آپ کے منصوبے کی منصوبہ بندی میں آپ کو شامل ہونا چاہئے اقدامات

01 پروجیکٹ کے مقاصد

پراجیکٹ کے مقاصد کو ایک منصوبے کے چارٹر میں بیان کیا جاتا ہے، لیکن ان منصوبوں کی منصوبہ بندی میں بھی شامل ہونا چاہئے. ایسا کرنے کے کئی طریقے ہیں. پراجیکٹ کی منصوبہ کو مزید منصوبے کے مقاصد کی وضاحت کرسکتی ہے، یا یہ ایک اپ ڈیٹس کے طور پر چارٹر شامل کرسکتے ہیں. اس بات سے کوئی فرق نہیں کہ پروجیکٹ مینیجر منصوبے کی منصوبہ بندی میں اہداف کو کیسے شامل کرنے کا انتخاب کرتے ہیں، اہم بات یہ ہے کہ منصوبے کے چارٹر کے درمیان واضح لنک برقرار رکھنا ہے - اس منصوبے کی پہلی کلیدی دستاویز - اور اس منصوبے کا دوسرا اہم دستاویز.

02 پروجیکٹ سکوپ

پراجیکٹ کے اہداف کی طرح، گنجائش چارٹر میں بیان کی گئی ہے. تاہم، منصوبے کے مینیجر کو منصوبے کی منصوبہ بندی میں گنجائش کو مزید بہتر بنانا چاہئے. مثال کے طور پر، ایک دستی عمل کو خود کار طریقے سے ایک منصوبے کو اس عمل کو شروع کرنے اور ختم ہونے کی وضاحت کی طرف سے گنجائش کی وضاحت کرنے کی ضرورت ہوگی.

گنجائش کی وضاحت کرتے ہوئے، پروجیکٹ مینیجر کو یہ ظاہر کرنے کے لئے شروع ہوسکتا ہے کہ اس منصوبے کے مقصد یا مکمل مصنوعات کو آخر میں کیا نظر آئے گا. اگر دائرہ کار کی وضاحت نہیں کی جاتی ہے، تو اس میں پورے منصوبے کو بڑھایا جا سکتا ہے اور اس سے زیادہ قیمتوں کا سامنا کرنا پڑتا ہے.

مثال کے طور پر، اگر آپ کمپنی کے پروڈکٹ لائن کے لئے ایک بروشر بنانے کے لئے مارکیٹنگ کی ٹیم کی قیادت کر رہے ہیں، تو یہ کتنے صفحات ہوں گے؟ کچھ مثالیں کیا ہیں جو حتمی مصنوعات کو دیکھ سکتی ہے. کچھ ٹیم کے ارکان کے لئے، ایک بروشر دوسرے صفحات کا مطلب ہو سکتا ہے جبکہ دوسروں کے لئے، یہ دس صفحات کا مطلب ہوسکتا ہے. گنجائش کی وضاحت پورے ٹیم کو اسی صفحے پر اسی صفحے پر حاصل کرسکتی ہے.

03 میلسٹون اور میجر ڈیلیوربلز

ایک منصوبے کے لئے کلیدی کامیابیوں کو سنگ میلوں کہتے ہیں. کلیدی کام کی مصنوعات کو بڑے ڈیلیوریبلز کہا جاتا ہے. وہ ایک منصوبے پر کام کے بڑے اجزاء کی نمائندگی کرتے ہیں. منصوبے کی منصوبہ بندی ان چیزوں کی شناخت کرنی چاہیے، ان کی وضاحت کریں، اور ان کی تکمیل کے لئے آخری تاریخ مقرر کریں.

اگر ایک تنظیم نے نیا سافٹ ویئر تیار کرنے کے لئے ایک منصوبے کا آغاز کیا ہے تو، بڑی ڈیلیوریجائٹس کاروباری ضروریات کی حتمی فہرست اور ان کو کیسے لاگو کرنا ہوسکتی ہے. ان کے بعد، اس منصوبے کو ڈیزائن تکمیل، نظام کی جانچ، صارف کی منظوری کی جانچ، اور سافٹ ویئر رول آؤٹ کی تاریخ کے لئے سنگ میلوں ہوسکتے ہیں. یہ سنگ میلوں کے ساتھ کام کرنے والی مصنوعات ہیں، لیکن وہ مصنوعات خود سے بھی زیادہ عمل کے بارے میں ہیں.

