں اور 30 ​​منٹ لے لو کہ آپ کہاں ہیں اور آپ کہاں رہیں گے. لازمی ترمیم کریں، ٹیم کو بتائیں اور اس منصوبے کے ساتھ چلیں.

اگر آپ کے شیڈول کے تبدیلیوں میں اس منصوبے کے اختتام پر یا اہم سنگ میلوں کے لئے ترسیل کی تاریخ پر اثر پڑے تو آپ کے اسپانسر سے بات کریں. آپ کو باقاعدگی سے منظور شدہ عمل کے ذریعے جانے کے بغیر آپ کی بیسبلینڈ پلان کی بنیادوں کو تبدیل نہیں کرنا چاہئے.

انتظامیہ کے خطرے کا انتظام

جاننے کے اپنے خطرے کے رجسٹر میں کیا شامل ہونا ایک چیز ہے، لیکن عادت سے اس کا جائزہ لینے اور اٹھائے گئے خطرات پر عملدرآمد کچھ مختلف ہے. خطرے کی نشاندہی کرنے کے لئے آپ کے منصوبے کے آغاز کا استعمال کرنے کے لئے کافی نہیں ہے اور اس کے بارے میں ان کے بارے میں نہیں سوچیں گے. خطرے کے انتظام آپ کی پروجیکٹ کی عادات کا حصہ بننے کی ضرورت ہے کیونکہ اس کے بغیر آپ کو یہ خطرہ مسائل میں تبدیل ہوجاتا ہے اور آپ کے لئے دشواری پیدا ہوتی ہے.

یہ ایک اور علاقہ ہے جہاں معیاری عمل اور خطرے کا جائزہ لینے کے لئے باقاعدہ سلاٹ بکنگ کرنے میں مدد مل سکتی ہے. آپ اسے اپنی ٹیم کے اجلاسوں کے حصے میں شامل کرسکتے ہیں. ٹیم کے ساتھ اپنے خطرے کا جائزہ لینے کے لئے اسے عادت بنائیں، کسی بھی قریبی قریبی اور خطرے کی کوئی منصوبہ بندی نہ کریں جنہوں نے آپ کو کم کرنا چاہتے ہیں.

ٹریکنگ ٹائم

پروجیکٹ مینیجرز پراجیکٹ ٹائم مینجمنٹ کے بارے میں بہت کچھ جانتے ہیں، لیکن اس کا شیڈولنگ اور منصوبہ بندی کے ڈومین میں ہونا ہوتا ہے. ہم اس بارے میں بات کر رہے ہیں، روزانہ کی بنیاد پر زیادہ باقاعدگی سے وقت سے باخبر رہنے کا وقت لگ رہا ہے. ہم اوقات شیشے کے بارے میں بات کر رہے ہیں.

پروجیکٹ ٹیموں کا اکثر ایسا نہیں ہوتا کہ وہ شیشے کا استعمال کرنے کے خواہاں ہو تو اس سے پہلے ایسا نہ ہو. بہت سے پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے اوزار کی مصنوعات میں وقت سے باخبر رہنے سے باخبر رہنے والا ہے. یہ ایک ٹیم کے طور پر وقت کے ٹریکنگ پر سوئچ کو متعارف کرنا آسان بن سکتا ہے.

آپ کی ٹیم کے وقت (جو سفارش کی جاتی ہے) کو ٹریک کرنا چاہے یا نہیں، یہ ضروری ہے کہ آپ جانتے ہیں کہ آپ کا اپنا وقت کہاں سے جاتا ہے. آپ کو یہ بات برقرار رکھنا کہ آپ اپنے وقت کیسے خرچ کرتے رہیں اسے عادت بنانا چاہئے. یہ آپ کو سمجھنے میں مدد ملے گی کہ آپ سب سے اوپر ترجیحی منصوبے کے کاموں پر وقت خرچ کررہے ہیں. آپ شاید سوچتے ہو کہ آپ ہیں، لیکن آپ ہیں؟ کچھ فارم کی ٹائم شیٹس یا ٹائم ریکارڈنگ میں مدد ملے گی، یہاں تک کہ اگر نوٹ پیڈ پر صرف ایک گھنٹہ لاگ ان ہو.

کاروباری تبدیلی کی فراہمی

آخر میں، ایسی عادت جو پراجیکٹ مینیجرز کو زیادہ کامیاب بناتا ہے وہ کاروباری نتائج پر پروجیکٹ کی پیداوار کو مساوات دینے کی صلاحیت رکھتا ہے. اگر صارفین آپ کی مصنوعات یا سافٹ ویئر کا استعمال نہیں کرتے ہیں تو جلدی سے تاریخ سے باہر آتا ہے یا گاہکوں کو حیران کن نہیں ہوسکتا ہے جیسے آپ ہیں تو آپ کا پروجیکٹ وقت کا ضائع ہوتا ہے.

سب سے زیادہ کامیاب پروجیکٹ ٹیموں کو اس بات کو یقینی بناتی ہے کہ وہ جانتے ہیں کہ وہ کاروباری نتائج کس مقصد کیلئے ہیں. وہ ایسے حل کی تعمیر کرتے ہیں جو پائیدار فیشن میں کاروبار کو تبدیل کرتی ہے. اس منصوبے کو ختم کرنے کے بعد وہ کیا کرتے ہیں جو کسٹمر کی طرف سے مکمل طور پر استعمال کیا جاتا ہے اور مکمل طور پر اپنایا جاتا ہے. یہ کامیابی ہے کیونکہ یہ شروع سے کامیابی حاصل کی گئی ہے.

کاروباری مقاصد کو سمجھنے کے کسی بھی منصوبے مینیجر کے لئے ایک اہم معیار ہے جو گاہکوں اور حصول ہولڈرز پر اثر انداز کرنا چاہتا ہے. اگر آپ اس بات کو ظاہر کرسکتے ہیں کہ آپ نے کچھ قدر کی قیمت فراہم کی ہے، تو آپ کے اثرات کا مظاہرہ کرنا آسان ہے اور آپ کو اس کمپنی کی قیمت لانے میں آسان ہے.

اپنے اسٹاک ہولڈروں سے پوچھتے ہیں کہ وہ کس قدر کاروباری قیمت کی توقع رکھتے ہیں اور وہ کس طرح استعمال کرنا چاہتے ہیں وہ آپ کے منصوبے کو فراہم کرنے کے لئے کس طرح استعمال کرنا چاہتے ہیں. ان سے بات کریں کہ وہ کامیابی کی وضاحت کریں. آپ اسے ہر پروجیکٹ کے آغاز میں دوبارہ قابل عمل عمل میں بنا سکتے ہیں.