میلسٹون اور بڑی ترسیل کے قابل طے شدہ تاریخوں کو صحیح تاریخ نہیں ہونا چاہئے، لیکن زیادہ درست، بہتر. عین مطابق تاریخوں میں مدد ملتی ہے کہ پروجیکٹ مینیجرز زیادہ درست طریقے سے کام کے ڈھانچے کو توڑ دیں.

اس منصوبے کے اس مرحلے میں، آپ سنگ میلوں بنائے جائیں گے تاکہ آپ بڑے یا اعلی درجے کی ڈیلیوریبلبلز لے جا سکے اور انہیں چھوٹے ڈیلیوریبلز میں تقسیم کر سکیں، جو اگلے مرحلے میں بیان کیا جاسکتا ہے.

04 کام کی خرابی کا ساخت

کام کی خرابی کا ڈھانچہ، یا ڈبلیو بی ایس نے چھوٹے منصوبوں میں سنگ میلوں اور بڑے ڈیلیوریبلوں کو بے بنیاد بنا دیا ہے تاکہ ایک شخص ہر ایک کی ذمہ داری کو تفویض کیا جا سکے. کام بریک ڈھانچے کی ترقی میں، پروجیکٹ مینیجر بہت سے عوامل جیسے پروجیکٹ ٹیم کے ارکان کی طاقت اور کمزوریوں، کاموں، دستیاب وسائل، اور مجموعی منصوبے کی آخری تاریخ کے درمیان متفق ہیں.

پروجیکٹ مینیجرز منصوبے کی کامیابی کے لئے بالآخر ذمہ دار ہیں، لیکن وہ اکیلے کام نہیں کر سکتے ہیں. ڈبلیو بی بی ایک ایسا آلہ ہے جس میں پروجیکٹ مینیجر نے منصوبے پر احتساب یقینی بنانے کے لئے استعمال کیا ہے کیونکہ اس منصوبے اسپانسر، پروجیکٹ ٹیم کے ارکان، اور اس کے حصول داروں کو بتاتا ہے جو اس کے ذمہ دار ہیں. اگر پراجیکٹ مینیجر کسی کام کے بارے میں فکر مند ہے، تو وہ جانتا ہے کہ جو شخص اس تشویش کے بارے میں ملنے والا ہے.

05 بجٹ

منصوبے کا بجٹ ظاہر کرتا ہے کہ منصوبے کو مکمل کرنے کے لئے کتنا پیسہ مختص کیا گیا ہے. ان منصوبوں کو مناسب طریقے سے منتشر کرنے کے لئے پروجیکٹ مینیجر ذمہ دار ہے. ایسے منصوبے کے لئے جو بیچنے والے ہیں، اس منصوبے کا مینیجر اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ڈیلیوریشنز کو معاوضہ کی شرائط کے مطابق مکمل کیا جاسکتا ہے، خاص طور پر معیار پر توجہ دینا. کچھ منصوبے بجٹ انسانی وسائل کی منصوبہ بندی سے منسلک ہیں.

ہر سنگ میل کے لئے قیمت قائم کرنے کے لئے یہ ضروری ہے کہ یہ کتنا وقت اور مزدور کی لاگت کے کاموں کو پورا کرنے میں ملوث ہو جائے گا. اس منصوبے کی لاگت سے اس منصوبے کا معاہدہ کیا جاسکتا ہے کہ اس منصوبے کی کتنی دیر تک اس منصوبے کی گنجائش تک پہنچ گئی ہے. گنجائش، سنگ میل، کاموں اور بجٹ کو باہمی اور حقیقت پسندانہ ہونا چاہئے.

06 انسانی وسائل کی منصوبہ بندی

انسانی وسائل کی منصوبہ بندی سے پتہ چلتا ہے کہ اس منصوبے کا عمل کس طرح کیا جائے گا. یہ کبھی کبھی عملے کی منصوبہ بندی کے طور پر جانا جاتا ہے. یہ منصوبہ اس بات کی وضاحت کرتا ہے کہ کونسی منصوبے کی ٹیم پر ہوگا اور کتنے وقت کے عہد میں ہر شخص کو متوقع ہے. اس منصوبے کی ترقی میں، پروجیکٹ مینیجر ٹیم کے ممبران اور ان کے سپروائزر کے ساتھ بات چیت کرتے ہیں کہ ہر ٹیم کے رکن اس منصوبے پر کتنا وقت لگ سکتا ہے. اگر منصوبے سے متعلق مشورہ دینے کے لئے اضافی عملے کی ضرورت ہوتی ہے لیکن منصوبے کی ٹیم کا حصہ ہے، تو عملدرآمد کی منصوبہ بندی میں یہ بھی دستاویزی ہے. پھر، مناسب سپروائزر مشورہ دیا جاتا ہے.

07 خطرے کا انتظام منصوبہ

ایک منصوبے پر بہت سی چیزیں غلط ہو سکتی ہیں. جبکہ ہر ممکن آفت یا معمولی ہچکچا غیر ضروری ہے، بہت سے پیش گوئی کی جا سکتی ہے. خطرے کے انتظام کے منصوبے میں، پروجیکٹ مینیجر نے منصوبے کے خطرات کی نشاندہی کی ہے، امکانات ان خطرات ہوسکتے ہیں، اور ان خطرات کو کم کرنے کے لئے حکمت عملی. پروجیکٹ مینیجر منصوبے اسپانسر، پروجیکٹ ٹیم، اسٹیک ہولڈرز اور اندرونی ماہرین سے ان پٹ کی تلاش کرتا ہے.

خطرات کے لئے خطرات کی حکمت عملی کی جاتی ہے جو ممکن ہو یا ان سے منسلک اعلی اخراجات ہو. خطرات جو ہونے کی امکان نہیں ہے اور جو کم اخراجات ہیں وہ منصوبہ میں ذکر کئے جاتے ہیں؛ تاہم، ان کی کمی کی حکمت عملی نہیں ہوسکتی ہے.

08 مواصلاتی منصوبہ

ایک مواصلات کی منصوبہ بندی کی وضاحت کرتی ہے کہ مختلف سامعین کو کس طرح ایک منصوبے سے آگاہ کیا جائے گا. کام کی خرابی کی ساخت کی طرح بہت سے، ایک مواصلاتی منصوبہ ایک پراجیکٹ ٹیم ممبر کو ہر جزو کو مکمل کرنے کی ذمہ داری دیتا ہے.

اس مرحلے میں، اس بات کا اشارہ کرنا ضروری ہے کہ کس طرح مسائل کو بات چیت کی جائے گی اور ٹیم کے اندر حل ہوجائے گی اور ٹیم اور حصول ہولڈرز یا مالک کو کس طرح مواصلات کیا جائے گا.

ہر پیغام میں ایک ارادہ والا سامعین ہے. ایک مواصلاتی منصوبہ منصوبے کے مینیجرز کو اس بات کو یقینی بنانے میں مدد دیتا ہے کہ صحیح وقت پر صحیح معلومات حاصل ہوجائیں.

09 اسٹیک ہولڈر مینجمنٹ پلان

ایک اسٹیک ہولڈر مینجمنٹ پلان کی شناخت کرتا ہے کہ اس منصوبے میں حصول داروں کو کس طرح استعمال کیا جائے گا. کبھی کبھی حصول دار صرف معلومات حاصل کرنے کی ضرورت ہے. یہ مواصلات کی منصوبہ بندی کا خیال رکھتا ہے. اگر حصول داروں کی جانب سے مزید ضرورت ہو تو، ایک شریک ہولڈر مینجمنٹ پلان کی وضاحت کرتی ہے کہ یہ کس طرح حاصل کی جائے گی.

10 تبدیلی کے انتظام کی منصوبہ بندی

تبدیلی کے انتظام کی منصوبہ بندی کے منصوبے میں تبدیلیاں کرنے کے لئے ایک فریم ورک کی اجازت دیتا ہے. پراجیکٹ مینیجرز منصوبے میں تبدیلیوں سے بچنے کے لئے چاہتے ہیں، لیکن وہ کبھی کبھی ناگزیر نہیں ہیں. تبدیلی کے انتظام کی منصوبہ بندی میں تبدیلی کرنے کے لئے پروٹوکول اور عمل فراہم کرتی ہے. یہ احتساب اور شفافیت کے لئے اہم ہے جو اسپانسرز، پراجیکٹ مینیجرز، اور پروجیکٹ ٹیم کے منصوبوں کی منصوبہ بندی کے انتظام کے منصوبے کی پیروی کرتا ہے.